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項目文檔管理制度（通用12篇）
在生活中，制度對人們來(lái)說(shuō)越來(lái)越重要，制度泛指以規則或運作模式，規范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì )結構。這些規則蘊含著(zhù)社會(huì )的價(jià)值，其運行表彰著(zhù)一個(gè)社會(huì )的秩序。想學(xué)習擬定制度卻不知道該請教誰(shuí)？以下是小編整理的項目文檔管理制度，歡迎閱讀與收藏。
項目文檔管理制度 1
一、目的
建立營(yíng)銷(xiāo)中心的文檔管理制度，對項目中所有文檔進(jìn)行清晰有效的分類(lèi)管
理與控制，實(shí)現項目文檔的有序保管與規范流動(dòng)，為項目文檔提供規范化的管理，提高項目的成功率，有效控制項目成本、進(jìn)度、時(shí)間。
二、范圍
本文適用于營(yíng)銷(xiāo)中心各單元、公司內配合部門(mén)及與之有關(guān)的客戶(hù)、合資公司、渠道的文檔。
三、原則
�。ㄒ唬┒x
文檔包括接收、發(fā)放和內部文檔，含傳真、電郵、備忘錄或是會(huì )議紀要、郵遞、商務(wù)運作階段文檔及其他內部文檔。
�。ǘ┮幏睹鞔_內部文檔的編制和命名
�。�1）文件名應是文件的標題。
�。�2）標題應能直觀(guān)簡(jiǎn)明體現文件的內容。
�。�3）每個(gè)文檔必須有一個(gè)統一的編號。
�。�4）在電子文檔的命名后面加上編號。
�。�5）文件編制應使用對應的統一文檔模板。
2.接收文檔控制編號
所有接收文檔需有統一文檔控制編號，統一由文檔中心管理。文檔控制編號形式由項目管理者根據實(shí)際情況確定，建議體現接收日期的信息。
3.明確項目文檔的使用制度
�。�1）在項目前，應建立一套文檔的管理程序明確文檔的擬制、審核人員,文檔控制員。明確所有文檔的.編號、收發(fā)登記操作，及受控等級。
�。�2）建議接收文檔的管理程序由文檔控制員統一接收。加蓋或記錄接收日期（時(shí)間）。賦予文檔控制編號。
記錄輸入文檔中心數據庫，保存原件。
�。�3）明確發(fā)送文檔的管理程序加蓋或記錄發(fā)送日期（時(shí)間）。記錄輸入文檔中心受控庫，保存原件。發(fā)送后由文檔控制員統一記錄歸檔。
�。�4）明確合同各方之間的文檔傳遞等相關(guān)規定
�。�5）文檔借閱登記和保密規定原則上嚴禁文檔原稿進(jìn)行借閱。借閱副本應進(jìn)行登記，加蓋副本章。副本銷(xiāo)毀的規定。限期返還原件的規定。
�。�6）電子文檔的共享規定
4.明確文檔的歸檔存放
�。�1）建立紙面存儲和電子件存儲兩套相對應的文檔管理系統，附表一《項目文檔歸檔結構》。
目錄結構見(jiàn)
�。�2）按文檔的階段及用途屬性（主題）歸檔分類(lèi)，如售前階段、售中階段，再按標書(shū)、合同、方案、會(huì )議紀要等分類(lèi)。
四、文檔提交
�。ㄒ唬┩獠翰块T(mén)提交部門(mén)的文檔，經(jīng)過(guò)審核后及時(shí)提交給文檔保管人員備案、存檔。
�。ǘ┎块T(mén)內部文檔定稿后及時(shí)提交給文檔保管人員備案、存檔。
�。ㄈ┎块T(mén)對外交流或是與項目單位匯報、溝通所提交的文檔，經(jīng)過(guò)溝通、匯報后整理成終稿的，由文檔負責人及時(shí)提交到文檔管理人員備案、存檔。
�。ㄋ模┎块T(mén)外埠工作人員與項目單位交流、溝通時(shí)準備的文檔或是會(huì )議紀要定稿后提交部門(mén)領(lǐng)導，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導審核后報文檔管理人員備案、存檔。
�。ㄎ澹﹤渫浕蚴菚�(huì )議紀要以周為單位提交文檔；建設方案、PPT、規劃、設計等文檔定稿后以月為單位提交；涉及變更的方案、規劃等文檔經(jīng)過(guò)部門(mén)與項目單位確認后及時(shí)報文檔管理員備案、存檔。
五、具體內容
�。ㄒ唬┪臋n編號
凡項目有關(guān)的文檔，均統一編號。
文檔編碼方式：文檔屬性-發(fā)放對象-順序編號-文檔日期-文檔密級文檔屬性：本字段用兩位英文字母表示發(fā)放對象：本字段用兩位英文字母表示
文檔日期：本字段6位數字，表明文檔的發(fā)生時(shí)間，以便于查詢(xún)和統計。順序編號：本字段4位數字，系文檔的順序編號，此編號表示同一文檔屬性、發(fā)放對象內所有文檔的順序號。
文檔密級：本字段1位數字，表明了文檔的保密級別。
0級代表機密，項目經(jīng)理及其指定人員閱讀1級代表秘密，項目組核心成員閱讀2級代表內部公開(kāi)，項目組所有成員閱讀3級代表公開(kāi)，所有項目組干系人均可閱讀表1文檔屬性字段對照文檔分類(lèi)簡(jiǎn)寫(xiě)文檔分類(lèi)簡(jiǎn)寫(xiě)PPT指令潛在用戶(hù)分析報告發(fā)票用戶(hù)分析報告普查報告合作意向書(shū)手冊會(huì )議紀要備忘錄建設方案計劃解決方案答復項目制度報表合同招投標文件表2文檔接收對象字段對照發(fā)放對象簡(jiǎn)寫(xiě)發(fā)放對象簡(jiǎn)寫(xiě)客戶(hù)項目組內部合作方部門(mén)內部合資公司渠道公司內部供應商
�。ǘ┪臋n的存放
項目文檔分別建立電子和紙面件檔案。
紙面文檔按文件的屬性、分類(lèi)存放，并填寫(xiě)《文件存放控制表》進(jìn)行存放、借閱登記。
項目文檔管理制度 2
一、檔案資料的管理規定
1、為保證所有文件、合同、各類(lèi)檔案資料能全面地保存并管理,同時(shí)也方便各部門(mén)有效地使用所有資料,公司的文檔資料實(shí)行統一管理制度。
2、由運營(yíng)中心負責公司所有文檔資料保存和管理工作。
3、各部門(mén)例會(huì )和重要會(huì )議均要有會(huì )議紀要并提交運營(yíng)中心。
4、所有業(yè)務(wù)合同原件一式三份,一份交客戶(hù),另兩份分別由業(yè)務(wù)部、財務(wù)部存檔,各業(yè)務(wù)部每月整理匯總合同清單。
5、圖書(shū)資料由各部門(mén)自己保管,但各部門(mén)需向運營(yíng)中心提交清單,并在每次新增資料后及時(shí)向運營(yíng)中心提交新增的資料清單。
二、文檔資料的主要范圍
1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復、公司信函、會(huì )議紀要、公告等;
2、公司的各種規劃、計劃、總結等資料;
3、各部門(mén)例會(huì )和重要會(huì )議的.會(huì )議紀要;
4、員工個(gè)人檔案(員工信息表、個(gè)人簡(jiǎn)厲、體檢表、身份證復印件、學(xué)歷復印件及其它相關(guān)重要證件的復印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設備記錄、績(jì)效考核等資料;
5、員工提案、述職報告等文字材料。
三、文檔資料的調用原則及規定
1、調用文檔要嚴格按照分級調用相關(guān)文檔的原則。
2、調用本部門(mén)文檔,須經(jīng)本部門(mén)經(jīng)理申批。
3、調用外部門(mén)文檔,經(jīng)雙方經(jīng)理同意并填寫(xiě)有關(guān)調用文檔表格方可調用。
4、未經(jīng)批準任何人不得擅自越級或跨部門(mén)調用文檔,違者按情節輕重予以處罰。
項目文檔管理制度 3
1.監理日記是監理部和監理工程師必備的專(zhuān)用記錄手冊，是監理工作的`重要資料。監理人員應逐日逐項認真填寫(xiě)，特別是涉及變更設計、會(huì )議決定、上級指示，有關(guān)質(zhì)量、進(jìn)度、安全檢查、投資等有關(guān)事項，都應詳細寫(xiě)入日記。
2.文檔管理。監理部應建立有關(guān)往來(lái)函件、電話(huà)處理、日常監理工作技術(shù)資料整理與歸檔管理的相關(guān)臺帳。所有文件收發(fā)、文檔資料均應嚴格按監理（咨詢(xún)）公司貫標工作的規定進(jìn)行管理。
3.工程監理臺帳。各類(lèi)臺帳是文件化的施工信息分類(lèi)記錄，監理部應結合工程特點(diǎn)和內容選擇建立，以加強對內業(yè)資料的管理。
1)開(kāi)工報告審批臺帳
2)工程進(jìn)度臺帳
3)見(jiàn)證取樣檢驗臺帳
4)平行檢驗臺帳
5)見(jiàn)證檢測臺帳
6)旁站監理臺帳
7)工程變更臺帳
8)總監理工程師巡視記錄臺帳
9)驗工計價(jià)臺帳
10)項目管理機構要求建立的其他臺帳
上述各類(lèi)監理臺帳必須定期記錄，記錄內容應符合各類(lèi)臺帳的記錄要求和規定。監理站辦公室必須認真對臺帳進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)糾正，確保臺帳資料的及時(shí)、完整和準確，具有可追溯性。
4.各類(lèi)監理臺帳與監理日記、監理技術(shù)文件應能互相印證，主要內容一致，不得互相矛盾或無(wú)法對應。
5.對于大型鐵路綜合建設項目，監理部應建立監理日志，記錄監理部主要人員的動(dòng)向和工作內容。監理日志由監理站辦公室負責填寫(xiě)，總監理工程師定期審簽。
項目文檔管理制度 4
根據國家檔案法和檔案管理規定，為進(jìn)一步提高管理文檔工作的質(zhì)量和管理水平，確保文檔的完整與安全，特制定以下制度:
一、管理處電腦文檔管理員專(zhuān)職負責管理處所有文件(通知、規定、公函、總結、報告、通報、會(huì )議紀要等)及資料(技術(shù)圖紙、說(shuō)明書(shū)、手冊、聲像、員工檔案、市府法規、車(chē)輛檔案等)的存檔、收集和保管，做到完整、系統、準確。
二、任何人員借閱上述文件資料，須經(jīng)管理處經(jīng)理批準，登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還時(shí)間。
三、屬秘密文件的要妥善保管，不準散播其內容，不準給未經(jīng)領(lǐng)導批準的人員翻閱，不準復印，不準帶離辦公室。
四、員工個(gè)人檔案材料屬秘密材料，他人無(wú)權翻閱，保管人員也不準將這些資料擅自給他人過(guò)目。
五、文件資料等要進(jìn)行合理歸檔，歸檔要注意整齊，歸檔前要先把資料分類(lèi)，無(wú)論是按字母順序還是按內容、按時(shí)間等形式分類(lèi)，其目的.都是為了查找迅速方便，因此都必須在檔案夾里清楚地標明。
六、要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔，以免資料堆積混亂，對過(guò)期的文件資料，要及時(shí)清理，無(wú)保存必要的材料，經(jīng)管理處領(lǐng)導批準可做銷(xiāo)毀處理。
七、積極實(shí)行檔案現代化管理，應用計算機檢索手段，做到文檔管理標準化、規范化和程序化。
八、會(huì )同有關(guān)部門(mén)，在購置重要設備到貨時(shí)，檢查驗收文件材料，并及時(shí)歸檔。
九、各部門(mén)拍攝的記錄管理處各項活動(dòng)的照片、聲像材料，必須在活動(dòng)結束后一周內整理好，注明時(shí)間、地點(diǎn)、來(lái)賓姓名、活動(dòng)內容，交文檔管理員及時(shí)歸檔。
項目文檔管理制度 5
1、公司的文檔是公司的軟性資產(chǎn),對文檔的管理,要做到處理及時(shí),卷宗規范,確保安全;
2、公司各部門(mén)負責管理與該部門(mén)有關(guān)的文件,如:銷(xiāo)售部門(mén)負責營(yíng)銷(xiāo)檔案、客房往來(lái)資料、設計師、裝飾公司檔案(含協(xié)議)、市場(chǎng)訊息檔案等;財務(wù)部負責各類(lèi)財務(wù)單據、銷(xiāo)售合同及其他檔案(如執行價(jià)格、發(fā)放薪資依據文件);渠道部負責分銷(xiāo)商的檔案、分銷(xiāo)政策性文件等;辦公室負責行政、人事、綜合類(lèi)檔案;
3、公司文件由辦公室起草,發(fā)文程序為:擬稿、自審、報經(jīng)理或副總經(jīng)理審核簽發(fā)、打印、發(fā)文、催辦、立卷歸檔;
4、對內發(fā)文應有統一的結構與編號,要求文字精準、條理清晰、層次分明、結構緊密;
5、公司的收文程序為:收文、報送(分發(fā))、催辦、立卷、歸檔;
6、公司收文由辦公室負責,依據事件大小、緊急程序進(jìn)行歸類(lèi),報送經(jīng)理閱示或發(fā)放各部門(mén)處理,重要文件轉辦公室存檔;
7、文檔按照機密程度,分為“秘密”、“機密”、“決密”三個(gè)檔次,撰稿人應依據機密程度確定報送范圍,秘密文件的報(發(fā))送由專(zhuān)人進(jìn)行,確保發(fā)送未超出報送范圍;
8、機密文件應確保其安全性,文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負有保密的'義務(wù),造成資料外泄的,公司將依據事件影響追究當事人的責任;
9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權益無(wú)關(guān)的文檔,特殊情況經(jīng)公司經(jīng)理、副總經(jīng)理批準后方得查閱,借閱文檔必須及時(shí)歸還;
10、辦公室、公司各部門(mén)應將文檔分類(lèi)立卷歸宗,方便調閱;
11、文檔的銷(xiāo)毀要列出銷(xiāo)毀清單,報請公司副總經(jīng)理、經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀;
12、移交檔案應按規定辦理交接手續,確保檔案資料的完整。
項目文檔管理制度 6
調度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、在屏幕顯示牌板等管理。
一、圖表。
調度室各種圖表必須及時(shí)填繪和修訂，與實(shí)際情況相符合，圖表必須歸檔管理。
二、臺賬。
�。�1）綜合臺賬應當記錄當班生產(chǎn)計劃完成情況、安全生產(chǎn)情況，重點(diǎn)工程和重點(diǎn)工作調度情況，安全生產(chǎn)中出現的問(wèn)題和處理情況，領(lǐng)導值班、下井帶班及入井人數情況，領(lǐng)導交辦工作及落實(shí)情況等。
�。�2）綜合臺賬應內容完整，數據準確，賬面整潔，字跡工整。
�。�3）綜合臺賬可采用計算機電子臺賬。
�。�4）按日原煤產(chǎn)量、月及年累計完成量、綜合進(jìn)尺、開(kāi)拓進(jìn)尺、日月年累計完成進(jìn)尺進(jìn)行分項或統一的建立統計臺賬。
三、記錄簿。
建立以下記錄簿，并存檔管理。
調度值班記錄、領(lǐng)導值班、下井帶班記錄（由帶班領(lǐng)導填寫(xiě)）、調度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會(huì )記錄、生產(chǎn)安全事故（突發(fā)事故）分析統計記錄。
四、存檔要求：
�。�1）班、日調度記錄（包括調度日志、原始調度記錄、逐日生產(chǎn)完成情況登記表），要保存5年以上。
�。�2）調度日報、旬報和文字分析資料，保存3年以上。
�。�3）上級調度通知、通報、傳真電文和本單位下達的調度通知、通報和傳真電文原稿要保存2年以上。
�。�4）月度生產(chǎn)調度簡(jiǎn)報、各類(lèi)調度臺賬和專(zhuān)題報告，要保存5年以上。
�。�5）死亡事故原始記錄、重大非傷亡事故專(zhuān)項記錄、非傷亡事故分類(lèi)綜合統計，以及年度生產(chǎn)簡(jiǎn)報作為永久資料保存。
�。�6）有統計部門(mén)下發(fā)的`年度統計匯總資料，各類(lèi)傷亡統計資料要永久保存。
�。�7）調度室要建立保密制度，各項生產(chǎn)數據和事故傷亡人數，不經(jīng)領(lǐng)導批準，不得私自對外傳播公布。
項目文檔管理制度 7
�。ㄒ唬┕墓芾�
�、惫姆N類(lèi)：人大常委會(huì )共有三類(lèi)公文，人大常委會(huì )文件、人大常委會(huì )黨組文件、人大常委會(huì )辦公室文件，各委室原則上不對外獨立行文。如確需行文，由各委室會(huì )同辦公室商定。
�、补钠鸩荩喊凑疹I(lǐng)導指示或交辦，由工作人員擬稿。以常委會(huì )或黨組文件發(fā)文，由常委會(huì )主要領(lǐng)導簽發(fā)；以辦公室文件發(fā)文，一般由辦公室主任簽發(fā)。起草文件一律用制式文件擬稿行文。文印結束后，底稿交由文書(shū)存檔。因多次修改底稿無(wú)法存檔的，由擬稿人謄抄整理后送文書(shū)存檔。
�、彻拇蛴。盒枰“l(fā)的正式文件或較大型會(huì )議的有關(guān)材料一律在政府印刷所膠印，其它文件一般安排油印。文件材料的印刷，應填寫(xiě)兩聯(lián)單，由辦公室分管副主任簽字后印刷，以便于帳目結算。
�、垂男Γ河蓴M稿人校對，并由核稿人再次進(jìn)行校對，確認無(wú)差錯后方可印制。
�、倒难b訂：文件印完后，起草人要及時(shí)進(jìn)行裝訂，并將文件分發(fā)的具體要求向辦公室公務(wù)員交待清楚。グ嬡ㄋ有
�、豆姆职l(fā)：公務(wù)員接到文件后應及時(shí)進(jìn)行發(fā)文登記，一般性文件要抓緊送達有關(guān)單位，急辦文件隨印隨發(fā)。
�、饭拇鏅n：對文件正稿和底稿，文秘人員要及時(shí)交文檔管理人員，文書(shū)要及時(shí)存檔立卷，不得漏存漏報。
�。ǘn案管理
�、蔽募䴔n案實(shí)行專(zhuān)人管理。所有密級文件和內部資料，要嚴格登記、傳閱和借閱手續，嚴防文件丟失和失泄密事故發(fā)生。
�、矅栏裎臋n借閱制度。借閱文件要經(jīng)辦公室分管領(lǐng)導同意。未經(jīng)允許，非工作人員不得隨意出入檔案室。閱文人員應在辦公室或指定的閱文室閱讀文件，不準將文件隨意帶出或亂放，不準將文件帶回家中。
�、硨κ盏降腵各類(lèi)文件，文檔人員要及時(shí)查收并按要求進(jìn)行傳閱，傳閱文件要做到：勤傳、勤收、勤催辦，不拖不壓，不誤事。傳閱完畢后，分類(lèi)保管，積極提供利用，并做好年終文件的清退工作。
�、磸U舊文件不得同舊報刊混同處理，一律打捆送造紙廠(chǎng)打漿，以防失泄密和影響單位形象。
項目文檔管理制度 8
(一)為明確工作職責，理順工作程序，規范調度文檔管理，根據《煤礦安全生產(chǎn)標準化基本要求及評分方法(試行)》調度和地面設施管理制度建設的要求，制定本制度。
(二)調度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。
1.圖表:
調度室各種圖表必須及時(shí)填繪和修訂，與實(shí)際情況相符合，圖表必須歸檔管理。
2.臺賬:
(1)綜合臺賬應當記錄當班生產(chǎn)計劃完成情況、安全生產(chǎn)情況，重點(diǎn)工程和重點(diǎn)
工作調度情況，安全生產(chǎn)中出現的問(wèn)題和處理情況，領(lǐng)導值班、下井帶班及入井人數情況，領(lǐng)導交辦工作及落實(shí)情況等。
(2)綜合臺賬應內容完整，數據準確，賬面整潔，字跡工整。
(3)按日原煤產(chǎn)量、月及年累計完成量、綜合進(jìn)尺、開(kāi)拓進(jìn)尺、日月年累計完成進(jìn)尺，分項或統一建立統計臺賬。
3.記錄簿:
建立調度值班記錄、領(lǐng)導值班及下井帶班記錄(由帶班領(lǐng)導填寫(xiě))、調度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會(huì )記錄、生產(chǎn)安全事故(突發(fā)事件)分析統計記錄，存檔管理。
4.電子顯示屏:
(1)電子顯示屏應正常顯示調度統計報表、重點(diǎn)安全生產(chǎn)信息;
(2)主要設備和重點(diǎn)安全生產(chǎn)環(huán)節視頻監控;
(3)煤礦安全監測監控系統、井下人員定位系統等終端顯示;
(4)顯示的'數據應準確，實(shí)時(shí)集中監控。
(三)調度文檔內容齊全，數據準確，賬面整潔，記錄規范，值班記錄無(wú)涂改。(四)檔案資料，應有專(zhuān)人管理。
(五)調度文檔的保存期限:
1.班、日調度記錄，月度及年度生產(chǎn)總結，調度臺賬保存1年以上。
2.調度日報、旬報、文字分析，上級通知、通報、傳真電文保存1年以上。
3.死亡事故和重大非傷亡事故記錄，作為永久保存材料。
(六)各項生產(chǎn)數據和事故傷亡情況，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準，不得擅自對外公布。(七)立卷時(shí)應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫(xiě)清楚，裝
訂整齊、牢固，填寫(xiě)備考表，注明保管期限。
(八)對超過(guò)保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)檔案管理部門(mén)領(lǐng)導鑒定，報礦分管領(lǐng)導批準后，按規定銷(xiāo)毀。
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一、文檔是單位的重要資料，加強文檔的管理，是保障和促進(jìn)各項生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有序開(kāi)展，實(shí)現文檔管理的程序化、規范化，為使文檔管理達到高效、安全的目的，特制定本制度。
二、文檔管理應指定專(zhuān)人負責(專(zhuān)職文秘)，文件管理員必須作好文卷歸檔，存放保管和遵守單位有關(guān)文件使用的管理規定。
三、文件管理員應按以下程序工作
1、文件收集:堅持隨時(shí)對收集的文件進(jìn)行歸檔，保證文件資料的完整，對已辦理完畢的文件應及時(shí)收回存檔;對會(huì )議文件要及時(shí)整理，單位對外發(fā)文件報送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管
收集時(shí)應按文件收發(fā)的單位、性質(zhì)分類(lèi)，再根據時(shí)間先后排列存檔備查。
3、文件收發(fā)
文件收文應填寫(xiě)收文的表格，注明文件名稱(chēng)、發(fā)文單位、發(fā)文時(shí)間、收文時(shí)間、收文人簽名。
文件發(fā)文應填寫(xiě)發(fā)文的表格，注明發(fā)文名稱(chēng)、發(fā)文時(shí)間、發(fā)文人簽名、收文人簽名。
四、文件存放和銷(xiāo)毀
1、文件應有一個(gè)安全的'存放之外，最好配備專(zhuān)門(mén)的文件柜。
2、文件的存放和提取應由專(zhuān)職人員負責。
3、專(zhuān)職人員應做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防損等方面工作。
4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類(lèi)后按時(shí)間和來(lái)文單位順序排列，編上頁(yè)碼，做好文件目錄后裝訂，和收發(fā)文登記表格放在一起，以便查找。
5、文件銷(xiāo)毀:單位年終進(jìn)行文件銷(xiāo)毀工作，對無(wú)歸檔存放價(jià)值的文件、材料，上級指定需要銷(xiāo)毀的文件，其他無(wú)存檔價(jià)值的文書(shū)。對需要銷(xiāo)毀的文件應統一填寫(xiě)銷(xiāo)文登記表，由站長(cháng)簽字同意后方可銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀文件時(shí)由分管站長(cháng)在場(chǎng)監銷(xiāo)。
五、文件借閱
1、本單位人員借閱文件，文件管理員應制定表格，注意借閱人姓名，注明歸還時(shí)間，借閱人簽名。交待紀律，保證文件不丟失，不得轉借他人，愛(ài)護文件注意清潔，在規定時(shí)間內歸還。
2、外單位人員借閱文件，須持有介紹信，經(jīng)站長(cháng)同意后方可借閱。
3、文件管理員應遵守文件保密規定，不能借閱的文件嚴禁借閱。
六、處理
對違反本制度的行為，按照車(chē)站《職工獎懲實(shí)施細則》處理。
項目文檔管理制度 10
為了進(jìn)一步加強教育處的內涵建設，促進(jìn)處室各項工作規范化、科學(xué)化、可持續化管理和發(fā)展，提高工作效率，規范文檔管理工作，特制定本制度。
1、所有收文、發(fā)文工作均指定專(zhuān)人負責，未經(jīng)許可，不得隨便代理收發(fā)工作，以免造成工作混亂。收發(fā)人員必須根據有關(guān)文件資料，如實(shí)填寫(xiě)收文登記薄、發(fā)文登記薄。對未登記完畢的文件材料，不得先行使用、閱讀。
2、收發(fā)文范圍包括：文件、傳真、郵件以及通過(guò)郵件、無(wú)紙化傳輸系統、網(wǎng)絡(luò )收發(fā)的各種文檔資料。
3、收發(fā)文件等資料應及時(shí)、準確送交處長(cháng)，不得延誤和積壓;對貴重物品、匯款、郵包，要及時(shí)登記，并由個(gè)人簽字領(lǐng)取;對投遞錯誤的文件應及時(shí)退回。
4、對醫院交閱的.上級來(lái)文等文件，任何人不得截留、保存，專(zhuān)人將文件登記并交由處長(cháng)審閱后復印一份，將原件及時(shí)交回醫院辦公室。出差或開(kāi)會(huì )帶回的文件材料，返回后次日登記歸檔，文件涉及內容需相關(guān)處室或科室具體落實(shí)完成的，由專(zhuān)人根據院領(lǐng)導和處長(cháng)閱處意見(jiàn)給予復印或摘錄，送有關(guān)處室或科室落實(shí)，專(zhuān)人對落實(shí)處理情況進(jìn)行督辦。
5、發(fā)文文件草擬必須使用《發(fā)文稿紙》，按照處室工作分工對口起草，文稿清樣做到三校，一由擬稿人自行校對，確保數據文字準確無(wú)誤后，經(jīng)處長(cháng)在核稿欄簽字審批后交醫院辦公室。二由辦公室負責再次文字校對無(wú)誤后，確定主題詞，報分管領(lǐng)導審閱。三是文稿清樣經(jīng)分管領(lǐng)導審批后，正式行文，蓋章。文件內容涉及機密的，須按規定注明密級。
6、處室實(shí)施的每項工作全過(guò)程的電子文檔實(shí)行處室的移動(dòng)硬盤(pán)、電腦雙存儲，電子文檔務(wù)必注明成文的時(shí)間，經(jīng)處長(cháng)審閱后，實(shí)施每項工作的負責人分別在OA網(wǎng)、醫院外網(wǎng)上發(fā)布。
7、處室實(shí)施的每項工作全過(guò)程的電子文檔打印后，及時(shí)將電子文檔和紙質(zhì)文檔各一份，分類(lèi)歸檔、保存。
8、嚴守工作機密，處室的各種文件、資料等檔案(含電子文檔)由專(zhuān)人保管，專(zhuān)柜存放，嚴格借閱、借用手續，確保文件、資料等檔案的安全、全面，發(fā)現失竊和泄密事件，及時(shí)報告處長(cháng)并查處。
9、處室的各種文件、資料等紙質(zhì)檔案，由專(zhuān)人按類(lèi)別于次年一月內立卷裝訂后，分類(lèi)存檔，專(zhuān)柜保存;電子文檔由專(zhuān)人按類(lèi)別于次年一月內存儲于處室的移動(dòng)硬盤(pán)。
項目文檔管理制度 11
為進(jìn)一步規范公司文件檔案管理工作，提高文檔管理水平，逐步實(shí)現公司文檔管理工作的規范化、制度化、科學(xué)化，結合工作實(shí)際，特制定本辦法。
一、本辦法所指的文件檔案為：
1.學(xué)校下發(fā)的相關(guān)文件、通知、公告等文檔;
2.公司形成的各種規章制度、報告、通知、紀要等文檔;
3.政策類(lèi)文檔及各部門(mén)搜集匯總的有保存價(jià)值的各類(lèi)業(yè)務(wù)資料等文檔。
二、文件檔案管理辦法
(一)立卷歸檔
1.各類(lèi)文檔以簽署或者下發(fā)日期按順序進(jìn)行分類(lèi)、編號、統計、歸檔和管理。
2.學(xué)校類(lèi)文檔：編號規則為學(xué)校首字母-部門(mén)首字母-文件簽署年月份(六位)-順序號。學(xué)校下發(fā)的原文件，直接根據類(lèi)別進(jìn)行編號登記歸檔，根據學(xué)校相關(guān)文件要求形成的報告等文檔需留存副本至公司類(lèi)文件進(jìn)行歸檔，電子版文檔需轉化成紙質(zhì)性文檔后進(jìn)行編號登記歸檔。
3.公司類(lèi)文檔：編號規則為公司首字母-所屬類(lèi)別首字母-簽署年月份(六位)-順序號(三位)。所屬類(lèi)別即指規章制度類(lèi)、人事類(lèi)、合同類(lèi)、物資設備類(lèi)、財務(wù)類(lèi)等，紙質(zhì)文檔和電子文檔根據編號規則同步進(jìn)行編號登記歸檔。
4.公司各部門(mén)文檔：編號規則為公司部門(mén)首字母-簽署年月份(六位)-順序號(三位)。各部門(mén)需要移交的文檔必須到辦公室進(jìn)行移交備案，移交的文檔須保證完整、層次分明，文檔移交時(shí)，須當面填寫(xiě)移交清單并簽字認可后方完成交接手續。
5.歸檔文件材料應完整齊全，質(zhì)地優(yōu)良，格式規范，文字清楚，手續完備且具有保存價(jià)值。
(二)文檔管理
1.辦公室指定專(zhuān)人負責文檔分類(lèi)、編號、鑒定、立卷、歸檔、排架和保存管理，要以原始記錄為依據，編制文檔存放清單，以有效開(kāi)展文檔的.查詢(xún)、利用工作。
2.文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保文檔的安全。
3.任何人不得擅自將存檔文件對外公開(kāi)，做好文檔安全保密工作。
4.未經(jīng)公司授權，其他任何組織或者個(gè)人無(wú)權公布涉及公司秘密、涉及個(gè)人隱私的、規定限制利用的公司檔案材料內容。
(三)文檔查閱
1.公司職工查閱利用檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導批準，并說(shuō)明查閱目的，辦理查閱登記。公司檔案原則上不外借，如必須借出，須經(jīng)主管部門(mén)領(lǐng)導批準并及時(shí)歸還。
2.外單位查閱利用檔案，應持單位介紹信、身份證、經(jīng)公司總經(jīng)理批準后查閱。
3.凡需從檔案中取證或辦理公證，必須由辦公室辦理。
4.利用者須對檔案的安全、完整負責，違反查閱規定的要追究責任。
本辦法由公司辦公室負責解釋。
本辦法自頒布之日起執行。
項目文檔管理制度 12
為了使拌和站資料管理實(shí)現正規化,并切實(shí)加強檔案資料的管理工作,特制定本制度。
一、文件收發(fā)
1、建立收文登記制度。對上級機關(guān)發(fā)來(lái)的文件和市直有關(guān)部門(mén)文件及其他兄弟單位來(lái)文都要進(jìn)行收文登記。
2、收文登記主要包括以下內容:收文日期、來(lái)文機關(guān)、文件名稱(chēng)、文件字號、發(fā)文日期及閱文簽字等。
3、文件管理人員要根據領(lǐng)導指示,將文件送交承辦人,承辦人要在收文登記簿上簽字登記以備查找;承辦人按文件要求完成后,要及時(shí)將文件交還保管人員保存。
4、拌和站對外發(fā)出的文件要建立發(fā)文登記,發(fā)文登記內容包括:發(fā)文時(shí)間、發(fā)文機關(guān)、文件名稱(chēng)、文件字號、發(fā)文范圍等。
5、對拌和站擬稿發(fā)出的文件、專(zhuān)題材料都要將文件原稿和一份正式文件存入檔案。
二、檔案資料管理
1、原始記錄是設備管理和維修工作的基礎之一,是了解設備狀況、統計數據、建立帳卡表冊和進(jìn)行經(jīng)濟技術(shù)分析的依據。必須重視此項工作的填寫(xiě)、收集、整理和保存。
2、機械設備的數據管理是一項基礎工作,它來(lái)源于原始資料。為了提高設備資產(chǎn)的'運作效益,必須按時(shí)分類(lèi)、收集匯總一些數據供分析研究,并及時(shí)采取積極措施,保證投入產(chǎn)出效益目標的實(shí)現。數據管理包括列表登記、統計分析、上報考核等方面,應做到定期歸類(lèi)整理。數據要完整準確,報表要及時(shí)齊全。
3、機械管理基本數據庫應具備以下內容:
1）、管理號碼;
2）、設備名稱(chēng);
3）、型號規格;
4）、技術(shù)狀況;
5）、保管單位;
6）、本季運轉小時(shí);
7）、原值;
8）、凈值;
9）、組資日期;
10）、生產(chǎn)廠(chǎng)家;
11）、本機編號;
12）、出廠(chǎng)日期;
13）、外型尺寸;
14）、整機重量;
15）、動(dòng)力機名稱(chēng);
16）、動(dòng)力機型號;
17）、動(dòng)力機規格;
18）、動(dòng)力機生產(chǎn)廠(chǎng);
19）、動(dòng)力機出廠(chǎng)日期;
20）、動(dòng)力機編號;
21）、工點(diǎn)。上述數據4、6、8、21項為動(dòng)態(tài)數據,其它為靜態(tài)數據。
4、及時(shí)上報的報表:《設備臺帳》(包括自有配屬的設備和內租、外租的設備以及協(xié)作隊伍的設備,分別建帳管理)、《機械增減情況表》、《機械事故統計表》、《機械保養、修理計劃報表》、《機械保養、修理完成情況報表》。
5、建立檔案目錄,主要分設備文件材料、設備檔案、設備技術(shù)資料三個(gè)方面,以便查找、使檔案資料更好地為工作服務(wù)。
6、建立和認真執行文件借閱制度和文件保密制度,確保文件安全。
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