采購人員怎樣有效進(jìn)行采購談判

　　1.是吸取以往的教訓，對剛完成的談判進(jìn)行小結，哪里成功，哪里不對，哪里要改，對方如何，這對以后都有幫助。

　　2.小組會(huì )議，它可用以解決談判小組內的分歧，對戰略戰術(shù)修訂。如是一人的談判，你可安排讓人叫你接聽(tīng)電話(huà)，或告訴對方時(shí)間有限，晚點(diǎn)再答復。

　　這里要指出的是與對方以往的接觸以及將來(lái)的合作前景都是重要的考慮因素。另外，如果沒(méi)有充分地準備，即使口齒伶俐、能說(shuō)會(huì )道也只能收效甚微。下面列出談判準備的八個(gè)步驟。

　　1.分析對方的方案。評估價(jià)格、運送、規格、付款和任何與你的要求有出入的地方。記住對方的方案往往是對他們有利的。

　　2.確立自己的目標。具體定下你的價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、運送、規格、支付等要求并寫(xiě)在紙上，而不是跟對方說(shuō)“你盡量……”。

　　3.定下方案。對每個(gè)問(wèn)題要定出最佳方案、目標方案、以及最壞的方案，這可幫你制定相應策略。

　　4.分析對方的地位。你同樣可估計一下對方可能的地位，這易于預測其談判策略。至此你可以大致感覺(jué)出談判的尺度范5。

　　5.確定和組織問(wèn)題�，F在可以組織問(wèn)題，并列出雙方在各個(gè)問(wèn)題上的相同和不同之處。要記住每個(gè)爭論點(diǎn)都要有可靠的資料加以支持。

　　6.計劃你的戰略和戰術(shù)。三個(gè)實(shí)用戰略是：

　　(1)避談本方立場(chǎng)，先是試探對方觀(guān)點(diǎn)。這往往用于對方很想達成協(xié)議，而自己又缺乏足夠信息。

　　(2)直接講出你的最理想方案。這通常用于你已了解對方的方案。

　　(3)講出你的最理想方案，緊接著(zhù)講出你的目標方案。這往往用于當你處在弱勢但又有能力說(shuō)服對方的時(shí)候。戰術(shù)的合理利用能使計劃成功實(shí)施。這些戰術(shù)包括：

　　1)將問(wèn)題安重要性排序

　　2)聰敏的提問(wèn)以得到盡量多的信息，而不是“是”或“不是”的回答

　　3)有效地聽(tīng)

　　4)保持主動(dòng)

　　5)利用可靠的資料

　　6)利用沉默，這可使對方感到緊張而進(jìn)行進(jìn)一步的討論

　　7)避免情緒化，這會(huì )使談判對人而不是對事

　　8)利用談判的間隙從新思考，避免給對方牽制

　　8)不要擔心說(shuō)“不”

　　9)清楚最后期限

　　10)注意體態(tài)語(yǔ)言

　　11)思路開(kāi)闊，不要被預想的計劃束縛創(chuàng )造性

　　12)把談判內容記錄下來(lái)以便轉成最終合同。

　　7.選擇談判團隊。選出隊長(cháng)，其他成員必須明確自己的任務(wù)并支持隊長(cháng)。

　　8.定出談判的議程。哪些問(wèn)題要討論、誰(shuí)來(lái)討論以及會(huì )議的流程都要預先確定。記住把主場(chǎng)設在自己一方總是有利的。而且要確定談判對手有否決定權，必要時(shí)可以直接問(wèn)對方的權限。

　　以上的討論對談判專(zhuān)家是一個(gè)回顧，對新手是個(gè)起點(diǎn)。上述技能的應用要根據個(gè)人風(fēng)格和具體情況而定。無(wú)論是正式或非正式的談判，本文提供的內容都能幫你提高談判的效力。

　　“詢(xún)價(jià)(RequestforQuotation)”是采購人員在作業(yè)流程上的一個(gè)必要階段。在接到請購單、了解目前庫存狀況及采購預算后，通常最直接的反映就是馬上聯(lián)絡(luò )供應商。如果這是常態(tài)性的采購，需求的形態(tài)又是屬于標準零件，對于供應商來(lái)說(shuō)比較不會(huì )有問(wèn)題。但是在新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)時(shí)，對于那些不屬于標準品的部分，詢(xún)價(jià)的時(shí)候就必須要特別注意是否有提供供應商足夠的資料，來(lái)方便其報價(jià)作業(yè)。為了避免日后造成采購與供應商各說(shuō)各話(huà)，以及在品質(zhì)認知上的差異，對于詢(xún)價(jià)時(shí)所應提供資料的準備上就不能馬虎。因為完整及正確的詢(xún)價(jià)文件可幫助供應商在最短的時(shí)間提出正確、有效的報價(jià)。一個(gè)完整的詢(xún)價(jià)文件至少應該考慮包括下列幾個(gè)主要的部分。

　　詢(xún)價(jià)項目的“品名”與“料號”

　　首先，詢(xún)價(jià)項目的“品名”以及“料號”是在詢(xún)價(jià)單上所應比備的最基本資料。供應商必須知道如何來(lái)稱(chēng)呼所報價(jià)的產(chǎn)品，這即是所謂的"品名"以及其所代表的“料號”，這也是買(mǎi)賣(mài)雙方在日后進(jìn)行后續追蹤時(shí)的一個(gè)快速查辦以及檢索的依據。料號因為在每一客戶(hù)中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動(dòng)輒多達十多個(gè)位數，其中更包括有數字及英文字母在內。料號中一個(gè)位數的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個(gè)產(chǎn)品的料號。品名的書(shū)寫(xiě)應盡量能從其字面上可以看出產(chǎn)品的特性與種類(lèi)為佳。

　　詢(xún)價(jià)項目的“數量”

　　通常供應商在報價(jià)時(shí)都需要知道買(mǎi)方的需求量，這是因為采購量的多寡會(huì )影響到價(jià)格的計算。數量資訊的提供通常包括有“年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”;“不同等級的需求數量”，如數量為500K，1M，3M等等;每一次下單的大約“訂購數量”;或產(chǎn)品“生命周期的總需求量”。除了讓供應商了解需求量及采購的形態(tài)外，也可同時(shí)讓供應商分析其自身產(chǎn)能是否能應付買(mǎi)方的需求。

　　在詢(xún)價(jià)時(shí)買(mǎi)方通常都有一個(gè)通病，那就是怕量少而無(wú)法得到好價(jià)格，便把需求量或采購量膨脹。此時(shí)，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產(chǎn)的價(jià)格，如果在真正進(jìn)行采購后，無(wú)法達到報價(jià)的預期數量時(shí)，供應商不是提高價(jià)格，便是在其他方面減少對客戶(hù)的服務(wù)，或停止供應，到頭來(lái)得不償失的還是自己。因此，對需求量的資訊應很實(shí)在的與供應商溝通，同時(shí)采購也可拿出市場(chǎng)預測來(lái)說(shuō)服供應商，如此才能達到長(cháng)期配合、持續供貨的目的。

　　詢(xún)價(jià)項目的“規格書(shū)”

　　規格書(shū)是一個(gè)描述采購產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應包括最“新版本”的工程圖面、測試規格、材料規格、樣品、色板等有助于供應商報價(jià)的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價(jià)也應一并在詢(xún)價(jià)時(shí)注明。如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語(yǔ)文如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語(yǔ)言英文的譯名，以雙語(yǔ)(Bilingual)形式呈現以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應商詢(xún)問(wèn)其接受的程度，在提供時(shí)應注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應商轉換圖檔。不過(guò)，在利用電子郵件傳遞檔案的同時(shí)，最好也同時(shí)提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時(shí)所可能發(fā)生的資料誤失。

　　詢(xún)價(jià)項目的“品質(zhì)”要求

　　表達詢(xún)價(jià)項目品質(zhì)規范要求的方式有許多種，通�？梢允褂靡韵聨追N方式呈現。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)要求，應該依照產(chǎn)品或服務(wù)的不同特性，綜合使用數種方式來(lái)進(jìn)行�！　　　�1.品牌(BrandorTradeNames)：一般而言，使用品牌的產(chǎn)品對采購而言是最輕松容易的，不僅能節省采購時(shí)間、降低采購花費，也同時(shí)能降低品質(zhì)檢驗的手續，因為只需確認產(chǎn)品的標示即可。不過(guò)，具有品牌的產(chǎn)品其價(jià)格通常也比較高，購買(mǎi)數量不多時(shí)使用品牌方式采購反而比較有利。

　　2.或同級品(“OrEqual”)：其意義指的是具有能達到相同功能的產(chǎn)品，決定是否允許使用可替代的同級品報價(jià)也應在詢(xún)價(jià)時(shí)注明，同級品的確認使用必須要得到使用單位的接受。

　　3.商業(yè)標準(CommercialStandard)：商業(yè)標準對于產(chǎn)品的尺寸、材料、化學(xué)成分、制造工法等等，都有一個(gè)共通的完整描述。對于一般標準零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業(yè)標準可以免除對品質(zhì)上的誤解。

　　4.材料與制造方法規格(MaterialorMethod-of-ManufactureSpecification)：當對材料或制造方法有特定的要求時(shí)，必須注明其適用的標準。如果要求注明為DIN歐規時(shí)，其相對應的CNS或JIS規格也最好能予以注明。

　　5.性能或功能PerformanceorFunctionSpecification)：此類(lèi)型規格較常用于采購高科技產(chǎn)品以及供應商先期參與(EarlySupplierInvolvement，ESI)的情況中。供應商只被告知產(chǎn)品所需要達到的性能或功能，至于如何去制作方能達到要求的細節部分，則留給供應商來(lái)解決。

　　6.工程圖面(EngineeringDrawing)：工程圖面是最能用來(lái)描述所需要產(chǎn)品品質(zhì)，其內容除了必須要清晰外，對尺寸公差的精確性也不能忽略。

　　7.市場(chǎng)等級(MarketGrade)：通常用于商品如木材、農產(chǎn)品、煙草、食品等方面的品質(zhì)要求，由于市場(chǎng)等級的劃分界線(xiàn)無(wú)法很明確的被一般人所辯識，采購人員通常會(huì )被要求具有如何鑒定所購產(chǎn)品是屬于何種時(shí)常等級的能力。

　　8.樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對供應商了解買(mǎi)方的需求有很大的幫助，尤其是對顏色、印刷、與市場(chǎng)等級的要求上使用的比較普遍。

　　9.工作說(shuō)明書(shū)(StatementOfWork，SOW)：主要使用于采購服務(wù)項目類(lèi)如中央保全、大樓清掃、廢棄物處理、工程發(fā)包等，一份完整的工作說(shuō)明書(shū)除了應該簡(jiǎn)單明了外，對于所應達到的工作品質(zhì)也應盡量以量化的方式來(lái)規范其績(jì)效的評估。工作說(shuō)明書(shū)的內容必須能保障買(mǎi)方能獲得滿(mǎn)意的服務(wù)，也同時(shí)要能保留足夠的彈性，讓供應商來(lái)發(fā)揮創(chuàng )造工作上的附加價(jià)值。

　　詢(xún)價(jià)項目的“交期”要求

　　交期的要求包括買(mǎi)方對采購產(chǎn)品需要的時(shí)間，以及賣(mài)方需要多少時(shí)間來(lái)準備樣品、第一批小量生產(chǎn)，及正常時(shí)間下單生產(chǎn)所需要的時(shí)間。供應商雖然可依買(mǎi)方的要求來(lái)配合，不過(guò)交期的長(cháng)短關(guān)系著(zhù)采購產(chǎn)品的價(jià)格，買(mǎi)方應視實(shí)際需要來(lái)提出要求，而非一味的追求及時(shí)供貨(JustinTime，JIT)。

　　詢(xún)價(jià)項目的“包裝”要求

　　包裝方式在供應商估算價(jià)格時(shí)占有很大的一個(gè)比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶(hù)訂制品外，供應商對于包裝都有其使用的標準紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。運送地點(diǎn)的國家、城市、地址及聯(lián)絡(luò )電話(huà)與傳真都必須要清楚的告訴供應商。國內買(mǎi)賣(mài)的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際采購中的運送地點(diǎn)與交貨方式則決定了價(jià)格的計算。如果要求賣(mài)方來(lái)以CIF報價(jià)，無(wú)論海運或空運，運輸費與保險費當然由賣(mài)方來(lái)負擔。隨運送距離的遠近會(huì )有不同的計費方式，除非買(mǎi)方指定空運，供應商通常以海運為基礎報價(jià)，因為海運是最經(jīng)濟的一種交貨方式。

　　詢(xún)價(jià)項目的“售后服務(wù)”與“保證期限”要求

　　在采購一些機器設備如沖床、塑膠射出機、測試儀器、半導體封裝設備等時(shí)，供應商一般都會(huì )提供基本的售后服務(wù)與保證期限。如果此時(shí)有特殊的要求，例如要求延長(cháng)保證期限，或改變售后服務(wù)的內容等等，因其牽涉到采購“總持有成本(TotalCostofOwnership，TCO)”。談判應以成本而不是價(jià)格為中心成本為基礎的談判能產(chǎn)生上好的協(xié)議。談判前的準備是勝利的關(guān)鍵。

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