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舉辦會(huì )議需明確的十五個(gè)要素
對于舉辦一個(gè)具有相當規模會(huì )議的組織者來(lái)說(shuō)，如何讓眾多的會(huì )議參與者在每一個(gè)環(huán)節諸如簽到、開(kāi)會(huì )、餐飲、娛樂(lè )、學(xué)習、交流等項目中得到他們想得到的東西，同時(shí)又能關(guān)注到與會(huì )者一些意想不到的情況，比如突發(fā)的疾病、家庭危機或其他個(gè)人麻煩等。此外，還要解決隨時(shí)都有可能發(fā)生的諸如發(fā)言人沒(méi)有及時(shí)到場(chǎng)、惡劣的天氣或音響設備失誤等突發(fā)事件呢？作為一個(gè)專(zhuān)業(yè)的會(huì )議管理公司，我們提出以下一些建議供您參考。
一、確立明確的目標
對任何一個(gè)商業(yè)公司而言，要想讓會(huì )議開(kāi)得有價(jià)值，必須要有一個(gè)明確的目的。通過(guò)會(huì )議獲取所需，提供給與會(huì )者相應的價(jià)值，并且能回報投資。
二、完善信息的采集與分析
信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶(hù)的需求（細節請看流程中附錄-客戶(hù)需求分析單）、了解會(huì )議的出席者、了解媒體、了解預算、分析自己的不足等。
三、追求不斷的創(chuàng )新
每一次會(huì )議都是對創(chuàng )新能力的挑戰，無(wú)論在內容或形式上，不斷的創(chuàng )新能使每一次會(huì )議都充滿(mǎn)激情與樂(lè )趣。
四、制定周密的計劃
無(wú)論是甘特圖還是進(jìn)度表，一個(gè)周密的計劃必須包括會(huì )議里所有的細節，另外，保證定期的追蹤可以避免一個(gè)周密的計劃成為項目經(jīng)理墻壁上的裝飾。
五、實(shí)施嚴格的現場(chǎng)管理
在進(jìn)行現場(chǎng)管理時(shí)，一定要嚴格地對照計劃表上的事項進(jìn)行操作，任何疏漏都會(huì )導致會(huì )議的失敗。此外，現場(chǎng)負責人需要有隨機應變的能力（參見(jiàn)14條）
六、結束與細致的總結
成功的會(huì )議需要有創(chuàng )造性的規劃；積極的談判和交流的技巧；規范的操作和財務(wù)管理；優(yōu)秀的包裝和系統的反饋。在會(huì )議結束后總結一下你提供了多少價(jià)值？什么是你公司的投資收益？與會(huì )者明年還會(huì )參加你的會(huì )議嗎？將這些答案匯總起來(lái)，應用于下一次的會(huì )議計劃。
七、爭取優(yōu)秀，而不是完美
無(wú)論會(huì )議大小與否，再好的會(huì )議計劃都不可能達到完美，最重要的事情是建議、設計和修正。
八、了解會(huì )議涉及的行業(yè)
為了提供成功的會(huì )議管理，組織者必須了解會(huì )議所涉及的行業(yè)，專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)和行業(yè)整體趨勢等方面的內容。
九、不要為了省小錢(qián)而在大事情上糊涂
保證合作的供應商提供高品質(zhì)的服務(wù)，千萬(wàn)不要為了省點(diǎn)小錢(qián)而犧牲了會(huì )議的品質(zhì)，到最后損失最大的還是你自己。
十、記住、顧客永遠是第一
你的聽(tīng)眾是你的顧客，他們會(huì )付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價(jià)值，他們必須要體會(huì )到此次會(huì )議的重要性。如果你覺(jué)得有什么事比顧客更重要，請記�。侯櫩陀肋h是第一重要的！
十一、合理控制預算
要學(xué)會(huì )分析并合理地使用預算。額外花費的錢(qián)應該首先使與會(huì )者收益。
十二、最大限度地使用技術(shù)
技術(shù)能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術(shù)，使得顧客和工作人員都能很輕松地運用技術(shù)，但是，必須記住不可用技術(shù)代替人與人之間的交流。（技術(shù)的運用參看“多媒體會(huì )議包裝”）
十三、清晰而明確的溝通
清晰而明確的交流是整個(gè)項目成功的關(guān)鍵。想象你是一個(gè)與會(huì )者，不了解內部的計劃、程序或是后備工作，如何在最短的時(shí)間內了解這一切呢？
十四、成熟的危機管理
針對不可預見(jiàn)的問(wèn)題與可能的場(chǎng)景危機，必須準備好解決方案，將最壞的結果羅列出來(lái)，然后逐一提出解決方案。
十五、提供足夠的價(jià)值
為了滿(mǎn)足與會(huì )者的需求，一個(gè)會(huì )議項目應該能提供給聽(tīng)眾有用的價(jià)值，無(wú)論是教育還是培訓抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會(huì )或經(jīng)銷(xiāo)商會(huì )議---內容是關(guān)鍵，充實(shí)的內容將使價(jià)值在會(huì )議中得以體現。
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