高校檔案信息化建設與服務(wù)論文

　　高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎工作之一。檔案是學(xué)校建設發(fā)展的重要組成部分。隨著(zhù)現代科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，高校檔案信息化建設已成為高校檔案管理的主要內容。為切實(shí)加強我校高校檔案信息化建設，加快推進(jìn)檔案信息資源的數字化、管理利用一體化、服務(wù)在線(xiàn)網(wǎng)絡(luò )化步伐，更好地為學(xué)校的改革與建設發(fā)展服務(wù)，學(xué)校檔案館近期在檔案信息化建設的硬件設施、軟件平臺、網(wǎng)站建設、人才培養等方面情況，進(jìn)行了全方位的自查整改建設，內容包括：

　　1、搭建平臺，為推動(dòng)檔案工作科學(xué)發(fā)展奠定基礎

　　近幾年，我校檔案信息化建設引起了學(xué)校領(lǐng)導的高度重視，檔案建設步伐明顯加快，取得了明顯的成績(jì)，得到了社會(huì )各界認可，主要體現在以下幾方面：

　�。�1）領(lǐng)導重視，責任落實(shí)到位。按照云南省檔案局及云南省教育廳的工作要求，我館召開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議，制定檔案管理工作的各項措施，責任落實(shí)到各科室，將各部門(mén)、各學(xué)院歸檔管理納入到年終績(jì)效考核中，建立獎懲激勵機制，為我館以后的檔案信息化建設奠定了基礎。

　�。�2）建立檔案信息平臺。目前檔案數據庫中已經(jīng)有10余萬(wàn)條檔案目錄，經(jīng)過(guò)篩選之后開(kāi)通了部分文件目錄的查詢(xún)權限，并且建立了檔案室局域網(wǎng)，實(shí)現局域網(wǎng)內資源共享。我室在省內也是較早計算機管理檔案的單位，我校經(jīng)常安排檔案工作人員到省內部分高校和地州檔案館參觀(guān)學(xué)習和經(jīng)驗交流。

　�。�3）加大資金投入力度，軟硬件設施逐漸加強。近幾年來(lái)，學(xué)校對檔案館投入的經(jīng)費逐步增多，檔案館目前有計算機3余臺，服務(wù)器1臺，掃描儀1臺。自2006年，檔案館與計算機專(zhuān)業(yè)公司合作開(kāi)發(fā)了綜合檔案管理系統，對全校的專(zhuān)兼職檔案人員集中培訓，并與學(xué)校的OA系統實(shí)現無(wú)縫對接，提高了檔案信息著(zhù)錄、檔案查詢(xún)、數據統計的效率，加大了電子文件歸檔力度，并將原來(lái)的不同格式數據庫文件導入的新開(kāi)發(fā)的數據庫系統中，豐富了數據庫信息。

　�。�4）加強人才隊伍建設。2000年專(zhuān)職檔案人員只有1人，沒(méi)有兼職檔案人員，隨著(zhù)檔案信息化建設的要求越來(lái)越高，對檔案管理人員的素質(zhì)要求也越來(lái)越高，目前我室有專(zhuān)職檔案工作人員3人，副研究館員有1人，檔案專(zhuān)業(yè)和計算機專(zhuān)業(yè)人員均占較高比例，專(zhuān)業(yè)知識結構合理。每個(gè)部門(mén)都配備兼職檔案人員，目前有兼職檔案管理人員有70多人。

　　2、查找問(wèn)題，明確努力方向

　�。�1）檔案利用服務(wù)手段滯后。我校建校早，館內資源全面，涉及到多個(gè)檔案門(mén)類(lèi)�，F今是一個(gè)信息時(shí)代，在此背景下我校也順應時(shí)代的潮流，使用網(wǎng)絡(luò )文檔一體化管理系統，實(shí)現了網(wǎng)絡(luò )歸檔，檔案查詢(xún)更加便捷。但似乎更注重的是收藏而非利用，其服務(wù)工作的作用并沒(méi)有被充分的發(fā)揮出。另外，檔案（如學(xué)籍檔案）的利用率是很高的，所以導致提供檔案利用服務(wù)的需求量也十分大，因工作效率低，在檔案館時(shí)常會(huì )出現排隊查閱檔案的情況，上述現象的產(chǎn)生是基于以下三方面的原因：

　�、贈](méi)有完善好檔案信息資源基礎建設，檔案館內雖藏儲著(zhù)巨大的資源，但因沒(méi)做好前期的檔案管理，如數據著(zhù)錄有缺失，導致檔案歸檔管理沒(méi)能夠良好的和利用服務(wù)進(jìn)行，進(jìn)而使服務(wù)質(zhì)量難以得到保證。

　�、诶�用服務(wù)的手段缺乏多樣性，現今大部分的檔案館只是將館藏原件提供給檔案利用者閱覽，很少采用為利用者提供更多樣化的服務(wù)，如：文獻匯編、網(wǎng)上遠程文件查詢(xún)等。

　�、蹧](méi)有較強的檔案服務(wù)意識，相關(guān)的工作人員只是進(jìn)行查詢(xún)借閱，并不會(huì )思考這過(guò)程中出現的問(wèn)題借，那就更別提什么解決措施了，主動(dòng)服務(wù)意識較為缺乏。

　�。�2）專(zhuān)題檔案數據庫建設急需完善。自成立檔案室起就開(kāi)始對館藏資源實(shí)現計算機目錄管理，2006年啟用綜合檔案管理系統，實(shí)現了文檔一體化，但是隨著(zhù)檔案信息的豐富，人們的要求也在不斷提高，更注重檔案的個(gè)性化和精品化，為了滿(mǎn)足人們對檔案信息的需求，需要建立各種門(mén)類(lèi)的專(zhuān)題數據庫。例如學(xué)生出國需要英文成績(jì)單，這就需要建立成績(jì)翻譯專(zhuān)題數據庫；教師每年都要進(jìn)行職稱(chēng)評定和人事任免，需要建立職稱(chēng)專(zhuān)題檔案數據庫和人事檔案專(zhuān)題數據庫等。但是，在前期的檔案數據庫建設還有不盡如人意之處，如：

　�、賹�(zhuān)題檔案數據庫建設目的不明確。其主要的目的是便于利用，對館藏資源進(jìn)行深層次的開(kāi)發(fā)，借此來(lái)更好的滿(mǎn)足用戶(hù)的需求，但是實(shí)際上的建設過(guò)程中卻出現了較多的負面狀況，如過(guò)于重視數量指標、忽視數據的質(zhì)量以及服務(wù)效能等。

　�、跊](méi)有明確好專(zhuān)題檔案數據庫的利用需求。選題是其建立的核心，而選題又依賴(lài)于對檔案用戶(hù)需求的深入分析。檔案用戶(hù)需求分析的缺失必然會(huì )為檔案專(zhuān)題數據庫之后的利用埋下隱患。而目前的檔案系統在未建設檔案專(zhuān)題數據庫前，在幾乎很少去分析用戶(hù)需求，進(jìn)而無(wú)法保證數據庫利用率。

　�、蹧](méi)有統一好專(zhuān)題數據庫的建設標準�，F階段建設專(zhuān)題數據庫的最大難題就是怎樣將其標準化以及規范化。從現今而言，還未對數據庫建設的標引體系、數據文件結構、軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)等方面制定相應的標準規范，這勢必會(huì )給檔案數據庫之后的一系列工作（如檔案數據交換等）造成嚴重的影響。

　　3、檔案信息化建設的思考

　�。�1）改變檔案管理理念。檔案事業(yè)隨著(zhù)檔案信息化得到了巨大的機遇以及挑著(zhù)，為了能夠更好的適應時(shí)代的發(fā)展，加強建設檔案信息化是必然的，只有這樣才能夠有效的提高檔案信息的服務(wù)水平。想要做到檔案信息化，第一步需改變管理理念，樹(shù)立更重的新意識，如效益、服務(wù)以及信息意識，借此來(lái)提升檔案工作水平。

　�、俳�立完善的檔案管理制度。在此方面須遵循下列要求：a.規章制度要科學(xué)合理且緊貼單位實(shí)際以及檔案管理要求。b.制度要簡(jiǎn)明實(shí)用，具有較強的可操作性，便于發(fā)揮出制度的規范以及指導作用。c.在始終保持嚴格的執行制度。檔案部門(mén)有著(zhù)雙重身份，它同時(shí)肩負檔案規章制度的制定者以及執行者兩種身份。在落實(shí)規章制度的時(shí)候，一定要做到獎罰分明，將制度的權威性給充分的體現出來(lái)。

　�、诩訌妼�檔案工作宣傳力度。a.每年都要定期對學(xué)校各歸檔部門(mén)兼職檔案人員進(jìn)行培訓，保證檔案歸檔的完整性。b.將檔案工作和校史展覽工作良好的結合在一起，將校史展覽作為引子，進(jìn)一步的提升師生員工的檔案意識，帶動(dòng)檔案資源的建設，實(shí)現史志和檔案工作的聯(lián)動(dòng)，較好的發(fā)揮出校史展覽在育人方面的作用，使檔案工作能夠進(jìn)一步的走進(jìn)學(xué)校中心的工作，為學(xué)校中心的工作提供更好的服務(wù)。

　�。�2）檔案管理手段和服務(wù)要創(chuàng )新。在我校的“十二五”規劃中，學(xué)校在信息化建設中明確提出“推進(jìn)數字化檔案館建設，提高檔案管理、利用的科學(xué)化水平”，檔建設案信息化的主要目的就是實(shí)現應用信息技術(shù)、檔案信息資源共享，借此來(lái)進(jìn)一步的提升檔案利用服務(wù)水平。當前檔案館通過(guò)提高檔案管理水平和計算機技術(shù)，可以用更快捷的方式為我校師生提供服務(wù)，一改之前被動(dòng)服務(wù)，利用擁有的檔案信息優(yōu)勢，挖掘檔案數據，積極主動(dòng)地為學(xué)校的改革和發(fā)展盡一份力量。

　�、偻晟茖�(zhuān)題檔案數據庫，實(shí)現檔案信息資源的整合。開(kāi)展檔案信息資源整合和專(zhuān)題數據庫的研究應用工作，建立高等學(xué)校檔案專(zhuān)題數據庫平臺，以檔案館藏檔案目錄數據庫中不同全宗、不同類(lèi)別、不同校區的重要的、利用價(jià)值高的檔案信息資源（如研究生論文、學(xué)籍檔案、職稱(chēng)職務(wù)、精品課程檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、人物檔案、重點(diǎn)建設工程項目檔案等）為主要來(lái)源，經(jīng)過(guò)廣泛收集、數據分析、加工整合、篩選整理，進(jìn)行信息的二次開(kāi)發(fā)，之后再將整合后的信息交換至專(zhuān)題檔案數據庫中，借此來(lái)填補通用檔案管理系統缺失部分，可以提供給利用者另外一種的視覺(jué)感受，不但更好的滿(mǎn)足了利用需求，還進(jìn)一步的優(yōu)化了利用模式，實(shí)現了真正意義上的信息資源共享。

　�、诮�立多層次、全方位的檔案利用新模式。a.建立健全內部借閱管理系統，檔案管理系統是高效的檔案利用服務(wù)的基礎，不無(wú)論用戶(hù)是到檔案館查詢(xún)利用檔案還是在網(wǎng)絡(luò )提交利用申請，用戶(hù)都都必須到計算機上提交查詢(xún)申請，檔案工作人員在按照用戶(hù)所提供的申請，相應的提供服務(wù)工作，在借閱工作完成之后，檔案管理系統會(huì )自動(dòng)把利用者的身份信息以及檔案工作人員查詢(xún)利用信息添加到數據庫系統中，這對于檔案館后期的利用登記和統計工作是十分有利的。b.增強網(wǎng)絡(luò )編研，現代信息技術(shù)對于新時(shí)期的檔案編研工作而言是十分有利的`，因此在進(jìn)行此方面的工作時(shí)，一定要對其進(jìn)行充分的利用�，F今人們的要求隨著(zhù)信息化在不斷的提高，需求也呈現多樣化，因此需要檔案館的信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)以及深度的挖掘，借此來(lái)使得檔案信息能夠提供增值服務(wù)，如高校檔案編研工作能夠通過(guò)整理以及優(yōu)化組合分散的檔案信息，將其進(jìn)一步的編輯成系統化的檔案史料，使得其能夠更好的為學(xué)校的科研、教學(xué)提供服務(wù)，同時(shí)還能夠在一定程度上為各部門(mén)管理提供決策方面的依據。開(kāi)展檔案編研工作是高校開(kāi)發(fā)、優(yōu)化檔案信息資源最有效的方式。開(kāi)展檔案編研工作可以為檔案利用者提供主動(dòng)的、系統的和有針對性的服務(wù)，從而提高檔案利用工作的效率和檔案管理整體水平的提高。

　�。�3）全面提高檔案工作者的素質(zhì)。檔案事業(yè)之前發(fā)展緩慢是不爭事實(shí)，要從根本上改變這種面貌，不是通過(guò)購買(mǎi)幾臺計算機和管理軟件就能改變的，而是培養出一批信息化建設的技術(shù)型、管理型以及復合型的人才，讓其具備較強的檔案信息意識和檔案信息獲取能力、分析問(wèn)題的能力、開(kāi)發(fā)利用能力等，有效地開(kāi)展檔案咨詢(xún)和信息服務(wù)。

　�、偌訌娕嘤�，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案工作有著(zhù)較強的業(yè)務(wù)性，同時(shí)檔案管理工作的質(zhì)量極大程度上受限于檔案工作的業(yè)務(wù)素質(zhì)。就現階段而言，檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)人員較少，大部分現有的檔案管理人員都不是科班出身，所以導致檔案學(xué)、檔案管理方面的知識較為分散，缺乏一定的系統性，專(zhuān)業(yè)程度不夠。正因此如，相關(guān)的檔案工作人員更應該積極注定的加強業(yè)務(wù)方面的學(xué)習，進(jìn)一步的增強檔案意識，提升自身的業(yè)務(wù)素養，借此來(lái)更好的完成相關(guān)的工作，替高校的規范管理和長(cháng)期發(fā)展打好基礎。

　�、诩訌姌I(yè)務(wù)學(xué)習，提高分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力。信息技術(shù)的出現同時(shí)改變了原先檔案管理模式以及思維方式，我們在要做好檔案的歸檔同時(shí)，也要做好檔案歸檔的后續工作，例如各項數據的統計、檔案高效利用、檔案信息開(kāi)發(fā)以及參加檔案文獻的研究工作等，這些工作的開(kāi)展除了需要檔案方面的知識外，還需要計算機技術(shù)、統計學(xué)技術(shù)等多方面的知識，因此檔案工作者要養成可持續終身教育模式，才可保證檔案人員的素質(zhì)隨著(zhù)時(shí)代的進(jìn)步而進(jìn)步。

　　總而言之，高校想要做到檔案工作的話(huà)，必然要建設檔案信息化，保管檔案的目的在于檔案信息資源開(kāi)發(fā)的利用，高校檔案館只有全面開(kāi)展檔案工作數字化、信息化建設，才能提供齊全完整豐富的檔案信息資源為學(xué)校的建設和發(fā)展服務(wù)。

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