檔案管理制度范文
在學(xué)習、工作、生活中，很多場(chǎng)合都離不了制度，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編收集整理的檔案管理制度范文，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
檔案管理制度范文1
1目的
為規范安全管理體系文件的管理，對包括職業(yè)健康安全在內的管理體系運行中使用的各類(lèi)文件實(shí)施有效控制，以確保各過(guò)程、環(huán)節/場(chǎng)所使用的文件具有統一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關(guān)的部門(mén)均使用有效的現行版本文件，防止誤用作廢文件。
對安全記錄檔案進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合規定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀(guān)證據，在必要時(shí)實(shí)現可追溯性。
2范圍
本程序包含了文件的編寫(xiě)、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過(guò)程。規定了各過(guò)程負責人的職責，適用于各過(guò)程管理體系文件的控制。
本程序包括記錄的填寫(xiě)、收集、保管、處置等子過(guò)程。適用于公司各部門(mén)的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。
3職責
各過(guò)程管理部門(mén)職責：
負責確定所管理的過(guò)程的文件需求。
負責對所需的文件進(jìn)行策劃并安排專(zhuān)人編寫(xiě)。
負責過(guò)程管理文件的組織編制。
負責嚴格執行過(guò)程管理文件的規定，并按規定的表格做好相應的記錄。
負責文件更改內容等。
生產(chǎn)部職責：
負責管理手冊的編制。
負責體系的認證和日常維護管理工作。
各部門(mén)負責本部門(mén)各過(guò)程文件的編制、評審和批準。
各部門(mén)負責本部門(mén)記錄的建立與管理。
4程序內容
確定文件種類(lèi)
為便于文件管理，根據不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來(lái)文件、綜合管理體系文件。
外來(lái)文件：外來(lái)文件系指國家、地方政府部門(mén)發(fā)布的法律、法規、條例和標準;上級部門(mén)下發(fā)的通知、要求、規定和辦法;相關(guān)方的期望和要求。
綜合管理體系文件
a.方針、目標和指標;
b.實(shí)現方針、目標和指標的策劃;
c.控制各業(yè)務(wù)過(guò)程的程序、規定、指導書(shū)、表格。
資料和記錄
相關(guān)的資料包括但不限于：
a.各類(lèi)分析/評價(jià)/統計數據;
b.特種設備及其附件的安全技術(shù)監察資料;c.建設項目可行性研究報告、HSE預評價(jià)報告、設計方案和圖紙、HSE專(zhuān)篇、竣工驗收報告及相關(guān)審查結論和批復意見(jiàn);
d.各類(lèi)檢查、教育培訓、演習及其他活動(dòng)記錄; e.專(zhuān)項風(fēng)險評價(jià)、環(huán)境因素識別及環(huán)境影響評價(jià)報告;
f.化學(xué)危險品安全標簽、安全技術(shù)說(shuō)明書(shū)、儲存、使用防護指南; g.�；窇⒁粰谌�
h.設施的設計、運行技術(shù)資料;
i.供應商和承包商檔案;
j.作業(yè)許可證等;
k.其他資料。
提出文件的編制和修改需求
公司所有人員都有提出編制和修改文件的權利，但是必須向過(guò)程負責人提出申請。
過(guò)程負責人確定所管理的過(guò)程的文件需求。指定編寫(xiě)人
如需要編制或修改，對所需的文件進(jìn)行策劃并安排專(zhuān)人編寫(xiě)。管理手冊由生產(chǎn)部負責編制;部門(mén)各過(guò)程管理類(lèi)文件由過(guò)程負責人負責組織編制;
進(jìn)行編寫(xiě)
按照體系文件編寫(xiě)的格式要求進(jìn)行文件編寫(xiě)。文件格式基本內容：
a.目的：明確編制本文件要達到的目的
b.范圍：本文件使用的范圍，包括活動(dòng)范圍、職能范圍和管理范圍
c.定義：需要對使用人解釋的術(shù)語(yǔ)或詞匯
d.職責：本文件中的主要職責劃分，包括本文件的責任部門(mén)e.程序/規定內容：針對各項活動(dòng)提出具體的要求、職責、時(shí)限f.相關(guān)文件：編制本文件所依據的文件或引用的文件g.相關(guān)記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄
i.文件概要/流程：規定類(lèi)文件的概要及程序文件的流程圖文件的編號按如下要求：
記錄編號
文件層別號
文件類(lèi)別
公司代號jP
其中：序號為阿拉伯數字，如：01，02，03等;
文件類(lèi)別為：管理手冊用01標識，程序文件用02標識，公司級管理性制度用03標識，部門(mén)自有的安全管理制度用部門(mén)拼音首字母組合標識，如生產(chǎn)部用QG標識。
例子：
文件編號：jP-AQ-0201《法律法規標準規范管理程序》表格編號：編號jPL-AQ-0201/01，其中01表示對應程序的第一張記錄。
所有文件必須有版本標識，如有文件更新，版本隨之更新。
評審和審批
文件評審。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門(mén)主管審核同意，再送交
相關(guān)部門(mén)主管審閱會(huì )簽，并由文件批準人應對文件進(jìn)行仔細審核后，如果同意在批準欄簽字;如果不同意將文件返回文件編寫(xiě)人，待修改完畢后再批準。
文件審批權限。
a.質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方針、總目標、管理手冊、管理評審計劃及報告、最高管理層職責、公司各部門(mén)的主要負責人職責由管理者代表審核，總經(jīng)理批準。b.過(guò)程管理文件由過(guò)程負責部門(mén)主管審核，安全生產(chǎn)負責人批準。
c.技術(shù)類(lèi)工藝操作規程、工藝指標等、產(chǎn)品標準由技質(zhì)部主管審批。d.各部門(mén)內部適用的文件由本部門(mén)負責人批準。
發(fā)放控制
生產(chǎn)部發(fā)布綜合管理體系文件,建立外發(fā)文件清單，該清單內容包括：文件名稱(chēng)、編號、版本、發(fā)放日期、數量、發(fā)至、接收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過(guò)程中應保持最新?tīng)顟B(tài)。。
各過(guò)程負責人將所編寫(xiě)的文件經(jīng)授權批準人批準后，將書(shū)面文件及電子版文件一同送交生產(chǎn)部，生產(chǎn)部保存文件原件。
各部門(mén)需建立《文件控制清單》，在發(fā)布/修改文件的同時(shí)，文件與文件清單保持一致。
使用控制
生產(chǎn)部組織負責更新管理體系有關(guān)文件，保證體系文件始終保持最新有效狀態(tài);每季度備份一次電子版文件。
管理體系相關(guān)的文件必須妥善保存;各部門(mén)負責保管本部門(mén)相關(guān)文件;不得在文件上亂涂畫(huà)改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。
文件更新
文件更改時(shí)，由過(guò)程管理部門(mén)持原批準人批準的文件、填寫(xiě)《文件更改通知單》，到辦公室登記備案后。同時(shí)更新《文件控制清單》，生產(chǎn)部保存批準的文件原件。同時(shí)各部門(mén)下發(fā)的綜合管理體系受控書(shū)面文件應立即回收并更新，填寫(xiě)《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預期使用。
當文件在實(shí)施過(guò)程中因組織結構、產(chǎn)品、工作流程、法律法規、標準等發(fā)生變化時(shí)，原文件編寫(xiě)單位負責組織對文件進(jìn)行評審。如果需要進(jìn)行修改，由原文件編寫(xiě)單位負責提出
文件更改申請后組織對文件進(jìn)行編寫(xiě)并按原文件的審批程序進(jìn)行審批。
安全記錄管理
建立記錄清單
安環(huán)部制訂安全記錄臺帳，使用統一表格。內容包括：記錄名稱(chēng)、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質(zhì)、處置、類(lèi)別等。安全記錄的使用
按規定的項目填寫(xiě)，所有記錄應及時(shí)、真實(shí)，字跡整潔、清楚，不得隨意涂改，不能使用鉛筆填寫(xiě)。收集
定期對安全記錄進(jìn)行收集并整理記錄，放到指定的地點(diǎn)保存或交檔案室存檔。
儲存、保護
記錄可以是紙質(zhì)或電子媒體，對于電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計算機病毒干擾，應留有備份。記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲(chóng)鼠害、防止丟失、防磁等，同時(shí)還要做好標識。
保存期限依據“安全記錄臺帳”中保存的期限規定。處置
記錄保存人按照“安全記錄臺帳”中規定的處置要求在保存期滿(mǎn)后進(jìn)行處置，包括銷(xiāo)毀或歸檔。
5相關(guān)文件
無(wú)
6相關(guān)記錄
AQ-0202/01文件控制清單
AQ-0202/02文件發(fā)放、回收記錄AQ-0202/03文件更改通知單AQ-0202/04安全記錄臺帳AQ-0202/05評審記錄檔案管理制度范文二：
為加強公司檔案業(yè)務(wù)管理，進(jìn)一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務(wù)，結合實(shí)際情況，特制定本制度，具體內容如下：
1.檔案管理的范圍
本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動(dòng)人事、培訓教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價(jià)值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理上形成的經(jīng)營(yíng)決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產(chǎn)品銷(xiāo)售、財務(wù)管理、生產(chǎn)調度、設備工裝管理、能源管理等方面有保存價(jià)值的原始材料。
2.檔案的管理部門(mén)
公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門(mén)，負責公司各類(lèi)檔案的管理工作。對公司各類(lèi)檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門(mén)根據工作需要配備專(zhuān)職檔案管理人員，負責檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門(mén)的檔案管理人員應按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門(mén)移交檔案，確因工作需要繼續使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門(mén)留存復印件。
接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務(wù)。
3.檔案的分類(lèi)
在切實(shí)遵循《中國檔案分類(lèi)法》前提下,根據公司實(shí)際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類(lèi)：行政管理、人事管理、財會(huì )檔案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)質(zhì)量安全管理、基建檔案、外來(lái)文件、聲像檔案、實(shí)物檔案、其他檔案。財會(huì )檔案是公司財務(wù)工作過(guò)程中形成的憑證、帳簿、報表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。
實(shí)物檔案是公司各類(lèi)活動(dòng)中形成的如模型、樣品、贈品、證書(shū)、獎杯獎旗等實(shí)物。以上十類(lèi)檔案中，每一大類(lèi)檔案內容又要根據需要及實(shí)際情況分成若干小類(lèi)進(jìn)行管理。
4.歸檔要求
歸檔的文件材料要完整、系統、準確。
歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說(shuō)明。
存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編目編號。
檔案名稱(chēng)的填寫(xiě)要注意內容準確，文字簡(jiǎn)練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區分保管期限。卷內文件應按問(wèn)題或文件形成的`時(shí)間系統地排列，按順序編號，填寫(xiě)“卷內目錄”。目錄各項必須填寫(xiě)清楚，字跡工整、清晰，裝訂整齊。
檔案盒內文件的排列：檔案袋內文件應區分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。
文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無(wú)保存價(jià)值和重份文件，需要辦理銷(xiāo)毀手續。
歸檔時(shí)間：部門(mén)或責任人應于相關(guān)工作結束后立即將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門(mén)移交歸檔。
5.檔案的查閱和借閱
查閱檔案應填寫(xiě)檔案查閱登記表，寫(xiě)明查閱時(shí)間、查閱內容、查閱目的等。有關(guān)人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時(shí)歸還。
查閱檔案資料時(shí)一般不得對其進(jìn)行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫(xiě)檔案資料復制申請單，經(jīng)所在部門(mén)經(jīng)理簽署意見(jiàn)后方可復制。
原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門(mén)出具借閱申請并由部門(mén)經(jīng)理簽名認可。借出檔案時(shí)應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權限。借閱檔案時(shí)應做到以下幾點(diǎn)：
借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開(kāi)檔案柜翻閱查找;
按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時(shí)返還的，網(wǎng)，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱;
要愛(ài)護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人;所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫(xiě);借出和歸還檔案時(shí)，應辦理清點(diǎn)手續，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚;
檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任;
調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。
6.檔案的移交
檔案移交必須辦理移交手續，填寫(xiě)移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。
7.檔案的保管
要做好檔案的防火、防蟲(chóng)、防盜、防塵、防陽(yáng)光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現問(wèn)題要及時(shí)向領(lǐng)導報告，并采取補救措施。對于不易繼續保存的檔案資料，應及時(shí)予以復制;對于已破損的檔案資料應及時(shí)予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類(lèi)組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長(cháng)期、永久三類(lèi)分別保管。
檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門(mén)除外，其他各部門(mén)人員不得查閱與自己工作內容無(wú)關(guān)的檔案資料。
8.檔案的銷(xiāo)毀
公司對各類(lèi)檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對超過(guò)保管期并經(jīng)鑒定無(wú)保留價(jià)值的檔案做出銷(xiāo)毀處理意見(jiàn)，報總經(jīng)理批準后予以銷(xiāo)毀
管理制度
1.為規范機關(guān)及項目部文印管理，提高文印質(zhì)量，根據有關(guān)規定，結合實(shí)際，制定本制度。
2.文印工作必須堅持“統一管理，分級負責”的原則，公司綜合事務(wù)部為本公司文印管理職能部門(mén)，主管公司處理工作，各部、室、項目辦及各項目部負責本部室各自的處理工作。
3.公司必須由公司綜合事務(wù)部統一收發(fā)、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀。
4.公司行文程序規定如下：
根據文件性質(zhì)和內容，由相關(guān)職能部門(mén)承辦擬稿，部門(mén)負責人核稿簽字，如多部門(mén)聯(lián)合行文，必須由聯(lián)合行文的部門(mén)會(huì )簽后送公司綜合事務(wù)部審稿。屬行政序列文件須經(jīng)行政領(lǐng)導簽發(fā)，公司綜合事務(wù)部統一編排字號和登記后，并打印出來(lái)。相關(guān)職能部門(mén)原擬稿人校對后，再繕印、用印和封發(fā)，文件底稿加蓋公章后由檔案室存檔。
5.各類(lèi)的擬稿、修改和簽字必須使用鋼筆，不準使用元珠筆和鉛筆。經(jīng)修改后的底稿，如果稿面較亂，必須由擬稿人或承辦部門(mén)清稿后交付簽發(fā)和打印。
6.上行文的呈辦，下行文的執行、檢查，均由擬文部門(mén)負責。
7.公司設立檔案室，統管各類(lèi)文件。實(shí)行文件立卷歸檔制度。檔案管理人員負責并及時(shí)地對各類(lèi)文件進(jìn)行分類(lèi)、標引、立卷、存檔。
8.凡公司和各項目部在各項工作中辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件材料，均應及時(shí)交檔案室統一歸檔。
9.嚴格履行文件閱辦手續。凡需借閱、傳閱文件，均須及時(shí)簽字、登記。檔案管理人員須敦促限期歸還。
10.外單位人員需查閱本公司案卷，必須持介紹信。查閱一般性案卷，由綜合事務(wù)部部長(cháng)審批;查閱重要和重要資料須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。
11.歸檔和資料的復印或復制，必須經(jīng)分管領(lǐng)導審批，并要在檔案管理人員的監督下完成復印或復制工作。
12.嚴格保密制度，嚴守國家機密。凡屬機密文件，承辦部門(mén)或個(gè)人不得擅自帶出分散保存，一律交檔案室集中保管。密級文件未經(jīng)上級批準，不允許復制。根據上級機關(guān)的要求和安排，人員應按時(shí)上交標密文件。
13.有關(guān)的具體處理辦法，按《處理辦法》執行。
文檔管理制度
1.目的
為加強公司的檔案管理，安全有效地保管和利用檔案，特制定制度如下：
檔案管理包括公司所有的文檔、技術(shù)、設備、財務(wù)和人事等文本、圖表和聲像等不同形式的資料。
本公司所有職工有保護義務(wù)。
2.行文條例
公司行文由發(fā)文部門(mén)擬辦后呈部門(mén)負責人核稿，一般情況下報總經(jīng)理簽發(fā)，最后送至綜合事務(wù)部打印發(fā)文。
公司收發(fā)各類(lèi)文件，根據文件性質(zhì)，報總經(jīng)理批示辦理，并及時(shí)做好文件的登記、歸檔工作。
公司領(lǐng)導不在時(shí)由指定的負責人負責各類(lèi)行政性文件的簽發(fā)、批示。
3.管理
工作人員在工作中形成的各種材料應及時(shí)移交至本部門(mén)，集中管理，個(gè)人不得據為己有。
各部門(mén)的工程技術(shù)資料一般按年定期匯總移交至綜合事務(wù)部管理，綜合事務(wù)部根據文件資料性質(zhì)，定期匯總存檔。
公司舉辦重大活動(dòng)應通知檔案管理人員參加，收集活動(dòng)中的材料，集中管理。
財務(wù)資料由財務(wù)人員按規定管理。
各種資料應建立電子文檔，實(shí)行電子化檔案管理。
銷(xiāo)毀檔案必須經(jīng)過(guò)總經(jīng)理認可，才可以銷(xiāo)毀。禁止管理人員擅自銷(xiāo)毀。
禁止個(gè)人將公司檔案及復印件送他人或出賣(mài)。第4/5頁(yè)
公司對保密檔案，落實(shí)專(zhuān)人妥善保管。
綜合事務(wù)部應嚴格按檔案性質(zhì)、類(lèi)別、保存年限來(lái)處理檔案，意見(jiàn)先報公司總經(jīng)理。
4.責任
有下列行為者，將根據公司有關(guān)規定和國家法規，給予責任行為人行政、經(jīng)濟處罰，情節嚴重的，給予解聘直至追究法律責任。擅自涂改檔案。
未按規定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。
未按規定向他人提供檔案。
損毀、丟失屬于公司所有的檔案。
檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失。
檔案管理制度范文2
第一章總則
第一條為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。
第二條本制度所稱(chēng)的檔案是指過(guò)去和現在的企業(yè)各級部門(mén)及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
第三條重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統一管理。
第二章檔案歸檔
第四條歸檔范圍
通用管理：證書(shū)、部門(mén)職責、崗位職責、手冊、注冊申報資料等。工程基建：設計文件、圖紙、會(huì )議記錄、招投標文件、造價(jià)、工程管理、工程驗收、工程報批資料等。
合同：原輔料采購、設備采購、工程基建、技術(shù)轉移、委托合同、設計合同、其他合同。
設備檔案：公用系統、物料、倉庫等輔助設備;生產(chǎn)部設備、工程部設備、Qc部設備等。
員工培訓：培訓計劃、總結、內部培訓記錄、外部培訓報告等。計量：化測類(lèi)、力質(zhì)類(lèi)、溫濕度類(lèi)、壓力類(lèi)、熱工類(lèi)、長(cháng)度類(lèi)、計時(shí)類(lèi)、流量類(lèi)等，設備內部校驗記錄歸于設備檔案中。
產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設計、技術(shù)轉移資料、產(chǎn)品工藝規程及空白批記錄、質(zhì)量標準、留樣觀(guān)察和產(chǎn)品穩定性試驗資料、產(chǎn)品質(zhì)量回顧、變更情況、產(chǎn)品藥檢所檢驗報告、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。
檢驗方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷(xiāo)毀記錄、盤(pán)存表、溫濕度記錄、物料請驗單等;
批記錄：批生產(chǎn)記錄、批檢驗記錄、批監控記錄、批包裝記錄等。標準操作規程。
驗證文件：驗證主計劃、廠(chǎng)房及公用系統、生產(chǎn)設備驗證、Qc設備驗證、工程部設備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。
行政類(lèi)文件：
行政法規性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規章規程等;
各類(lèi)。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機構來(lái)往的批復;
各類(lèi)證照、證書(shū)。包括章程、法人營(yíng)業(yè)執照、組織機構代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標注冊證書(shū)、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)等;人事任命、勞動(dòng)糾紛等;
各類(lèi)固定資產(chǎn)資料。包括車(chē)輛所有原始證照、辦公設備、儀器設備說(shuō)明書(shū)、保修卡等;
所有加蓋公章的文件復印件;
在企業(yè)文化建設和社會(huì )活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、聲像光碟等形式的'歷史記錄。
第五條歸檔時(shí)間
各類(lèi)證照、批件、商標、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復印件須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)內到檔案室辦理歸檔手續;設備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標準、檢驗方法、標準操作規程隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔;
員工培訓類(lèi)資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續;
計量類(lèi)資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續;
供應商檔案按年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的
資料到檔案室辦理歸檔手續;手續;
驗證文件隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔，驗證主計劃按年度歸檔，于每年月25記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次;批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔
日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續;其他文件每周一集中歸檔一次。
未按要求及時(shí)歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，并根據情節
輕重予以相應處理。
第六條歸檔份數
原件全部歸檔，并注明份數、出處。
使用頻繁的檔案，各使用部門(mén)應復印留存自用。
第七條歸檔要求
由檔案室和各部門(mén)指派一名專(zhuān)人負責歸檔事宜。對已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。文件必須通過(guò)系統整理后再歸檔。
文件須經(jīng)歸檔部門(mén)主管或部門(mén)以上領(lǐng)導簽字確認后方可歸檔。
第八條歸檔手續
各類(lèi)文件歸檔時(shí)，歸檔部門(mén)應填寫(xiě)《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門(mén)負責人和總經(jīng)辦負責人審批，歸檔部門(mén)和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫(xiě)《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認。
第三章檔案的收集與整理
第九條檔案的收集
由各部門(mén)指派專(zhuān)人，每周一對其本部門(mén)需要歸檔的文件進(jìn)行收集，并進(jìn)行分類(lèi)、排列、編目后移交檔案室。
由檔案管理人員定期到各部門(mén)對零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)行系統的、
全面的整理。
收集時(shí)要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。
第十條檔案的整理
檔案采用按類(lèi)別分類(lèi)的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案嚴格按照分類(lèi)、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯數字組成，具體說(shuō)明如下：
7、8、9位代表流水號001～999。、6位為檔案柜號。、4位為二級分類(lèi)的編號。、2位為一級分類(lèi)的英文縮寫(xiě)。
第四章檔案建檔
第十一條分類(lèi)梳理
歸檔的資料，由檔案員分類(lèi)、編號，于文件歸檔的當天入庫，并建立《檔案明細臺賬》。第十二條檔案專(zhuān)用章
所有歸檔的復印件及歸檔原件產(chǎn)生的復印件，每頁(yè)紙加蓋藍色檔案專(zhuān)用章，加蓋檔案專(zhuān)用章的復印件視同原件使用，檔案專(zhuān)用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條檔案編號章檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫(xiě)，檔案編號章置于檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調整須登記備查。第十四條檢索目錄
所有歸檔文件，由檔案員建立對應關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對。
第十五條電子備份
重要資料的原件須通過(guò)掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一并建檔備份。
第五章檔案使用和歸還
第十六條檔案使用
文件復�。河墒褂萌颂顚�(xiě)《檔案復印登記薄》，一般性文件經(jīng)部門(mén)負責人批準，重要文件同時(shí)報分管副總批準，由檔案員復印、提供。
借出已加蓋檔案專(zhuān)用章的復印件：由使用人填寫(xiě)《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門(mén)負責人批準，最長(cháng)不超過(guò)十個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報分管副總批準;十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續。
借閱原始文件：由使用人填寫(xiě)《檔案借閱登記薄》，經(jīng)部門(mén)負責人批準，于檔案室指定的地點(diǎn)查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時(shí)報分管副總批準。
借出原始文件：由使用人填寫(xiě)《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門(mén)負責人批準，最長(cháng)不超過(guò)五個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報分管副總批準，總經(jīng)辦會(huì )簽;五個(gè)工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續;原件借出后不再歸還的，須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準，總經(jīng)辦會(huì )簽，檔案室保留復印件備查;
外單位借出檔案時(shí)，由使用人填寫(xiě)《檔案借出登記薄》，須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可使用。
按規定審批，由當事人和檔案員在相應登記薄上登記并簽字確認方可使用檔案;違者一經(jīng)發(fā)現，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失的，由檔案員全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。
第十七條檔案歸還
檔案使用者應愛(ài)護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類(lèi)檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)檢查無(wú)誤后，應在《檔案借出登記薄》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認。
發(fā)生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失
的，由使用人全部承擔，并根據情節輕重予以相應處理。
檔案歸還時(shí)內容發(fā)生變更的，使用人應及時(shí)知會(huì )檔案員進(jìn)行更新，以保持檔案的準確性。
第十八條檔案保管與檢查
公司各類(lèi)應歸檔文件應集中于檔案室管理，任何部門(mén)和個(gè)人不得私自保存，更不得擅自銷(xiāo)毀或據為己有，造成損失的，由當事人全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。
每月底，總經(jīng)辦負責人將對檔案室的資料進(jìn)行抽查;每三個(gè)月與檔案員共同對檔案室的所有資料進(jìn)行一次徹查，并填寫(xiě)《檔案清查記錄》。
檔案管理應賬實(shí)相符。檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。
第六章檔案保管期限和銷(xiāo)毀
第二十條檔案的銷(xiāo)毀
對需要進(jìn)行銷(xiāo)毀處理的檔案，由檔案室填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請表》，并制作
《檔案銷(xiāo)毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡(jiǎn)短的歷史情況、銷(xiāo)毀檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑒定的情況和銷(xiāo)毀的理由等內容的書(shū)面報告，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負責人和總經(jīng)理審核簽字同意后，方可銷(xiāo)毀。
由檔案員進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀，QA和檔案歸檔部門(mén)各指派一人進(jìn)行監銷(xiāo)，檔案
銷(xiāo)毀須協(xié)同保衛部門(mén)共同處理。
檔案銷(xiāo)毀時(shí)檔案員要在銷(xiāo)毀清冊上“銷(xiāo)毀情況”一欄注明“已銷(xiāo)毀”字
樣和日期，監銷(xiāo)人員要在銷(xiāo)毀清冊上簽字確認。
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