檔案信息化軟環(huán)境建設初探論文
信息化是當今世界經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展的大趨勢。在國民經(jīng)濟和社會(huì )信息化的宏觀(guān)背景下，信息資源已經(jīng)成為人類(lèi)社會(huì )活動(dòng)和經(jīng)濟活動(dòng)的戰略資源。檔案管理部門(mén)應該順應時(shí)代的發(fā)展，以檔案信息化建設為契機，認真分析信息化建設對傳統檔案管理模式造成的沖擊。檔案管理信息化是將檔案資源和檔案管理各項過(guò)程數字化，以通訊技術(shù)、計算機技術(shù)以及相關(guān)信息手段和技術(shù)支持，完成檔案信息的傳輸、處理、存儲與輸出，實(shí)現檔案信息資源的共享，使檔案資源的管理、開(kāi)發(fā)和利用更加合理、有序、高效。這個(gè)過(guò)程可以簡(jiǎn)要地歸結為“三化”，即檔案信息的數字化，檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，檔案信息的網(wǎng)絡(luò )化。
具體的工作內容主要包括檔案檢索數據庫的建設、檔案全文的數字化、檔案資源的二次開(kāi)發(fā)、檔案局域網(wǎng)和網(wǎng)站的建設、檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)等。但是許多相關(guān)領(lǐng)域信息化的經(jīng)驗和教訓告訴我們，信息化建設不僅需要搞好硬環(huán)境的建設，如計算機等設備、軟件、網(wǎng)絡(luò )、技術(shù)支持等，更要重視信息化的軟環(huán)境建設。所謂信息化的軟環(huán)境所指內容較多，本文所指軟環(huán)境，主要是指信息化的觀(guān)念、管理規范和標準建設、人才隊伍建設等�，F在信息化發(fā)展的主要趨勢是技術(shù)越來(lái)越簡(jiǎn)單化、“傻瓜”化，管理越來(lái)越規范化、標準化，信息系統使用效率的高低、好壞，越來(lái)越依賴(lài)于軟環(huán)境的優(yōu)化，依賴(lài)于信息系統的使用者的素質(zhì)。
一、對檔案信息化的認識。
《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規劃綱要》，由國家檔案局于20xx年xx月xx日頒布并印發(fā)，綱要確定了檔案事業(yè)發(fā)展的指導思想和目標：到20xx年，實(shí)現以信息化為核心的檔案管理現代化，加快檔案管理信息化進(jìn)程，持續推進(jìn)數字檔案館建設，全國xx%的縣建成數字檔案館或啟動(dòng)數字檔案館建設項目。檔案信息化已經(jīng)成為檔案管理研究中的熱門(mén)話(huà)題，各種檔案管理信息化的方案、建議不斷涌現，研究不斷深入，形成了檔案管理信息化的熱潮，推動(dòng)著(zhù)檔案管理中的信息化不斷前進(jìn)。
目前，全國各地主要檔案館和各高校檔案館都已經(jīng)裝備了計算機、掃描儀、打印機等基本的硬件，同時(shí)計算機大都安裝了辦公自動(dòng)化軟件，基本可以實(shí)現文本、數字、圖形、圖像輸入、輸出的信息化；并且隨著(zhù)國家和城市網(wǎng)絡(luò )化的建設，各地主要檔案館和各高校檔案館也都實(shí)現了寬帶網(wǎng)絡(luò )互通。目前信息化的硬件基本具備，而且隨著(zhù)計算機技術(shù)和通訊技術(shù)的快速發(fā)展，信息化硬環(huán)境建設將不斷完善。但目前檔案管理、利用的信息化工作仍處于較低水平，僅限于檔案館內部文本、數字、圖形、圖像的輸入與輸出，可以說(shuō)，只是實(shí)現了檔案管理技術(shù)手段上的變化，檔案管理的主要思路、方法并沒(méi)有改變，這是制約我們進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化的重要障礙。究其原因，在于我們在檔案信息化過(guò)程中，重硬環(huán)境建設，包括硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò )建設，而忽視了檔案信息化的軟環(huán)境建設，包括檔案信息化中的觀(guān)念更新，管理規范、數據標準、技術(shù)規范、相關(guān)法律、法規體系建設、人才隊伍建設等。
二、檔案信息化的軟環(huán)境要求。
1、更新觀(guān)念，由管理型向服務(wù)型轉變。
檔案信息化建設是實(shí)現檔案資源社會(huì )共享的基礎，檔案信息化的建設，有助于從根本上提高檔案服務(wù)質(zhì)量，強化檔案信息的社會(huì )需求，有助于實(shí)現檔案的實(shí)體模式向信息管理模式的轉變，社會(huì )發(fā)展到今天，經(jīng)濟全球化進(jìn)程加快，科技進(jìn)步日新月異，檔案管理要針對新形式下產(chǎn)生的新問(wèn)題積極探索，要解放思想，轉變觀(guān)念，充分認識到信息化為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了前所未有的挑戰和發(fā)展機遇，檔案管理理念也正以傳統的物本管理向人本管理轉變，在不斷探索如何利用信息時(shí)代的有利條件，充分展現人的創(chuàng )新性和靈活性，促進(jìn)管理和服務(wù)的發(fā)展。面對社會(huì )的發(fā)展被動(dòng)服務(wù)已不能滿(mǎn)足人們的需求，因此，檔案信息化的建設為檔案資源的社會(huì )共享提供了條件。
2、管理和標準規范建設。
檔案管理和開(kāi)發(fā)應用的標準規范建設是檔案管理信息化的關(guān)鍵和核心，目前我們的檔案管理信息化實(shí)踐中，由于沒(méi)有相應的數據標準和技術(shù)規范，在文件的命名、存儲方式、數據格式、使用的軟件平臺等方面各行其是，不要說(shuō)利用網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行資料自動(dòng)交換，即使是在大量的計算機文件中尋找特定的檔案資料也成了一件困難的事情。例如，在文字檔案中插入一幅圖像，經(jīng)常只注意文字存儲的格式，而忽略了插入圖像的格式，這對于查找圖像來(lái)源，確定圖像的原始性，就十分不利，而原始性、真實(shí)性是檔案的基本屬性；又例如，由于個(gè)人使用計算機習慣的不同，基本按個(gè)人習慣給文件命名，隨著(zhù)時(shí)間推移和資料的大量積累，尋找文件變得越來(lái)越難，這些都是我們在日常工作中經(jīng)常遇到的問(wèn)題。因此，檔案信息化管理和標準規范建設必須盡快提到議事日程上來(lái)。標準是對一定范圍內的重復性事物和概念所做的統一規定。
它以科學(xué)、技術(shù)和實(shí)踐經(jīng)驗的綜合成果為基礎，以獲得最佳秩序、促進(jìn)最佳社會(huì )效益為目的，經(jīng)有關(guān)方面協(xié)商一致，由主管機構批準，以特定形式發(fā)布，作為共同遵守的準則和依據。對于檔案信息化管理來(lái)說(shuō)，所謂標準和規范主要包括管理規范和技術(shù)規范兩大部分。管理規范主要包括檔案資料建設和使用中的一些管理規定，如數字檔案相關(guān)術(shù)語(yǔ)、定義，標準的制訂原則、程序，檔案信息的分類(lèi)、代碼，檔案原始性保證、利用方式，檔案使用定價(jià)、安全性保證等方面的規定和規范。檔案信息化管理和標準規范有一定基礎。我國的“檔案法”，各級相關(guān)管理部門(mén)和檔案館制訂的各類(lèi)檔案資料管理規定在相當程度上可以在檔案信息化管理和標準規范中引用，有一部分可能需要修訂，還有一些新的規定和規范需要制訂。技術(shù)規范與標準是關(guān)于保證管理規范能夠具體落實(shí)的各種規范性的技術(shù)方法的規定和規范，如信息化檔案館軟硬件基礎設施建設標準、軟件系統工作平臺標準、文件存儲格式、元數據標準、數字水印、加密算法等。
技術(shù)規范與標準引用國家計算機信息管理相關(guān)標準就足夠使用，基本上不需要新制訂，其中一部分標準和規范可能根據實(shí)際需要修改，以適應檔案信息的特殊要求。檔案技術(shù)規范與標準方面相對困難的是如何理解和落實(shí)的問(wèn)題。由于檔案管理工作者大多計算機水平有限，對于國家計算機信息管理相關(guān)標準中的一些術(shù)語(yǔ)和技術(shù)難點(diǎn)理解上有困難，如果產(chǎn)生畏難情緒，可能影響計算機信息管理相關(guān)標準的落實(shí)。因此，一方面，檔案管理工作者要不斷提高自己的`計算機水平，另一方面，在相關(guān)標準引用過(guò)程中，加以適當的注解，以方便計算機水平相對較低的使用者使用。
3、檔案信息人才隊伍建設。
根據檔案信息化的不同要求，檔案信息人才隊伍的建設也需要分層次、有序地進(jìn)行。一般來(lái)講，可以把檔案信息化人才分為3個(gè)層次。
�。�1）檔案信息化建設研究型人才。
檔案信息化建設研究型人才。高層次的研究型人員是檔案信息化建設的主要人才，這部分人才是檔案信息化建設的主力軍，完成架構檔案信息化建設的理論和檔案信息化建設的標準，研究新技術(shù)、新方法在檔案領(lǐng)域的應用等工作。因次，要充分發(fā)揮高等院校師資力量雄厚，在傳統的檔案專(zhuān)業(yè)課程設置中增加計算機課程的份量，同時(shí)，各專(zhuān)業(yè)檔案館要積極創(chuàng )造條件。吸引計算機專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)生到檔案館工作。
�。�2）檔案信息化管理人才。
檔案信息化建設是一個(gè)系統工程，需要一個(gè)可行的目標，良好的運行機制，有效的組織和協(xié)調，需要掌握信息化建設的現狀、問(wèn)題及發(fā)展方向。因次檔案信息化的實(shí)施將帶來(lái)檔案管理創(chuàng )新的巨大機遇，將打破原有管理體系和管理模式，檔案信息化管理人才的培養就顯得由為重要。要建立系統的培訓計劃，分層次，對檔案管理人員進(jìn)行培訓，使我們的檔案管理人員能夠在深厚的檔案學(xué)基礎理論下，創(chuàng )新更科學(xué)更先進(jìn)的管理方法，指導檔案信息化工作的有序開(kāi)展。
�。�3）檔案信息化實(shí)用操作人才。
知識經(jīng)濟時(shí)代對人才的基本要求是知識和能力。檔案信息化建設的本質(zhì)也是逐步實(shí)現檔案保管由實(shí)體型向信息開(kāi)發(fā)型轉變，檔案信息化建設過(guò)程中對知識與能力的要求在朝著(zhù)復合型和全方位的方向發(fā)展，因此，檔案信息化人才不僅應具有技術(shù)性知識和能力，還具有全程化參與的能力。應當看到，當檔案信息化建設到一定階段后，對檔案人員數量的要求將會(huì )相對減少，而對人員能力的要求將會(huì )不斷提高。檔案信息化實(shí)際操作人員要必須懂得現代化管理的基本知識、熟練操作計算機，了解網(wǎng)絡(luò )知識，靈活使用檔案管理軟件，熟悉從計算機網(wǎng)絡(luò )系統環(huán)境控制、電子文件形成到文檔歸檔、編研、提供利用等一系列環(huán)節的工作。
總之，檔案管理的信息化已經(jīng)成為一種趨勢，與其他行業(yè)的信息化相比，檔案管理信息化目前正處在起步階段，我們應該借鑒其他行業(yè)信息化的經(jīng)驗教訓，在大力推進(jìn)硬環(huán)境建設的同時(shí)，重視軟環(huán)境建設，既重視信息化觀(guān)念、管理規范和標準，以及人才隊伍建設，使檔案管理的信息化少走一些彎路，以加快檔案管理信息化的步伐。
參考文獻：
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