商務(wù)傳真禮儀小技巧
目前，在商務(wù)交往中，經(jīng)常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達身在異地的交往對象手中。傳統的郵寄書(shū)信的聯(lián)絡(luò )方式，已難于滿(mǎn)足這一方面的要求。在此背景之下，傳真便應運而生，并且迅速走紅于商界。
傳真，又叫作傳真電報。它是利用光電效應，通過(guò)安裝在普通電話(huà)網(wǎng)絡(luò )上的傳真機，對外發(fā)送或是接收外來(lái)的文件、書(shū)信、資料、圖表、照片真跡的一種現代化的通訊聯(lián)絡(luò )的方式�，F在，在國內的商界單位中，傳真機早已普及成為不可或缺的辦公設備之一。 利用傳真通訊的主要優(yōu)點(diǎn)是，它操作簡(jiǎn)便，傳送速度非常之迅速，而且可以將包括一切復雜圖案在內的真跡傳送出去。它的缺點(diǎn)主要是發(fā)送的自動(dòng)性能較差，需要專(zhuān)人在旁邊進(jìn)行操作。有些時(shí)候，它的清晰度難以確保。
商界人士在利用傳真對外通訊聯(lián)絡(luò )時(shí)，必須注意下述三個(gè)方面的禮儀問(wèn)題。
第一，必須合法使用。國家規定：任保單位或個(gè)人在使用自備的傳真設備時(shí)，均須嚴格按照電信部門(mén)的有關(guān)要求，認真履行必要的使用的手續，否則即為非法之舉。 具體而言，安裝、使用傳真設備前，須經(jīng)電信部門(mén)許可，并辦理相關(guān)的一切手續，不準私自安裝、使用傳真設備。 安裝、使用的傳真設備，必須配有電信部門(mén)正式頒發(fā)的批文和進(jìn)網(wǎng)許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設備，必須首先前往國家所指定的部門(mén)進(jìn)行登記和檢測，然后方可到電信部門(mén)辦理使用手續。 使用自備的傳真設備期間，按照規定，每個(gè)月都必須到電信部門(mén)交納使用費用。
第二，必須得法使有。使用傳真設備通訊，必須在具體的操作上力求標準而規范。不然，也會(huì )令其效果受到一定程度的影響。 本人或本單位所用的傳真機號碼，應被正確無(wú)誤地告之自己重要的.交往對象。一般而言，在商用名片上，傳真號碼是必不可少的一項重要內容。 對于主要交往對象的傳真號碼，必須認真地記好，為了保證萬(wàn)無(wú)一失，在有必要向對方發(fā)送傳真前，最好先用對方通報一下。這樣作既提醒了對方，又不至于發(fā)錯傳真。 發(fā)送傳真時(shí)，必須按規定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時(shí)，也要注意使其內容簡(jiǎn)明扼要，以節省費用。 單位所使用的傳真設備，應當安排專(zhuān)人負責。無(wú)人在場(chǎng)而又有必要時(shí)，應使之自動(dòng)處于接收狀態(tài)。為了不影響工作，單位的傳真機盡量不要同辦公電話(huà)采用同一條線(xiàn)路。
第三，必須依禮使用。商界人員在使用傳真時(shí)，必須牢記維護個(gè)人和所在單位的形象問(wèn)題，必須處處不失禮數。 在發(fā)送傳真時(shí)，一般不可缺少必要的問(wèn)候語(yǔ)與致謝語(yǔ)。發(fā)送文件、書(shū)信、資料時(shí)，更是要謹記這一條。 出差在外，有必要使用公眾傳真設備，即付費使用電信部門(mén)所設立在營(yíng)業(yè)所內的傳真機時(shí)，除了要辦好手續、防止泄密之外，對于工作人員亦須依禮相待。 人們在使用傳真設備時(shí)，最為看重的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后，應當在第一時(shí)間內即刻采用適當的方式告知對方，以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發(fā)來(lái)的傳真時(shí)，千萬(wàn)不可拖延時(shí)間，耽誤對方的要事。
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