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對基層企業(yè)檔案統計工作的幾點(diǎn)認識論文
【摘要】
檔案統計工作是檔案管理工作的一項基本環(huán)節，是衡量企業(yè)檔案工作水平的一項重要指標，是提高檔案提供利用水平的重要依據。檔案統計工作包含的內容也是相當廣泛，包括組織及人員、庫房及庫藏、硬件設施、提供利用等情況，它真實(shí)反映一個(gè)企業(yè)檔案工作的規模和現代化程度以及規范程度，目前在基層企業(yè)中，因為制度、認識上的原因，往往會(huì )出現重整理輕利用、重業(yè)務(wù)輕學(xué)習、重經(jīng)驗輕借鑒、重自身輕交流等問(wèn)題，嚴重制約了檔案統計工作的正常開(kāi)展，統計工作往往缺乏及時(shí)性、連續性、準確性。
【關(guān)鍵詞】
檔案統計;檔案管理;統計工作
從檔案管理主體角度上講，檔案管理人員缺乏統計工作的教育培訓，沒(méi)有掌握統計工作的基本知識，對統計工作實(shí)際操作能力不強，對統計工作積極主動(dòng)性差，缺少完成統計的有效方式方法，相關(guān)部門(mén)和人員對檔案統計工作監管不力，對統計工作的不重視，以及對統計工作執行力不足，從而限制了檔案統計功能的發(fā)揮，影響到基層企業(yè)檔案水平的整體提升。
一、檔案管理人員要深刻認識統計工作的重要性和必要性，掌握統計工作系統的理論方法，建立健全統計工作制度程序
(一)從檔案客體上。統計工作真實(shí)記錄了企業(yè)檔案 庫藏狀況、人員基本情況，檔案保管條件、硬件設施配備、檔案利用質(zhì)量等一系列數據，客觀(guān)反映了企業(yè)檔案工作發(fā)展規模、進(jìn)程、信息加工、檢索工具等真實(shí)情況，通過(guò)歷年統計數據的對比，檔案人員容易比較出歷年來(lái)檔案工作取得的成績(jì)，比較結論是制定檔案工作發(fā)展規劃和的重要參考，可以幫助分析現行檔案工作難點(diǎn)、弱點(diǎn)問(wèn)題，是控制檔案工作進(jìn)度的依據，統計工作是否扎實(shí)有效，關(guān)系到能否切實(shí)維護檔案實(shí)體安全和完整。
(二)從檔案主體上。統計工作客觀(guān)記載了企業(yè)檔案管理人員自身工作取得的成績(jì)，通過(guò)歷年檔案統計數據對比，以及與同行業(yè)、本地區、規模相同的企業(yè)檔案發(fā)展狀況相比，能夠容易發(fā)現自身檔案工作存在的問(wèn)題和已經(jīng)取得的成績(jì)，對經(jīng)驗及時(shí)總結，對問(wèn)題進(jìn)行嚴格細致分析排查，及時(shí)制定整改措施，進(jìn)一步落實(shí)，同時(shí)通過(guò)這種對比，有利于提高工作人員業(yè)務(wù)技能，激發(fā)他們工作的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng )造性，進(jìn)一步提升檔案利用服務(wù)質(zhì)量。
(三)從統計工作制度本身上。統計工作作為檔案工作的一個(gè)基本環(huán)節，將逐步進(jìn)入科學(xué)化、規范化、程序化、日�；壍�，必須作為一項日常性工作常抓不懈，檔案人員在本職工作中一定要堅決執行，嚴格落實(shí)，最大限度發(fā)揮檔案統計工作效用，主動(dòng)接收上級檔案行政部門(mén)的監督，并且及時(shí)上報相關(guān)報表。
二、檔案統計工作要堅持在基層企業(yè)推廣，緊密?chē)@企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中心，檔案管理人員要深化認識、精細計劃、強抓落實(shí)、責任到人、監管到位、重在實(shí)效，充分發(fā)揮檔案統計工作的作用，帶動(dòng)提升檔案其他環(huán)節各項工作
(一)加強領(lǐng)導，統一認識，突出檔案統計工作的重要性。
上至分管檔案工作主管領(lǐng)導，下至專(zhuān)兼職檔案員，要深入學(xué)習，統一認識，深刻認識到檔案統計工作的作用和意義，突出檔案統計工作的地位，在制定檔案工作年度計劃時(shí)，將檔案統計工作內容納入，兼職檔案員要積極配合完成檔案移交收集數據的確認工作，引導所有業(yè)務(wù)人員查閱檔案時(shí)，積極主動(dòng)填寫(xiě)各項相關(guān)表格，在提高全員檔案意識的基礎上做好檔案移交查閱數據統計工作。完善檔案統計工作方式方法，補充完善檔案統計的各項指標數據，確保檔案數據填報及時(shí)、真實(shí)、準確。
(二)規范檔案工作各項程序，嚴格核實(shí)檔案統計的各項數據真實(shí)性和準確性，確保各項數據真實(shí)有效。
1.規范檔案移交借閱程序。
對移交進(jìn)室的各種文件資料及實(shí)物檔案，無(wú)論數目多少，嚴格填寫(xiě)規范的移交登記表，包括年度、文件類(lèi)型、文件題名、份數、移交人、接收人等項目，雙方簽字確認后，移交人和接收人各自留存。對整理無(wú)序或移交資料不全的，檔案人員要有權拒收，要求責任人按要求收集整理完成后完整移交，要保證當年歸檔文件的歸檔率。
檔案人員要積極學(xué)習，熟悉各部門(mén)業(yè)務(wù)流程，對形成的文件要全面掌握，在條件成熟時(shí)，列出各部門(mén)文件歸檔清單，便于兼職檔案員執行，同時(shí)有利于檔案移交時(shí)檢查部門(mén)文件資料門(mén)類(lèi)的完整性，不斷提高部門(mén)的檔案歸檔率。
2.規范檔案借閱程序。
借閱人在查閱檔案前，要自覺(jué)填寫(xiě)《檔案查借閱登記表》，檔案人員在提供檔案前，要對《檔案查借閱登記表》內容進(jìn)行進(jìn)一步確認，查閱內容填寫(xiě)一定要完成詳細，典型的查閱要求填寫(xiě)事后的檔案利用效果，檔案人員要認真核實(shí)查閱卷數、借出卷數、復印張(卷)數、摘抄張(卷)數等詳細資料。堅持檔案查借閱審批制度，對檔案借出規定固定期限，超過(guò)期限不還的要督促其歸還，維護檔案實(shí)體安全。
3.嚴控檔案轉出程序。
確定科學(xué)、流暢的檔案轉出程序，對轉出檔案的，首先要有檔案轉出介紹信或證明，確定檔案庫中的卷數和冊數，其次進(jìn)行檔案轉出登記，詳細登記轉出檔案的具體情況，如案卷號、案卷題名、形成時(shí)間、保管期限、總卷數等詳細資料，最后向接收單位催收檔案轉出回執單，留存備查。
4.建立庫藏檔案案卷臺賬。
對于庫房保存的大量檔案，按照檔案分類(lèi)大綱所示建立檔案案卷臺賬，包括：案卷類(lèi)型(含二級類(lèi)目)、所屬年度、案卷題名、保管期限、總卷數等條目，條目要設置完整、排列有序、科學(xué)實(shí)用，如基建檔案(檔號6.2.1)、2008年、××住宅樓、長(cháng)期、共20卷。在初步建立檔案案卷臺賬的基礎上，對新進(jìn)檔案和轉出檔案定期(如每月)進(jìn)行登記和注銷(xiāo)，年終進(jìn)行分類(lèi)統計匯總，與年終庫房檔案清點(diǎn)核對數目一致。將每年的檔案案卷臺賬單獨編制成冊，以免造成更改痕跡太多造成混淆的問(wèn)題，將上年度臺賬留存備查。對于鑒定銷(xiāo)毀的檔案，銷(xiāo)毀后在檔案臺賬上注明“已銷(xiāo)毀”字樣，便于以后不做統計。5.建立檔案定期清點(diǎn)制度。檔案員要定期或在年度終了時(shí)，對所有庫藏案卷逐類(lèi)逐卷進(jìn)行清點(diǎn)統計，在清點(diǎn)中保留清點(diǎn)痕跡，與檔案臺賬逐類(lèi)進(jìn)行核對，如發(fā)現不一致，要查閱檔案移交、借出、轉出登記，查實(shí)兩者不一致的依據，再進(jìn)行數字更改，這種做法一方面發(fā)揮了檔案統計的作用，另一方面利于維護庫存檔案的完整性。
(三)加強檔案人員教育培訓交流。
要采用“內培”和“外培”相結合的方式，大膽“請進(jìn)來(lái)”和“走出去”，要定期派人參加檔案統計工作培訓，熟練掌握檔案統計工作的方法技巧，要到檔案管理先進(jìn)單位學(xué)習交流，探討交流檔案統計工作的有效方法方法，借鑒先進(jìn)的工作經(jīng)驗，發(fā)現自身存在的不足，認真分析本企業(yè)檔案統計工作的弱點(diǎn)和難點(diǎn)，探尋問(wèn)題的根源，制定針對性的整改措施，提高檔案統計工作的實(shí)用性、及時(shí)性、連續性。
(四)加強企業(yè)檔案統計工作的監督。
企業(yè)檔案部門(mén)要接受上級單位和業(yè)務(wù)歸口單位的業(yè)務(wù)指導，對要求提供的檔案統計報表要如實(shí)填寫(xiě)上報，對統計中存在的問(wèn)題不隱瞞、不回避，上級單位要切實(shí)發(fā)揮檔案監管作用，對企業(yè)檔案情況進(jìn)行綜合考評時(shí)，對檔案統計狀況作為一項檢查內容進(jìn)行檢查，對發(fā)現的問(wèn)題限期責令整改，并將整改情況按期上報。
總之，檔案統計工作是一項長(cháng)期性、復雜性、連續性的工作，各基層企業(yè)要對檔案統計工作高度重視，必須嚴格統計過(guò)程控制、規范檔案統計程序、完善檔案統計措施、最終達到重在實(shí)效的目的，通過(guò)建章立制、規范行為、過(guò)程監督、加強考核等一系列方式方法，提高檔案人員綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，提升企業(yè)檔案工作管理水平和協(xié)作能力。各級檔案人員要緊密結合企業(yè)實(shí)際，適應企業(yè)內外形勢發(fā)展要求，牢固樹(shù)立大局意識、服務(wù)意識、奉獻意識，增強檔案工作的責任感、使命感和榮譽(yù)感，工作積極主動(dòng)，突破傳統觀(guān)念，開(kāi)闊思維眼界，創(chuàng )新工作方法，強化各項措施，維護庫存檔案安全完整，加強檔案信息資源深開(kāi)發(fā)，為企業(yè)各項工作提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。
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