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會(huì )議邀請函的相關(guān)知識解析
會(huì )議邀請函是什么？會(huì )議邀請函包括哪些基本內容？會(huì )議邀請函要如何？現小編整理了會(huì )議邀請函的相關(guān)知識，為你一一解答疑問(wèn)。
�。ㄒ唬⿻�(huì )議邀請函的含義
會(huì )議邀請函是主要用于邀請特定單位或人士參加會(huì )議，具有禮儀和告知雙重作用的會(huì )議文書(shū)。
邀請函用于會(huì )議活動(dòng)時(shí)，與會(huì )議通知的區別在于：邀請函主要用于橫向性的會(huì )議活動(dòng)，發(fā)送對象是不受本機關(guān)職權所制約的單位和個(gè)人，也不屬于本組織的成員，一般不具有法定的與會(huì )權利或義務(wù)，是否參加會(huì )議由對象自行決定。舉行學(xué)術(shù)研討會(huì )、咨詢(xún)論證會(huì )、技術(shù)鑒定會(huì )、貿易洽談會(huì )、產(chǎn)品發(fā)布會(huì )產(chǎn)等，以發(fā)邀請函為宜。而會(huì )議通知則用于具有縱向關(guān)系（即主辦方與參會(huì )者存在隸屬關(guān)系或工作上的管理關(guān)系）性質(zhì)的會(huì )議，或者與會(huì )者本身具有參會(huì )的法定權利和義務(wù)的會(huì )議，如人民代表大會(huì )、董事會(huì )議等。對于這些會(huì )議的對象來(lái)說(shuō)，參加會(huì )議是一種責任，因此只能發(fā)會(huì )議通知，不能用邀請函。學(xué)術(shù)性團體舉行年會(huì )或專(zhuān)題研討會(huì )時(shí)，要區別成員與非成員。對于團體成員應當發(fā)會(huì )議通知，而邀請非團體成員參加則應當用邀請函。
�。ǘ⿻�(huì )議邀請函的基本內容
會(huì )議邀請函的基本內容與會(huì )議通知一致，包括會(huì )議的背景、目的和名稱(chēng)；主辦單位和組織機構；會(huì )議內容和形式；參加對象；會(huì )議的時(shí)間和地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò )方式以及其他需要說(shuō)明的事項。
�。ㄈ⿻�(huì )議邀請函的結構與寫(xiě)法
1．標題。
由會(huì )議名稱(chēng)和“邀請函（書(shū)）”組成，一般可不寫(xiě)主辦機關(guān)名稱(chēng)和“關(guān)于舉辦”的字樣，如：《**城市信息化高級論壇邀請函》�！把埡比质峭暾奈姆N名稱(chēng)，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開(kāi)寫(xiě)成“關(guān)于邀請出席××會(huì )議的函”
2．稱(chēng)呼。
邀請函的發(fā)送對象有三類(lèi)情況：
�。�1）發(fā)送到單位的邀請函，應當寫(xiě)單位名稱(chēng)。由于邀請函是一種禮儀性文書(shū)，稱(chēng)呼中要用單稱(chēng)的寫(xiě)法，不宜用泛稱(chēng)（統稱(chēng)），以示禮貌和尊重。
�。�2）邀請函直接發(fā)給個(gè)人的，應當寫(xiě)個(gè)人姓名，前冠“尊敬的”敬語(yǔ)詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。
�。�3）網(wǎng)上或報刊上公開(kāi)發(fā)布的邀請函，由于對象不確定，可省略稱(chēng)呼，或以“敬啟者”統稱(chēng)。
3．正文。
正文應逐項說(shuō)明具體內容。開(kāi)頭部分寫(xiě)明舉辦會(huì )議的背景和目的，用“特邀請您出席（列席）”照應稱(chēng)呼，再用過(guò)渡句轉入下文；主體部分可采用序號加小標題的形式寫(xiě)明具體事項；最后寫(xiě)明聯(lián)系聯(lián)絡(luò )信息和聯(lián)絡(luò )方式。結尾處也可寫(xiě)“此致”，再換行頂格寫(xiě)“敬禮”，亦可省略。
4．落款。
因邀請函的標題一般不標注主辦單位名稱(chēng)，因此落款處應當署主辦單位名稱(chēng)并蓋章。
5．成文時(shí)間。
寫(xiě)明具體的年、月、日。
�。ㄋ模⿻�(huì )議邀請函范文
尊敬的先生/女士：
您好！
我們很榮幸地邀請您參加將于5月15-16日在北京21世紀飯店舉辦的“第27屆聯(lián)合國糧食及農業(yè)組織亞太地區大會(huì )非政府組織磋商會(huì )議”。本次會(huì )議的主題是：從議程到行動(dòng)——繼“非政府組織糧食主權論壇”之后。此次磋商會(huì )議由聯(lián)合國糧農組織(FAO)和國際糧食主權計劃委員會(huì )亞洲分會(huì )(IPC-Asia)主辦，中國國際民間組織合作促進(jìn)會(huì )協(xié)辦。
屆時(shí)，來(lái)自亞太地區80多個(gè)民間組織的100余名代表將參加會(huì )議。本次會(huì )議宣言將在5月17-21日召開(kāi)的27屆聯(lián)合國糧食及農業(yè)組織亞太地區大會(huì )上宣讀。
邀請人：
日期：
本次會(huì )議的主要議題包括：
1.亞太地區糧食和農業(yè)領(lǐng)域的非政府組織如何在地區和國家層面執行“全球行動(dòng)議程/公民社會(huì )戰略”。
2.亞太地區糧食和農業(yè)領(lǐng)域的非政府組織如何根據目前形勢確定今后行動(dòng)的參與者。
3.參會(huì )機構起草非政府組織建議書(shū)提交給第27屆聯(lián)合國糧食及農業(yè)組織亞太地區會(huì )議，繼續呼吁維護農民的利益。
真誠地期待著(zhù)您的積極支持與參與！
邀請函格式
邀請函的格式主要有四個(gè)部分，分別是標題、稱(chēng)謂、正文、落款。
一、標題
由活動(dòng)名稱(chēng)和文種名組成，還可包括個(gè)性化的活動(dòng)主題標語(yǔ)。如“xx公司年終客戶(hù)答謝會(huì )邀請函”�；顒�(dòng)主題標語(yǔ)可以體現舉辦方特有的企業(yè)文化特色。
二、稱(chēng)謂
邀請函的稱(chēng)謂使用“統稱(chēng)”，并在統稱(chēng)前加敬語(yǔ)。如 ，“尊敬的×xx先生/女士”或“尊敬的×xx總經(jīng)理(局長(cháng))”。
三、正文
邀請函的正文是指商務(wù)禮儀活動(dòng)主辦方正式告知被邀請方舉辦活動(dòng)的緣由、目的、事項及要求，寫(xiě)明活動(dòng)的日程安排、時(shí)間、地點(diǎn)，并對被邀請方發(fā)出得體、誠摯的邀請。
正文結尾一般要寫(xiě)常用的邀請慣用語(yǔ)。如“敬請光臨”、“歡迎光臨”。
四、落款
落款要寫(xiě)明禮儀活動(dòng)主辦單位的全稱(chēng)和成文日期。
邀請函格式注意事項
一、被邀請者的姓名應寫(xiě)全，不應寫(xiě)綽號或別名。
二、在兩個(gè)姓名之間應該寫(xiě)上"暨"或"和"，不用頓號或逗號。
三、應寫(xiě)明舉辦活動(dòng)的具體日期(幾月幾日，星期幾)。
四、寫(xiě)明舉辦活動(dòng)的地點(diǎn)。
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