文秘人員如何提高辦公效率
辦公室同時(shí)也是全局的重要窗口，在很大程度上代表著(zhù)全局的形象、文化，影響著(zhù)全局的效率和質(zhì)量。那么你有了解過(guò)文秘人員如何提高辦公效率嗎？下面是小編收集整理的文秘人員如何提高辦公效率，歡迎大家分享。
一、作為一名出色的秘書(shū)，要有效利用工作時(shí)間,提高辦公效率應該從下幾方面開(kāi)始:
1、明確自己的工作任務(wù)和職責;
2、要區分常規工作和非常規工作;
3、動(dòng)腦筋思考,分清工作的輕重緩急,判斷工作的先后次序,重要的工作、緊急的工作先做,科學(xué)的有序的一項一項地完成工作任務(wù)。
4、巧妙地運用一些方法,合理分配精力,精明地利用時(shí)間,以提高效率;
5、使用辦公輔助手段幫助組織工作;
6、安排工作要適應整個(gè)流程的正常運轉,不間斷、延誤或降低團隊的整體效益;
7、要遵照組織制定的規章制度和有關(guān)工作的承辦期限,不能只憑個(gè)人想象和愛(ài)好安排工作;
8、秘書(shū)應盡量堅持記工作日記,通過(guò)時(shí)間和活動(dòng)的詳細記錄,認真分析、評估自己利用時(shí)間的有效程度。
二、秘書(shū)在實(shí)際工作中，常常會(huì )遇到這些情況：
做會(huì )議記錄，寫(xiě)著(zhù)寫(xiě)著(zhù)筆沒(méi)水了;
訂文件時(shí)，剛訂一下，訂書(shū)機卡殼了;
用膠水時(shí)，找不到刷子;
開(kāi)會(huì )時(shí)間到了，找不到會(huì )議室的鑰匙;
類(lèi)似此種急人、抓瞎的實(shí)例還可以列舉一些。
這些看來(lái)都是雞毛蒜皮不值得一提的小事，卻直接關(guān)系到工作的質(zhì)量和速度，在某種意義上說(shuō)，也反映了一個(gè)人的素質(zhì)。工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
三、日常使用的必備工具：
1、準備2支以上的筆，經(jīng)常帶在身上。
2、選用質(zhì)量較好的訂書(shū)機并注意維護，使之處于良好狀態(tài)。
3、區別針、大頭針、訂書(shū)釘放在隨手可取的固定地方，不要因為找這些東西而耽誤了時(shí)間。
4、剪刀、裁紙刀放在順手地方，辦公室一般不用折疊剪刀，以免用時(shí)打不開(kāi)。
5、各種顏色的筆各備一支，尺子一把，鉛筆3支以上，事先削好。
6、信封、信紙、便箋、電話(huà)記錄紙和常用公文紙放在固定地方。
7、保管好本職業(yè)務(wù)所需要的計算器等辦公用品。
8、辦公室、會(huì )議室、辦公桌、保險柜等處的鑰匙起碼準備兩套。一套放在固定地方，另一套帶在身上，不要因為一時(shí)找不到鑰匙而影響辦公效率。辦公室鑰匙和家用鑰匙不要混放。出差時(shí)，應將辦公用鑰匙留在單位，以免丟失。
以上說(shuō)的一些非常小的事情許多人并沒(méi)有留意，東放一個(gè)，西放一個(gè)，為了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
四、作為秘書(shū)，辦公桌上應該盡量備齊各種實(shí)用工具書(shū)：
1、一本字典。起碼有一本新華字典,如果有辭海更好。其它各類(lèi)詞典(包括簡(jiǎn)化字表)根據情況準備。
2、常用的政策規定、條令、制度等,特別是和本職工作關(guān)系密切的要準備好。如果某些政策規定文件不能個(gè)人保存,則分類(lèi)記住什么單位、什么時(shí)間制發(fā)的,什么文件號,用的時(shí)候很快就能借到。
3、有關(guān)單位或者所屬單位的通訊地址、電話(huà)號碼等。因為地址不清,文件信函郵寄出去不能收到而成為死信,導致耽誤事情的現象屢見(jiàn)不鮮。
4、飛機、火車(chē)、輪船、公共汽車(chē)時(shí)刻表及交通方面的'手冊。
5、中國地圖、世界地圖及有關(guān)地理方面的手冊。
6、中外歷史年表、重大紀念日、本單位有關(guān)的重要日子列表。
7、計量單位簡(jiǎn)表,節氣、氣象方面的知識手冊。
8、漢語(yǔ)拼音字母表、標點(diǎn)符號用法簡(jiǎn)表、數字用法規定。
9、與本職工作有關(guān)的表格。
一個(gè)秘書(shū)人員的腦子不可能記住各方面的事情,準備點(diǎn)工具書(shū)(表)等,用時(shí)查是高效工作所必須的。
一、把必需品放桌上想要在工作效率上有所提升，從辦公桌上下手吧。比如電腦本、筆記本、資料等重要東西，千萬(wàn)要出現在辦公桌上，不要收在抽屜里。
二、收起無(wú)用之物把生活上的一些東西盡可能的收到抽屜里，不僅眼不見(jiàn)為凈，還能很好的排出你的雜念。分神的時(shí)候偶爾看見(jiàn)那些東西會(huì )刻意去把玩兩下，這樣時(shí)間就悄悄溜走了。
三、制定工作目標做一個(gè)詳細的工作目標和每天的行程安排，比如上午主要是做什么內容的工作，下午是做什么內容的工作�；蛘叻值母氁恍�，哪個(gè)小時(shí)該干什么，一個(gè)月內完成什么任務(wù)等。
拓展：
一、建立個(gè)人與組織同步成長(cháng)的有效機制
個(gè)人和組織的成長(cháng)是相輔相成的。個(gè)人在崗位上獲得的報酬不僅僅包含工資、福利等物資上的報酬，還包括知識增長(cháng)、能力提升、情感友誼、獲得尊重、職務(wù)晉升、個(gè)人抱負的實(shí)現等非物質(zhì)報酬。一是加大對辦公室人員的培訓力度，盡快掌握辦公室工作的知識和能力，還要了解全局事務(wù)，使每個(gè)辦公室工作人員經(jīng)過(guò)在辦公室的鍛煉能夠獨當一面,為個(gè)人發(fā)展打下基礎。二是建立辦公室人員與某一項或幾項業(yè)務(wù)處室定向聯(lián)系的制度，熟悉、掌握某一或某幾項具體的業(yè)務(wù)，辦公室人員“一專(zhuān)多能”，成為多面手。三是逐步建立辦公室人員輪轉、晉升和學(xué)習的機制，使辦公室人員有更廣闊的發(fā)展空間、更多實(shí)現自我價(jià)值和夢(mèng)想的機會(huì )。四是幫助個(gè)人建立職業(yè)生涯規劃，為個(gè)人成長(cháng)和發(fā)展提供美好的愿景，提高個(gè)人工作的積極性、主動(dòng)性。
二、打造團結協(xié)作、榮辱與共的團隊文化
辦公室工作事務(wù)繁雜，靠一人之力往往難以有效完成，必須依靠整個(gè)團隊優(yōu)勢互補、密切合作。務(wù)必意識到，一項工作沒(méi)有完成或沒(méi)有最好的完成，不是一個(gè)人的責任和榮辱，而是辦公室整個(gè)團隊的責任和榮辱。一是在合理分工的基礎上建立有機合作，實(shí)行AB角制度，提升工作能力和合作意識；二是不定期開(kāi)展團隊訓練，增進(jìn)友誼和感情；三是建立辦公室會(huì )議輪流主持制度，堅持民主決策，推動(dòng)自我管理，使人人成為團隊建設的主人，成為團隊文化的塑建者；四是營(yíng)造輕松、愉快、融洽的工作氛圍，在快樂(lè )中工作，在工作中成長(cháng)。
三、建立分工明晰、權責統一的負責機制
一件事或一項業(yè)務(wù)應有一個(gè)人從頭到尾一竿子負責到底，其他人予以配合、支持，以建立有效清晰的責任機制。辦公室可根據人員、職責進(jìn)行分工，實(shí)行一人多崗、一崗多責。工作崗位的分配要兼顧人員數量、任務(wù)量、個(gè)人成長(cháng)的平衡。根據現況，可將辦公室崗位分為：
1.發(fā)文秘書(shū)，負責文秘事務(wù)、簡(jiǎn)報及所有發(fā)文、綜合性材料的起草、核稿、印制、管理等。
2.收文秘書(shū)，負責文秘事務(wù)及所有收文傳閱、辦理、傳閱、督查、管理等。
3.機關(guān)事務(wù)秘書(shū)，負責辦公用品、印章、會(huì )務(wù)、接待、用車(chē)管理等。
4.財務(wù)，負責所有財務(wù)相關(guān)事務(wù)。
5.人事，負責人事相關(guān)工作。
6.檔案管理。
7.駕駛員
四、塑造“日事日畢、日清日高”的辦公室文化
辦公室人少事多、雜，稍有懈怠、拖沓，就會(huì )影響整個(gè)工作的效率。因此，提高效率和質(zhì)量是每個(gè)辦公室人員的必修課，每天的事情必須當天完成，工作的質(zhì)量每天都有所提升，養成工作后總結和反思的習慣，不斷總結經(jīng)驗和教訓，提高工作的效率和質(zhì)量。
五、完善簡(jiǎn)潔高效、規范合理的程序和制度體系
建立發(fā)文、收文、辦文、車(chē)輛管理、會(huì )務(wù)接待、保密、財務(wù)管理、辦公用品管理、印章管理等一整套的程序和制度體系，致力于高效率和高質(zhì)量的統一。在程序規范和制度遵守上，辦公室要以身作則，形成一種文化，才能確保不會(huì )忙中出亂，手忙腳亂。
六、形成固定格式、固定模式的標準化管理
對于常規性的工作，可采用標準化管理。如會(huì )議接待的席位卡一次制作，可多次使用；會(huì )議回執的格式基本統一，形成較固定的模板；發(fā)文的格式制作統一的模板等等。凡是工作中可以形成固定格式、固定模板的盡量形成固定格式或模板，減少不必要的步驟，改進(jìn)工作流程，避免做重復勞動(dòng)，節約時(shí)間，從而有助于提升工作效率和質(zhì)量。對于日常事務(wù)，還要做好事前準備工作，才能夠在時(shí)間緊急的情況下較好的完成任務(wù)。
此外，提高行政效率還要在硬件上下功夫，如打印機配備數量和質(zhì)量，消耗品的儲備等。更重要的是，提高行政效率要靠整個(gè)團隊的共同努力。
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