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物業(yè)公司財務(wù)部資金管理制度手冊
在我們平凡的日常里，制度起到的作用越來(lái)越大，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱(chēng)。那么制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編幫大家整理的物業(yè)公司財務(wù)部資金管理制度手冊，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。
為規范物業(yè)的資金運作及管理工作，結合物業(yè)業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，特制定本辦法。
第一章規定
第一條
所有人員必須根據合法、完整的原始憑證，按規定粘貼、填制報銷(xiāo)帳單據。
1、原始憑證的基本要求
1)原始憑證內容必須具備：憑證的名稱(chēng);填制憑證的日期;填制憑證單位名稱(chēng)或者填制人的姓名;經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章;接受憑證單位的名稱(chēng);經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的內容、數量、單位和金額。
2)從外單位取得的原始憑證，必須符合國家票證管理辦法，并蓋有填制單位的公章;從個(gè)人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導人或者其指定人員的簽名或蓋章。
3)凡填有大寫(xiě)或小寫(xiě)金額的原始憑證，大寫(xiě)與小寫(xiě)必須相符。購買(mǎi)實(shí)物的原始憑證，必須有入庫單或驗收證明;支付款項的原始憑證，必須有收款單位的收款證明。
4)一式幾聯(lián)的原始憑證，應注明各聯(lián)的用途，并且只能以一聯(lián)作為收款證明。一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據，必須用雙面復寫(xiě)紙(發(fā)票和收據本身具備復寫(xiě)紙功能的除外)套寫(xiě)。
5)經(jīng)有關(guān)部門(mén)批準的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，應當將批準的文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的，應當在憑證上注明批準部門(mén)、日期、批準人及“原件存檔”字樣;如果批準文件涉及兩項報帳內容，可將原件附其中一份報帳單據，另一份注明原件在“××報帳中”字樣。
2、原始憑證粘貼的具體規定：
1)在空白報銷(xiāo)單上將原始報帳憑證按小票在下，大票在上的要求，從右至左呈階梯狀依次粘貼;若票據較少，可直接在正式報銷(xiāo)單的反面粘貼(原始憑證的正面與報銷(xiāo)單的正面同向);若票據較多，可在多張空白報銷(xiāo)單上粘貼。
2)將已填寫(xiě)完畢的正式報銷(xiāo)單粘貼在已貼好的原始報銷(xiāo)憑證的空白報銷(xiāo)單上(將左面對齊粘貼)。
第二條
如果需報銷(xiāo)的原始單據遺失，除飛機票、火車(chē)票、船票、長(cháng)途汽車(chē)票，在理由充分的情況下，按票價(jià)的50%報銷(xiāo)外，其他票據遺失一律不予報銷(xiāo);特殊情況，必須報請物業(yè)財務(wù)部負責人批準;已由銀行付款，需進(jìn)行報帳核銷(xiāo)的原始單據遺失，須憑加蓋對方發(fā)票章(或財務(wù)章)的原始單據復印件和經(jīng)部門(mén)負責人簽字的專(zhuān)題說(shuō)明進(jìn)行核銷(xiāo)，同時(shí)對經(jīng)辦人予以100元的處罰。
第三條
對不真實(shí)、不合規定的原始憑證不予報帳;對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按規定更正、補充;原始憑證有錯誤的，應要求出具單位或填報人重開(kāi)或更正(金額只可改小，不可改大)，更正處加蓋單位印章或簽章。
第四條
嚴格執行報帳期限規定，及時(shí)進(jìn)行報帳。
1、差旅費借支必須在返回物業(yè)五天內報帳，其他現金借支十天內必須結清。
2、領(lǐng)用的轉帳支票，經(jīng)辦人員必須在十天內到財務(wù)部門(mén)辦理報帳手續;直接由物業(yè)匯往各往來(lái)單位的款項，記入經(jīng)辦人員往來(lái)帳，經(jīng)辦人員必須在付款后(或貨到，或工程完工后)一個(gè)月內到財務(wù)部門(mén)辦理報帳手續(合同上有規定的除外)。
3、凡未在規定期限內到財務(wù)部門(mén)結清財務(wù)手續的，按起點(diǎn)30元，每超期一天按兩元的標準遞增予以罰款。
4、費用單據超過(guò)二個(gè)月的，不予報帳。
第五條
嚴格執行物業(yè)的審批規定，所有開(kāi)支必須經(jīng)部門(mén)負責人同意，物業(yè)總經(jīng)理及財務(wù)部負責人審批后方可辦理。
第六條
各項費用開(kāi)支，以現金方式支付的，必須填寫(xiě)物業(yè)(或絲寶集團)費用報銷(xiāo)單;
第七條
已取得結算憑據的報帳業(yè)務(wù)，必須填寫(xiě)絲寶集團報銷(xiāo)單;未取得結算憑據的付款業(yè)務(wù)，應由經(jīng)辦人填寫(xiě)請款單，待貨到(或工程完工)后由經(jīng)辦人取得發(fā)票，辦理入庫驗收(或工程驗收)手續，填寫(xiě)報銷(xiāo)單辦理報帳手續。
第二章資金支付的審批規定及流程
第八條
報帳審批規定
1、各部門(mén)員工的日常費用，由部門(mén)負責人控制審核，報物業(yè)總經(jīng)理和物業(yè)管理公司財務(wù)經(jīng)理審批，;部門(mén)負責人的日常費用，直接由物業(yè)總經(jīng)理和物業(yè)管理公司財務(wù)經(jīng)理控制審批。
2、車(chē)輛保養、改裝或維修，單項費用在3000元以?xún)?含3000元)的，必須以書(shū)面形式，報管理公司總經(jīng)理批準;單項費用在3000元以上的，必須逐級上報，由集團批示。
3、物業(yè)各種辦公、印刷用品、小車(chē)過(guò)橋及汽油費用、電話(huà)費(含個(gè)人手機話(huà)費)等所需資金的支出，由物業(yè)辦公室管理及審核，報物業(yè)總經(jīng)理及物業(yè)管理公司財務(wù)經(jīng)理審批。
4、物業(yè)日常經(jīng)營(yíng)所需的水、電及零星工程設備維修費用，由工程部負責核實(shí)，報物業(yè)總經(jīng)理及物業(yè)管理公司財務(wù)經(jīng)理審批。
5、物業(yè)日常購置原材料、低值易耗品、物料用品、促銷(xiāo)品、宣傳品、電腦設備及耗材等用于經(jīng)營(yíng)的物資，由采購部負責核實(shí)，報物業(yè)總經(jīng)理及物業(yè)管理公司財務(wù)經(jīng)理審批。
6、物業(yè)管理公司和物業(yè)所有需支付的資金(除臨時(shí)處置資金外)，均通過(guò)物業(yè)管理公司財務(wù)經(jīng)理統籌安排。
第九條
報帳審批流程
1、員工因工發(fā)生的日常費用必須按規定事先報請部門(mén)負責人批準(部門(mén)負責人發(fā)生的費用，應逐級上報上級領(lǐng)導批準);部門(mén)負責人必須做到嚴格控制，杜絕先斬后奏的現象發(fā)生。
2、凡涉及購買(mǎi)物資的部門(mén)，應預先提交申請報告，根據報帳審批權限的規定經(jīng)審批人批準后，由物業(yè)指定的部門(mén)負責簽定合同(除零星采購以外，所有采購業(yè)務(wù)均必須簽定采購合同)、購置及報帳。
3、各級審批人出差期間，對必須開(kāi)支的款項可授權他人代理行使審批職責。授權書(shū)上必須詳細注明授權的范圍、期限、被授權人等主要內容。授權書(shū)一式兩份，一份由本部門(mén)留存，另一份交財務(wù)部門(mén)存檔。
第三章資金的預算管理
第十條
每年元月10日前，物業(yè)根據當年的經(jīng)營(yíng)計劃，提出當年資金總需求預算方案，報集團總部審批。
第十一條
各物業(yè)根據集團總部批準的資金預算方案，制定各月的資金預算計劃，每月將物業(yè)節余資金匯總部集團使用。
第十二條
物業(yè)總經(jīng)理審定各部門(mén)申報的資金需求計劃，并將總資金預算計劃分解到各需求部門(mén)。
第十三條
按照確定的分部門(mén)資金需求計劃，合理調度和安排資金的運用。
第四章借支及請款規定
第十四條
現金借支規定
1、凡物業(yè)員工因工作需要，需申請臨時(shí)借支的，必須填寫(xiě)借支單，注明借支事由，經(jīng)部門(mén)負責人核實(shí)、財務(wù)部負責人審批后辦理借支手續。
2、差旅費借支必須由部門(mén)負責人根據員工出差天數及日費用標準核定;其他現金借支一次不得超過(guò)20xx元。
3、因工作性質(zhì)特殊，需借支備用金的，由借支人填寫(xiě)借支單，注明“備用金”字樣，經(jīng)部門(mén)負責人批準后在財務(wù)部門(mén)辦理借支手續。
4、現金借支，嚴格遵循“前帳不清、后帳不借”的原則。
5、備用金借支，由財務(wù)部門(mén)每季度出具各部門(mén)備用金借支明細，交各部門(mén)負責人重新核定。如有工作或額度調整，應及時(shí)通知財務(wù)部門(mén)。
第十五條
轉帳支票借支規定
1、除采購員借支外，其他部門(mén)超過(guò)20xx元(含20xx元)以上的開(kāi)支，必須使用轉帳支票付款。
2、使用轉帳支票付款，經(jīng)手人應提供準確、詳實(shí)的收款單位名稱(chēng)及金額;確實(shí)不能事先提供準確收款單位名稱(chēng)或金額的，由財務(wù)部門(mén)開(kāi)具限額轉帳支票。
3、經(jīng)手人預先領(lǐng)用轉帳支票的，應按規定填寫(xiě)請款單，詳細注明收款單位名稱(chēng)、金額(或限額)、款項用途，協(xié)議號(已簽定合同)，經(jīng)部門(mén)負責人批準后在財務(wù)部門(mén)辦理借支手續。
第十二條
異地付款的請款規定
1、原則上，異地付款一律采用電匯方式;如特殊原因需匯票付款的，必須詳細注明原因，經(jīng)財務(wù)部門(mén)負責人批準后才能辦理。如辦理的匯票需寄給往來(lái)單位，必須在辦理正式交接手續后交物業(yè)指定郵寄員郵寄;如辦理的匯票為收款單位自帶，則財務(wù)部門(mén)必須在認真檢查、核對取票人身份證，及收款單位提供的加蓋單位公章或財務(wù)印鑒章，并指明取票人姓名的委托書(shū)(原件)后，才能辦理匯票領(lǐng)取手續�！拔袝�(shū)”及取票人身份證復印件由財務(wù)部門(mén)妥善保存。
2、對依據合同或協(xié)議支付的款項，請款人必須嚴格依據合同或協(xié)議上填寫(xiě)的收款單位名稱(chēng)、帳號及開(kāi)戶(hù)行填寫(xiě)請款單;如果收款單位名稱(chēng)、帳號或開(kāi)戶(hù)行發(fā)生變動(dòng)，請款人必須提供往來(lái)單位加蓋公章或財務(wù)印鑒章的變更證明原件。
第五章報帳程序及報帳的具體規定
第十三條
費用報帳
1、費用開(kāi)支后，應憑報銷(xiāo)單辦理報帳手續;有借支的，必須先清理借支。
2、費用報帳時(shí)，必須由經(jīng)手人根據物業(yè)有關(guān)制度及規定填寫(xiě)報銷(xiāo)單，詳細注明報帳事由，并附正式原始發(fā)票，經(jīng)部門(mén)負責人批準后在財務(wù)部門(mén)辦理。
3、根據合同開(kāi)支的各項費用，報帳時(shí)，應詳細注明合同號。
4、根據報告開(kāi)支的各項費用，報帳時(shí)，應附已批示的報告原件。
5、購置辦公用品、低耗品、物料、水電衛生設施等物資必須辦理入庫手續，報帳時(shí)附入庫單或直接由領(lǐng)用人在原始憑證上簽字證明。
第十四條
固定資產(chǎn)報帳
1、固定資產(chǎn)(包括機器設備)購置報帳應附申購單(或批示報告)、購貨發(fā)票、入庫單或驗收報告等單據;特殊行業(yè)的資產(chǎn)(如電梯、鍋爐等)，必須同時(shí)附專(zhuān)業(yè)檢測部門(mén)出具的檢驗合格報告。
2、結算在建工程完工工程款時(shí)，房產(chǎn)公司將結算依據移交給集團財務(wù)總部，由集團財務(wù)總部會(huì )同審計師事務(wù)所進(jìn)行審計，并根據審核結論、工程結算發(fā)票及完工驗收單全額結算。
第十五條
供應商開(kāi)戶(hù)及貨款結算
1、供應商開(kāi)戶(hù)規定
1)日常計劃采購開(kāi)戶(hù)規定：日常計劃采購內容指物業(yè)經(jīng)營(yíng)所須的基礎性原材料、資產(chǎn)等。如：食品、酒水、香煙、客房用品、美容美發(fā)用品、成批的低耗品及大額的固定資產(chǎn)等。采購部按照競價(jià)篩選原則確定供應商后，須與供應商簽定供貨協(xié)議(或合同)。協(xié)議中必須注明質(zhì)保金的繳納和結算方式。協(xié)議簽定后必須由采購部指定專(zhuān)人及時(shí)遞交(原件一份)給財務(wù)部合同專(zhuān)管員，以便財務(wù)部及時(shí)錄入電腦。供應商持供貨協(xié)議書(shū)到財務(wù)部繳納質(zhì)保金，成本會(huì )計查實(shí)該供應商協(xié)議確已錄入電腦并已繳納質(zhì)保金后，方可辦理開(kāi)戶(hù)手續。
2)對于零星或急件采購的物品(如零星物料用品、少量補充的基礎性原材料等)，金額較小，可以不簽定協(xié)議，以經(jīng)辦的采購員戶(hù)頭辦理入庫手續。
2、供應商貨款結算
1)個(gè)體戶(hù)供應商貨款支付的規定：凡以個(gè)人名義與物業(yè)簽訂協(xié)議的供應商，在協(xié)議中必須詳細注明該供應商姓名、身份證號碼、聯(lián)系電話(huà)和地址(一家供應商只能以一個(gè)人名義簽訂協(xié)議，不得多戶(hù)多人)。財務(wù)根據此協(xié)議中提供的資料錄入電腦，并據此開(kāi)戶(hù)名稱(chēng)辦理入庫手續。在支付貨款時(shí)，由協(xié)議中的供應商持本人身份證領(lǐng)取現金或支票，出納員必須與電腦資料逐一核對無(wú)誤后，方能發(fā)放。
2)以單位名義開(kāi)戶(hù)的供應商貨款支付的規定：凡以單位名義與物業(yè)簽訂協(xié)議的供應商，在協(xié)議中必須詳細注明該單位全稱(chēng)、開(kāi)戶(hù)銀行、帳號、委托經(jīng)辦人姓名、身份證號碼以及貨款的支付方式(支票、電匯等)，收款單位必須與合同單位一致，否則，必須由合同單位出具委托付款協(xié)議書(shū)，并由其法人簽字、蓋章認可。
3)供應商供貨、結款應嚴格按照協(xié)議執行，即：在辦理入庫時(shí)，以協(xié)議中的單位名稱(chēng)開(kāi)戶(hù);在進(jìn)行貨款支付時(shí)，由協(xié)議中的委托經(jīng)辦人持本人身份證領(lǐng)取支票(電匯由出納員直接按協(xié)議辦理)。如有變更，須有加蓋該供應商單位公章或財務(wù)專(zhuān)用章的、負責人簽名的書(shū)面變更通知，出納員方可辦理結算手續。
3、所有以供應商名義辦理入庫和結算手續的貨款支付，原則上不得由物業(yè)采購員代為結算，如有此情況，出納員有權拒絕付款。
4、供應
商付款方式的規定：個(gè)體戶(hù)性質(zhì)的供應商以現金支票或轉賬支票方式支付，其他供應商原則上要求以轉帳支票、電匯或銀行匯票方式支付。
5、供應商貨款結算流程及時(shí)間的規定：供應商貨款集中按月支付，下月支付上月貨款。
A、每月的18日-20日為上月貨款對帳日。供應商將上月的貨物驗收單整理，開(kāi)據正規有效的發(fā)票(不得使用復印件)，在采購部粘貼填寫(xiě)《報帳單》，注明單據張數、貨品名稱(chēng)、金額和供應商單位或姓名，由經(jīng)辦采購員簽字后，到財務(wù)部往來(lái)帳會(huì )計處對帳。財務(wù)部往來(lái)帳會(huì )計對貨款的結算金額的真實(shí)性、發(fā)票及報帳單填寫(xiě)的規范性、有效性進(jìn)行認真審核，不合規定者不予以辦理。
B、每月的21日-23日為采購部負責辦理貨款審批手續日。由采購部指定專(zhuān)人將已對帳的貨款單據統一收取，并報采購經(jīng)理和各物業(yè)總經(jīng)理審核簽字后，交物業(yè)管理公司財務(wù)經(jīng)理審核。
C、每月的23日-28日為財務(wù)付款結算日。物業(yè)管理公司財務(wù)經(jīng)理將審核無(wú)誤后的貨款單據交出納。出納按貨款支付方式之規定開(kāi)出支票或匯票，并通知供應商領(lǐng)取貨款。
D、上述結算時(shí)間的規定一般不得變動(dòng)，除此時(shí)間之外的對帳和結算(特殊情況除外)財務(wù)一律不予受理。
第六章現金的日常管理
第十六條
現金管理制度
1、實(shí)行備用金管理辦法。備用金(庫存現金)在核定的限額內使用。物業(yè)備用金的領(lǐng)用包括：出納員、收銀主管、前臺收銀員、各營(yíng)業(yè)點(diǎn)收銀員、采購員。原則上出納員庫存現金不得超過(guò)一萬(wàn)元;收銀主管一萬(wàn)五千元;前臺收銀員一萬(wàn)元以及各營(yíng)業(yè)點(diǎn)收銀員找零用備用金伍百元;采購員備用金一萬(wàn)元。
2、除零星開(kāi)支部分從庫存現金中支付外，其他一切支出必須從銀行提取，不得坐支。因特殊情況需要坐支現金的，需報財務(wù)部負責人批準，核定坐支范圍和限額。庫存現金超過(guò)限額的部分，必須當日送存銀行。
3、物業(yè)與其他單位之間的經(jīng)濟往來(lái)，除允許現金支付的款項外，其余必須通過(guò)銀行進(jìn)行轉帳結算。
4、現金的使用范圍如下：
�、倥R時(shí)員工工資(原則上要求由銀行發(fā)放);
�、诔霾钊藛T必須隨身攜帶的差旅費;
�、畚飿I(yè)處理緊急情況時(shí)的支出;
�、苻D帳結算起點(diǎn)以下的零星開(kāi)支;
�、萑诵幸幎ㄐ枰Ц冬F金的其他支出。
第十七條
現金收支控制
1、出納員與會(huì )計人員必須分工明確，出納員不得兼辦收入、費用、債權債務(wù)帳簿的登記、稽核和會(huì )計檔案保管等工作，會(huì )計人員不得兼管出納工作。
2、出納人員應熟練掌握并嚴格執行有關(guān)現金管理制度。根據審核無(wú)誤的收、付款憑證負責辦理現金和銀行存款的收付款業(yè)務(wù);負責登記現金和銀行存款日記帳;清查庫存現金，與帳面、銀行核對，做到帳款、帳帳相符;負責保管庫存現金、各種有價(jià)證券、支票和法人代表、出納印章(財務(wù)專(zhuān)用章暫由天怡物業(yè)財務(wù)部負責人保管)。
3、嚴格現金收付業(yè)務(wù)的審批制度。出納員進(jìn)行款項收付業(yè)務(wù)時(shí)，首先要認真審核所依據的憑證，既要審核手續是否完備，數字是否準確，還要審核其內容的合理性和合法性。對于手續不完備、數字錯誤的憑證，要求經(jīng)辦人完善手續后方可報銷(xiāo);對于不應開(kāi)支的款項，應拒絕報銷(xiāo);對涂改或冒領(lǐng)款的不法行為，應及時(shí)向財務(wù)部負責人匯報。出納人員辦理現金收付時(shí)，收付雙方應當面點(diǎn)清，并認真復核，加蓋收付戳記及出納人員簽章，以防重收、重付。
4、對庫存現金(含各部門(mén)的備用金)，財務(wù)部負責人、主管會(huì )計要實(shí)施經(jīng)常性地檢查和突擊性抽查，并填制庫存現金(備用金)核查情況表，說(shuō)明檢查結果。對于核查出的長(cháng)短款，要及時(shí)查明原因并提出處理意見(jiàn)。
5、出納人員工作調離，必須辦理嚴格的交接手續。
第四章工作標準
1.會(huì )計核算工作能有條不紊地進(jìn)行。(即從收支兩條線(xiàn)分別來(lái)看，收入方面從款項取得直到交納稅款、報表反映;支出方面從款項提取至報表反映，中間各個(gè)環(huán)節環(huán)環(huán)相扣，每個(gè)環(huán)節操作正常以保證整個(gè)過(guò)程按會(huì )計核算的要求進(jìn)行。)
2.及時(shí)準確地提供各項財務(wù)信息，包括收入情況、支出情況及銀行存款余額情況或某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的效益情況。
3.及時(shí)準確地編制會(huì )計報表及報表說(shuō)明、財務(wù)分析報告。
4.加強收入的管理，保證公司收入不流失。
5.加強支出管理，保證一切支出都在受控制狀態(tài)，包括工資性支出以及水、電、維修材料、辦公用品等費用的支出。
6.加強預算管理，保證日常的收支狀況與財務(wù)預算基本一致。
7.制定切實(shí)可行的財務(wù)管理制度和操作流程，并對部門(mén)內員工進(jìn)行崗位培訓與指導，保證部門(mén)員工基本上能履行各崗位的職責。
8.與稅務(wù)、金融等部門(mén)溝通良好，不因為公關(guān)工作不到位導致公司利益受損失。
第五章財務(wù)管理規定
一、目的。本規定規定了公司資金、現金、票據、費用開(kāi)支、會(huì )計檔案的管理辦法，旨在加強會(huì )計基礎工作，正確執行國家財經(jīng)紀律和財務(wù)制度，更好地為物業(yè)管理工作服務(wù)。
二、適用范圍
本規定適用于公司財務(wù)部對資金、現金、票據、費用開(kāi)支、會(huì )計檔案的管理。
三、職責
財務(wù)部財務(wù)人員嚴格執行本規定，并監督公司全體員工執行本規定。
四、工作內容和要求
1.本規定的基本原則是：執行國家有關(guān)法律、法規和財務(wù)制度，對公司的財務(wù)活動(dòng)實(shí)施有效控制，并接受上級有關(guān)部門(mén)的監督。
2.財務(wù)部是公司財務(wù)管理部門(mén)，在總經(jīng)理領(lǐng)導下，對公司財務(wù)活動(dòng)實(shí)行統一管理。
3.財務(wù)人員管理
(1)會(huì )計人員的聘用，由行政人事部初試后，由總經(jīng)理直接面試后決定。
(2)公司重大項目的決策須有財務(wù)部負責人參加。
(3)財務(wù)人員必須具備專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格，持證上崗。
4.資金管理
(1)原則上應在國有商業(yè)銀行開(kāi)設銀行帳戶(hù)，開(kāi)設或撤銷(xiāo)銀行帳戶(hù)時(shí)，必須報總經(jīng)理批準。確需在非國有商業(yè)銀行開(kāi)戶(hù)的，在申請開(kāi)設帳戶(hù)的同時(shí)，須報審帳戶(hù)資金最高限額。財務(wù)負責人必須監督帳戶(hù)資金限額的執行情況，并對執行結果負責。
(2)必須按銀行及公司規定使用現金。
(3)庫存現金限額，按開(kāi)戶(hù)銀行的規定執行。開(kāi)戶(hù)銀行沒(méi)有核定限額的，最高不得超過(guò)5000元。
5.實(shí)物管理
(1)關(guān)于材料物資管理的規定：
a)購進(jìn)的材料物資，原則上應先進(jìn)倉，后領(lǐng)用。
b)對生產(chǎn)中急需的或零星的輔助材料，確需直撥使用的除按規定審批外，必須經(jīng)項目負責人驗收并簽名，方可報銷(xiāo)。
c)工程完工后，剩余的材料必須辦理退倉手續。
d)材料、物資必須至少在每年三月和九月盤(pán)點(diǎn)二次。會(huì )計人員必須實(shí)地監督盤(pán)點(diǎn)，財務(wù)負責人必須對盤(pán)點(diǎn)結果的真實(shí)性負責。
e)對材料物資出現盤(pán)盈、盤(pán)虧的，必須查明盈、虧的原因，提出改進(jìn)措施。必要時(shí)，對庫存材料進(jìn)行復點(diǎn)。
6.固定資產(chǎn)管理
(1)各管理處、部門(mén)必須指定一名固定資產(chǎn)實(shí)物保管責任人，對固定資產(chǎn)的實(shí)物管理負責。
(2)固定資產(chǎn)必須設置卡片帳進(jìn)行管理，卡片帳必須由固定資產(chǎn)保管責任人簽名，保管責任人變更的，必須及時(shí)變更卡片帳。
(3)在每年的六月，財務(wù)人員必須會(huì )同固定資產(chǎn)專(zhuān)責及實(shí)物保管責任人全面盤(pán)點(diǎn)固定資產(chǎn)。會(huì )計人員必須實(shí)地監督盤(pán)點(diǎn)，對盤(pán)點(diǎn)結果的真實(shí)性負責。
(4)盤(pán)點(diǎn)中出現的損溢，必須按規定的程序報批。
7.會(huì )計檔案管理
會(huì )計憑證、會(huì )計帳簿、會(huì )計報表及儲存會(huì )計資料的磁盤(pán)是企業(yè)的重要經(jīng)濟資料，要定期裝訂、整理立卷、妥善保管。
(1)會(huì )計檔案管理實(shí)行分階段負責制。按會(huì )計憑證的傳遞流程分出納責任期、主管會(huì )計責任期。其中出納責任期從出納審核并接收業(yè)務(wù)部門(mén)的原始憑證起，到出納將憑證傳遞給主辦會(huì )計為止;主管會(huì )計責任期是從主辦會(huì )計審核并接收出納傳遞過(guò)來(lái)的憑證起，到將會(huì )計檔案移交給檔案室保管為止。
(2)在出納責任期，出納對交存的原始憑證及自己填寫(xiě)的記帳憑證負保管責任，按規定于每月28日前傳遞給主管會(huì )計。
(3)在主管會(huì )計責任期，主管會(huì )計對出納交存的會(huì )計憑證、電算產(chǎn)生的記帳憑證、所有科目匯總表、裝訂成冊的憑證本、會(huì )計帳簿、會(huì )計報表、已登錄的檔案袋、儲存會(huì )計資料的磁盤(pán)等負責保管，同時(shí)應按歸檔要求對各類(lèi)檔案負責立卷、裝訂成冊、分類(lèi)分柜保管。存放場(chǎng)所應加鎖，鑰匙由主管會(huì )計掌握。檔案原則上不得借出，如有特殊需要經(jīng)總經(jīng)理批準后，征得主管會(huì )計的同意并約定歸還期，辦理登記手續。借用期內借出資料的借用人負責保管。超過(guò)借用期限，主管會(huì )計未催討追索，造成會(huì )計資料丟失的主管會(huì )計負連帶責任。
(4)會(huì )計年度終了后，當年的會(huì )計檔案半年內仍保存在主管會(huì )計處，期滿(mǎn)后編造清冊移交公司的檔案室。
(5)會(huì )計檔案必須妥善保管，存放有序，查找方便，并嚴格執行安全和保密制度。
8.定期公布管理規定
(1)按業(yè)主管理委員會(huì )的要求，采用不同形式，定期公布管理費用收支情況、維修基金使用情況。
(2)對較大費用的支出要分析情況、加以說(shuō)明。
9.財務(wù)管理安全管理規定
(1)注意防盜，財務(wù)管理部門(mén)嚴禁閑雜人員逗留，下班關(guān)好門(mén)窗，鎖好保險箱，密碼加鎖，密碼注意保密。
(2)保險箱鑰匙不得在辦公室過(guò)夜。
(3)注意防火，室內嚴禁抽煙，下班切斷電源。
10.財務(wù)人員工作要求：
(1)財務(wù)部經(jīng)理
a)貫徹執行國家和上級有關(guān)財務(wù)管理方針、政策和法規，遵守國家法律、法令。
b)嚴格遵守財經(jīng)紀律，建立和健全財務(wù)管理制度及核算制度，并負責督促檢查執行情況。
c)負責公司資金的平衡、掌握和監督資金的合理使用，監督資金回籠，考核資金使用和投資效果。
d)參與策劃重要的經(jīng)營(yíng)策略，并對重要經(jīng)濟合同及投資項目進(jìn)行評議。
e)向上級領(lǐng)導提供季度分析報告，并提出可行性建議。
f)負責收付憑證的審核、工程結算工作。
g)負責編制公司年度預算，制定各部門(mén)考核指標并監督執行。
h)對財務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導。
(2)主管會(huì )計
a)按國家會(huì )計制度規定，進(jìn)行認真審核、分錄、算帳，做到手續完備、內容真實(shí)，數字準確、帳目清楚，做到帳物相符、帳帳相符、帳表相符。
b)根據公司的特殊性，分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行分部門(mén)分小區建帳核算，使公司領(lǐng)導和各部門(mén)各小區領(lǐng)導能及時(shí)掌握盈虧情況，c)編制各種記帳憑證，及時(shí)編制會(huì )計報表，為領(lǐng)導的管理工作提供有關(guān)的數據資料。
d)負責妥善歸檔保管好會(huì )計憑證、帳簿、報表等一切檔案資料。
e)編制資產(chǎn)負債表、損益表、收入明細表、成本明細表，并與其他報表相互核對，有對應關(guān)系的數字必須保持一致，年終編報財務(wù)狀況變動(dòng)表及財務(wù)分析。
f)依據國家稅法規定，按時(shí)按規定繳納各項稅金，做好有關(guān)資料的報送工作，按發(fā)票管理的有關(guān)規定，做好發(fā)票的保管及發(fā)出工作。
g)嚴守機密，妥善保管會(huì )計檔案資料，及時(shí)裝訂會(huì )計憑證，年底結算完畢，將全年會(huì )計憑證、帳簿、會(huì )計報表等資料收集齊全，整理立卷，妥善保管。
h)指導出納，定期檢查或抽查出納的現金庫存情況。
i)編制每月經(jīng)營(yíng)情況分析并提供分析報告。
(3)出納員
a)遵守國家有關(guān)財經(jīng)紀律，嚴格執行現金管理規定和銀行結算制度。
b)負責辦理現金收付各銀行結算業(yè)務(wù)，負責登記現金的銀行存款日記帳，每月終及時(shí)做出銀行存款調節表。
c)負責保管庫存現金和各種有價(jià)證券、結算憑證、空白支票、收據和有關(guān)印章。
d)認真審查每一筆款項的支付和費用報銷(xiāo)，對違反規定的一律拒付，并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導反映。嚴禁白條取款入帳。
e)負責工資表的編制及發(fā)放。
f)出納人員不得兼管收入、費用、債權、債務(wù)帳簿的登記工作和檔案的保管工作。
第六章費用報銷(xiāo)管理規程
一、目的
本規程規范費用報銷(xiāo)程序，確保各項費用支出得到合理控制。
二、適用范圍
本規程適用于公司各項報銷(xiāo)費用的控制。
三、職責
1.財務(wù)部經(jīng)理負責報銷(xiāo)單據的及時(shí)審核。
2.公司總經(jīng)理負責報銷(xiāo)費用的審批。
四、報銷(xiāo)程序
1.報銷(xiāo)費用的填制要求
a)費用經(jīng)辦人原則上應在費用發(fā)生后的5個(gè)工作日內到財務(wù)部辦理報銷(xiāo)手續，特殊情況可另行處理。
b)將原始單據剪齊邊角，正面朝上(與報銷(xiāo)單據同向)粘貼在報銷(xiāo)單的反面左邊。
c)用藍色或黑色鋼筆、簽字筆如實(shí)填寫(xiě)報銷(xiāo)單的各項內容，如：報銷(xiāo)時(shí)間、報銷(xiāo)人、費用摘要、單據張數等。
d)采購類(lèi)經(jīng)營(yíng)費用，須憑有效的《請購單》(或采購計劃表)和發(fā)票到倉庫辦理物品驗收入庫手續，并將進(jìn)倉單、直拔單附在報銷(xiāo)單據的后面。
e)非采購類(lèi)的行政、辦公或其他費用，直接填制報銷(xiāo)單據。
f)外出培訓費憑《培訓協(xié)議》辦理報銷(xiāo)手續。
2.報銷(xiāo)單據的審核
a)費用報銷(xiāo)單據經(jīng)手人簽名后，由各部門(mén)主管簽字確認。
b)財務(wù)部經(jīng)理應在收到報銷(xiāo)單據的一個(gè)工作日內，對各項報銷(xiāo)費用進(jìn)行嚴格認真的審核，凡符合報銷(xiāo)標準的，審核人在財務(wù)審核欄內簽署姓名、審核日期后，由報銷(xiāo)人交總經(jīng)理審批。
c)經(jīng)審核報銷(xiāo)單據不符合費用開(kāi)支標準或在有其他疑問(wèn)，而報銷(xiāo)人又無(wú)法提供總經(jīng)理批準的報告時(shí)，審核人應退回報銷(xiāo)單據。
3.費用的給付
a)報銷(xiāo)人依據審批手續完整的報銷(xiāo)單到財務(wù)部出納處簽名領(lǐng)取費用。
b)單位價(jià)格在20xx元以下的報銷(xiāo)費用，由出納員用現金支付。
c)單位價(jià)格在20xx元以上的報銷(xiāo)費用，原則上由出納員用支票支付，特殊情況的可報財務(wù)部經(jīng)理批準后，以現金支付。
d)各費用發(fā)生前借支備用金的，由出納員作沖減備用金處理。
4.費用報銷(xiāo)單據的保管
a)費用報銷(xiāo)單據由出納按順序編制付款憑證，送財務(wù)部會(huì )計匯總、記賬。
b)所有報銷(xiāo)的費用單據，由財務(wù)部加密長(cháng)期保存。
5.本規程執行情況作為財務(wù)部相關(guān)人員的考評情況之一。
第七章工資發(fā)放規程
一、目的
本規程規范工資發(fā)放程序，確保員工能及時(shí)、如數、安全地領(lǐng)取工資。
二、適用范圍
適用于物業(yè)公司員工的工資發(fā)放工作
三、職責
1.行政人事部負責每月員工考評及員工動(dòng)態(tài)資料的編制。
2.財務(wù)部出納員負責員工工資計算和《工資發(fā)放表》的編制。
3.財務(wù)部經(jīng)理負責《工資發(fā)放表》的審核。
4.總經(jīng)理負責《工資發(fā)放表》的審批。
四、工作程序要點(diǎn)
1.員工每月工資的計算
a)財務(wù)部負責每月15日發(fā)放上月1-30日的工資，遇節假日順延(春節除外)
b)公司人事部、管理處在每月2日前將員工考勤表送出納。
c)出納員每月6日前根據考勤表、員工工資的計算系數計算員工上月工資，并編制《員工工資發(fā)放表》。
d)員工工資的計算工式：
員工月工資=(基本工資+崗位工資+業(yè)績(jì)工資)x當月出勤天數/當月全勤天數。
e)出納員必須在編制完畢的《員工工資發(fā)放表》的制表人欄簽署姓名及日期并于每月8日前報財務(wù)部經(jīng)理審核。
f)財務(wù)部經(jīng)理應在每月10日前審核《員工工資發(fā)放表》。如有疑問(wèn)，應及時(shí)查清并予以更正;如無(wú)疑問(wèn)，應在財務(wù)部審核欄內簽署姓名及日期后于11日前報總經(jīng)理審批。
g)總經(jīng)理原則在15日前將審批完畢的《員工工資發(fā)放表》交回財務(wù)部，特殊情況另行處理。
2.年終獎金的計算
a)公司行政人事部在規定日期(具體日期由總經(jīng)理決定)將總經(jīng)理審批完畢的上年度《員工考評表》交財務(wù)部會(huì )計。
b)財務(wù)部會(huì )計根據當年可分配獎金總額并根據獎金分配方案(由總經(jīng)理根據當年經(jīng)營(yíng)狀況決定)及《員工考評表》計算出每個(gè)員工的年終獎金，并據此編制《員工年終獎金發(fā)放表》。財務(wù)部會(huì )計應在編制完的《員工年終獎金發(fā)放表》的制表人欄內簽署姓名及日期。
c)財務(wù)部經(jīng)理應嚴格審核《員工年終獎金發(fā)放表》。如有疑問(wèn)應立即查清，予以更正;如無(wú)疑問(wèn)，應在審核欄內簽署姓名及日期。
d)財務(wù)部經(jīng)理應及時(shí)將《員工年終獎金發(fā)放表》報送總經(jīng)理審批。
e)總經(jīng)理在審批的同時(shí)應注明具體發(fā)放日期。
f)試用期員工不享有年終獎金。
g)獎金發(fā)放日離職的員工不享受年終獎金。
3.工資、獎金的發(fā)放
(1)銀行代發(fā)的工資及獎金：
a)出納員根據審批手續完整的《員工工資發(fā)放表》在每月15日前將員工工資表交公司開(kāi)戶(hù)銀行發(fā)放;
b)新人職的員工由出納員根據人事部提供的員工個(gè)人資料及身份證復印件向開(kāi)戶(hù)銀行申請辦理工資代發(fā)存折;
c)新辦的工資發(fā)放存折原則上在18日前由員工本人到出納處簽名領(lǐng)取;
d)存折原則上禁止他人代領(lǐng)。如有特殊原因確需他人代領(lǐng)的，代領(lǐng)人必須在領(lǐng)取時(shí)出具被代領(lǐng)人的書(shū)面委托書(shū)、代領(lǐng)人及被代領(lǐng)人的有效身份證原件，由納員將雙方身份證復印后留存;
e)員工可在每月16—18日到出納處領(lǐng)取工資清單;
f)員工的年終獎金由出納在總經(jīng)理批準的日期內送交公司開(kāi)戶(hù)銀行代發(fā)。
(2)現金發(fā)放的員工工資及獎金：
a)工資年終獎金原則上應由銀行統一代發(fā)，因特殊情況無(wú)法辦理銀行代發(fā)手續的員工工資由出納員按照(員工工資發(fā)放表)用現金發(fā)放;
b)員工應在每月規定的工資發(fā)放日(或年終獎金發(fā)放日)到財務(wù)部出納員處簽名領(lǐng)取自己的工資(或年終獎金);
c)員上在領(lǐng)取現金發(fā)放工資的同時(shí)可以領(lǐng)取工資單。
4.離職員工工資的計算與發(fā)放
a)離職員工憑審批手續完整的(員工離職表)到財務(wù)部結算工資。
b)出納員根據《員工離職表》、依照員工工資計算公式在一個(gè)工作日內計算該員工離職工資。
c)員工離職工資經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后生效。
d)未辦理離職手續，擅自離職的員工將扣發(fā)其未領(lǐng)工資。
5.工資資料的查閱及保管
a)如員工對自己的工資存有疑問(wèn)，原則上應在工資發(fā)放后的五日內持工資存折或工資單到出納員處查詢(xún)。特殊原因不能及時(shí)查閱的，可在一個(gè)月內到財務(wù)部申請查閱。
b)員工只可以查閱自己的工資，不可以任何理由代他人查閱。
c)每月的工資發(fā)放資料由財務(wù)部主管會(huì )計編制憑證進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理。
d)財務(wù)部經(jīng)理月末進(jìn)行系統的審核后，將工資發(fā)放資料加密在財務(wù)部長(cháng)期保存。
第八章管理費收取管理規程
一、目的
本管理規程規范服務(wù)收費管理，確保業(yè)主(住戶(hù))滿(mǎn)意。
二、適用范圍
本規程適用于對興業(yè)新邨管理服務(wù)費、水費、公共分攤水電費。
三、職責
1.財務(wù)人員負責辦理現金或委托銀行收費的有關(guān)手續。
2.保安員協(xié)助財務(wù)人員向業(yè)主(住戶(hù))派發(fā)收費憑據或催款通知單。
四、工作要求和內容
1.收費方法，可分為兩種：
a)現金收費：車(chē)位使用費(臨時(shí)停車(chē))、裝修管理有關(guān)費用、物業(yè)管理服務(wù)費、水費及公共分攤水電費、維修服務(wù)費、家政服務(wù)費;
b)委托銀行收費：住宅物業(yè)管理服務(wù)費、住宅水費、住宅公共分攤水電費;
2.委托銀行收費的開(kāi)戶(hù)手續：在業(yè)主辦理入住手續時(shí)，憑物業(yè)公司開(kāi)的帳戶(hù)，到指定銀行存入一定金額，以便每月結算劃帳。
3.對小區內業(yè)主(住戶(hù))的收費
(1)住宅物業(yè)管理服務(wù)費的收取
a)興業(yè)新邨兩個(gè)月收一次管理服務(wù)費，逢單月收費。逢雙月30日前，財務(wù)人員通知指定銀行在業(yè)主(住戶(hù))帳號上扣除住宅物業(yè)管理服務(wù)費及其它應收費用。財務(wù)人員在收到銀行扣費成功通知后，應在5天內把收費憑據交管理處服務(wù)中心，由服務(wù)中心組織分發(fā)給業(yè)主(住戶(hù))。
b)若業(yè)主(住戶(hù))帳戶(hù)中金額不足以支付當期費用時(shí)，由財務(wù)人員用電話(huà)通知或發(fā)出催款通知單向業(yè)主(住戶(hù))催繳。
c)若連續三個(gè)月欠繳，由財務(wù)人員發(fā)出限期繳款通知單，限其3天內繳清欠款及滯納金，否則按有關(guān)規定處理。
d)住宅物業(yè)管理服務(wù)費計算公式：
服務(wù)管理費=住宅的銷(xiāo)售面積×住宅管理服務(wù)費標準+購買(mǎi)的機動(dòng)車(chē)車(chē)位面積×住宅管理服務(wù)費標準×50%
(2)住宅水費的收取
a)每雙月25日前，由管理處工程組人員讀取水表值，并計算每戶(hù)應交水費(包括公共分攤)。住宅水費同住宅管理費一起收取，收取程序跟住宅管理費一樣。
b)水費計算公式：
業(yè)主(住戶(hù))的每月水費=該戶(hù)水表讀數(噸)×住宅水費單價(jià)+公共分攤水費攤R：
(3)小區內住宅公共分攤電費的收取
a)每雙月22日前，由管理處工程組人員讀取小區內公共部分電表值，并計算每戶(hù)應分攤值;每雙月30日前，財務(wù)人員通知指定銀行在業(yè)主(住戶(hù))帳號上扣除公共分攤電費及其它費用。
b)公共分攤電費和管理費一起收取。
c)公共電費分攤原則：
�、�)每一座走廊、樓梯、電梯運行、水泵運行等每座樓宇內公共電費，由該座業(yè)主(住戶(hù))分攤;
�、�)小區道路、中心公園等小區公共區域的路燈、草坪燈的電費，由小區業(yè)主(住戶(hù))及區內商鋪租戶(hù)分攤
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