電子通訊要審慎的禮儀
除非你的電子信息（如傳真、電子郵件）經(jīng)過(guò)加密處理,收信人可能是并非惟一讀到這份訊息的人。因此,以此方式傳遞敏感性資訊時(shí)必須躊躇再三,以審慎為上策。你應加以取舍其中許多注意要項,一方面顧及禮法,另一方面亦向對方展現你對正當程序的掌握。近來(lái)出現了一個(gè)新名詞"網(wǎng)絡(luò )禮儀",就是指互聯(lián)網(wǎng)電子通訊的相關(guān)禮儀,明示我們企業(yè)界人士利用尖端通訊科技傳遞信息之際,尤應留意其中亦有正確與錯誤的作業(yè)格式。讀者請檢閱下述清單,依切身需要善加運用。
基本要項
1.信息中應辨明收信人與自己的身分，以利彼此聯(lián)系。除了傳真號碼外，你還應提供電話(huà)號碼或地址，或二者兼具。
約翰準備傳真給一名供應商時(shí),不慎把傳真號碼按錯了,竟傳到一名毫不相干的'會(huì )計師辦公室。會(huì )計師的秘書(shū)收到這份文件,即使想通知約翰也一籌莫展,因為約翰的文件上并未提供充分的通訊資訊。她當然無(wú)法與約翰的供應商聯(lián)系,因為不知道對方的傳真號碼，這也是文件誤傳到會(huì )計師事務(wù)所的
首因。
2.撰寫(xiě)電子信件就仿佛你在和對方面對面談話(huà)一般，如果你寫(xiě)得過(guò)分晦澀�；蛭木溥^(guò)于簡(jiǎn)略。對方可能會(huì )產(chǎn)生錯誤的印象，馬丁十萬(wàn)火急地向外市行銷(xiāo)中心倉儲經(jīng)理催件，卻未如預
期地得到對方快速的回應。這位經(jīng)理向來(lái)精明干練，效率十足，令馬丁納悶不已。一周后，馬丁所催文件終于到達，但卻是經(jīng)由郵遞寄出。
到底馬丁在發(fā)給那名經(jīng)理的電訊里寫(xiě)了什么？
“需月中產(chǎn)品存貨清單報告，機密傳遞為上，盡速�！�
“盡速”意旨可能含糊不清，是不是應該更精確點(diǎn)，如注明時(shí)限？至于“機密傳遞”的指示也可能有多種詮釋?zhuān)瑐}儲經(jīng)理并沒(méi)有電子加密編碼設置，因此他選擇交托郵局傳遞信息，他確實(shí)顧及了機密性，但是卻延遲了許多時(shí)間。
3.仔細檢查拼法、文法和信息的一般外觀(guān)，縱然你使用的是現代科技。切不可因此疏忽了傳統規格和禮法，
4.字型過(guò)小可能會(huì )傳達不清。提醒對方若碰到信息模糊的狀況盡速與你聯(lián)絡(luò )，如有任何疑慮。不妨使用快遞服務(wù)或限時(shí)郵件來(lái)傳遞該項資料，無(wú)論如何。你為對方設想和防患未然的態(tài)度定能贏(yíng)得對方的欣賞與感謝。
5.在信息上方應先注明文件主題。讓對方一眼就能預知端倪。即使事情繁多。也可將事件排定優(yōu)先處理程序，公司商號倘若生意鼎盛。事務(wù)繁忙。通訊可能無(wú)法得到即時(shí)處理，如果每項信息都標明第一優(yōu)先。碰到真正緊急時(shí)刻也就缺乏沖擊力了。
電子通訊禁忌
1.別以為你收到的任何要求都貨真價(jià)實(shí)。如有疑慮，務(wù)必詳查！
2.別冒犯任何人，你聽(tīng)到一則粗鄙的笑話(huà)，即使當時(shí)贏(yíng)得你莞爾一笑，別忙不迭地通過(guò)電子郵件和你所有的同業(yè)或同事分享。在業(yè)界尚有助理及秘書(shū)負責收件，你的電訊可能在無(wú)意中觸犯了他人。
3.別以為大寫(xiě)格式打出所有的電子信息，網(wǎng)友之間謔稱(chēng)此為"號叫"，閱讀起來(lái)相當吃力，常會(huì )惹惱讀信人。
4.別忘了電子郵件已行之有年，舉例來(lái)說(shuō)，“先此致謝”是TIA，“順便一提”是BTW。如果你是位生手，認不清通行的十幾二十個(gè)縮寫(xiě)，別居然控訴那些使用它們的人傲慢無(wú)禮。
5.傳真信息篇幅過(guò)長(cháng)時(shí)，別忘了加上頁(yè)碼。如此一來(lái)，收件人按頁(yè)裁釘時(shí)易于辨明紙張順序，以便閱讀及存檔。
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