外事禮儀基本常識及其接待流程

　　外事禮儀，主要是指我們在涉外交往中所應遵守的國際慣例與交際規則。它的基本內容，主要與維護民族形象和國家形象有關(guān)。

　　特別應予指出的是，公民參與涉外交往時(shí)應高度重視自己所留給外方人士的第一印象。因為第一印象的好壞直接與我方人員的形象相關(guān)，而且其一旦形成便往往難于改變。

　　一、維護形象

　　在涉外活動(dòng)中，我國公民要注意維護自身形象。其中，尤其要注意下列兩點(diǎn)。

　　1.國家形象對于外事人員而言，維護自己偉大祖國的形象，在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)、任何情況下，都是第一位的、最基本的要求。那么怎么才是真正的維護國家形象呢?這主要體現在三個(gè)方面，即熱愛(ài)祖國、熱愛(ài)人民、擁護政府。

　　2.個(gè)人形象公民在涉外活動(dòng)中維護形象，首先要從維護好其自身形象著(zhù)手。要做到儀表堂堂，落落大方。在涉外場(chǎng)合，公民必要注意修飾儀表，檢點(diǎn)舉止，使自己形象上乘，風(fēng)度翩翩，無(wú)愧于炎黃子孫的稱(chēng)號。

　　二、不卑不亢

　　不卑不亢，是外事禮儀的一項基本原則。它要求每一個(gè)參與外事活動(dòng)時(shí)，都必須意識到，自己在他國人民眼里，是代表自己國家、自己的民族、自己的單位。要做到從容得體、堂堂正正。不應該畏懼自卑，低三下四，也不要自大狂傲，放肆囂張。

　　三、熱情有度

　　待人熱情不僅意味著(zhù)自己對待交往對象具有誠意，也能體現對對方充滿(mǎn)了友好、關(guān)懷與熱誠。但是，作為外事人員對人熱情相待，必須有一個(gè)“度”，注意“熱情有度”。

　　四、尊重隱私

　　尊重隱私，實(shí)際是上述“熱情有度”的順理成章的推論。所謂尊重隱私，主要是提倡在國際交往中主動(dòng)尊重每一位交往對象的個(gè)人隱私，不詢(xún)問(wèn)其個(gè)人秘密，不打探其不愿公開(kāi)的私人事宜。目前，在國際社會(huì )里，尊重隱私與否，已被公認為一個(gè)人在待人接物方面有無(wú)個(gè)人教養的基本標志。在涉外交往中，尊重隱私實(shí)際上具體表現為人們在交談中的下述“八不問(wèn)”。

　　1.不問(wèn)收入支出。

　　2.不問(wèn)年齡大小。

　　3.不問(wèn)戀愛(ài)婚姻。

　　4.不問(wèn)身體健康。

　　5.不問(wèn)家庭住址。

　　6.不問(wèn)個(gè)人經(jīng)歷。

　　7.不問(wèn)信仰政見(jiàn)。

　　8.不問(wèn)所忙何事。

　　五、守信約定

　　在國際社會(huì )里，人們十分重視交往對象的信譽(yù)，講究“言必信，行必果”。

　　1.慎重許諾。在涉外交往中，基層公務(wù)員對外方人士所作出的所有正式承諾必須量力而行，慎之又慎，切勿信口開(kāi)河，草率許諾，也不要使承諾大而化之，模棱兩可。

　　2.嚴守約定。在國際社會(huì )中，信用就是形象，信用就是生命。既然“中國人歷來(lái)說(shuō)話(huà)都是算數的”，那么基層公務(wù)員在涉外交往中就一定要努力恪守約定，兌現承諾，如約而行。

　　六、尊卑有序

　　在外事交往中，依照國際慣例，將多人進(jìn)行并排排列是，最基本的規則是右高左低，即以右為上，以左為下;以右為尊，以左為卑。換言之，在進(jìn)行并排站立、行走或者就座時(shí)，為了表示禮貌，主人理應主動(dòng)居左，而客人居右;男士應當主動(dòng)居左，而請女士居右;晚輩應當主動(dòng)居左，而請長(cháng)輩具右;未婚者主動(dòng)居左，而已婚 者居右;職位、身份較低者主動(dòng)居左，請職位、身份較高者居右。

　　七、女士?jì)?yōu)先

　　女士?jì)?yōu)先，是國際社會(huì )尤其是西方國家里所通行的交際慣例之一。

　　在社交場(chǎng)合，“女士?jì)?yōu)先”主要應在下列方面得以表現。

　　1.尊重婦女。與婦女交談時(shí)，一律要使用尊稱(chēng)。涉及具體內容時(shí)，談話(huà)亦不應令在場(chǎng)的婦女難堪。排定禮儀序列時(shí)，應將婦女列在男子之前;

　　2.照顧婦女。在一切社交活動(dòng)中，男子均應細心地照顧婦女：就座時(shí)，應請其選擇上座;用餐時(shí)，應優(yōu)先考慮其口味;3.關(guān)心婦女。外出之際，男子要為女士攜帶重物。出入房間時(shí)，男子要為女士開(kāi)門(mén)、關(guān)門(mén)。在女士面前，任何時(shí)候都不允許男子吸煙;4.保護婦女。在一切艱難、危險的條件下，男子均應竭盡其全力保護婦女。通過(guò)危險路段時(shí)，男子應走在前列。在馬路上行走時(shí)，男子則應行走于外側。任何危險之事，男子均應主動(dòng)承擔。

　　外事接待禮儀流程

　　迎 送

　　在涉外活動(dòng)中，到機場(chǎng)、車(chē)站迎接或送行客人，也是一種禮節。迎接時(shí)，須在飛機或火車(chē)抵達之前迎候。外賓出機場(chǎng)或車(chē)站時(shí)，應按照身份高低站成一列，經(jīng)禮賓工作人員介紹，主動(dòng)與外賓握手問(wèn)候，表示歡迎。

　　為外賓送行時(shí)，應在外賓登機或上車(chē)之前到達機場(chǎng)或車(chē)站，按照身份高低排成一列與外賓握手告別，并表示良好祝愿。在機場(chǎng)送行時(shí)，一般說(shuō)“祝你一路平安”(不說(shuō)一路順風(fēng))、“歡迎再來(lái)”等祝愿話(huà);在車(chē)站(站臺)送行時(shí)，要等到火車(chē)開(kāi)動(dòng)后揮手告別，直至走遠時(shí)方可離去。

　　陪 同

　　陪同作為一種禮遇，一要按照“對等原則”(對外交往有兩個(gè)原則，另一個(gè)是“國際慣例原則”)，視外賓的職務(wù)、身份而定陪同人員。二要，依據“誰(shuí)迎送誰(shuí)陪同”的要求，確定專(zhuān)人陪同外賓的全程活動(dòng)，不應頻繁調換陪同人員。

　　在陪同外賓活動(dòng)時(shí)，應該注意乘車(chē)(轎車(chē)或出租車(chē))時(shí)的規矩：即上車(chē)時(shí)要請外賓從后面的右車(chē)門(mén)上車(chē)，主人從后面的左車(chē)門(mén)上車(chē)。這樣一是外賓上下車(chē)方便(距離目的地最近)，二是為了外賓安全。如果外賓先上了車(chē)，并坐到了主人的位置上，可不必讓外賓調換位置。

　　會(huì ) 見(jiàn)

　　會(huì )見(jiàn)是外事禮儀中比較重要的一個(gè)內容。它是指有身份、有地位或上級領(lǐng)導(如市長(cháng))出面給來(lái)賓的一種禮遇。安排會(huì )見(jiàn)，要注意三點(diǎn)事項：

　　一是，要按照來(lái)訪(fǎng)外賓的身份、地位和內容來(lái)確定由什么樣的人出面會(huì )見(jiàn)，一定不要過(guò)多、過(guò)濫;不可“小題大做”，也不應“降格以求”。

　　二是，要事先確定好會(huì )見(jiàn)的時(shí)間、地點(diǎn)和參加人員。

　　在時(shí)間上，一定要比外賓先到，做好事先的有關(guān)事宜。當客人到達時(shí)，參加會(huì )見(jiàn)的人員要按身份或職務(wù)站立一排，一一同客人握手致意，表示歡迎。

　　在地點(diǎn)上，要講究環(huán)境和氣氛：會(huì )見(jiàn)場(chǎng)所要寬敞、明亮、整潔而有特色，桌子(或茶幾)上應擺放鮮花，甚至可擺放國旗(對官方人員)。

　　在參加人員上，要遵循對等原則。這里的對等指人員的身份、職務(wù)、專(zhuān)業(yè)的對等，也指外方與我方人數上的對等。外賓6人以下的，我方參加人員對等，6人以上的，我方人員可少于對方。

　　會(huì )見(jiàn)時(shí)，可以上茶水、飲料或水果。

　　三是，贈送紀念品。會(huì )見(jiàn)時(shí)，外國人特別是日本、韓國等有贈送禮品或紀念品的習慣，以表示對會(huì )見(jiàn)人的答謝。所以我方也要做好事先準備，否則將處于被動(dòng)。贈送或回贈禮品時(shí)，要在會(huì )見(jiàn)完畢，客人即將離開(kāi)時(shí)，由主要會(huì )見(jiàn)人即身份或職務(wù)最高的人來(lái)贈送。

　　會(huì )見(jiàn)結束后，賓主應合影留念。

　　工作會(huì )談

　　工作會(huì )談或業(yè)務(wù)洽談，應掌握以下兩點(diǎn)：

　　其一，必須事先準備好“會(huì )談提綱”或“洽談要點(diǎn)”。會(huì )談時(shí)要提綱挈領(lǐng)，言簡(jiǎn)意賅;會(huì )談時(shí)間一般不超過(guò)一個(gè)小時(shí)，業(yè)務(wù)洽談時(shí)間一般掌握在一個(gè)半小時(shí)。如果沒(méi)談完，可臨時(shí)休會(huì )。切忌沒(méi)完沒(méi)了，費話(huà)連篇，使人感到厭煩。

　　其二，會(huì )談時(shí)要以主談人為主，決不可不分主次，隨便插話(huà)，七嘴八舌，海闊天空。如果問(wèn)到誰(shuí)時(shí)，可以講。

　　參觀(guān)、旅游

　　安排好外賓來(lái)訪(fǎng)時(shí)的參觀(guān)(觀(guān)光)、旅游活動(dòng)，是涉外工作中最常見(jiàn)的`一種禮儀。最重要的是，要根據外賓的情況(如代表團的性質(zhì)、來(lái)訪(fǎng)內容、人員層次等)，選擇好參觀(guān)的項目或內容，(外賓確實(shí)感趣)安排好參觀(guān)的路線(xiàn)和時(shí)間。

　　在選擇參觀(guān)項目時(shí)，應該考慮到：

　　1、能與代表團業(yè)務(wù)或來(lái)訪(fǎng)內容相一致、相配合;

　　2、安排最能體現本地經(jīng)濟(產(chǎn)業(yè))實(shí)力或特色、最有典型意義的企、事業(yè)單位。如經(jīng)濟技術(shù)開(kāi)發(fā)區等;

　　3、根據來(lái)訪(fǎng)者的職業(yè)、興趣、愛(ài)好與愿望，安排相應的參觀(guān)單位。如教育工作者應安排參觀(guān)學(xué)校，科學(xué)家可安排參觀(guān)科研單位等;

　　4、對于某些女性外賓，可安排到社會(huì )福利、文化藝術(shù)、婦幼保健等單位參觀(guān)。

　　簽字儀式

　　在雙方簽署重要的協(xié)議、協(xié)定、議定以及聯(lián)合公報、聯(lián)合聲明或重要合作項目合同書(shū)等時(shí)，往往要舉行簽字儀式，由雙方代表分別簽字，然后交換文本。參加簽字儀式的人員，可包括雙方參加談判的人員及其它必要的人員。為了表示對所簽協(xié)議、合同等的重視，往往還請更高身份或更多的人員出席。

　　在簽字儀式前要做好準備工作。特別是所簽文本必須在儀式前準備妥當，包括文本的定稿、翻譯、印刷、校對、裝訂、蓋章等，都要確保無(wú)誤;同時(shí)還要準備好簽字時(shí)用的國旗、文具(簽字筆)等。

　　簽字儀式的現場(chǎng)布置。我國的一般做法是在簽字廳內設一簽字桌(長(cháng)方桌)，桌面覆以深色(深綠色為好)臺呢，桌后放兩把椅子，為雙方簽字人座位，主左客右。座前擺的是雙方保存的文本。文本前面放置簽字文具。桌子中間擺一旗架，懸掛雙方國旗。參加儀式的其他人員，按身份順序排列于各自簽字人員的座位之后。雙方助簽人員分別站立在各自簽字人員的外側。

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