酒店檔案管理制度

　　在社會(huì )一步步向前發(fā)展的今天，制度使用的頻率越來(lái)越高，制度泛指以規則或運作模式，規范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì )結構。這些規則蘊含著(zhù)社會(huì )的價(jià)值，其運行表彰著(zhù)一個(gè)社會(huì )的秩序。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編為大家收集的酒店檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

酒店檔案管理制度1

　　1、為加強酒店檔案管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，特制定本條例。

　　2、總經(jīng)理室主管酒店檔案工作，對酒店檔案實(shí)行統籌管理，組織協(xié)調，統一高度，監督指導，并對檔案工作人員進(jìn)行培訓。

　　3、酒店檔案各部室及個(gè)人從事酒店公務(wù)活動(dòng)直接形成的，對酒店有保存價(jià)值的各種文字、圖象、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　4、酒店各部室和全體員工均有保存檔案的義務(wù)，各部室須指定專(zhuān)人保管本部室的檔案，檔案工作人員應當忠于職守并具備專(zhuān)業(yè)知識。

　　5、各部室應按照酒店文書(shū)檔案、管轄和保管期限表中的有關(guān)規定，收集、整理、保管歸屬本部門(mén)管理的檔案，并向有管轄權的部室轉交有關(guān)資料。有關(guān)組織和個(gè)人因工作需要須查閱各類(lèi)檔案時(shí)，各部門(mén)應提供方便并按規定辦理借閱手續。

　　6、任何個(gè)人都不得將屬于酒店所有的檔案據為已有或者拒絕歸檔，對有下列行為之一的，根據情節輕重，將給予必要的處罰、處分，并根據檔案的價(jià)值和數量，責令賠償損失。

　　a、損毀，丟失或者擅自銷(xiāo)毀部室應保存的檔案，

　　b、將公務(wù)活動(dòng)中形成的應歸檔的文件、資料據為已有，拒絕向組織和檔案工作人員轉交。

　　c、擅自提供 、抄錄、公布屬于酒店檔案以及應當保密的檔案。

　　d、涂改，偽造檔案。

　　e、玩忽職守，造成檔案損失。

　　7、在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績(jì)顯著(zhù)的單位或個(gè)人，由酒店保密委員會(huì )和總經(jīng)理室給予獎勵。

　　8、本條例由總經(jīng)理室負責解釋。

　　附：酒店文書(shū)立卷歸檔的幾點(diǎn)說(shuō)明

　　1、會(huì )議及酒店、部門(mén)召開(kāi)的專(zhuān)業(yè)會(huì )、研討會(huì )，單獨立卷歸檔。其內容包括：會(huì )議的`籌備、時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì )議文件資料、參加人員、領(lǐng)導人員講話(huà)、簡(jiǎn)報、總結等。

　　2、各部的專(zhuān)題報告、集體和個(gè)人的調研資料亦須歸檔。

　　3、各種基建施工圖紙在工程結束后應專(zhuān)門(mén)立卷歸檔。

　　4、以酒店名義的發(fā)文，包括與有關(guān)部門(mén)的聯(lián)合發(fā)文，由主管部門(mén)或會(huì )簽部門(mén)歸檔。

　　5、上級單位、各地方旅游部門(mén)發(fā)給酒店的文件，由有相關(guān)的業(yè)務(wù)部門(mén)歸檔。綜合性的總結、計劃，由總經(jīng)理室歸檔。

　　6、關(guān)于原稿，如有修改，以領(lǐng)導最后批簽字稿歸檔。

　　7、重要的照片和底版、錄音帶、題字、題詞等，亦應立卷歸檔。

　　8、立卷歸檔的資料每卷不超過(guò)150面，超過(guò)者可立分卷。

酒店檔案管理制度2

　　一、客史檔案應該包含以下基本內容：

　　1、客戶(hù)的常規檔案。包括單位客戶(hù)檔案和散客檔案。單位客戶(hù)檔案主要有雙方協(xié)議簽訂時(shí)所提供的單位名稱(chēng)、性質(zhì)、經(jīng)營(yíng)內容、地址、負責人姓名、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式、主要消費需求、認定的房?jì)r(jià)、消費折扣率、付款方式等信息。散客檔案則是指客人在辦理預定和人住登記時(shí)所留下的第一手資料，主要包括客人姓名、性別、出生年月日、所屬單位、常住地、有效身份證件類(lèi)別、號碼、聯(lián)系方式、到達原因、人住房?jì)r(jià)、人住時(shí)間、付款方式等要素。

　　2、酒店有意識收集的顧客消費個(gè)性化檔案。這主要是指在酒店各服務(wù)區域，通過(guò)不同渠道、方式，飯店有意識、主動(dòng)去收集的顧客消費需求特點(diǎn)、行為特征、個(gè)人嗜好等信息，包括顧客家庭狀況、學(xué)歷、職稱(chēng)、職務(wù);對客房房型的要求;洗浴用品的品牌追求;枕頭高低、床墊軟硬度選擇;閱讀習慣;電視節目、娛樂(lè )喜好;飲食習慣、口味特征，茶葉、咖啡、酒類(lèi)愛(ài)好;燈光、空調溫度、洗澡水熱度要求;衛生標準;個(gè)人其它嗜好;對酒店產(chǎn)品與服務(wù)的評價(jià)等。

　　3、客戶(hù)信息分析檔案�？褪窓n案是客戶(hù)信息的總匯，是客史檔案價(jià)值的真正體現�？蛻�(hù)信息分析主要從以下幾方面進(jìn)行：(1)客戶(hù)概況分析，包括客戶(hù)層次、經(jīng)濟風(fēng)險、愛(ài)好、習慣等;(2)客戶(hù)忠誠度分析，主要指客戶(hù)對酒店各項服務(wù)產(chǎn)品的認同度和購買(mǎi)熱情;(3)客戶(hù)利潤分析，主要指客戶(hù)消費不同產(chǎn)品的附加利潤、總利潤額、凈利潤等;(4)客戶(hù)未來(lái)分析，包括客戶(hù)數量、類(lèi)別、潛在消費能力等未來(lái)發(fā)展趨勢、爭取客戶(hù)的手段、方法等;(5)客戶(hù)促銷(xiāo)分析，包括廣告、宣傳、情感溝通計劃等。(6)客戶(hù)維護服務(wù)，客戶(hù)的店慶、婚慶、廠(chǎng)慶、生日、客戶(hù)特俗意義紀念節日、兒女升學(xué)等。

　　只有上述三項內容有機組成的客史檔案才能形成一個(gè)完善的體系，構筑起酒店客戶(hù)關(guān)系管理系統和客戶(hù)忠誠系統的組合平臺，實(shí)現客史檔案為經(jīng)營(yíng)決策提供依據。

　　二、客史檔案的建立與實(shí)施

　　在錯綜復雜、千頭萬(wàn)緒的客戶(hù)信息中提取出有效的信息，形成科學(xué)的客史檔案是一項十分困難的`工作。因此，客史檔案的建立必須做到以下幾點(diǎn)：

　　1、 樹(shù)立全店的檔案意識

　　客史檔案信息來(lái)源于日常的對客服務(wù)細節中，需要飯店全體員工高度重視，在對客服務(wù)的同時(shí)有意識地去收集，因此酒店在日常管理、培訓中應向員工不斷宣傳客史檔案的重要性，培養員工的檔案意識，形成人人關(guān)注，人人參與收集客戶(hù)信息的良好氛圍。

　　2、建立科學(xué)的客戶(hù)信息制度

　　把客戶(hù)信息的收集、分析做為酒店日常工作的重要內容，在服務(wù)程序中將客戶(hù)信息的收集、分析工作予以制度化、規范化。要求各部門(mén)各級管理者及對客服務(wù)的員工每天在接觸顧客的過(guò)程中，必須將客戶(hù)信息及需求填寫(xiě)到賓客意見(jiàn)表中，在日常服務(wù)中應給員工提示觀(guān)察客人消費情況的要點(diǎn)�？头坎繂T工在整理客房時(shí)應留意客人枕頭使用的個(gè)數、茶杯中茶葉的類(lèi)別、電視停留的頻道、空調調節的溫度數、客房配備物品的利用情況等。餐飲部員工可注意客人菜品選擇的種類(lèi)、味別，酒水的品牌。遺留菜品的數量，就餐過(guò)程中對醬油、醋、咸菜等的要求等，從這些細節中能夠捕捉到客人的許多消費信息。同時(shí)應以班組為單位建立客戶(hù)信息分析會(huì )議制度，每個(gè)員工參與，根據自身觀(guān)察到的情況，對客人的消費習慣、愛(ài)好做出評價(jià)，形成有用的客史檔案，在客人再次來(lái)店時(shí)可以針對性的實(shí)施。

　　3、形成計算機化管理

　　客史檔案的管理必須納入酒店計算機管理系統中。計算機管理系統中的客史檔案應且備以下特點(diǎn)：第一：信息共享功能，通過(guò)酒店計算機管理系統達到客史檔案的資源共享功能是客史管理的基本要求，對客各部門(mén)能夠相互傳遞信息，才能發(fā)揮相應做用。第二：檢索功能，便于隨時(shí)補充、更改和查詢(xún)。第三：及時(shí)顯示功能，在酒店每個(gè)服務(wù)終端，輸入客戶(hù)基礎數據，系統能夠立即自動(dòng)顯示客人的相關(guān)信息資料，并做為對客接待提供依據。

　　4、利用客史檔案進(jìn)行常規化的經(jīng)營(yíng)服務(wù)

　　酒店營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)、公關(guān)部門(mén)應根據客史檔案所提供的資料，加強與VIP客戶(hù)、回頭客、長(cháng)期協(xié)作單位之間的溝通和聯(lián)系，使之成為一項日常性的常規工作;可以通過(guò)經(jīng)常性的回訪(fǎng)、入住后征詢(xún)意見(jiàn)、客戶(hù)生日時(shí)贈送鮮花、節日期間郵寄賀卡、酒店主題活動(dòng)、新的菜式產(chǎn)品推出時(shí)給予推薦等方式來(lái)拉近酒店與客戶(hù)之間的關(guān)系，讓客人感到親切和尊重。

　　總之，酒店客史檔案的管理和應用是一項系統性工程，需要酒店高度重視，積極挖掘，形成嚴密完整的體系，并對賓客日積月累的消費記錄中進(jìn)行各方面的分析，從而提供有利的決策依據，才能使之成為酒店經(jīng)營(yíng)決策的基石。

酒店檔案管理制度3

　　1、各部門(mén)辦理完畢的文件，要及時(shí)移交行政辦公室，并按'條款類(lèi)目'分別存放，三個(gè)月后，經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔。

　　2、每天及時(shí)將文件歸檔，以免散失和積壓；嚴格執行檔案清理和整理制度，實(shí)行周整理、季度大整理和年度大清理。防止借閱檔案催要不及時(shí)與遺失、檔案立卷不全和無(wú)效檔案大量積壓。

　　3、準確做好檔案索引，以便于查找。

　　4、歸檔前要做好文件資料的歸卷和立卷工作，使所有資料和文件可隨查隨得，避免盲目查找。

　　5、卷內文件包括正文和底稿、文件和附件、請示和批復，頁(yè)號一律在右下角，案卷目錄打印四份，卷內目錄打印五份。

　　6、案卷的厚度一般1.5一2cm，裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，對破損或褪色的材料要進(jìn)行修補和復制；裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料要加紙襯邊；紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料要按卷宗大小折疊整齊；字跡難以辨認的材料要附上抄件；卷宗標題要標明作者、問(wèn)題或名稱(chēng)，文字要簡(jiǎn)練、確切，字跡要端正。

　　7、根據卷內文件之聯(lián)系，進(jìn)行系統排列、編張號、抄寫(xiě)案卷題目和案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷、排列案卷和編制案卷目錄等。檔案目錄包括封面、全卷說(shuō)明、案卷目錄和卷內目錄。

　　8、案卷按年代、部門(mén)排列，永久與長(cháng)期、短期案卷分開(kāi)保管。

　　9、行政辦公室的門(mén)窗要堅固，做好防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防強光和防高溫。

　　10、每季度對檔案材料的'數量和保管情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)補救，確保檔案的安全。

　　11、對于失效的檔案要進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀檔案前，要認真鑒定，并且登記造冊，并經(jīng)行政辦公室主任審批后方可銷(xiāo)毀。

　　12、秘密級或以上密級檔案銷(xiāo)毀時(shí)，必須派專(zhuān)人監銷(xiāo)，防止失密，嚴禁將檔案作為廢品直接處理。

【酒店檔案管理制度】相關(guān)文章：

酒店消防檔案的管理制度（通用11篇）10-20

檔案的管理制度11-12

檔案工作管理制度04-27

檔案管理制度05-07

檔案流程管理制度09-20

項目檔案的管理制度11-12

工程檔案的管理制度11-12

檔案安全管理制度08-08

衛生檔案的管理制度03-11

培訓檔案的管理制度03-11