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文件記錄管理制度（精選12篇）
在日新月異的現代社會(huì )中，越來(lái)越多人會(huì )去使用制度，制度泛指以規則或運作模式，規范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì )結構。這些規則蘊含著(zhù)社會(huì )的價(jià)值，其運行表彰著(zhù)一個(gè)社會(huì )的秩序。大家知道制度的格式嗎？以下是小編整理的文件記錄管理制度，希望能夠幫助到大家。
文件記錄管理制度 1
為規范我廠(chǎng)體系文件的管理，特制定此考核制度，具體如下:
1、文件發(fā)放要編號標識，建立發(fā)放記錄，并歸檔保存，文件發(fā)放記錄要求部門(mén)、數量、簽收人、日期(有分發(fā)號的需注明分發(fā)號)，每缺一項處罰10元。
2、記錄填寫(xiě)要及時(shí)、真實(shí)、內容完整、字跡清晰，應使用黑色或藍色中性筆或鋼筆填寫(xiě)，同一頁(yè)上只能使用一種顏色的筆，不得隨意涂改，每發(fā)現一次不按時(shí)記錄處罰10元。
3、記錄表上的日期“年月日”應用阿拉伯數字寫(xiě)清楚、完整(如20xx年4月1日)，不準涂改，每發(fā)現一次不按規范寫(xiě)的處罰10元。
4、記錄表上的“星期”應用中文一、二、三、四、五、六、日填寫(xiě)清楚(如星期一)，不準涂改，每發(fā)現一次不按規范寫(xiě)的處罰10元。
5、記錄表上的體系文件編號，編號與現行體系文件編號不符的應及時(shí)改正(如lt—55應改為yl—80)，改正編號時(shí)應將舊編號單杠劃去，沒(méi)有編號的要按現行體系文件編號要求編號，檢查中每發(fā)現一次未按規定編號的或改正編號的處罰5-10元。
6、各種相關(guān)記錄中的相關(guān)欄目都應該填寫(xiě)，記錄表不適用時(shí)應及時(shí)更改，檢查中每發(fā)現一項空缺處罰車(chē)間10元(如記錄表中的交班人、接班人、負責人每班都要填寫(xiě)清楚)，記錄表中不填寫(xiě)的欄目，應將欄目單杠劃去，每發(fā)現一處或一次不填寫(xiě)而沒(méi)有劃掉的欄目處罰10元。
7、記錄表各欄目?jì)人顚?xiě)的數據必須與所標示的單位一致，如因表格印制等原因導致標示單位與數據記錄的不一致時(shí)，應修改相應欄內的標示單位或換算成表格內標示單位，每發(fā)現一處或一次單位不統一的情況處罰10元。
8、各種記錄表如崗位員工因人為原因寫(xiě)錯時(shí)應及時(shí)更改，更改可在原處劃改或貼改，劃改用黑色或藍色中性筆或鋼筆，雙線(xiàn)把原記錄劃掉，使原記錄可辨，并保證涂改率小于1%，檢查中每發(fā)現一次不按規范更改的處罰10元。
9、對于公司、廠(chǎng)部識別的不符合(不合格)，相關(guān)車(chē)間應及時(shí)制定糾正措施和預防措施并將不符合(不合格)報告報廠(chǎng)部技術(shù)科，對于沒(méi)有按時(shí)匯報的每推遲一天處罰20元。
10、對超出操作規程及作業(yè)指導書(shū)中所規定的.數據范圍的情況要分析原因并追究有關(guān)人員的違章操作責任，未采取相關(guān)整改措施的每發(fā)現一次處罰10—30元。
11、各車(chē)間應在每個(gè)月2號以前將所有涉及體系的各種記錄按日期整理好并自查，不符合體系文件記錄要求的要及時(shí)整改，廠(chǎng)部每月將對各車(chē)間進(jìn)行不定期檢查，檢查中發(fā)現的問(wèn)題按相關(guān)規定進(jìn)行考核。
12、對現場(chǎng)檢查中的提問(wèn)，崗位操作人員應能準確回答操作要領(lǐng)以及設備保養等的“應知應會(huì )”內容，對于未能正確回答有關(guān)“應知應會(huì )”內容的每發(fā)現一次處罰車(chē)間10元。
13、各生產(chǎn)崗位都應該有內容齊全的操作規程，并粘貼上墻，檢查中每發(fā)現一處無(wú)操作規程處罰相關(guān)車(chē)間30元，未粘貼上墻處罰責任人10元。
14、車(chē)間日檢、周檢記錄以及各種原始記錄、臺帳、統計報表必須完善，檢查中每發(fā)現一處不完善處罰相關(guān)車(chē)間10—30元。
文件記錄管理制度 2
1、資料室要確定專(zhuān)人負責歸檔、借閱、防火防盜工作，并將責任人員名單張貼在資料室入口處。未經(jīng)責任人許可，其它人員不得進(jìn)入。
2、借閱資料必須取得資料管理員的同意，必須辦理借閱登記手續，按期歸還。
3、資料室內嚴禁生明火，嚴禁吸煙。
4、資料管理員要定期檢查和維護電器及照明線(xiàn)路，定期檢查電源開(kāi)關(guān)和電源插座插頭。
5、資料室內要配齊各類(lèi)消防設施，定期檢查并及時(shí)更換。資料室管理員要熟知消防設施擺放位置和使用方法。
6、工作人員離開(kāi)資料室時(shí)，要鎖好門(mén)窗，切斷室內一切電源。
7、室內資料要統一編碼并擺放整齊，室內干燥、通風(fēng)流暢并留足安全通道。
8、資料室入口處須張貼資料室平面布置和消防設備位置示意圖，以及緊急出口示意圖。
9、資料室安全管理制度需張貼在資料室內墻。
文件記錄管理制度 3
1.編訂依據
本公司為了規范化質(zhì)量流程，提升任務(wù)運營(yíng)流轉效率，以對接國際化質(zhì)量管理為努力方向，為完善內部質(zhì)量追溯管理，特編制此制度。
2.適用范圍
本制度適用于公司內部記錄和內外部發(fā)放文件的管理，是對公司記錄和文件編號的詮釋文件，適用于本公司現涉及的所有記錄和文件。
3.責任部門(mén)
本制度的編訂和修訂部門(mén)為公司ISO體系部。
4.制度細則
4.1記錄編號規定
4.1.1公司記錄分為內部記錄和外來(lái)記錄。
4.1.2內部記錄的設定格式為：
QR + XX + XX + X/X
記錄縮寫(xiě)+隸屬部門(mén)+記錄編號+版本號
4.1.3外來(lái)記錄的設定格式為：
�。╓L）QR + XX + XX
外來(lái)記錄縮寫(xiě)+隸屬部門(mén)+記錄編號
4.2公司文件編號規定
4.2.1公司文件分為內部文件和外部文件。內部文件可以有：
�。�1）標準操作指導書(shū)：SOP
�。�2）標準檢驗指導書(shū)：SIP
�。�3）標準管理程序：SMP
4.2.2質(zhì)量手冊的編寫(xiě)格式為：
TXJY + QM + X/X
公司簡(jiǎn)稱(chēng)+質(zhì)量手冊縮寫(xiě)+手冊版本號
4.2.3程序文件的設定格式為：
TXJY + QP + XX + X/X
公司簡(jiǎn)稱(chēng)+程序文件縮寫(xiě)+文件編號+版本號
4.2.4操作/檢驗規程、管理程序的設定格式為：
SOP/SMP/SIP+ XX + XX + X/X
文件類(lèi)別+文件所屬部門(mén)+文件編號+版本號
4.2.5外來(lái)文件的設定格式為：
WL + XX + XX
外來(lái)文件縮寫(xiě)+隸屬部門(mén)+部門(mén)內部編號
4.3部門(mén)編號的規定
4.3.1各部門(mén)的編號以組織機構圖中的部門(mén)名稱(chēng)為標準，如：
行政部AD、人力資源部HR、質(zhì)量部QM、市場(chǎng)部MD、銷(xiāo)售部SD、售后服務(wù)部AS、商務(wù)部MC、采購部PD、倉庫WD。
4.4文件編寫(xiě)格式的確認
4.4.1本公司所有文件和記錄分為標題和正文。
4.4.1.1公司文件和記錄的標題抬頭采用仿宋字體三號，以保證字體標頭清晰醒目。表格寬度設定為15厘米，表格內容采用單元格對齊方式為中心對齊，行間距設置為單倍行距，段前首行縮進(jìn)2字符，段前段后間距設置為0，同時(shí)設定為自動(dòng)調整中文與數字的間距。
4.4.1.2文件內容中的一級標題及二級標題采用統一字號，文字方向為從左向右，文字對齊方式為左對齊，字體為宋體（標題）四號，編號方式為多級遞進(jìn)的編號方式。如：
1.
1.1
1.1.1
4.4.1.3公司文件和記錄的正文采用宋體（正文）四號，行間距設置為單倍行距，段前段后間距設置為0，頁(yè)面布局設定為上下頁(yè)間距2.54厘米，左右設定為3.18厘米。正文中的數字與序號全部使用阿拉伯數字，章節序號后空一格編寫(xiě)內容以保證美觀(guān)。對于正文中出現的部門(mén)、規章制度、法律法規應名稱(chēng)完整，不得使用簡(jiǎn)稱(chēng)。正文編寫(xiě)完成后，應通讀流暢，對于應進(jìn)行斷句的`內容使用中文標點(diǎn)符號進(jìn)行斷句。
4.5文件的發(fā)放和管理
4.5.1文件發(fā)行
4.5.1.1公司所有現行文件，如：操作規程、檢驗規程、崗位操作說(shuō)明書(shū)等。文件全部由體系部進(jìn)行統一發(fā)放，并對發(fā)放的文件記入《文件發(fā)放管理臺賬》，在臺賬中記清發(fā)放文件數量，并由簽收人當面進(jìn)行簽收。
4.5.2文件補發(fā)
4.5.2.1文件簽收人應對發(fā)放的文件妥善保存，如因文件保存不當，不慎丟失，請填寫(xiě)《文件補發(fā)申請表》并交于體系部留檔，當體系部收到文件補發(fā)申請后，將于三內日將補發(fā)的文件交于申請部門(mén)。
4.5.3文件更換
4.5.3.1本公司所執行文件如有更新、替換情況發(fā)生，將由體系部發(fā)送郵件至相應文件隸屬部門(mén)，通知并予以更換，更換的文件將計入《文件更新?lián)Q版臺賬》。請各文件執行部門(mén)注意，換版的文件的版本號將有所發(fā)生變化，如：原文件版本號為A/0，那么修改后的版本號則為A/1，如發(fā)生換版，則版本號變化為B/0。
4.5.4文件受控
4.5.4.1下發(fā)文件應加蓋體系部的文件受控章，由部門(mén)編制的文件應統一交由體系部進(jìn)行文件格式的確認審核，審核后的文件下發(fā)至員工手中應具有受控章，無(wú)受控章的為無(wú)效文件。
4.5.5文件編號
4.5.5.1由各部門(mén)編號的文件應統一編號格式，部門(mén)內編制的文件應及時(shí)進(jìn)行梳理，文件編號不得重復。如部門(mén)文件編號在執行中發(fā)現重復應及時(shí)上報體系部進(jìn)行核對并處理。
文件記錄管理制度 4
特種設備安全技術(shù)檔案管理工作為設備管理提供資料，技術(shù)信息和考核的依據，是管好設備的基礎工作，必須認真做好。
1、有專(zhuān)人負責特種設備安全技術(shù)檔案管理工作。
2、特種設備要有安全技術(shù)檔案，并應逐臺分別建檔(一機一檔)，安全技術(shù)檔案應當包括以下內容:
(1)特種設備的設計文件、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護說(shuō)明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料;
(2)特種設備使用證、注冊登記表
(3)特種設備的定期檢驗報告和定期自行檢查的`記錄;
(4)特種設備的日常使用狀況記錄;
(5)特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護保養記錄;
(6)設備重大維修修、改造的有關(guān)技術(shù)文件;
(7)特種設備運行故障和事故記錄。
3、安全技術(shù)檔案必須齊、整潔、規格化，及時(shí)整理填寫(xiě)。
4、公司檔案保管員負責保管和供應公司圖紙、技術(shù)資料。
5、設備遷移或報廢，其檔案均隨設備調撥，設備報廢后，首先向質(zhì)監部門(mén)辦理注銷(xiāo)手續，然后檔案由公司檔案保管員封存。
文件記錄管理制度 5
1、為有效控制與公司特種設備有關(guān)的文件和記錄，確保文件和記錄規范管理，制定本制度。
2、文件管理
2.1職責
2.1.1公司安全生產(chǎn)責任人負責審核特種設備管理自編文件。
2.1.2特種設備管理部門(mén)負責特種設備的管理文件編制;審核操作規程;獲取、辨識、對特種設備的法律、法規、上級文件。
2.1.3特種設備管理部門(mén)負責特種設備文件登記工作。
2.1.4設備管理部門(mén)負責操作規程的編制。
2.2特種設備法律、法規和上級文件管理
2.2.1特種設備法律法規及其他要求的獲取，可通過(guò)網(wǎng)上下載;書(shū)店購買(mǎi);政府部門(mén)或相關(guān)方等獲取。
2.2.2對于獲取回來(lái)的特種設備法律法規及其他要求，由特種設備安全管理部門(mén)識別其適用性，并由特種設備安全管理部門(mén)負責及時(shí)通知到相關(guān)部門(mén)。
2.2.3對于與相關(guān)方有關(guān)的法律法規和其他要求，由公司各相關(guān)方的歸口管理部門(mén)通過(guò)對其施加影響的方式進(jìn)行傳達，如可以通過(guò)簽署安全協(xié)議、合同、傳真等，確保相關(guān)方向公司提供的設施、服務(wù)、貨物等符合這些有關(guān)的職業(yè)健康安全法律法規和其他要求的要求。
2.2.4當公司特種設備型號、規格、使用條件、管理或法律法規及其他要求等發(fā)生變化時(shí)，由特種設備安管理部門(mén)及時(shí)識別獲取相關(guān)最新的適用的法律法規及其他要求，并負責通知到相關(guān)部門(mén)。
2.3公司制定的特種設備管理文件由特種設備管理部門(mén)負責組織編寫(xiě)，安全生產(chǎn)責任人審核批準。特種設備安全操作規程由設備部門(mén)或使用部門(mén)負責組織編寫(xiě)，特種設備管理部門(mén)審核，安全生產(chǎn)責任人批準。
2.4特種設備管理負責特種設備文件歸檔，檔案室負責發(fā)放，各相關(guān)部門(mén)簽收領(lǐng)用。
2.5特種設備文件由設備管理部門(mén)負責保存于通風(fēng)防潮、防蛀的適宜地方。
2.6文件更改由文件更改申請部門(mén)提出申請，特種設備管理部門(mén)審核，安全生產(chǎn)責任人批準后執行更改
2.7文件一般情況下，不允許外借，若因工作需要，如提供給顧問(wèn)公司，政府機關(guān)或客戶(hù)等，由特種設備安全管理部門(mén)請示安全生產(chǎn)責任人批準后方可外借。
3、記錄管理
3.1管理職責
3.1.1特種設備管理部門(mén)負責監督有關(guān)部門(mén)實(shí)施政府部門(mén)制定的記錄;負責檢驗、檢測單位出具的檢驗、檢測報告的整理、保存。監督有關(guān)部門(mén)使用、整理、保存公司自行制定的'記錄。
3.1.2特種設備管理部門(mén)負責記錄的格式設計;使用部門(mén)本部門(mén)負責記錄的整理、保存等。各部門(mén)自行編制的記錄應交一份給特種設備管理部門(mén)備案。
3.2政府部門(mén)制定的記錄或特種設備安全管理部門(mén)制定的記錄，由特種設備安全管理部門(mén)發(fā)放，各相關(guān)部門(mén)簽收領(lǐng)用。
3.3記錄填寫(xiě)要及時(shí)、真實(shí)、內容完整、字跡清晰，不可隨意涂改，若因某種原因不需要或沒(méi)必要填寫(xiě)的項目，用斜杠“/”劃去，各相關(guān)欄目負責人簽名必須完整不允許空白。若因筆誤或計算錯誤要修改原始數據或內容，應采用斜杠“/”劃去原始數據或內容，在其旁邊寫(xiě)上更改后的數據或內容，同時(shí)加蓋或簽署更改人的印章或姓名及日期。
文件記錄管理制度 6
1.目的：統籌管理本公司管理有效運作所需文件，確保文件的有效性，并使公司各部門(mén)能合理地獲得并使用正確的文件。
2.范圍：本公司日常管理有效運作的流程、各類(lèi)管理卡、規范、標準、方案、表格、管理制度以及外來(lái)文件或電子文件均屬之。(技術(shù)類(lèi)文件由技術(shù)中心另行統籌管理)
3.定義：
3.1外來(lái)文件：本公司范圍之外的機構所提供的文件，如客戶(hù)資料、法律法規等。
4.工作內容：
4.1文件制作：
由各部門(mén)負責人按日常工作所需進(jìn)行策劃，或由公司按發(fā)展所需進(jìn)行確定所需制訂的文件主題，安排各部門(mén)對應工作負責人進(jìn)行撰寫(xiě)，文件格式由文管中心統一安排、確保文件清晰，易于識別。
4.2文件在正式發(fā)行前，需根據需要安排相關(guān)人員共同對文件內容進(jìn)行研討，撰寫(xiě)人再根據研討結果對文件進(jìn)行調整，再交由各相關(guān)部門(mén)負責人進(jìn)行會(huì )簽，最終交由總經(jīng)理批準，會(huì )簽人員若有休假，則由上一級主管或職務(wù)代理人簽核。
4.3文件編號：目前公司實(shí)施的文件按如下規則進(jìn)行編號：
4.3.1SF-JH-00SF：生發(fā)簡(jiǎn)稱(chēng)JH：部門(mén)之稽核中心簡(jiǎn)稱(chēng)00：流水號
4.3.2技術(shù)類(lèi)文件由技術(shù)部門(mén)進(jìn)行編號;外來(lái)文件不予編號，由文管中心采用登記表進(jìn)行登記管理。
4.4文件版本管理：文件若有不合現狀需修改、增訂者，由提議部門(mén)填寫(xiě)《文件制訂(修訂)申請單》，提出修訂原因，交原擬案部門(mén)研討修改，送上級主管批準，由文管中心進(jìn)行修訂、更換，文件修改后，版本號上升一位流水號，當修訂次數超過(guò)9次時(shí)，則版本號字母更改為下一字母。為考慮節約成本，如修改內容較少時(shí)，文管中心根據實(shí)際情況可只對修改當頁(yè)進(jìn)行更換或利用文件修改章進(jìn)行明確標示，但需在封面修訂記錄欄上進(jìn)行簡(jiǎn)要記錄，修訂次數可無(wú)限制延伸，修訂日期為該次更換之日期。
4.5文件分發(fā)回收：
4.5.1經(jīng)會(huì )簽發(fā)行之文件，由文管中心以《文件總覽表》列帳管理，并依所需分發(fā)的部門(mén)，影印相應分數，加蓋“受控文件”章后發(fā)行。
4.5.2文件修訂及廢止時(shí)，舊版失效之文件應于新版文件頒布發(fā)行時(shí)即刻回收。舊版之原案由文管中心加蓋“作廢暫留”章，并寫(xiě)上日期，加以保存，需與有效之新文件分開(kāi)。
4.5.3對外發(fā)行之文件，由適當之對外部門(mén)填寫(xiě)《文件增(補)發(fā)申請單》，經(jīng)制訂部門(mén)主管簽核，呈總經(jīng)理人員核準后，方可由文管中心登記入冊、發(fā)行，失效文件不予回收。
4.5.4外來(lái)文件分發(fā)：各部門(mén)如收到外來(lái)文件，應交由文管中心統一處理，登記于《外來(lái)文件登記表》上，進(jìn)行歸檔，如文件需分發(fā)至其它部門(mén)，由文管中心按實(shí)際需要，確定分發(fā)部門(mén)及份數，并做好簽收記錄，登記在《外來(lái)文件登記表》上，同時(shí)加蓋發(fā)行章進(jìn)行控制。
4.5.5外來(lái)文件之更改：
4.5.5.1外來(lái)文件變更：
�、偻鈦�(lái)標準發(fā)行新版本且為本公司采用時(shí)。
�、诳蛻�(hù)提供之規格、圖樣等變更時(shí)。
�、奂夹g(shù)參數發(fā)生更改時(shí)。
4.5.5.2外來(lái)文件若有更改通知，則由文管中心在《外來(lái)文件登記表》上找出簽收記錄，在備注欄內注明“更正”。如有分發(fā)，依原部門(mén)重新分發(fā)，舊版文件收回，銷(xiāo)毀或蓋作廢章處理。
4.5.5.3技術(shù)資料發(fā)生局部更改時(shí)，由發(fā)文部門(mén)通知各接收部門(mén)，可在原分發(fā)資料上進(jìn)行修改，并在收發(fā)登記表上注明“更正”，將函文附于原件上。
4.6文件增補發(fā)作業(yè)：
4.6.1各部門(mén)如須增發(fā)文件，應填寫(xiě)《文件增補發(fā)申請單》。提出申請，并經(jīng)其主管審核，副總經(jīng)理以上人員核準后，由文管中心發(fā)行。
4.6.2若文件遺失或破損時(shí)，須由責任部門(mén)填寫(xiě)《文件增補發(fā)申請單》。提出補發(fā)申請，經(jīng)審查、核準后，由文管中心發(fā)行。
4.7文件保存、銷(xiāo)毀作業(yè)：
4.7.1文件保存：
4.7.1.1經(jīng)頒布發(fā)行之全部原稿文件，由文管中心以《文件總覽表》列賬管理。
4.7.1.2經(jīng)發(fā)行之文件，現場(chǎng)使用的應分類(lèi)置放于適當場(chǎng)所，非現場(chǎng)使用的由收件部門(mén)依文件類(lèi)別集中保管。
4.7.1.3外來(lái)文件的保存：
�、偎型鈦�(lái)文件與資料都應妥善保存，避免受潮受損。
�、谔厥鈾C密文件由對應部門(mén)主管保存。
�、蹅髡骖�(lèi)：各部門(mén)應在接收傳真資料時(shí)復印保存，以免傳真紙失效。
�、苡嬎銠C軟件檔案應備份保存。
�、萃鈦�(lái)文件保存期限由部門(mén)主管依實(shí)際情況決定。
4.7.2文件銷(xiāo)毀：文件如需銷(xiāo)毀時(shí)，由文管中心負責收回并在正面加蓋作廢文件章。背面如可利用則進(jìn)行利用，如不可利用則銷(xiāo)毀。文件原稿不進(jìn)行銷(xiāo)毀，不可挪作他用，由文管中心加蓋“作廢暫留”章加以保存。其它文件由各部門(mén)視需要自行決定銷(xiāo)毀與否。如不進(jìn)行銷(xiāo)毀時(shí)，應能夠清楚識別其狀態(tài)以免誤用。
4.8文件管理：
4.8.1文管中心：
4.8.1.1文管中心設專(zhuān)人管理，以確保文件之正確使用。
4.8.1.2經(jīng)發(fā)行之文件的全部原稿由文管中心依文件類(lèi)別在計算機中備份存盤(pán)。
4.8.2使用部門(mén)：
4.8.2.1分發(fā)至各部門(mén)的正式文件，嚴禁影印及私自借予非相關(guān)人員或帶出廠(chǎng)外。
4.8.2.2現場(chǎng)部門(mén)使用的文件必須置于作業(yè)場(chǎng)所適當位置。
4.8.2.3非現場(chǎng)部門(mén)使用之文件必須由部門(mén)派專(zhuān)人集中保管，但應便于取閱。
4.8.2.4使用者不得在正式文件上標注文字、符號，不得隨意修改文件內容。
4.9文件借閱：當各部門(mén)有需要向文管中心借閱文件時(shí)，借閱者須經(jīng)部門(mén)主管核準后，再由文管中心備案，方可借閱文件。如向其它部門(mén)借閱相關(guān)文件時(shí)，應取得該部門(mén)主管的許可。
4.10文件評審：
4.10.1文件制訂初期，文件制訂部門(mén)應召集與該文件內容相關(guān)的部門(mén)人員，對新訂文件內容進(jìn)行統一研討，待取得一致后該文件方可生效。制訂部門(mén)也可根據實(shí)際情況以《文件傳閱單》的形式由相關(guān)的人員對文件內容進(jìn)行評審，待取得統一意見(jiàn)后該文件方可生效。
4.10.2文件修訂時(shí)，修訂部門(mén)亦可根據需要召集相關(guān)作業(yè)部門(mén)人員對新訂文件內容進(jìn)行評審，待取得一致后該修訂內容方可生效。
4.11電子資料管理：由資訊管理人員根據公司實(shí)際編制相關(guān)管理辦法進(jìn)行有效管理。
4.12表格、記錄管理：
4.12.1空白記錄表格的編制、審批由主要使用部門(mén)組織編制，其部門(mén)負責人負責審批。為利于統一管理，所有空白表格均須進(jìn)行編號，編號原則如下：
例：RS-001/A。
RS代表人事，001代表流水號，A代表表格修訂次數。
各部門(mén)取部門(mén)前兩個(gè)中文字的拼音第一個(gè)字母作為部門(mén)代碼，將部門(mén)編制的表格統一進(jìn)行編號，制作所有使用表格的清單，連同編號、空白表格樣版一并送交文管中心。
4.12.2標識、歸口、編目、保存期限：
1)空白記錄表格由主要使用部門(mén)管制，將原版格式交由文管中心文件管理員統一歸口管理。文管中心文件管理員編制《記錄總覽表》，其中應根據產(chǎn)品的保質(zhì)期、保修期、壽命期、法律法規要求的保存期及合同的有效期等規定出記錄的保存期限(保存期限由該記錄的形成部門(mén)進(jìn)行規定)。
2)已填寫(xiě)的記錄由規定的保存(發(fā)出與送達)部門(mén)按易于識別、查閱和檢索的原則進(jìn)行歸口管理。在歸檔時(shí)進(jìn)行按類(lèi)別編目和標記，以方便檢索。
3)各部門(mén)人員在接收記錄時(shí)，應檢查記錄項目填寫(xiě)是否齊全，確保所收集的記錄有效。
4.12.3記錄空白表格的使用和填寫(xiě)規定
4.12.3.1文管中心文件管理員根據《記錄總覽表》，將最新版本的'空白表格復制或印刷后發(fā)放給使用部門(mén)。
4.12.3.2記錄人員應清楚地填寫(xiě)記錄的每項內容，確保記錄完整、準確、清晰，反映實(shí)際情況。
4.12.4管理、保護和過(guò)期處置
4.12.4.1各部門(mén)應確保記錄的貯存地點(diǎn)、貯存方式、貯存環(huán)境適宜，同時(shí)注意防潮、防蛀、防止丟失、防止混亂，使記錄在保存期內不會(huì )丟失、損壞或變質(zhì)。
4.12.4.2必要時(shí)，文管中心可檢查各部門(mén)對記錄的管理和保存情況，查看是否符合規定的要求，確保記錄方便存取、檢索，在保存期內不會(huì )丟失、損壞或變質(zhì)。
4.12.4.3對于超過(guò)保存期限的記錄，由各部門(mén)整理后，報部門(mén)負責人審批后，統一銷(xiāo)毀。
4.12.5空白記錄表格的增減、更改：
1)記錄表格類(lèi)別的增減通過(guò)修改相應程序文件的方式進(jìn)行。
2)同一類(lèi)別記錄表格的增減，根據各項工作任務(wù)的策劃結果直接確定。
3)修改：提出部門(mén)填寫(xiě)《文件制訂〈修訂〉申請單》，部門(mén)負責人確認后，由引用該記錄的文件審批崗位審批。
4)更改申請獲得批準后，由文件管理員按要求對記錄進(jìn)行修改，并進(jìn)行記錄。
5)文管中心文件管理員按《記錄總覽表》的規定將最新的版本的空白表格復制并發(fā)放給使用部門(mén)，收回舊版的空白表格并對其使用加以限制。
5.管理約定：
5.1未按本文件規定要求使用統一格式編寫(xiě)文件或未按程序進(jìn)行會(huì )簽者，罰款5元/次;
5.2未經(jīng)許可私自影印文件者，每次對責任人罰款20元;
5.3未經(jīng)許可私自對文件內容進(jìn)行修改者，每次對責任人罰款10元;
5.4文件因管理不善導致有亂涂亂畫(huà)或損壞者對其部門(mén)負責人罰款10元/份，導致文件丟失者罰款20元/份;
5.5將有效文件私自挪作他用者，每次對責任人罰款20元;
5.6私自將公司文件或電子檔案傳遞給外部人員或機構者處罰50元/份(正常業(yè)務(wù)往來(lái)除外)，造成公司機密外泄者按公司相關(guān)規定進(jìn)行處理。
6.記錄表格：
6.1《文件制訂〈修訂〉申請單》
6.2《文件收發(fā)登記表》
6.3《外來(lái)文件登記表》
6.4《文件總覽表》
6.5《記錄總覽表》
文件記錄管理制度 7
為確保公司文件記錄的完整性、準確性和可追溯性，提升工作效率與管理水平，維護企業(yè)信息安全與合法權益，特制定以下管理制度。
一、文件分類(lèi)與標識
文件分類(lèi)：根據公司業(yè)務(wù)需求和文件性質(zhì)，將文件分為行政文件、技術(shù)文件、財務(wù)文件、項目文件、合同文件等幾大類(lèi)，每類(lèi)文件下可進(jìn)一步細分。
文件標識：每份文件應包含唯一編號、版本號、創(chuàng )建日期、作者、密級等基本信息，便于檢索和管理。
二、文件生成與審批
文件起草：文件應由指定人員負責起草，內容需清晰、準確、完整，符合公司規定格式。
審批流程：文件需經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)負責人審核，必要時(shí)還需經(jīng)過(guò)法律顧問(wèn)或財務(wù)部門(mén)的審核，確保文件合法合規。
三、文件流轉與分發(fā)
流轉方式：文件應通過(guò)公司內部系統或郵件進(jìn)行流轉，確保文件傳輸的安全性和可追溯性。
分發(fā)權限：根據文件密級和工作需要，設定文件的閱讀、編輯、打印等權限，嚴格控制文件傳播范圍。
四、文件存儲與歸檔
存儲要求：文件應存儲在指定的服務(wù)器或存儲設備中，定期進(jìn)行備份，防止數據丟失。
歸檔管理：已審批的文件應及時(shí)歸檔，歸檔文件應分類(lèi)清晰，便于檢索。
五、文件查閱與借閱
查閱權限：根據工作需要和文件密級，設定文件的'查閱權限，確保信息安全。
借閱管理：借閱文件需辦理借閱手續，明確借閱時(shí)間、用途和歸還日期，借閱期間應妥善保管文件。
六、文件修改與廢止
修改流程：文件如需修改，應由原起草人或指定人員負責，修改后需重新審批。
廢止處理：廢止的文件應及時(shí)從系統中刪除或標注為廢止狀態(tài)，防止誤用。
七、文件銷(xiāo)毀
銷(xiāo)毀條件：對于無(wú)保存價(jià)值的文件，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負責人審批后，可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。
銷(xiāo)毀方式：文件銷(xiāo)毀應采用物理銷(xiāo)毀或數據擦除等方式，確保文件無(wú)法恢復。
八、責任與監督
責任分工：各部門(mén)應明確文件管理責任人，負責本部門(mén)文件的日常管理。
監督檢查：公司應定期對文件管理工作進(jìn)行監督檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)整改。
九、附則
制度修訂：本制度由公司行政管理部門(mén)負責修訂和解釋。
生效日期：本制度自發(fā)布之日起生效，全體員工應嚴格遵守。
通過(guò)實(shí)施本文件記錄管理制度，公司將進(jìn)一步提升文件管理的規范性和效率，為公司的穩健發(fā)展提供有力保障。
文件記錄管理制度 8
為加強公司內部管理，確保文件記錄的規范性和安全性，提升工作效率與信息管理水平，特制定以下管理制度。
一、總則
適用范圍：本制度適用于公司所有部門(mén)及員工，涉及各類(lèi)文件（包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等）的記錄與管理。
基本原則：堅持信息的真實(shí)性、完整性、可讀性、安全性原則，實(shí)行統一分類(lèi)、分級管理、定期歸檔、便捷檢索的管理模式。
二、文件生成與傳遞
文件編制：文件編寫(xiě)應清晰、準確，符合公司規范，明確文件標題、編號、日期、編制人、審核人等信息。
審批流程：重要文件需經(jīng)過(guò)相應層級審批后方可發(fā)布，確保文件內容的合法性和準確性。
傳遞方式：公司內部文件傳遞應通過(guò)指定渠道進(jìn)行，確保信息傳遞的安全性和時(shí)效性。對于敏感信息，應采取加密或限制訪(fǎng)問(wèn)等措施。
三、文件存儲
存儲要求：紙質(zhì)文件應存放在防火、防潮、防蟲(chóng)害的專(zhuān)用文件柜中；電子文件應存儲在安全可靠的服務(wù)器或云存儲平臺上，并定期進(jìn)行備份。
分類(lèi)管理：根據文件的重要性和保密等級進(jìn)行分類(lèi)存儲，便于管理和檢索。
權限設置：電子文件應設置訪(fǎng)問(wèn)權限，確保只有授權人員能夠查看和修改。
四、文件利用
借閱管理：文件的借閱需進(jìn)行登記，明確借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，確保文件不被遺失或泄露。
復制與分發(fā)：文件的復制和分發(fā)需經(jīng)過(guò)審批，并記錄分發(fā)范圍和數量，防止信息外泄。
版本控制：對于需要修訂的文件，應建立版本控制機制，確保使用的是最新版本。
五、文件銷(xiāo)毀
銷(xiāo)毀條件：對于無(wú)需繼續保存的文件，應按照公司規定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，確保信息不被非法利用。
銷(xiāo)毀方式：紙質(zhì)文件可采用碎紙機銷(xiāo)毀或焚燒等方式；電子文件應確保從存儲介質(zhì)中徹底刪除，并驗證刪除效果。
銷(xiāo)毀記錄：文件銷(xiāo)毀應記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀人等信息，以備查閱。
六、監督與考核
監督檢查：公司定期對各部門(mén)的文件記錄管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)整改。
責任追究：對于違反本管理制度的行為，公司將依據相關(guān)規定追究責任人的責任。
培訓與教育：公司應定期組織文件記錄管理相關(guān)培訓，提高員工的.文件記錄管理意識和能力。
七、附則
解釋權：本制度的解釋權歸公司行政管理部門(mén)所有。
修訂與廢止：本制度將根據公司實(shí)際情況和法律法規的變化進(jìn)行適時(shí)修訂或廢止。
通過(guò)上述管理制度的實(shí)施，公司旨在構建一個(gè)高效、安全、有序的文件記錄管理體系，為公司的穩健發(fā)展提供有力保障。
文件記錄管理制度 9
為規范學(xué)校各類(lèi)文件資料的記錄、存儲、使用和保管流程，確保信息的完整性和安全性，提升工作效率與管理水平，特制定以下管理制度。
第一章 總則
適用范圍：本制度適用于全校各部門(mén)及教職工在教育教學(xué)、行政管理、科研活動(dòng)等過(guò)程中產(chǎn)生的所有紙質(zhì)及電子文件的記錄與管理。
基本原則：
準確性：確保文件內容真實(shí)無(wú)誤，記錄清晰。
完整性：文件應齊全完整，包括正文、附件、審批記錄等。
時(shí)效性：文件處理要及時(shí)，避免延誤。
保密性：對涉及學(xué)校機密或個(gè)人隱私的文件，應采取必要的保密措施。
第二章 文件分類(lèi)與編碼
文件分類(lèi)：根據文件性質(zhì)和內容，將文件分為教學(xué)文件、行政文件、科研文件、財務(wù)文件、人事檔案等類(lèi)別。
文件編碼：每份文件需有唯一編碼，編碼規則應包含文件類(lèi)型、年度、序列號等信息，便于檢索和歸檔。
第三章 文件記錄與存儲
記錄要求：
紙質(zhì)文件應使用標準格式，字跡清晰，簽字蓋章齊全。
電子文件應采用學(xué)校規定的文件格式存儲，確�？勺x性和兼容性。
存儲方式：
紙質(zhì)文件應存放在指定檔案室或文件柜中，分類(lèi)存放，標簽明確。
電子文件應存儲在專(zhuān)用服務(wù)器或云存儲平臺上，定期進(jìn)行備份，防止數據丟失。
第四章 文件使用與借閱
使用權限：根據文件密級和工作需要，設定不同的訪(fǎng)問(wèn)權限。教職工需按權限查閱和使用文件。
借閱流程：
借閱紙質(zhì)文件需填寫(xiě)借閱單，經(jīng)部門(mén)負責人批準后，方可借閱，并按時(shí)歸還。
電子文件借閱需通過(guò)內部系統申請，審批通過(guò)后，在線(xiàn)查閱或下載。
第五章 文件保管與銷(xiāo)毀
保管期限：根據文件的'重要程度和法律要求，設定不同的保管期限。到期文件需進(jìn)行鑒定，決定是否續存或銷(xiāo)毀。
銷(xiāo)毀程序：銷(xiāo)毀文件需經(jīng)主管部門(mén)審批，確保無(wú)遺漏和誤毀。紙質(zhì)文件應粉碎處理，電子文件應從存儲介質(zhì)中徹底刪除。
第六章 監督與考核
監督機制：學(xué)校辦公室負責監督本制度的執行情況，定期組織檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)整改。
考核與獎懲：將文件記錄管理納入教職工績(jì)效考核，對表現優(yōu)秀的給予表彰，對違反規定者，視情節輕重給予批評教育或紀律處分。
第七章 附則
制度修訂：本制度由學(xué)校辦公室負責解釋和修訂，根據實(shí)際需要適時(shí)調整。
生效日期：本制度自發(fā)布之日起生效，全校師生員工應嚴格遵守。
通過(guò)上述管理制度的實(shí)施，期望能夠全面提升學(xué)校文件管理的規范性和效率，為學(xué)校的持續健康發(fā)展提供有力支持。
文件記錄管理制度 10
1、目的
為規范本公司文件分類(lèi)、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門(mén)的文件管理工作。
2、職責
2.1總經(jīng)理負責公司所有對外發(fā)文審批。
2.2管理中心經(jīng)理負責管理中心文件的審批。物業(yè)部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。
2.3部門(mén)主管負責本部門(mén)文件的擬制與審核，及負責本部門(mén)對公司內部發(fā)文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、文件種類(lèi)
3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；
3.2下行文:批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定；
3.3平行文:信函，會(huì )議紀要。
4、文件格式
4.1發(fā)文統一使用以上文件類(lèi)別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來(lái)確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加注。
4.3收文單位。是指用來(lái)處理或答復文件中有關(guān)問(wèn)題和有關(guān)事項的單位。
4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據，講述什么事情，解決什么問(wèn)題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開(kāi)頭空兩個(gè)字；要合理地劃分段落、正確使用標點(diǎn)符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀(guān)為原則；
4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說(shuō)明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側，專(zhuān)行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無(wú)附件的，無(wú)須注明；
4.8落款。指發(fā)文單位全稱(chēng)或規范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。以總經(jīng)理的.名義發(fā)出的，要用負責人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關(guān)于書(shū)信中具名的位置；如果正文恰好占滿(mǎn)全頁(yè)，落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí)，并在其上頭加注一行"(此頁(yè)無(wú)正文)"字樣；落款字體與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應寫(xiě)發(fā)文日期；
4.9.2制度或會(huì )議經(jīng)過(guò)的文件應寫(xiě)經(jīng)過(guò)的日期；
4.9.3重要的文件寫(xiě)簽發(fā)的日期；
5、文號
5.1根據文件類(lèi)別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序對文件進(jìn)行統一編號；具體文號編制規則見(jiàn)附件。
5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業(yè)部統一管理；
5.3發(fā)文部門(mén)需到以上部門(mén)登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。
6、用印
6.1用印是發(fā)文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發(fā)文或內部重要文件都應加蓋印章。
6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、文件管理
7.1包括撰寫(xiě)、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。
7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全職責，應本著(zhù)負責精神，仔細閱讀文稿，實(shí)事求是地擬寫(xiě)批語(yǔ)。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續辦理；不一樣意的寫(xiě)出具體意見(jiàn)返還擬文人重新撰寫(xiě)；
7.4用印。印章管理人員依據規定加印，并作好登記。對一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發(fā)放。由發(fā)文部門(mén)填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫(xiě)《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門(mén)辦理。
7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標題、文件編號、發(fā)文日期、份數、處理情景、備注等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。
7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門(mén)人員進(jìn)行保管。
7.9歸檔。各部門(mén)定期將本部門(mén)已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。
8、相關(guān)文檔
8.1文號編碼規則
8.2《文件編號使用登記表》
8.3《對外發(fā)文登記表》
8.4《對內發(fā)文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《文件處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發(fā)文格式
8.10對內發(fā)文格式
8.11報告總結格式
8.12會(huì )議紀要格式
8.13會(huì )議記錄格式
9、修訂及實(shí)施
9.1本規定由全公司各部門(mén)實(shí)施，行政人事部進(jìn)行監督。
9.2本規定修訂權在公司。
9.3本規定從二零零四年五月一日實(shí)行。
文件記錄管理制度 11
一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍：公司的規劃、會(huì )議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、檔案管理員的職責：
1.貫徹執行黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策。嚴格遵守《檔案管理法》。
2.積極參加檔案工作的對外協(xié)作活動(dòng)。
3.集中統一管理公司各類(lèi)檔案資料，努力學(xué)習檔案專(zhuān)業(yè)知識，不斷提高檔案管理水平。
4.定期檢查檔案，做到檔案無(wú)霉變、褪色、塵污、破損及蟲(chóng)蛀，無(wú)失、泄密事件。
5.做好借閱和利用效果登記;做好檢查、借閱、回收、整理歸檔工作;做好分類(lèi)和綜合工作。
6.保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
四、檔案的借閱
1.因工作需要，公司員工需借閱檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理核批。
2.公司檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準�？偨�(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批。
3.檔案借閱者必須做到：
�、賽�(ài)護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
�、谧⒁獍踩Ｃ�，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
五、檔案的銷(xiāo)毀
1.公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷(xiāo)毀;一般的.檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷(xiāo)毀。
4.經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
文件記錄管理制度 12
一、總則
1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發(fā)展并在市場(chǎng)上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。
2、為規范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內容，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用范圍：適用于本廠(chǎng)的技術(shù)文件的管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括：
文件管理制度
1）開(kāi)發(fā)計劃階段：方案設計、質(zhì)量保障大綱、設計開(kāi)發(fā)計劃書(shū)、檢驗要求。
2）開(kāi)發(fā)設計階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動(dòng)程序、設計評審記錄表。
3）產(chǎn)品調試階段：產(chǎn)品調試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。
4）產(chǎn)品維護階段：設計開(kāi)發(fā)總結、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數據等必須符合國家相關(guān)標準和規定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對應部門(mén)編制，各部門(mén)應對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。
三、技術(shù)文件的提交
1、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中，設計人員必須按照技術(shù)文件規范文件管理制度
認真進(jìn)行各項文件的編寫(xiě)工作，以保證技術(shù)文件的完整性。
2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段，設計人員都必須按時(shí)提交設計文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的.文件，保證開(kāi)發(fā)工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類(lèi)別提交到starteam相應的目錄。
4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。
四、技術(shù)文件的歸檔
1、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準；技術(shù)文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責、權、利。
2、技術(shù)文件應保證標題欄中的編號、名稱(chēng)、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤(pán)簽署。其文件管理制度
中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫(xiě)簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤(pán)簽署則在光盤(pán)封面的標簽上進(jìn)行總體簽署。
4、各類(lèi)歸檔文件經(jīng)確認無(wú)誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤(pán)，做封存保管。
5、用來(lái)存儲歸檔文件的光盤(pán)或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤(pán)的大致信息，如名稱(chēng)、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時(shí)，須填寫(xiě)《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。
五、技術(shù)文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法保持不具權限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關(guān)領(lǐng)導批準，并填寫(xiě)《借閱登記表》，然后方可通過(guò)獲得的授權從公司服務(wù)器上下載相應的文件進(jìn)行查閱。
文件管理制度
3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情況需要將文件轉與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準。
5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。
六、責任追究
各部門(mén)應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據有關(guān)保密規定給予罰金處罰和公司內部記過(guò)處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律責任的權利。
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