公司法律文件管理制度
一、管理制度要求
沒(méi)有完善的管理制度，任何先進(jìn)的方法和手段都不能充分發(fā)揮作用。為了保障信息管理系統的有效運轉，我們必須建立一整套信息管理制度，作為信息工作的章程和準則，使信息管理規范化。建立完善的信息管理制度主要包括以下幾個(gè)方面：
1、建立原始信息收集制度
一切與組織活動(dòng)有關(guān)的信息，都應準確毫無(wú)遺漏地收集。為此，要建立相應的制度，安排專(zhuān)人或設立專(zhuān)門(mén)的機構從事原始信息收集的工作。在組織信息管理中，要對工作成績(jì)突出的單位和個(gè)人給予必要的獎勵，對那些因不負責任造成信息延誤和失真，或者出于某種目的胡編亂造、提供假數據的人，要給予必要的處罰。
2、規定信息渠道
在信息管理中，要明確規定上下級之間縱向的信息通道，同時(shí)也要明確規定同級之間橫向的信息通道。建立必要的制度，明確各單位、各部門(mén)在對外提供信息方面的職責和義務(wù)，在組織內部進(jìn)行合理地分工，避免重復采集和收集信息。
3、提高信息的利用率
信息的利用率，一般指有效的信息占全部原始信息的百分率。這個(gè)百分率越高，說(shuō)明信息工作的成效越大。反之，不僅在人力、物力上造成浪費，還使有用的信息得不到正常的流通。因此，必須加強信息處理機構和提高信息工作人員的業(yè)務(wù)水平，健全信息管理體系，通過(guò)專(zhuān)門(mén)的訓練，使信息工作人員具有識別信息的能力。同時(shí)，必須重視用科學(xué)的定量分析方法，從大量數據中找出規律，提高科學(xué)管理水平，使信息充分發(fā)揮作用。
4、建立靈敏的信息反饋系統
信息反饋是指及時(shí)發(fā)現計劃和決策執行中的偏差，并且對組織進(jìn)行有效地控制和調節，如果對執行中出現的偏差反應遲鈍，在造成較大失誤之后才發(fā)現，這樣就會(huì )給工作帶來(lái)?yè)p失。因此，組織必須把管理中的追蹤檢查、監督和反饋擺在重要地位，嚴格規定監督反饋制度，定期對各種數據、信息作深入地分析，通過(guò)多種渠道，建立快速而靈敏的信息反饋系統。
二、公司法律文件管理制度（通用8篇）
在日常生活和工作中，制度對人們來(lái)說(shuō)越來(lái)越重要，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱(chēng)。那么制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編精心整理的公司法律文件管理制度（通用8篇），歡迎閱讀與收藏。
公司法律文件管理制度1
1、目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規定，實(shí)現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2、適用范圍
適用于公司各類(lèi)文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執行、修改、廢止和備案。
3、定義
3.1文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執行效力和規范體式的文書(shū)，是公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據和工具。
3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
3.4外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件(法律、法規、標準、行業(yè)規范、客戶(hù)要求等)。
4、職責
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門(mén)，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。
4.2各部門(mén)產(chǎn)生的內部使用的文件由部門(mén)負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發(fā)布的權責
4.3.1各部門(mén)負責制定部門(mén)職責范圍內的制度文件。
4.3.2管理者代表負責組織相關(guān)部門(mén)和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門(mén)，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
5、文件分級分類(lèi)
5.1文件分級
5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長(cháng)期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類(lèi)文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營(yíng)管理規范等。
5.1.2二級文件：規范各專(zhuān)業(yè)職能管理、服務(wù)規范管理等方面的文件。
5.1.3三級文件：各職能管理、服務(wù)規范等具體實(shí)施的作業(yè)指導流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準。
5.1.4四級文件：表格、表單類(lèi)文件，凡記錄作業(yè)結果所用的表格等。
6、文件編號、標識與控制
6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱(chēng)+部門(mén)代號+文件名稱(chēng)+文件順序號+時(shí)間
注：各部門(mén)代號
部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼
6.2文件的標識與控制
文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關(guān)場(chǎng)所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識；如因其他目的提供給客戶(hù)的文件為非受控文件，不作標識；
長(cháng)期有效的文件予以編號和標識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本；
一次性或短時(shí)間有效的文件過(guò)期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過(guò)期版本。
7、文件編制、審核、批準和發(fā)布
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度，由各部門(mén)依本制度4.3條負責編制。
(3)各部門(mén)行政性文件：各部門(mén)因部門(mén)管理及工作開(kāi)展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門(mén)負責編制。
(4)公司及各部門(mén)所有行政性文件審核由人事行政部填寫(xiě)《公司內部業(yè)務(wù)便簽》，部門(mén)負責人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門(mén)所有管理性文件的審核由人事行政部填寫(xiě)《文件審閱簽發(fā)單》，部門(mén)負責人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。
7.2文件歸檔、發(fā)放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負責填寫(xiě)“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。
(2)各部門(mén)收到的文件由部門(mén)負責人或指定人員保管。各部門(mén)的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發(fā)放：
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門(mén)；
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門(mén)；
(3)各個(gè)部門(mén)都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時(shí)收回作廢文件；行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數量，填寫(xiě)發(fā)放編號，并由領(lǐng)用者簽名。
(4)文件接收部門(mén)應指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經(jīng)批準發(fā)布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的.歸口部門(mén)，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門(mén)。
c、外來(lái)文件正本依文件分類(lèi)存放于檔案室及相應的文件接收部門(mén)。
(2)各部門(mén)需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門(mén)辦理借閱手續，各部門(mén)文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤(pán)和軟盤(pán)的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進(jìn)行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進(jìn)行操作。
(4)文件的持有者若跨部門(mén)調動(dòng)或離職，應辦理文件交接、歸還手續。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當文件不適應需要更改時(shí)，由文件歸口部門(mén)提出，并實(shí)施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協(xié)調性，必要時(shí)相關(guān)的文件應進(jìn)行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門(mén)/人員按負責填寫(xiě)《文件更改/評審單》并實(shí)施更改。
(3)文件修改內容較少時(shí)，可以采用劃改、換頁(yè)的方式進(jìn)行更改；單文件更改超過(guò)三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發(fā)生重大變化時(shí)應進(jìn)行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當超過(guò)10次時(shí)，文件換版，即由A版升為B版，以此類(lèi)推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內容必須及時(shí)到達文件使用場(chǎng)所，對文件的宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門(mén)進(jìn)行檢查，并確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門(mén)及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現文件的問(wèn)題，提出文件更改意見(jiàn)。
7.4文件的作廢與銷(xiāo)毀
(1)各部門(mén)使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí)，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數量回收，并登記標明回收日期。
(2)文件作廢或換頁(yè)換版時(shí)，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時(shí)銷(xiāo)毀，并記錄在《文件銷(xiāo)毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時(shí)要在文件上標注“作廢”字樣。
(3)各類(lèi)文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。
7.5外來(lái)文件管理
7.5.1外來(lái)文件接收與歸口
(1)國家法律、法規；國家、行業(yè)、地方標準；上級主管部門(mén)下發(fā)的管理辦法、制度、規定等外來(lái)文件，由人事行政部統一收集管理，并建立《外來(lái)文件清單》。
(2)外來(lái)文件由接收部門(mén)或形成文件部門(mén)歸口管理。
(3)外來(lái)的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門(mén)傳閱執行，履行完畢后，由執行部門(mén)記錄執行情況，交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰(shuí)形成誰(shuí)負責”為原則進(jìn)行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。
7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應遵守以下原則：
文件密級發(fā)放、傳閱范圍
絕密公司核心領(lǐng)導、絕對信息形成部門(mén)的負責人及公司領(lǐng)導認為需要讓其知悉的對象。
機密公司部門(mén)負責人以上人員，機密信息形成部門(mén)的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導認為需要讓其知悉的對象。
秘密公司部門(mén)主管級以上人員，秘密形成部門(mén)的相關(guān)人員及該部門(mén)認為需要讓其知悉的對象。
公司法律文件管理制度2
為了更好地規范各類(lèi)文件的起草、收發(fā)、報送、保管等環(huán)節，特制定本制度。
一、上級來(lái)文和外單位來(lái)文。辦公室人員對上級來(lái)文和外單位來(lái)文首先要在收文登記簿上詳細登記，來(lái)文單位、日期、份數、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫(xiě)好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經(jīng)理批示，總經(jīng)理批示后送有關(guān)人員傳閱，總經(jīng)理有批辦意見(jiàn)的，辦公室應提醒有關(guān)人員批示閱辦結果，并將閱辦結果送總經(jīng)理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時(shí)將文件收回，分類(lèi)別分單位存入檔案袋。
二、本單位各類(lèi)文件包括簡(jiǎn)報的起草均有辦公室人員負責起草，部門(mén)專(zhuān)業(yè)文件由各部門(mén)專(zhuān)業(yè)人員保起草，凡以文件或紀要簡(jiǎn)報名義上報或下發(fā)的文件均由辦公室填寫(xiě)發(fā)文卡，由簽發(fā)人即總經(jīng)理簽發(fā)后，并詳細填寫(xiě)發(fā)文登記簿方可復印并存檔，沒(méi)有總經(jīng)理簽發(fā)的文件不能發(fā)出和存檔。
三、上報和發(fā)往其他單位的文件應填寫(xiě)文件送達登記簿，由接收文件人簽字后方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續。
四、報告、請示、匯報、制度、規定等均應以文件形式印發(fā)，宣傳活動(dòng)類(lèi)一般應以簡(jiǎn)報形式印發(fā)，每周例會(huì )的紀要內容均以紀要形式印發(fā)。落實(shí)公司會(huì )議精神的情況匯報應以文件形式上報。
五、凡打印的錯文件應及時(shí)銷(xiāo)毀，以免機密外泄。
六、借閱文件超過(guò)八小時(shí)的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經(jīng)理批準。
公司法律文件管理制度3
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關(guān)規定，結合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文、同級函、電、來(lái)文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書(shū)登記簽收后分別轉交相關(guān)部門(mén)，在簽收和拆封時(shí)，秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關(guān)部門(mén)，并登記差錯文件的文號。
第四條、公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需由秘書(shū)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據等，由秘書(shū)直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件，應同主辦部門(mén)聯(lián)系后再分轉處理。
3、為加速文件運轉，秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書(shū)處，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后簽名以示負責。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，秘書(shū)應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應送交秘書(shū)，切忌橫傳。
5、行政秘書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得秘書(shū)同意予以復印或摘抄，原件應及時(shí)周轉歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門(mén)有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)主管簽寫(xiě)便條，對有密級的文件須秘書(shū)同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。
第八條、各部門(mén)應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統一由行政秘書(shū)歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計劃、統計、季度、年度報表等。
2、各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄。
3、企業(yè)召開(kāi)重要會(huì )議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等。
4、有保存價(jià)值的客戶(hù)資料及處理結果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
五、文件的銷(xiāo)毀
第十一條、對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的'文件，秘書(shū)應定期清理造冊并按行政有關(guān)規定，辦理申請銷(xiāo)毀手續。
六、附則
第十二條、本制度解釋權歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執行。
公司法律文件管理制度4
一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，本單位上報下發(fā)的各種文件，具體由辦公室負責。
二、對上級部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號、機要編號的核定、登記。
三、本單位外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交收進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任（或副主任）根據文件內容和性質(zhì)閱簽后，分送領(lǐng)導和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急件應立刻呈送領(lǐng)導（或分管領(lǐng)導）閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
五、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
公司法律文件管理制度5
第一條管理要點(diǎn)
1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。
2、文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、外部傳真文件、政策指導類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。
3、制度類(lèi)文件按照公司文檔統一格式進(jìn)行編寫(xiě)，統一頁(yè)眉、頁(yè)腳，寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì);正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、資料等信息;措辭規范，表達無(wú)歧義。
4、根據文件屬性、類(lèi)別，對所有文件進(jìn)行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條制度規范
1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負責執行。
2、公司上報下發(fā)正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、公司對內公開(kāi)文件由行政人事部負責起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā);各部門(mén)需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門(mén)負責起草，行政人事部負責審核，審核無(wú)誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門(mén)校對，校對無(wú)誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。
4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。
5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門(mén)主管。
6、各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準后方可借閱。
7、辦公室管理人員對文件借閱狀況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、按時(shí)間、資料、部門(mén)、名稱(chēng)等資料分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、根據存檔時(shí)間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷(xiāo)毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進(jìn)行處理。
第三條文件管理流程設計
1、內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
3、借閱流程：提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
公司法律文件管理制度6
1、目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規定，實(shí)現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2、適用范圍
適用于公司及各部門(mén)文件和外來(lái)文件的管理。
3、職責
3.1 公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門(mén)，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執行的指導及監督。
3.2 總經(jīng)辦負責公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關(guān)外來(lái)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.3 各部門(mén)產(chǎn)生的內部使用的文件有部門(mén)負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4 文件編制、審批、發(fā)布的權責
3.4.1 總經(jīng)辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.2 財務(wù)部負責制定公司財務(wù)管理制度文件。
3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度文件。
3.4.4 生產(chǎn)部負責制定公司生產(chǎn)管理制度文件。
3.4.5 質(zhì)檢部負責組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認證文件，并負責制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規程、檢驗作業(yè)指導書(shū)等文件。
3.4.6 設計部負責制定公司公司技術(shù)管理規范、產(chǎn)品技術(shù)標準、產(chǎn)品設計開(kāi)發(fā)輸出文件（設計圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗標準、規范測試）等文件。
3.4.7 工廠(chǎng)負責制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規程、生產(chǎn)作業(yè)指導書(shū)等文件（由打樣工廠(chǎng)負責）。
3.4.8 公司及各部門(mén)文件制定由部門(mén)負責人或指定人員編制，公司副總或部門(mén)負責人審核，總經(jīng)理批準。
3.4.9 公司及各部門(mén)文件分發(fā)布前，應向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。
3.5 質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。
4、定義
4.1 文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執行效力和規范體式的文書(shū)，是公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據和工具。
4.2 受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版本的文件，
4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4 外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件。(法律、法規、標準、行業(yè)規范、客戶(hù)要求等）
5、工作程序
5.1 文件的分類(lèi)
5.1.1 文件屬性分類(lèi)
�。�1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過(guò)程中形成的文件。
�。�2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
�。�3）管理性文件：公司管理規章制度、工作流程、規范/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設計開(kāi)發(fā)流程等。
�。�4） 技術(shù)性文件：產(chǎn)品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。
�。�5） 外來(lái)文件：國家有關(guān)法律、法規、國家/行業(yè)標準、供應商/客戶(hù)提供文件、設備文檔等。
5.1.2 文件階層分類(lèi)
�。�1) 一階文件：公司章程、公司經(jīng)營(yíng)規劃/計劃、質(zhì)量手冊。
�。�2) 二階文件：公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開(kāi)展所有過(guò)程控制的程序文件。
�。�3) 三階文件：管理制度、規范/規定、設計文件、技術(shù)規程、作業(yè)指導書(shū)、外來(lái)文件等。
�。�4) 四階文件：各記錄表單、報表等。
公司法律文件管理制度7
1.技術(shù)文件分為“受控”個(gè)“非受控”文件兩大類(lèi)�！笆芸亍蔽募概c質(zhì)量管理體系運行的有關(guān)文件。
2.文件的更改須填寫(xiě)《文件更改申請單》由負責人簽字后方可更改并標識，文件更改幅度較大時(shí)，予以換版。換版文件下發(fā)后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。
3.文件領(lǐng)用者，因文件丟失或者損壞需要領(lǐng)用新文件時(shí)，到行政部填寫(xiě)《文件處理單》，經(jīng)常務(wù)副總審核、批準后方可領(lǐng)用。
4.文件管理者、文件持有者要派專(zhuān)人管理文件，并保持文字清晰，外來(lái)借閱者需填寫(xiě)《文件借閱登記表》，經(jīng)常務(wù)總經(jīng)理批準后方可借閱。
5.作廢文件銷(xiāo)毀時(shí)，由該部門(mén)填寫(xiě)《文件處理單》，由總經(jīng)理審核、批準后統一銷(xiāo)毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。
6.質(zhì)量記錄的格式和內容由使用部門(mén)設計，行政管理部門(mén)審查批準，統一編號控制。質(zhì)量記錄表需要更改時(shí)，仍由原審批部門(mén)審批。
7.質(zhì)量記錄填寫(xiě)：要求個(gè)部門(mén)質(zhì)量記錄填寫(xiě)人員在填寫(xiě)時(shí)要及時(shí)、完整、自己清楚、數據準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫(xiě)。質(zhì)量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時(shí)，在改動(dòng)處劃改并簽名。
8.質(zhì)量記錄的借閱：外來(lái)人員借閱質(zhì)量記錄經(jīng)常務(wù)副總批準后辦理借閱手續借閱，公司人員經(jīng)行政部部長(cháng)批準后，辦理借閱手續。
9.質(zhì)量記錄的管理和保存：質(zhì)量記錄由本部門(mén)制定專(zhuān)人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的要求實(shí)施。
10.各類(lèi)質(zhì)量記錄由各部門(mén)指定專(zhuān)人手機、整理分類(lèi)并裝訂，行政部負責歸檔并規定期限保存。
11.質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀：對于超過(guò)保存期的質(zhì)量記錄，由行政部和使用部門(mén)負責簽字，包常務(wù)副總審核批準后，進(jìn)行銷(xiāo)毀并填寫(xiě)《質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統一保存。
12.行政部對質(zhì)量記錄的填寫(xiě)和使用情況進(jìn)行檢查。并留有記錄，填寫(xiě)《監督檢查記錄》，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行糾正。
公司法律文件管理制度8
第一章總則
第一條為加強公司法律風(fēng)險防范與控制，維護公司及其股東合法權益，促進(jìn)公司依法經(jīng)營(yíng)與管理，把公司的各項經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)納入法制化管理軌道，規范公司法律顧問(wèn)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)法律顧問(wèn)）工作，根據國家有關(guān)法律法規的規定，結合公司實(shí)際情況，制定本規定。第二條法律工作任務(wù)是建立和健全公司法律風(fēng)險防范體系與機制，促進(jìn)依法經(jīng)營(yíng)管理，依法維護股東和公司合法權益，確保公司經(jīng)濟建設健康、安全和可持續發(fā)展。
第三條法律工作應當遵循以下原則：
�。ㄒ唬┮罁䥽曳煞ㄒ幒陀嘘P(guān)規定，開(kāi)展工作；
�。ǘ┮婪ňS護公司和公司股東合法權益；
�。ㄈ┮允虑胺婪斗娠L(fēng)險和事中法律控制為主、事后法律補救為輔。
第四條公司應當擁有常年法律顧問(wèn)，法律顧問(wèn)包括法律事務(wù)顧問(wèn)和外聘法律顧問(wèn)，二者應緊密配合，以確保公司法律事務(wù)工作的順利開(kāi)展。
第五條法律顧問(wèn)履行職責享有下列權利：
�。ㄒ唬└鶕ぷ餍枰殚喒居嘘P(guān)文件、資料，詢(xún)問(wèn)有關(guān)人員；
�。ǘ⿲p害公司合法權益、損害出資人合法權益和違反法律法規的行為，提出意見(jiàn)和建議；
�。ㄈ┓�、法規、規章和公司授予的其他權利。
第六條法律顧問(wèn)應當履行下列義務(wù)：
�。ㄒ唬┳袷貒曳煞ㄒ幒陀嘘P(guān)規定以及企業(yè)規章制度，恪守職業(yè)道德和執業(yè)紀律；
�。ǘ┮婪男蟹深檰�(wèn)職責；
�。ㄈ⿲λ岢龅姆梢庖�(jiàn)、起草的法律文書(shū)以及辦理的其他法律事務(wù)的合法性負責；
�。ㄋ模┍Ｊ貒颐孛芎凸旧虡I(yè)秘密；
�。ㄎ澹┓�、法規、規章和公司規定的應當履行的其他義務(wù)。
第七條公司內設法律事務(wù)顧問(wèn)，由公司職員擔任。法律事務(wù)顧問(wèn)負責承擔公司法律事務(wù)，向公司分管領(lǐng)導負責和報告工作。法律事務(wù)顧問(wèn)應對公司在經(jīng)營(yíng)、管理及其決策中的法律風(fēng)險及時(shí)提出法律意見(jiàn)與建議。
第八條法律事務(wù)顧問(wèn)的職責是：
�。ㄒ唬┱_執行國家法律、法規，對公司重大經(jīng)營(yíng)決策提出法律意見(jiàn)；
�。ǘ┢鸩莼蛘邊⑴c起草、審核公司重要規章制度；
�。ㄈ⿲徍斯竞贤�，參加重大合同的談判和起草工作；
�。ㄋ模﹨⑴c公司的分立、合并、破產(chǎn)、解散、投融資、擔保、租賃、產(chǎn)權轉讓、招投標及改制、重組等重大經(jīng)濟活動(dòng)，處理有關(guān)法律事務(wù)；
�。ㄎ澹﹨f(xié)助辦理企業(yè)工商登記以及商標、專(zhuān)利、知識產(chǎn)權保護、公證、鑒證等有關(guān)法律事務(wù)；
�。┡浜瞎居嘘P(guān)部門(mén)對職工進(jìn)行法制宣傳教育；
�。ㄆ撸┨峁┡c公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的法律咨詢(xún)；
�。ò耍┦芄痉ǘù砣说奈�，參加公司的訴訟、仲裁、行政復議和聽(tīng)證等活動(dòng)；
�。ň牛┺k理公司交辦的其他法律事務(wù)。
第九條下列規章、合同、協(xié)議、洽談紀要和意向書(shū)，應當經(jīng)法律事務(wù)顧問(wèn)審核：
�。ㄒ唬┕镜囊幷�，包括具有規范性的決議、決定、通知或指導意見(jiàn)；
�。ǘ┓至�、合并、改制重組協(xié)議；
�。ㄈ┰O立、變更、終止（解除）勞動(dòng)關(guān)系的通知、協(xié)議，經(jīng)濟補償協(xié)議；
�。ㄋ模┲匾顿Y協(xié)議、合作合同和其他經(jīng)濟合同；
�。ㄎ澹┕菊J為應當法律審核的其他法律文書(shū)。
第十條公司應當聘請專(zhuān)業(yè)律師事務(wù)所作為外聘法律顧問(wèn)，公司在作出下列事項決定前，應當由外聘法律顧問(wèn)提出法律意見(jiàn)書(shū)：
�。ㄒ唬┕镜幕局贫�；
�。ǘ┕镜姆至�、合并、破產(chǎn)、解散、投融資、擔保、租賃、產(chǎn)權轉讓、招投標及改制、重組等；
�。ㄈ┕局匾顿Y項目、合作及信托、委托貸款等；
�。ㄋ模┕菊J為的其他事項。
第十一條公司并購、對外擔保、對外投資等事項，應由法律事務(wù)顧問(wèn)和外聘法律顧問(wèn)共同組織對目標企業(yè)展開(kāi)法律盡職調查，進(jìn)行風(fēng)險分析和評估。
第十二條法律工作經(jīng)費由公司撥付，進(jìn)入公司預算管理。涉及公司或職能部門(mén)的事務(wù)，其費用在法律顧問(wèn)經(jīng)費中開(kāi)支；涉及直屬單位的事務(wù)，其費用由該直屬單位開(kāi)支。
第二章合同管理
第十三條本規定所稱(chēng)合同指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。
公司與平等主體簽署的協(xié)議及合同性文件均按照本規定進(jìn)行管理。
第十四條公司與其他平等主體間設立、變更、終止民事權利義務(wù)關(guān)系應當采取書(shū)面形式的，不得以口頭合同形式或事后補簽合同。
第十五條公司可以推行格式合同。格式合同文本經(jīng)法律事務(wù)顧問(wèn)審核，凡使用公司制訂的格式合同的可以不再經(jīng)法律審核程序，但是需要改變格式合同文本內容的除外。
由締約相對方提供格式合同文本的，需在法律事務(wù)顧問(wèn)或外聘法律顧問(wèn)的指導下簽署。
第十六條經(jīng)簽署的合同正式文本需保留一式兩份以上，承辦部門(mén)或人員應當將合同原件分別提交公司行政辦公室和財務(wù)部備案，其他需要的部門(mén)可以留存復印件；以傳真形式簽訂的合同，原件存行政辦公室，復印件存法律事務(wù)顧問(wèn)和財務(wù)部。財務(wù)部憑備案合同辦理結算業(yè)務(wù)。
第十七條涉及商業(yè)秘密的保護措施，專(zhuān)利、注冊商標申請文件，知識產(chǎn)權貿易等事項的合同及相關(guān)文件應當經(jīng)法律事務(wù)顧問(wèn)審核，必要時(shí)可要求外聘法律顧問(wèn)審核并出具合同審查意見(jiàn)書(shū)。
第十八條為避免合同執行過(guò)程中出現的法律風(fēng)險，法律事務(wù)顧問(wèn)應當實(shí)行事中控制制度，即對合同（項目）的執行（履行）過(guò)程實(shí)施的法律監督與審查，避免因情況的變化而產(chǎn)生新的法律風(fēng)險。
第十九條下列合同（項目）的執行過(guò)程應當實(shí)施事中法律風(fēng)險控制：
�。ㄒ唬┓至�、合并、投資、擔保、重要資產(chǎn)租賃、產(chǎn)權轉讓、招投標及改制、重組等重大經(jīng)濟活動(dòng)；
�。ǘ┲卮笸顿Y、合作、信托及金融項目；
�。ㄈ┕菊J為應當事中控制的其他合同（項目）。
第二十條合同（項目）的承辦部門(mén)和人員應當將合同（項目）執行過(guò)程中的變化情況，及時(shí)反饋法律事務(wù)顧問(wèn)；法律顧問(wèn)也應當跟蹤、詢(xún)問(wèn)執行情況，遇有變化足以形成新的風(fēng)險的，應當及時(shí)采取相應措施；必要情況下，經(jīng)公司領(lǐng)導同意，可以要求外聘法律顧問(wèn)對專(zhuān)項問(wèn)題出具法律意見(jiàn)書(shū)。
第二十一條變更、解除或終止合同（項目）的協(xié)議，或主張事實(shí)與權利、承認事實(shí)與義務(wù)的文件應當經(jīng)法律事務(wù)顧問(wèn)或外聘法律顧問(wèn)審核。
第三章企業(yè)內部咨詢(xún)制度
第二十二條為協(xié)調公司各部門(mén)的法律事務(wù)，為公司經(jīng)營(yíng)管理提供法律保障，公司實(shí)行內部咨詢(xún)制度；公司的內部咨詢(xún)工作由法律事務(wù)顧問(wèn)負責。
第二十三條法律事務(wù)顧問(wèn)可以采取書(shū)面或口頭方式回復各部門(mén)提出的咨詢(xún)；但對各部門(mén)以書(shū)面形式作出的且要求書(shū)面答復的咨詢(xún)，法律事務(wù)顧問(wèn)必須以書(shū)面形式作出回復。
第二十四條法律事務(wù)顧問(wèn)應當在合理的期限內對各部門(mén)提出的咨詢(xún)作出回復，一般不得超過(guò)七個(gè)工作日；特殊情況下，對必須書(shū)面回復的咨詢(xún)可以先行口頭答復，并在事后出具書(shū)面回復意見(jiàn)。
第二十五條各部門(mén)的書(shū)面咨詢(xún)及法律事務(wù)顧問(wèn)的書(shū)面回復均應當一式兩份，法律事務(wù)顧問(wèn)及各部門(mén)各留存一份。
第四章訴訟與仲裁管理
第二十六條涉及公司的下列案件由外聘法律顧問(wèn)負責承辦，由法律事務(wù)顧問(wèn)負責協(xié)助和管理：
�。ㄒ唬┟袷掳讣�；
�。ǘ┬姓䦶妥h與訴訟案件；
�。ㄈ﹦趧�(dòng)爭議仲裁案件；
�。ㄋ模┥虡I(yè)仲裁案件。
第二十七條公司有關(guān)部門(mén)或人員接到訴訟、仲裁的法律文件，或者行政處罰決定書(shū)，應當及時(shí)報送法律事務(wù)顧問(wèn)處理。
第二十八條遇有糾紛或其他事項需要起訴、申請仲裁的，當事部門(mén)應當向法律顧問(wèn)提交下列材料，并經(jīng)部門(mén)負責人和公司分管負責人簽署意見(jiàn)：
�。ㄒ唬┘m紛或其他事項的基本情況；
�。ǘ┯嘘P(guān)證據材料；
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