車(chē)間生產(chǎn)管理探究

　　一、電算化會(huì )計檔案的特點(diǎn)：

　�。ㄒ唬�、內涵廣泛。

　　其內容不僅包括傳統概念上的會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表等會(huì )計檔案，還包括會(huì )計電算化過(guò)程中形成的紙質(zhì)文件、電子文件和系統軟件。電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，增加了管理的難度。

　�。ǘ�）、保存時(shí)間較短，對存儲環(huán)境要求較高。

　　電子文件的載體是磁性物質(zhì)和光盤(pán)，與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命較短，一般為5-10年，而紙質(zhì)的則能達到上百年甚至千年。其影響條件主要包括以下幾點(diǎn)：

　　1、溫濕度的影響。實(shí)驗證明：保存紙質(zhì)檔案的標準溫度為14℃-24℃，相對濕度為45％-60％。而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對濕度為40％±5％�？梢�(jiàn)電子文件對其溫濕度要求更為嚴格。

　　2、光和空氣的影響。光向外輻射時(shí)會(huì )產(chǎn)生熱量，紫外線(xiàn)長(cháng)期照射可使磁性消退，造成信息難以讀取，空氣中的有害氣體（如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣）在一定環(huán)境下會(huì )產(chǎn)生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。而這兩點(diǎn)對紙質(zhì)的載體影響相對要小的多。

　　3、灰塵的影響�；覊m會(huì )給電子文件和紙質(zhì)文件保存載體帶來(lái)機械損傷，灰塵帶來(lái)的霉菌等有害生物會(huì )損傷和破壞這兩種載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑，也可以通過(guò)修復手段在很大程度上恢復其所記錄的信息，而灰塵一旦對電子載體造成危害，載體所記錄的信息可能會(huì )局部丟失，電子文件失去保存價(jià)值。

　　4、磁場(chǎng)和機械振動(dòng)的影響。此項對紙質(zhì)檔案無(wú)任何影響，而對電子文件載體會(huì )造成磁粉脫落、磁性消退或消失，是記錄信號丟失，記錄信息破壞，縮短電子檔案載體壽命。

　�。ㄈ�）、電算化會(huì )計檔案便于管理、分析，迅速的獲得所需結果。如通過(guò)計算機操作和網(wǎng)絡(luò )交流，不僅滿(mǎn)足日常條件查詢(xún)、統計分析、制作會(huì )計報表、開(kāi)展數據交換的需要，達到檔案信息資源共享，無(wú)紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，避免了紙質(zhì)檔案由于頻繁翻閱帶來(lái)的磨損，還有利于專(zhuān)業(yè)管理，便于檔案資源的統一整合，極大的提高了工作效率和工作質(zhì)量。

　�。ㄋ模�、電算化會(huì )計檔案較傳統會(huì )計檔案易于修改，且不留痕跡，其原始性、真實(shí)性易于破壞。電子文件檔案在計算機系統中一經(jīng)被改動(dòng)，如未作備份，原來(lái)檔案就被覆蓋，內容很難被識別，；另外病毒、等日益猖獗的網(wǎng)絡(luò )環(huán)境，也使電子文件信息檔案的安全受到嚴重危害。而紙質(zhì)文件的原始性、真實(shí)性可以通過(guò)字體、字跡、圖像、印章、紙張等內容來(lái)確認。

　�。ㄎ澹�、對軟、硬件要求較高。傳統的會(huì )計檔案具有直觀(guān)可視性，而存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì )計檔案必須在特定的計算機軟硬件環(huán)境中才可以使用。會(huì )計檔案與財務(wù)軟件的版本越來(lái)越高，需要不斷的更新，更需要與之相配的硬件來(lái)兼容。

　　二、目前電算化會(huì )計檔案存在的問(wèn)題：

　　電算化會(huì )計實(shí)施時(shí)間不長(cháng)，缺乏管理會(huì )計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒(méi)有將存儲在計算機中的會(huì )計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會(huì )計檔案的完整性。會(huì )計電算化所需要的軟硬件設備不能完全到位，使得會(huì )計檔案的載體質(zhì)量難以達到相關(guān)規定的要求。目前許多單位因為沒(méi)有將會(huì )計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會(huì )計數據不能被調用。

　　會(huì )計檔案管理制度不完善：由于沒(méi)有完善的、針對電子文件的制度規范，電算化會(huì )計檔案的歸檔工作處于無(wú)序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，將原來(lái)用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來(lái)的賬簿、報表。缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡(luò )安全人才：電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專(zhuān)業(yè)的問(wèn)題，但目前一般單位都僅僅對以前的會(huì )計人員進(jìn)行一定的培訓，然后就去操作系統，所以會(huì )計人員僅學(xué)會(huì )了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。

　　三、如何做好電算化會(huì )計工作

　　1、加大軟硬件設備設施的投入。選擇功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)需要的電算化會(huì )計軟件，強化系統的安全防護功能，定期維護，避免因安全問(wèn)題導致會(huì )計檔案泄密或被人惡意 修改。完善硬件設施建設，提供環(huán)境清潔與溫濕度穩定適宜的專(zhuān)用會(huì )計檔案存放倉庫。

　　2、完善電算化會(huì )計檔案管理的各項制度。要按照《電子文件歸檔和管理規范》和《會(huì )計檔案管理辦法》，建立健全電算化會(huì )計檔案的保管制度、操作制度、保密制度和檔案人員崗位責任制，并依據各單位具體的會(huì )計電算化的實(shí)際情況來(lái)制定相應的檔案管理制度。

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