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駐外辦事處管理制度
在發(fā)展不斷提速的社會(huì )中，我們都跟制度有著(zhù)直接或間接的聯(lián)系，制度具有合理性和合法性分配功能。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編為大家收集的駐外辦事處管理制度，希望對大家有所幫助。
駐外辦事處管理制度1
1.目的
加強銷(xiāo)售分公司駐外辦事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作,減少失誤,提高公司經(jīng)濟效益,保障公司經(jīng)營(yíng)工作的健康發(fā)展。
2.適用范圍
銷(xiāo)售分公司駐外辦事處
3.執行
銷(xiāo)售分公司駐外辦事處人員
4.職責
銷(xiāo)售分公司駐外辦事處的銷(xiāo)售合同由業(yè)務(wù)員簽訂,駐外辦事處經(jīng)理審核,銷(xiāo)售分公司經(jīng)理批準。
5.制度
5.1銷(xiāo)售分公司駐外辦事處在簽訂銷(xiāo)售合同前,必須認真了解對方當事人的情況,主要包括:對方當事人主體資格、經(jīng)營(yíng)權限、履約能力、資信情況以及對方簽約人的簽約權限等。做到既要考慮我方的經(jīng)濟利益,又要考慮對方的履約條件和能力,確保所簽合同有效、有利。
5.2營(yíng)銷(xiāo)人員應加強學(xué)習《合同法》、《民法通則》等。簽訂銷(xiāo)售合同,必須嚴格遵守國家的法律、法規、政策及其它有關(guān)規定。簽訂合同時(shí),必須以維護公司的合法權益和提高經(jīng)濟效益為宗旨,嚴禁借簽訂銷(xiāo)售合同假公濟私、損公肥私。因合同簽訂的不明、不實(shí)、不公,造成我方經(jīng)濟損失的,應按其過(guò)失或故意所造成的損害后果,承擔相應的行政責任,經(jīng)濟賠償責任甚至法律責任。
5.3銷(xiāo)售合同在正式簽訂前,必須按規定執行公司的合同管理辦法、程序與權限,以各種方式(書(shū)面、電話(huà)、傳真、電子郵件等)上報審查,經(jīng)銷(xiāo)售分公司經(jīng)理批準后,方能正式簽訂。對合同所涉及的信息費、傭金、回扣等費用的支付,必須執行公司的《財務(wù)管理辦法》。
5.4銷(xiāo)售合同的簽訂一定要做到合法性、嚴密性和可行性。簽訂合同的.營(yíng)銷(xiāo)人員作為合同的履約責任人,對合同的履行、款項的回收承擔責任,負責到底。責任人必須完整地收集合同執行過(guò)程中產(chǎn)生的全部書(shū)面憑證,并妥善保管。
5.5如合同履約過(guò)程中出現困難或問(wèn)題,需要變更、補充或解除的,一律采用書(shū)面形式(包括當事人雙方往來(lái)的函電等),執行合同簽訂的審批程序,獲得批準后,方可執行。
5.6如合同履行過(guò)程中,出現糾紛的,經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見(jiàn)的,簽訂書(shū)面協(xié)議,由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專(zhuān)用章。經(jīng)協(xié)商仍無(wú)法解決的,由公司指派專(zhuān)人負責提交仲裁機構或人民法院依法處理。
5.7經(jīng)濟合同專(zhuān)用章應嚴格按授權范圍使用,不準濫用、代用或借用,嚴禁在空白合同文本上蓋章。經(jīng)濟合同專(zhuān)用章應由專(zhuān)人妥善保管,若有遺失,除立即登報聲明作廢和向公安機關(guān)報案外,還要追究有關(guān)責任人的經(jīng)濟責任和行政責任。
5.8綜合管理部按業(yè)務(wù)部門(mén)分別建立合同檔案和用戶(hù)/客戶(hù)檔案。每一份合同有一個(gè)公司統一的編號。合同檔案包括合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、變更、補充、解除合同的協(xié)議(包括文本、函電)等,均應妥善保管,如有丟失,公司將追究有關(guān)人員責任。用戶(hù)/客戶(hù)檔案要包括名稱(chēng)、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話(huà)及用戶(hù)的自然情況等。
6管理
6.1綜合管理部按業(yè)務(wù)部門(mén)分別建立合同檔案,由分公司統一編號,檔案內容包括:
6.1.1合同正本、副本、附件。
6.1.2文本簽收記錄。
6.1.3變更、補充、解除合同的協(xié)議。
6.2綜合管理部/駐外辦事處應按用戶(hù)/客戶(hù)建立用戶(hù)檔案,內容包括。
6.2.1用戶(hù)名稱(chēng)、地址、聯(lián)系人、通訊方式。
6.2.2用戶(hù)自然情況。
6.2.3我公司提供產(chǎn)品/備件、日期、安裝使用情況、售前、售中、售后情況。
6.2.4履行合同情況
6.2.5質(zhì)量/技術(shù)問(wèn)題處理情況(表格)
6.3綜合管理部按產(chǎn)品/備件建立管理臺帳一式二份,一份于次月5日前上報財務(wù)部,一份銷(xiāo)售分公司保管備查,內容包括:
6.3.1合同號
6.3.2合同標的
6.3.3簽約日期,結算日期,經(jīng)辦人。
6.3.4用戶(hù)名稱(chēng)
6.3.5產(chǎn)品/備件名稱(chēng),數量/明細
6.4合同作為公司對外經(jīng)濟活動(dòng)的重要法律依據和憑證,有關(guān)人員應保守合同秘密,嚴禁有意或無(wú)意向外界泄露合同信息。合同檔案和臺帳應嚴格保密,未經(jīng)允許,無(wú)關(guān)人員不得查閱。
6.5公司定期對合同管理工作進(jìn)行考核,并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺帳記錄情況等納入公司對營(yíng)銷(xiāo)人員和駐外辦事處的工作業(yè)績(jì)考核范圍。任何人私自轉讓合同,一經(jīng)發(fā)現,公司對有關(guān)責任人給予開(kāi)除處理,并追究其法律責任。
7本規定發(fā)布之日起執行。
駐外辦事處管理制度2
一、目前，國內大多數的公司對駐外辦事處都采取的是辦事處負責人負責制。
即辦事處負責人直接對公司負責，同時(shí)負責本辦事處的人員招聘、工資發(fā)放、日�？己说�，對駐外辦事處招聘人員總公司擁有監管權，被聘人的個(gè)人資料及辦事處對他的考核方案必須報總公司人事部門(mén)備案，財務(wù)監督執行�？偣緦k事處的主要考核在于業(yè)績(jì)考核，根據業(yè)績(jì)決定辦事外日常的費用開(kāi)銷(xiāo)。而對于其它方面的管理，如福利、社會(huì )保險等，若對公司利益和對外形象沒(méi)有影響的話(huà)，總公司一般不過(guò)多參與。但對于售后則一般由總公司來(lái)做，這樣有利于客戶(hù)資料及市場(chǎng)資料的收集，不會(huì )產(chǎn)生走了一個(gè)辦事處負責人而丟失一片市場(chǎng)的情況。
二、另一種方法就是由總公司派人員到駐外辦事處工作，派出去人員的工資、福利、社會(huì )保險均由總公司負責，同時(shí)給予外派人員一定的業(yè)務(wù)提成。
這樣，外派辦事處人員直接由總公司管理，即人事管理和業(yè)績(jì)考核由總公司負責考核管理，而對于日常的考勤等管理由辦事處自行考核。
針對以上兩種情況，各有利弊：有利點(diǎn)：方法一，
1、由于辦事處負責人有絕對的領(lǐng)導權，因此，在日常的管理上總公司就不需要再投入過(guò)多的精力，總公司要做的就是找到一個(gè)優(yōu)秀的辦事處負責人。
2、由于辦事處負責人對當地情況比較熟悉，能夠較好的`結合當地的情況對辦事處進(jìn)行管理，特別是人員招聘、工資評定及考核。
3、因公司主要根據業(yè)績(jì)決定日常的開(kāi)銷(xiāo)，在費用上更容易控制。方法二：
1、由于辦事處人員均為公司外派出去的，因此相對于在外招聘的來(lái)講，穩定性較好，客戶(hù)資料及市場(chǎng)也就相對來(lái)說(shuō)比較穩定。
2、此種方法的辦事處人員由于各項福利、社會(huì )保險待遇都由總公司負責，各項費用比較好控制弊端：方法一：
1、同樣，由于辦事處負責人擁有絕對的領(lǐng)導權，因此，如果辦事處負責人挑選的不好或辦事處負責人離職，會(huì )給公司帶來(lái)較大的損失。
2、由于采用此方法的話(huà)由業(yè)績(jì)__決定日常的開(kāi)銷(xiāo)，因此業(yè)績(jì)提成的核算就比較重要，若核算不好的話(huà)容易影響到員工的工作積極性。方法二：
1、因各地情況不一樣，同樣外派出去的員工可能會(huì )因為所派地區的業(yè)務(wù)開(kāi)展難易程度不同而產(chǎn)生調換工作區域的想法。
2、因各地情況不一樣，給外派出去的員工的工資、福利待遇就不會(huì )相同，因此，公司就需要針對不同地區的情況來(lái)制定不同的工資、福利考核辦法。這樣在管理方法公司所付出的精力就比較大。
3、另外公司對各地的工資水平、日常消費水平都要做一番了解才能對業(yè)務(wù)員的日常費用報銷(xiāo)做到心中有數，這也是有一定難度的。
4、勞動(dòng)保險的統籌比較困難，轉移及接受容易對員工利益造成損失。
總之，兩種方法是各有利弊，但無(wú)論使用哪種方法目的都是要開(kāi)展業(yè)務(wù)，發(fā)展客戶(hù)，開(kāi)拓市場(chǎng)，因此，無(wú)論實(shí)行哪種方法，都需要辦事處定期利用各種途徑向公司匯總客戶(hù)資料，定期向公司匯報業(yè)務(wù)開(kāi)展進(jìn)度。
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