職場(chǎng)商務(wù)電子郵件的寫(xiě)作禮儀
在商務(wù)往來(lái)中，使用電子郵件進(jìn)行聯(lián)絡(luò )時(shí)，應當遵守一定的禮儀規范，主要包括以下四個(gè)方面。
第一，在商務(wù)交往中，電子郵件也是一種商務(wù)文本，應當認真撰寫(xiě)。
向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構思，認真撰寫(xiě)。在撰寫(xiě)電子郵件時(shí)，尤其要注意下面三點(diǎn)。
1.郵件的主題要明確。一個(gè)電子郵件，大都只有一個(gè)主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見(jiàn)到它便對整個(gè)電子郵件一目了然了。
2.郵件的語(yǔ)言要流暢。電子郵件要便于閱讀，就要以語(yǔ)言流暢為要。盡量別寫(xiě)生僻字、異體字。引用數據、資料時(shí)，則最好標明出處，以便收件人核對。
3.郵件的內容要簡(jiǎn)潔。網(wǎng)上的時(shí)間極為寶貴，所以電子郵件的內容應當簡(jiǎn)明扼要，愈短愈好。
第二，電子郵件應當避免濫用，不發(fā)無(wú)意義的郵件。
在現代信息社會(huì )中，任何人的時(shí)間都是無(wú)比珍貴的。對商界人士來(lái)講，這一點(diǎn)就顯得更加重要了。所以有人才會(huì )說(shuō)：在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節省時(shí)間。
有鑒于此，若無(wú)必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說(shuō)地，或是只為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出。
不過(guò)一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的。
第三，電子郵件應當注意編碼問(wèn)題。
編碼的問(wèn)題是由于中文文字自身的特點(diǎn)加上一些其他的原因，我國的內地、臺灣省、港澳地區，以及世界上其他國家里的華人，目前使用著(zhù)互不相同的中文編碼系統。因此，當一位商界人士使用中國內地的編碼系統向生活在除中國內地之外的其他一切國家和地區里的中國人發(fā)出電子郵件時(shí)，由于雙方所采用的中文編碼系統有所不同，對方便很有可能只會(huì )收到一封由亂字符所組成的天書(shū)。
因此，商界人士在使用中文向除了中國內地之外的其他國家和地區的華人發(fā)出電子郵件時(shí)，必須同時(shí)用英文注明自己所使用的中文編碼系統，以保證對方可以收到自己的郵件。
第四，電子郵件應當慎選花哨功能。
現在市場(chǎng)上所提供的先進(jìn)的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強化電子郵件的個(gè)人特色，但是此類(lèi)功能商界人士是必須慎用的。
這主要是因為，一方面，對電子郵件修飾過(guò)多，難免會(huì )使其容量增大，收發(fā)時(shí)間增長(cháng)，既浪費時(shí)間又浪費金錢(qián)，而且往往會(huì )給人以華而不實(shí)之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來(lái)，他所收到的那個(gè)電子郵件就很有可能會(huì )大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。
商務(wù)郵件的修辭
修辭是撰寫(xiě)商務(wù)電子郵件最困難的`部分。如果用平常說(shuō)話(huà)的語(yǔ)氣，很容易被視為無(wú)禮，這是因為眼見(jiàn)為憑，文字用看的往往比用聽(tīng)更容易被放大檢驗。
因此，撰寫(xiě)商務(wù)電郵前，不妨想到此時(shí)是面對著(zhù)對方，而不是面對鍵盤(pán)與屏幕，這樣可以讓語(yǔ)氣溫暖一點(diǎn)。但要記得，書(shū)寫(xiě)時(shí)要比口語(yǔ)對話(huà)再稍微正式一點(diǎn)。設想對方看了你的信之后可能有的觀(guān)點(diǎn)，也就是要在別人的思考里思考。了解對方和你一樣都是大忙人，講重點(diǎn)即可。多一點(diǎn)體貼，想辦法讓你的電郵，看起來(lái)簡(jiǎn)短扼要，有親和力但不失禮。
郵件主題：
如果一次要和對方討論的事情是不同的主題，建議分開(kāi)不同的電郵傳送，也就是說(shuō)，每封信的主題最好只有一個(gè)，這樣對方會(huì )比較好針對單純的主題加以回信。
郵件結構：第一段與最后一段是重點(diǎn)
電子郵件的撰寫(xiě)，應該掌握由上而下的重點(diǎn)，也就是說(shuō)，重點(diǎn)在最前面的第一段。如果信件很長(cháng)，最好在結尾的部分，再度強調第一段的重點(diǎn)。
要求：主動(dòng)說(shuō)出你期待對方做的事情
當你想要收件者采取行動(dòng)時(shí)，如果電郵的內容長(cháng)，在信件的一開(kāi)始，就說(shuō)明你的要求。如果內容很短，不超過(guò)一個(gè)屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內容的結尾提出要求即可。
日期：郵件的日期與時(shí)間要明確
在電郵中提到的日期與時(shí)間，一定要具體，你說(shuō)的下個(gè)月或是下周三到底是什么時(shí)候?因此最好改成「下周三(如3月7日)」「下個(gè)月(如8月)」，時(shí)間也要明確，是上午還是下午?是以自己或對方的時(shí)區為準?以免雙方認知不同而產(chǎn)生誤會(huì )。
回復郵件：
如果你回復對方的來(lái)信時(shí)，使用對方的主旨回復，讓對方知道這是來(lái)自于你的回復。此外，如果想要在主旨點(diǎn)出回復的重點(diǎn)，可以在郵件本文內容里寫(xiě)上「回復主旨：XXXXXX」讓對方知道這是回復哪一封信。
風(fēng)格：
檢查自己寫(xiě)的電郵時(shí)，試試看讀出聲音，對話(huà)式的寫(xiě)作風(fēng)格輕松但不失禮，而且也比較自然順暢。
語(yǔ)感:
1.采用主動(dòng)的語(yǔ)氣。讓收信者知道，是誰(shuí)應該來(lái)做這件事情。例如：
A.你對這件事情有什么想法?
B.有誰(shuí)可以提供意見(jiàn)給我?
看得出來(lái)嗎?A比B來(lái)得主動(dòng)而明確。
2.動(dòng)詞比名詞更有力量。讓我們念念看以下兩句話(huà)：
C.讓我們做個(gè)計劃吧!
D.讓我們計劃這件事情。
在D句里，計劃兩個(gè)字被用在動(dòng)詞的表現，會(huì )比C句用在名詞有力量。
最后也是最重要的是，當你使用職場(chǎng)的電子郵件對外溝通，就應該謹守商業(yè)電子郵件的分寸，不要假公濟私，撰寫(xiě)或傳送與職場(chǎng)毫無(wú)關(guān)系的內容，因為在某些你不知情的狀況之下，電郵會(huì )被保存在企業(yè)的公用硬盤(pán)或備份檔案中。
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