檔案局保管利用科實(shí)習報告
庫房取實(shí)體檔案進(jìn)行復印來(lái)提供服務(wù)。而且，因為當時(shí)在生成電子目錄的時(shí)候雇傭人來(lái)打印的，錯誤百出，也影響檔案的查準率、查到率。
3， 檔案的檢索途徑單一、電子目錄只能以題名為檢索詞進(jìn)行檢索，手工檢索則要確定日期，沒(méi)有日期就很難找到想要的檔案內容，只能大海撈針般查找。
4， 長(cháng)安區檔案局對接收檔案沒(méi)有嚴格的執行標準，也沒(méi)有固定的歸檔期限，規定要多長(cháng)時(shí)間歸一次檔。所以，各鄉鎮交到的檔案參差不齊，不管年份、完整度還是整齊度都有較大差距。比如，韋曲街辦的交的最少，只交到1994年，其他鄉鎮大部分交到了XX年。檔案局對接收檔案也好像不積極，有的則推脫說(shuō)庫房緊張(不過(guò)庫房也確實(shí)緊張)推遲接收時(shí)間。
5， 每年檔案局都會(huì )辦檔案管理培訓班為各鄉鎮教檔案管理的相關(guān)知識，規范立卷的過(guò)程，減輕接收檔案時(shí)候的難度。但是，每次培訓只有兩天，時(shí)間短，而且僅僅停留在理論層面，根本起不到任何作用。聽(tīng)長(cháng)安政協(xié)一位接受過(guò)培訓的職員講，這個(gè)培訓對沒(méi)有專(zhuān)業(yè)檔案知識的人來(lái)說(shuō)根本就是聽(tīng)天書(shū)，對規范檔案管理起不到什么實(shí)質(zhì)性的作用。
6， 這個(gè)大概是很多事業(yè)單位存在的問(wèn)題吧，就是人員超編，勞力不足矛盾的存在。就保管利用科在編的有三個(gè)人，外聘兩個(gè)人，每天實(shí)際工作的也就兩個(gè)外聘人員，忙的天昏地暗，其他三人照常上網(wǎng)的上網(wǎng)，串門(mén)的串門(mén)。也不知道是體制的問(wèn)題還是單位的制約機制不夠。
7， 還有一個(gè)老生常談的問(wèn)題就是服務(wù)態(tài)度。作為公共檔案館，為群眾提供服務(wù)是職責所在，不是群眾求你幫忙，要有耐心，為群眾辦事。當然，在經(jīng)過(guò)兩個(gè)月的實(shí)習以后我能理解有時(shí)候人多又有部分難纏的利用者的時(shí)候難免心情煩躁，但是，作為一個(gè)檔案人員，最起碼要做到的就是了解群眾意圖，盡最大努力滿(mǎn)足他們的查詢(xún)需求。長(cháng)安區檔案館的工作人員有的還能耐心解釋?zhuān)械牟皇嵌汩_(kāi)就是以一句“沒(méi)東西”結束。在這方面也確實(shí)做得不是很到位。
8， 我覺(jué)得領(lǐng)導不是很重視檔案問(wèn)題，也很少來(lái)視察工作，開(kāi)會(huì )什么的。見(jiàn)過(guò)唯一的一次開(kāi)會(huì )還是因為要集體出去旅游，局長(cháng)開(kāi)會(huì )強調了一下紀律、注意的問(wèn)題，沒(méi)有一句話(huà)涉及到業(yè)務(wù)方面。上面的不重視，下面的人自然也就沒(méi)什么積極性了。
我的建議：
1， 我感覺(jué)長(cháng)安區檔案局就像在混日子一樣，沒(méi)有工作的重點(diǎn)，沒(méi)有上班時(shí)候的緊張感。我覺(jué)得他們最迫切的任務(wù)是制定一個(gè)明確的計劃，明確工作重點(diǎn)，抓住主要矛盾進(jìn)而展開(kāi)其他工作。還有就是加強制度要求，提高對工作人員的要求，懶散的工作氣氛會(huì )慢慢磨滅工作人員的熱情。
2， 向上級反映條件問(wèn)題，爭取得到上級重視，加大對檔案事業(yè)的投入，更換設備，改善辦公條件，提高辦事效率。
3， 全面整頓，提高工作人員的工作熱情，合理化編制人員，解決人員超編與勞力不足的問(wèn)題。
4， 在辦培訓班的時(shí)候，盡量把理論與實(shí)踐相結合，適當延長(cháng)時(shí)間、增加次數，以保證培訓質(zhì)量，進(jìn)而規范歸檔程序，接收完整的檔案。
5， 制定統一的檔案移交準則，規范歸檔時(shí)間，改變現在各鄉鎮參差不齊的現狀。
五、對學(xué)校專(zhuān)業(yè)教學(xué)的建議
說(shuō)到這個(gè)問(wèn)題，感覺(jué)我是對牛彈琴。檔案專(zhuān)業(yè)是個(gè)專(zhuān)指性很強的專(zhuān)業(yè)，目前又處在信息化的檔口，現在學(xué)校開(kāi)設的專(zhuān)業(yè)也適時(shí)的加了許多與計算機有關(guān)的課程。而且也考慮到就業(yè)的多樣性，開(kāi)設了像文書(shū)學(xué)這樣的相近專(zhuān)業(yè)的課程，我覺(jué)得考慮的慢全面的。所以，我覺(jué)得我要提對學(xué)校專(zhuān)業(yè)教學(xué)的建議覺(jué)得很沒(méi)有底氣。在這個(gè)基礎上，我想說(shuō)的是，有些課與專(zhuān)業(yè)密切相關(guān)，不應該因為學(xué)分夠了什么的就停了。另外，還是希望多接觸些有前瞻性的理念和技術(shù)。多給我提供些實(shí)踐、參觀(guān)的機會(huì )，了解各類(lèi)單位、機構的檔案管理方法來(lái)拓寬視野，提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。
六、實(shí)習感想
第一次以學(xué)生的身份踏入社會(huì )，接觸社會(huì )上形形色色的人，跟想象的還是有差距。雖然，在人家眼中我們是學(xué)生，我們還是感受到了一些在學(xué)校沒(méi)法感受到的人情世故、相處之道。就像熟人帶來(lái)的查檔的你就客客氣氣的，乖乖的不要提醒人家去交費，自動(dòng)忽略;老師翹班被問(wèn)得時(shí)候委婉回答，否則后果自負;當辦公室的人在你面前抱怨其他人的時(shí)候聽(tīng)著(zhù)就行，不妄加評論……
在這次實(shí)習中，我還有一個(gè)特別的感受就是理論在現實(shí)面前太蒼白。我們常常在強調服務(wù)理念、服務(wù)態(tài)度，指責那些辦事人員吃了納稅人的糧還態(tài)度惡劣。當然，正常情況下，禮貌的態(tài)度是應該的�？墒俏覀冊谥肛熕麄兊耐瑫r(shí)也應該想到他們在天天面對一波又一波的群眾尤其很多有理講不清的群眾的時(shí)候他們怎么心平氣和的一遍遍講道理。在檔案館實(shí)習這段期間正遇到國家“145”政策的出臺，每天接待人數從20到50人次不等，大多數還是說(shuō)不清、聽(tīng)不懂、看不見(jiàn)的老人，偶爾再有幾個(gè)不講理的，我們有時(shí)候也難免有失去耐心的時(shí)候。再想想，工作人員幾十年就這么面一、實(shí)習單位簡(jiǎn)介
我實(shí)習的單位是西安市長(cháng)安區檔案館(局)，它是集中管理全區檔案的文化事業(yè)機構，負責接收、保管和提供利用進(jìn)館檔案，并對全區檔案工作進(jìn)行監督和指導。館(局)內設辦公室、監督指導科、保管利用科、區志辦、執法科，隸屬區委領(lǐng)導，業(yè)務(wù)上受西安市檔案局指導。目前保管有不同歷史時(shí)期長(cháng)安黨政機關(guān)、社會(huì )團體、企事業(yè)單位形成的各類(lèi)文書(shū)檔案、科技。檔案、會(huì )計檔案、實(shí)物檔案、專(zhuān)門(mén)檔案、特色檔案、人員檔案、重大活動(dòng)檔案等140個(gè)全宗約12萬(wàn)卷。這些檔案分別放到四個(gè)檔案庫里，按全宗號排列，一個(gè)全宗內先按保管期限排列再按時(shí)間先后排列。
長(cháng)安區檔案局的查檔程序是：填寫(xiě)登記表、出示證件檢索、到庫中取出相應的案卷、復印、蓋章、收費、完成。
二、主要工作
我所在的科室是保管利用科，主要工作是：
1.負責接收、征集全區黨政機關(guān)、群眾團體及有關(guān)組織和企事業(yè)單位的重要檔案資料;
2.負責館藏檔案資料的管理，確保檔案資料的完整與安全;
3.負責館藏檔案資料的查閱利用和綜合分析工作;
4.負責館藏檔案史料的管理、展覽與陳列;
5.負責全區檔案資料目錄中心的建立和管理工作;
6.負責館藏檔案資料的編纂、研究、鑒定、公布與檔案開(kāi)放工作;
7.負責館藏檔案資料的技術(shù)保護和搶救工作。
我們兩個(gè)實(shí)習生的主要工作就是接待來(lái)館查詢(xún)檔案的群眾，為其提供檢索、查詢(xún)、復印的服務(wù)。另外就是協(xié)助老師到單位接收檔案，做些記錄的工作�？偟膩�(lái)說(shuō)大部分時(shí)間還是和人打交道。
三、實(shí)習過(guò)程中接觸到的專(zhuān)業(yè)知識
1，歸檔的過(guò)程
按年份分開(kāi) 剔除沒(méi)有保存價(jià)值的文件 分成永久、長(cháng)期、短期(30年，XX年)三個(gè)保存期限 把每部分按重要程度排序(比如黨的文件要放在政的前面，同一是由批復在前、申請在后) 蓋歸檔章、編號 按編好號的文件打印目錄 裝盒(檔案盒上注上全宗號，起止件號，保存期限) 上架
2，掛靠檔案：因為某次重大活動(dòng)或某事件臨時(shí)成立的機構或組織在其活動(dòng)過(guò)程中形成的檔案不足以形成一個(gè)全宗而外掛到與之有關(guān)的某一全宗上稱(chēng)為掛靠檔案。
3，長(cháng)安區檔案館從XX年開(kāi)始實(shí)行新標準，即開(kāi)始以件為保管單位進(jìn)行檔案管理。
4，本單位在保存檔案的時(shí)候只需保存以本單位為主體或單一接收對象的文件，普發(fā)性的只需各單位知曉的文件則由發(fā)文機關(guān)保存，其他單位不予以保存。這樣可以避免文件的重復保存，可節約資源和空間，也有利于檔案的.有效保管利用。
5，在檔案部門(mén)工作要有起碼的保密意識。比如，像婚姻檔案、莊基地檔案這種涉及到重大財產(chǎn)的檔案不能隨便查詢(xún)，必須本人攜帶照片的證件來(lái)查，他人代查則必須持經(jīng)過(guò)公證處公證的委托書(shū)方可。另外，打印出錯、重復的紙張不能隨意帶出或丟棄，要撕碎以后交給專(zhuān)人處理來(lái)避免他們個(gè)人信息泄露。還有，利用者不得私自拍照，需經(jīng)過(guò)工作人員同意。當然，更不允許利用者改動(dòng)檔案，破壞其原始性。
6，長(cháng)安區檔案局在革委會(huì )期間的檔案大部分沒(méi)有明確的單位、部門(mén)劃分，全部收到革委會(huì )全宗里面。
7，檔案的外借：在實(shí)習期間碰到一些下放人員要借檔案原件，在經(jīng)過(guò)協(xié)商以后，把外借的檔案先復印備份，然后用負責人的身份證押到檔案局再借出去。
8，人員檔案和退伍軍人檔案的目錄不是按時(shí)間、單位排列的，是按姓氏筆畫(huà)排列。(不知道所有公共檔案館都是這樣還是僅限于長(cháng)安區檔案局)
9，長(cháng)安區檔案局用的是世紀科怡的檔案管理軟件，是集錄入、檢索、管理為一體的軟件，是規范檔案管理、提高利用效率的有效方式。
10，國家新政策的出臺直接影響著(zhù)檔案館的接待人數，比如，前段時(shí)間的“145號文”要為下方人員，名辦教師辦醫療保險就需要檔案館很是忙碌一陣子了。
11，檔案館和圖書(shū)館有很大的一個(gè)區別就是要收取費用，調檔費為5元卷，復印費1元張，單身證明50元份，莊基地證明200元份。也是有工商局頒發(fā)的收費許可證，是合理的收費，收取的費用也不會(huì )留作檔案館的活動(dòng)經(jīng)費，要上交財政局。
四、長(cháng)安區檔案館的存在的一些問(wèn)題及我的建議
1， 辦公條件、設備落后：天天卡紙的復印機，時(shí)而不出紙的彩印機，打開(kāi)word都卡的電腦，需要技巧才能打開(kāi)的庫房門(mén)，斷了重新焊好的搖搖晃晃的梯子，掉了門(mén)掉了搖手的密集架，只有八個(gè)座位和科室辦公室一體的接待處……
2， 電子化程度低且進(jìn)程緩慢。目前，只有婚姻檔案有電子目錄，部分掃描可以直接打印;莊基地的檔案還在掃描過(guò)程中;照片檔案全部進(jìn)行了掃描。這些大部分還是在申請aaa級檔案館的時(shí)候作為考核項目建設的。大部分還是要通過(guò)傳統的手工檢索，到庫對，怎么可能沒(méi)發(fā)火的時(shí)候，就算他們拿著(zhù)工資也不是圣人吧。當然，也不是說(shuō)服務(wù)態(tài)度不好就對了，凡是講個(gè)度，不要太極端，我發(fā)現我以前真的太理想化了，也可能是受楊玉麟老師的服務(wù)理念影響頗深的緣故�？偟膩�(lái)說(shuō)，單純強調服務(wù)理念還有有些牽強。
然后就是我覺(jué)得現在縣級的公共檔案館還是受重視程度不夠，辦公條件不好，設備簡(jiǎn)陋，太影響辦事效率了。那天去高新區管委參觀(guān)才知道什么叫差距，高新區電子化程度很高，基本上實(shí)現了全自動(dòng)化，自動(dòng)歸檔，歸檔章也由條碼代替直接生成，辦公條件和庫房條件自然就不用說(shuō)了。所以說(shuō)，現在檔案館發(fā)展程度不夠還是經(jīng)濟制約，投入不足。要發(fā)展還是要加大投入比例，高度重視，才能從根本上推動(dòng)檔案事業(yè)的向前發(fā)展。
還有就是，雖然我知道檔案的特殊性決定了它和圖書(shū)館的根本性區別。但是，我還是不能理解，作為公共檔案館為什么要收取調檔費，證明費。它本來(lái)就是為人民服務(wù)的，理應由國家來(lái)承擔其正常運轉和發(fā)展的費用。它縱然有它的特殊性，可終究還是事業(yè)單位，我找不出一個(gè)讓我自己信服的理由。
在檔案館實(shí)習的這段時(shí)間尤其是去陜師大參觀(guān)的時(shí)候我有一個(gè)很深的感觸就是檔案界的水好深，有很多需要注意和學(xué)習的細節要在工作中慢慢磨礪。像我們這種學(xué)過(guò)幾門(mén)專(zhuān)業(yè)課的本科生根本不敢自稱(chēng)專(zhuān)業(yè)人士，太膚淺了，學(xué)了九牛還不到一毛，要學(xué)習的東西太多了，還是要多看些書(shū)，學(xué)習專(zhuān)業(yè)知識，提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。
實(shí)習的時(shí)候每天都感覺(jué)有很多心得，寫(xiě)的時(shí)候又感覺(jué)力不從心�？偟膩�(lái)說(shuō)，這次實(shí)習
難受頗豐，不管是專(zhuān)業(yè)知識還是為人處事方面。唯一感覺(jué)不到位的就是沒(méi)有接觸到數據錄入這個(gè)環(huán)節，還有一個(gè)小遺憾就是沒(méi)能去北京參觀(guān)，大一的時(shí)候就開(kāi)始期待了呢。兩個(gè)月過(guò)去了，實(shí)習結束了，有解脫感也有不盡興感，收獲到的東西沒(méi)人比自己更清楚，我相信也會(huì )終身受益的。
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