公司檔案管理制度匯編15篇
在社會(huì )發(fā)展不斷提速的今天，制度對人們來(lái)說(shuō)越來(lái)越重要，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編幫大家整理的公司檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
公司檔案管理制度1
1、文件檔案的管理:
1.1文件檔案主要是指公司各種有價(jià)值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內資料等內容。
1.2公司各部門(mén)負責本部門(mén)歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。
1.3歸檔的文件材料必須完整、準確、系統,文件書(shū)寫(xiě)和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規范。
1.4檔案資料如因特殊情況,需修改,復印,摘抄,涂改等,屬絕密或機密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導審批,各部門(mén)保密文件由各部門(mén)部長(cháng)審批。
1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫(xiě)方式形成,手寫(xiě)方式必須使用鋼筆或碳素筆。
1.6文件檔案紙張的規格以a4紙為標準,特殊類(lèi)型的紙張經(jīng)整理后達到210mm*297mm尺寸標準。
2、電子文檔的管理:
2.1收集、積累要求:
■記錄了重要文件的主要修改過(guò)程,有查考價(jià)值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門(mén)已開(kāi)始向計算機全文處理的轉換工作,則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據實(shí)際條件或需要,確定是否保留。
■保存與紙質(zhì)等文件內容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準確、可靠的標識關(guān)系。
■在'無(wú)紙化'計算機辦公或事物系統中產(chǎn)生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲于光盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)類(lèi)能夠脫機保存的載體上,并對有存檔價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。
■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應注明文件存儲格式和屬性。
■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮方法,則應將相關(guān)軟件一并收集。
■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)必須保證其對設備的依賴(lài)性,以及易修改性等問(wèn)題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數據。
■用視頻設備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)必須保證收集其壓縮
方法和軟件;用音頻設備獲得的文件,收集時(shí)必須保證收集其屬性標識和相關(guān)軟件。
■由計算機多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)必須保證參數準確、數據完整。
■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應注意收集其軟件型號和相關(guān)參數。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必須連同專(zhuān)用軟件一并收集。
■計算機系統運行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類(lèi)參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
2.2收集、積累方法:
■及時(shí)按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格,應與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3歸檔要求:
■把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數據集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作。
■本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)、磁帶等。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(cháng)期保存的載體。
■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽,標簽內填寫(xiě)編號、日期、名稱(chēng)、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。
■將相應的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其它說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長(cháng)期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上,如果是自行開(kāi)發(fā)的應用軟件,也應將軟件及相關(guān)數據存在同一載體上。
■原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少一年。
3、聲像檔案的管理:
3.1聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說(shuō)明。
3.2文字說(shuō)明的編寫(xiě)要求:
■基本內容應包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。
■應能準確解釋檔案材料的內容,概括其反映的全部信息,標注項目正確齊全。
■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時(shí)間順序編寫(xiě)文字說(shuō)明。
3.3聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進(jìn)行檢查。
3.4底片冊、錄音、錄像帶、軟盤(pán),應放在專(zhuān)用架內,嚴禁擠壓堆放,并避開(kāi)磁場(chǎng)源。對存放的照片要定期檢查。
3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門(mén)領(lǐng)導批準,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借使用。
公司檔案管理制度2
為進(jìn)一步加強檔案管理工作，夯實(shí)檔案工作基礎，切實(shí)提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據《干部人事檔案工作條例》，現制定管理辦法如下：
本辦法適用于我縣機關(guān)事業(yè)單位副科級以下的管理人員、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和工勤人員的檔案管理工作，實(shí)行單位一把手負責制，選配政治素質(zhì)好、作風(fēng)正派的專(zhuān)門(mén)工作人員(以下簡(jiǎn)稱(chēng)人事干部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保證人員相對穩定。
檔案工作應遵循五大原則，即黨管干部、黨管人才，依規依法、全面從嚴，分級負責、集中管理，真實(shí)準確、完整規范，方便利用、安全保密。
各單位人事干部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，負責本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作，負責接交的檔案材料真實(shí)準確，完整規范，堅決杜絕非專(zhuān)職人員辦理檔案相關(guān)事宜。
一、檔案內容
檔案材料主要涉及干部職工工作及學(xué)習過(guò)程中形成的供組織考察的各類(lèi)資料，包括十大類(lèi)：一是履歷類(lèi)材料，二是自傳和思想類(lèi)材料，三是考核鑒定，四是學(xué)歷學(xué)位、職稱(chēng)、論文、培訓，五是政審、審計類(lèi)，六是黨、團材料，七是表彰獎勵材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級并行、(境)審批，十是報到(派譴)證、計生材料。
二、檔案管理
檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。
收集檔案材料時(shí)應確保收集材料屬歸檔范圍，確保收集材料填寫(xiě)規范、真實(shí)完整。具體要求：①檔案材料應當為原件;②檔案材料載體使用國際標準A4型(長(cháng)297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(xiě)(或打印);③屬成套材料的，必須頭尾完整。
經(jīng)鑒別，符合歸檔范圍的材料自材料形成之日起一個(gè)月內按要求履行移交手續送交檔案室。自文件下發(fā)之日起，未及時(shí)移交的檔案材料，檔案室不再接收。
三、檔案利用
檔案利用主要包括查(借)閱、復制和摘錄等。嚴禁拍攝復印檔案內容，因工作需要取證的，經(jīng)審查批準后方可復印。
查(借)閱檔案一般要求2名以上共產(chǎn)黨員按程序申請，
由檔案室根據規定，確定是否提供和提供什么材料。嚴禁個(gè)人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續，限期歸還，不得轉借。
查檔(含復制、摘錄)程序：查閱單位填寫(xiě)《查閱檔案審批表》，經(jīng)單位和主管單位負責人同意后，報檔案室分管領(lǐng)導審批，人事干部持本人二代身份證及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調查證明材料查檔。
公司檔案管理制度3
為規范和加強公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）、記錄管理工作，確保各項安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的準確和完善，通過(guò)安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強安全管理工作的針對性、系統性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產(chǎn)監督管理水平，結合公司實(shí)際，特制定本制度。
本制度適用于公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）、記錄管理工作。
3.1安全生產(chǎn)檔案（臺賬）：是指各部門(mén)、項目部全生產(chǎn)管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。
3.2 數據電文：是指以電子、光學(xué)、磁或者類(lèi)似手段生成、發(fā)送、接收和儲存的信息。
5.1 公司安全管理部負責公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的綜合管理工作，對各項目部、各部門(mén)安全生產(chǎn)的檔案管理工作進(jìn)行監督、檢查。負責根據公司的相關(guān)規定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統計等相關(guān)規章制度。負責公司各類(lèi)安全生產(chǎn)記錄的分類(lèi)、編號和備案工作。
5.2各部門(mén)分別負責本部門(mén)職責范圍內的安全生產(chǎn)檔案（臺賬）管理工作。統一使用公司制定的格式進(jìn)行安全生產(chǎn)記錄。
5.3各項目部負責本項目部安全生產(chǎn)檔案、記錄管理，填寫(xiě)、收集、整理、保管、利用本項目部在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)記錄。
5.4各項目部的安全生產(chǎn)管理部門(mén)及各職能部門(mén)按照本單位的《安全生產(chǎn)管理體系文件》及相關(guān)制度履行相應職責。
6.1.1.1安全生產(chǎn)委員會(huì )或安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組人員名單及變動(dòng)記錄。
6.1.1.2安全生產(chǎn)組織機構、安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò )圖等。
6.1.1.3安全生產(chǎn)責任制度、安全生產(chǎn)管理制度（云南省安全生產(chǎn)條例規定的11項制度必須建檔）等文件。
6.1.1.4與工種崗位和設備工具相對應的安全操作規程和使用規程。
6.1.1.5上級有關(guān)安全生產(chǎn)監督管理部門(mén)制定和下發(fā)的制度性文件、通知、通報等。
6.1.1.6安全管理人員花名冊、相關(guān)人員證書(shū)（含三類(lèi)人員證書(shū)、注冊安全工程師等相關(guān)資格證書(shū)）。
6.1.1.7年度安全生產(chǎn)工作總結和計劃、階段性專(zhuān)項安全生產(chǎn)工作總結。
6.1.1.8安全生產(chǎn)責任書(shū)、安全生產(chǎn)責任目標分解、執行、考核記錄。
6.1.2 安全生產(chǎn)教育培訓臺賬包括以下方面內容：
6.1.2.1安全宣傳教育培訓計劃（含特種作業(yè)人員教育）、學(xué)習、活動(dòng)資料；
6.1.2.5危險化學(xué)品管理人員花名冊及相關(guān)身份證明、資格證書(shū)；
6.1.3.2根據安全生產(chǎn)工作需要，臨時(shí)組織的各類(lèi)會(huì )議，包括傳達貫徹上級文件，收看收聽(tīng)電視電話(huà)會(huì )議通知、記錄、紀要等；
6.1.4.1重大危險源的檢測、評估、監控報告或記錄；
6.1.4.2針對重大危險源制定的應急預案，包括危險性分析、可能發(fā)生的事故特征、應急組織機構與職責、預防措施、應急處置程序、應急培訓和應急保障等內容；
6.1.4.3重大危險源監督管理：名稱(chēng)、負責人、地點(diǎn)（部門(mén)）、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；
6.1.5.1職業(yè)健康目標管理和責任制，單位負責人及管理人員職業(yè)衛生培訓證明（復印件）；
6.1.5.2職業(yè)健康管理制度，職業(yè)病防治法律、法規、規范、標準、文件；
6.1.5.3年度職業(yè)健康計劃和實(shí)施方案，個(gè)人防護用品發(fā)放（使用）記錄，職業(yè)健康宣傳教育培訓記錄（培訓計劃、培訓考核記錄、宣傳圖片、紙質(zhì)和攝像資料）等；
6.1.5.4用人單位職業(yè)監護檔案，職工個(gè)人職業(yè)健康監護檔案，接觸職業(yè)危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時(shí)的職業(yè)健康檢查表），職業(yè)病人登記表，職業(yè)病人診斷證明等；（如果有）
6.1.6.1相關(guān)方單位資質(zhì)及簽訂的安全協(xié)議（合同）、安全告知等；
6.1.6.2相關(guān)方特種作業(yè)人員資質(zhì)證明（復印件）；
6.1.6.3外用工、外包工等外來(lái)務(wù)工人員的教育記錄；
6.1.7.1專(zhuān)業(yè)安全檢查、季節性檢查、重大節假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；
6.1.7.2專(zhuān)項安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
6.1.7.3日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
6.1.7.4隱患檢查記錄、隱患排查治理（計劃）登記表；
6.1.7.6重大事故隱患治理方案，包括以下內容：安全事故隱患的類(lèi)別、所屬工藝、地點(diǎn)、影響范圍及程度、治理的目標和任務(wù)、采取的方法及措施、經(jīng)費和物資的落實(shí)、負責治理的責任人和部門(mén)（或單位）、治理的時(shí)限和要求、安全措施和應急預案、本單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員（或專(zhuān)家）對重大事故隱患治理情況的評估報告；
6.1.7.7其它與安全檢查、隱患排查工作有關(guān)的記錄。
6.1.9 生產(chǎn)安全事故管理檔案包括以下方面內容：
6.1.9.5按事故處理“四不放過(guò)”原則，進(jìn)行處理的相關(guān)記錄。
6.1.10.2安全工作費用投入過(guò)程中相關(guān)票據復印件等。
6.1.11《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責任書(shū)》規定的其它臺賬。
6.1.12法律法規規定的其他需要記錄、建立臺賬的內容。能夠證明安全生產(chǎn)過(guò)程管理的其他記錄資料等。
6.2.1安全生產(chǎn)檔案（臺賬）紙質(zhì)文件材料應齊全完整，字跡清晰，日期明確，簽認手續完備；
6.2.2各項目部要求確定專(zhuān)人負責安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄、收集和整理；
6.2.3各項目部安全生產(chǎn)檔案（臺賬）應分類(lèi)存檔，按時(shí)間順序（以年度為界），每年年終將安全生產(chǎn)檔案（臺賬）裝訂成冊；
6.2.4檔案（臺賬）以數據電文形式存在的，應當符合《中華人民共和國電子簽名法》（20xx年修正）的相關(guān)要求。
6.3.1各部門(mén)、各項目部記錄管理人負責收集、整理、保存本單位、本部門(mén)的安全生產(chǎn)記錄（記錄管理人由單位、各部門(mén)根據崗位職責進(jìn)行確定），填寫(xiě)“在檔記錄清單”；
6.3.2記錄的填寫(xiě)要及時(shí)、真實(shí)、內容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫(xiě)的項目，應說(shuō)明理由，并將該項用雙斜杠劃去；
6.3.3各相關(guān)欄目負責人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原記錄，應采用雙斜杠劃去原記錄，在其上方寫(xiě)上更正后的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；
6.3.4記錄填寫(xiě)應與運行活動(dòng)同步進(jìn)行，不得后補或編造。
6.5.1各部門(mén)負責本部門(mén)的運行記錄的發(fā)放；記錄發(fā)放范圍僅限公司范圍內；記錄發(fā)放部門(mén)應填“發(fā)文記錄”，記錄的接收部門(mén)應填“收文記錄”。
6.5.2記錄表格需經(jīng)部門(mén)負責人同意后，方可使用或復制，并由各部相關(guān)部門(mén)記錄管理人負責登記發(fā)放。
6.5.3各部門(mén)的記錄需借閱或復制者要經(jīng)相應部門(mén)負責人批推，由各部門(mén)相關(guān)記錄管理人登記備案。
6.6.1記錄如超過(guò)保存期限或其他特殊情況需要銷(xiāo)毀時(shí)，由各相關(guān)部門(mén)記錄管理人填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請單》，交部門(mén)負責人審核，經(jīng)安全管理部確認，由記錄使用部門(mén)標記過(guò)期或執行銷(xiāo)毀。同時(shí)在“在檔記錄清單”上注明銷(xiāo)毀的項目、方式、數量等信息。
6.6.2對于保存期限內需向其他移交或提供的`運行記錄，除應在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項目、數量等信息外，還應填寫(xiě)“文件移交清單”接收移置運行記錄的部門(mén)應在“運行記錄移置清單”上簽字確認。
6.7.1各部門(mén)、各項目部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類(lèi)，依據記錄的類(lèi)型整理、標識，便于查閱并可追溯相關(guān)活動(dòng)。
6.7.2記錄應存放于通風(fēng)、干燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、防止泄密。
6.7.3文書(shū)檔案保管期限按照公司相關(guān)文件管理規定或《國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規定》要求的《文書(shū)檔案保管期限表》執行。
7.1公司安委辦對各項目部安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的建立情況，定期進(jìn)行監督、檢查，檢查時(shí)間為每年度至少一次。
7.2按照公司《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責任書(shū)》涉及安全生產(chǎn)檔案、臺賬、記錄管理工作的內容進(jìn)行檢查考核。
公司檔案管理制度4
為明確管理責任，規范管理行為，確保各類(lèi)檔案資料及時(shí)歸檔、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。
一、檔案管理原則
公司檔案實(shí)行由公司綜合管理部集中統一管理與部分專(zhuān)用性檔案分散管理相結合的原則。
二、組織
公司綜合管理部設專(zhuān)門(mén)的檔案室并配備專(zhuān)人管理檔案，各部門(mén)明確由專(zhuān)人兼管檔案工作。
三、檔案管理部門(mén)的工作職責
�。ㄒ唬┚C合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設檔案管理系統。
�。ǘ┴攧�(wù)部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合。
�。ㄈ┢渌块T(mén)由部門(mén)檔案專(zhuān)人對檔案進(jìn)行收集、整理，并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。
四、檔案管理人員職責
�。ㄒ唬┴撠熓占�、整理、分類(lèi)、鑒定、保管各類(lèi)檔案，做到收集齊全、整理科學(xué)、鑒定正確和保證質(zhì)量，并按時(shí)接收和移交檔案；
�。ǘ┓脖竟居“l(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由綜合管理部統一收集管理。
�。ㄈ┳龅街矣诼毷�，遵守紀律，嚴格按照有關(guān)法律和公司制度辦事。
五、歸檔公司檔案室資料
�。ㄒ唬┥霞墮C關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料；
�。ǘ┍竟镜恼埵九c上級機關(guān)的批復；
�。ㄈ┍竟緦ν獾恼桨l(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)；
�。ㄋ模┍竟痉从持饕毮芑顒�(dòng)的報告、總結；
�。ㄎ澹┍竟局朴喌挠媱�、方案、統計、財務(wù)、工作總結；
�。┚C治工作材料；
�。ㄆ撸┍竟九c有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料；
�。ò耍┍竟靖鞣N證照及所獲各種榮譽(yù)、獎勵資料；
�。ň牛┍竟韭毠趧�(dòng)、工資、福利方面的文件材料；
�。ㄊ┚哂斜４鎯r(jià)值的電子文本、圖片、音像、影像資料；
�。ㄊ唬⿻�(huì )計憑證，會(huì )計活動(dòng)帳薄和會(huì )計報表等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要史料和證據。
六、檔案的收集與歸檔
�。ㄒ唬┏修k部門(mén)或主辦人應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)檔案管理員歸卷。
�。ǘ┓彩侵苯佑浭龊头从彻�、部門(mén)活動(dòng)的，具有現實(shí)的和長(cháng)遠查考價(jià)值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實(shí)物等)，均須歸檔保存。
�。ㄈ┕芾硇詸n案在分類(lèi)立卷時(shí)應做到：分年度、分類(lèi)別、分級別。黨政文件要分別組卷，密級文件要單獨立卷。組卷時(shí)按內部特征為主的六個(gè)特征進(jìn)行組卷，盡量把永久、長(cháng)期、短期三種保管期限文件材料分開(kāi)組卷。
�。ㄋ模┰跉w檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
�。ㄎ澹┚C合管理部定期對各部門(mén)文件材料的歸檔工作進(jìn)行檢查。
�。└鞑块T(mén)在次年三月向檔案部門(mén)移交管理性檔案，需付卷內目錄，移交目錄一式二份，交接雙方清點(diǎn)核對，并履行簽字手續。
七、檔案的保管
�。ㄒ唬┕荆ɑ虿块T(mén)）管理的檔案應有專(zhuān)柜保存，確保完好不丟失。
�。ǘ┳龊秒娮訖n案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；
�。ㄈn案工作人員應確保檔案的質(zhì)量，對破損和變質(zhì)檔案，及時(shí)采取措施，進(jìn)行修補和復制。
�。ㄋ模┕揪C合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)組織整改。
�。ㄎ澹┟磕陮n案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料以及對破損和褪色的材料進(jìn)行修補和復制。
八、檔案的借閱
必須嚴格執行保密制度，填寫(xiě)查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時(shí)驗收注銷(xiāo)。凡利用者都應按規定辦理借閱手續。查閱機密以上級檔案，需經(jīng)公司（部門(mén)）負責人批準，原則上不外借，確因工作需要，應當天歸還。
�。ㄒ唬n案借閱限一周內歸還，特殊情況需延期的，須辦理續借手續；
�。ǘ┙璩龊蜌w還檔案時(shí)，應辦理清點(diǎn)手續，由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當面核對清楚；
�。ㄈn案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當事者責任；
�。ㄋ模┱{走、辭退人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續；
�。ㄎ澹┰瓌t上不對外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，須經(jīng)總經(jīng)理批準，并辦理登記手續后，方可借閱。
�。w還檔案時(shí)應保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷(xiāo)毀，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫(xiě)。
�。ㄆ撸﹤髡婕璐鏅n時(shí)，應將復印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。
�。ò耍┪唇�(jīng)公司董事長(cháng)授權，任何部門(mén)或個(gè)人無(wú)權公開(kāi)檔案。
九、檔案室保密制度
�。ㄒ唬n案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規章制度辦事。
�。ǘ┓彩褂帽Ｃ軝n案資料人員必須嚴格遵守有關(guān)保密規定。
�。ㄈ┓步栝啞敖^密”“機密”級檔案資料應經(jīng)分管領(lǐng)導審批，報總經(jīng)理批準后，方可借出。
�。ㄋ模┩鈫挝徊殚�、借閱密級檔案，須經(jīng)綜合管理部主管領(lǐng)導審批，報分管領(lǐng)導批準，方可提供。
�。ㄎ澹┟孛軝n案不得私自存放，贈送并轉借他人，個(gè)人外出攜帶機密級以上檔案應妥善保管，若泄密要追究泄密者責任。
�。n案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得在公開(kāi)場(chǎng)所談?wù)摫Ｃ軝n案內容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。
十、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀
鑒定檔案保存價(jià)值，確定保管期限及銷(xiāo)毀檔案，嚴格按照國家有關(guān)規定并結合公司實(shí)際情況進(jìn)行。公司檔案保管期限分永久、長(cháng)期、短期三種。確定保管期限的原則是：
�。ㄒ唬┓从彻局饕毮芎椭匾�(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的，具有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案定為永久保存；
�。ǘ┓从彻疽话憬�(jīng)營(yíng)活動(dòng)，具有較長(cháng)時(shí)間利用價(jià)值的檔案定為長(cháng)期保存，其期限為16―50年；
�。ㄈ⿲驹谝欢〞r(shí)期內有參考利用價(jià)值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以?xún)取?/p>
�。ㄋ模n案的鑒定由綜合管理部主管、各部門(mén)指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發(fā)現檔案不準確，不完整，應及時(shí)責成有關(guān)部門(mén)和人員修改、補充。
�。ㄎ澹┙�(jīng)過(guò)一定時(shí)間后確無(wú)保存價(jià)值的檔案，或者原有情況已發(fā)生完全改變，其檔案失去保存意義的，經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦人員提出，本公司綜合管理部和部門(mén)審查同意，公司總經(jīng)理批準，方可銷(xiāo)毀。
�。┙�(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案，檔案人員必須列出清單，銷(xiāo)毀檔案的批準人、監銷(xiāo)人都要在銷(xiāo)毀檔案清冊上簽字。
十一、本管理制度最終解釋權歸綜合管理部。
十二、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施。
公司檔案管理制度5
第一條為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。
第二條本制度所稱(chēng)檔案信息是指工程建設活動(dòng)中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價(jià)值的文件、批件、標書(shū)、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規劃建設管理部負責工程類(lèi)檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。
第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門(mén)是檔案信息資料的來(lái)源，負責相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。
第五條各種檔案信息資料應按要求分類(lèi)編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應在歸檔的同時(shí)向生產(chǎn)運行相關(guān)部門(mén)及時(shí)提供。
第七條舊管網(wǎng)改造時(shí)，由規劃建設管理部進(jìn)行現場(chǎng)測繪，及時(shí)繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門(mén)提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。
第八條檔案資料的借閱執行綜合檔案相關(guān)條款。
第九條檔案信息需要同時(shí)向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類(lèi)檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留復印件。
第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條本制度從二o一二年一月一日起執行。
公司檔案管理制度6
第一條為加強企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項工作服務(wù)，根據《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)法律、法規，制定本規定。
第二條本規定所稱(chēng)的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對國家、社會(huì )和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門(mén)或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門(mén)的監督和指導。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負責檔案工作的部門(mén)依法履行下列職責：
貫徹執行《檔案法》等有關(guān)法律、法規和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規章制度；
統籌規劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；指導本企業(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；監督、指導本企業(yè)所屬機構的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專(zhuān)業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。
第七條企業(yè)各部門(mén)負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據有關(guān)規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強對知識產(chǎn)權檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定。對確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊，按有關(guān)規定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進(jìn)行監銷(xiāo)。
第十二條企業(yè)做好檔案統計工作。國有大中型企業(yè)應按檔案行政管理部門(mén)的要求填寫(xiě)有關(guān)報表。企業(yè)認真做好對國家和社會(huì )
有保存價(jià)值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現代化應與企業(yè)信息化建設同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門(mén)應積極做好檔案的提供利用工作，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。
第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門(mén)、司法部門(mén)依法執行公務(wù)提供真實(shí)、準確的檔案。
第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會(huì )和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權發(fā)生變動(dòng)，應按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動(dòng)檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)淸算組應妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案；國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進(jìn)行處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自xx年9月1日起實(shí)施�！秶鵂I(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規定》同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規定凡與本規定抵觸的，以本規定為準。
公司檔案管理制度7
一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務(wù)審計、會(huì )計檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實(shí)行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應積極配合與支持。
3、凡應該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負責及時(shí)歸檔。
4、各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類(lèi)與歸檔
1、公司檔案資料的分類(lèi)依據《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規定執行。
2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、檔案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續。
2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個(gè)級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準�？偨�(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內容執行。
4、檔案借閱者必須做到：
�、賽�(ài)護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
�、谧⒁獍踩Ｃ�，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷(xiāo)毀
1、公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執行。
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷(xiāo)毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷(xiāo)毀。
4、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
第6篇：公司員工檔案管理制度
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮戶(hù)口的員工，其原始資料由本企業(yè)調入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮常住戶(hù)口的員工，自簽訂勞動(dòng)合同試用期滿(mǎn)后，按本企業(yè)調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續的，本人須向人資行政部提交詳細的書(shū)面說(shuō)明材料，未經(jīng)批準不調檔者或逾期未調檔者企業(yè)有權與期解除勞動(dòng)合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規定：
�。�1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫(xiě)《查閱員工人事檔案申請單》，經(jīng)主管領(lǐng)導審批后，由人資行政部統一辦理，其它任何部門(mén)無(wú)權查閱員工原始檔案。
�。�2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統一保存或使用后統一銷(xiāo)毀。
�。�3）員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續后，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。
�。�4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門(mén)如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調辦理。
�。�5）員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫(xiě)《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導審批后，由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績(jì)、培訓檔案：
員工業(yè)績(jì)、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學(xué)歷證書(shū)等相關(guān)證件的復印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價(jià)、考核等。
�。�1）人資行政部負責員工的培訓、業(yè)績(jì)檔案的整理歸檔及日常管理。
�。�2）員工培訓、業(yè)績(jì)檔案實(shí)行分級管理。部門(mén)主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長(cháng)或其指定負責人進(jìn)行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業(yè)績(jì)檔由人事文員管理。
�。�3）部門(mén)部長(cháng)可以調閱本部門(mén)員工的培訓、業(yè)績(jì)檔案。
�。�4）員工培訓、業(yè)績(jì)檔案按國家有關(guān)檔案管理規定記入員工的人事檔案。
�。�5）員工離職后，員工的培訓、業(yè)績(jì)檔案由人資行政部留存作為備查。
公司檔案管理制度8
為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現檔案管理工作的的制度化、規化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續健康發(fā)展，根據相關(guān)法律法規及規定，并結合我公司實(shí)際情況，制定本細則。
一、總則
�。ㄒ唬┕緳n案是在各項活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現狀的重要依據。
�。ǘn案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統一的原則，由公司行政與人力資源總監統一負責，統一管理。
�。ㄈ┕緳n案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其他各部門(mén)在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的裝飾工程、基建、科研、文書(shū)、音像、人事、會(huì )計、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門(mén)不得分散保存。
二、檔案部門(mén)設置及其職責
�。ㄒ唬┕緳n案管理由總經(jīng)理辦公室統一保管�；韭氊煘椋�
1、制訂本公司檔案工作的規定、管理辦法和工作計劃等。
2、在統一領(lǐng)導、分級管理的原則下根據本專(zhuān)業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監督和指導。
3、負責對本公司形成的各門(mén)類(lèi)檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。
4、辦理領(lǐng)導交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
�。ǘ└鞑块T(mén)設立兼職檔案員，其主要職責是：
1、認真執行本公司檔案工作的規章制度主動(dòng)向總經(jīng)理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開(kāi)展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監督、指導和檢查。
2、根據本公司各部門(mén)歸檔圍負責做好本部門(mén)檔案材料的收集整理工作并在規定期限向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。
三、檔案接收與整理
(一）公司編制文件材料的歸檔圍，根據各部門(mén)的職責不同，主要有以下幾個(gè)面：
公司檔案管理制度9
一、客戶(hù)資料管理辦法總則。
為了提高客戶(hù)資料的有效性和利用率，加強客戶(hù)資料管理，做好客戶(hù)服務(wù)品質(zhì)提升和客戶(hù)關(guān)系維護的基礎工作，提升客戶(hù)滿(mǎn)意度和忠誠度，使公司對客戶(hù)的管理規范化、有效化，保證穩定開(kāi)展，特制訂本客戶(hù)資料管理辦法。
二、客戶(hù)資料管理辦法管理范圍。
1、公司已合作客戶(hù)（老客戶(hù)）、未合作客戶(hù)、潛在客戶(hù)、流失客戶(hù)等客戶(hù)資料都納入本管理辦法范圍。
2、客戶(hù)資料的管理包括客戶(hù)資料的收集、整理、查閱、分析等方面。
3、公司客戶(hù)為與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的供應商和經(jīng)銷(xiāo)商及合作的重點(diǎn)客戶(hù)、品牌客戶(hù)。
三、客戶(hù)資料的內容。
完整的客戶(hù)資料包括以下資料信息：
1、公司信息部負責公司所有客戶(hù)基本信息的匯總、整理。
a、客戶(hù)基本資料的收集是業(yè)務(wù)拓展的基礎，也是客戶(hù)資料管理的第一步�？蛻�(hù)基本資料的收集主要由市場(chǎng)人員完成，市場(chǎng)人員要熟練掌握各種客戶(hù)資料收集的有效方法，積極主動(dòng)的收集客戶(hù)信息。
b、客戶(hù)基本信息包括客戶(hù)的企業(yè)名稱(chēng)、地址、所有者（法人代表）、成立時(shí)間、企業(yè)性質(zhì)、所屬行業(yè)、注冊資料、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（電話(huà)、傳真、郵箱）等方面。
C、對經(jīng)銷(xiāo)商、重點(diǎn)/品牌資料要在ERP中規范管理。建立必要的信息系統，如客戶(hù)性質(zhì)/客戶(hù)合作年限/經(jīng)營(yíng)品牌/信用評估/財務(wù)狀況/人員狀況等。
2、建立客戶(hù)檔案，并編制客戶(hù)一覽表供查閱。
1）、每發(fā)展、接觸一個(gè)新客戶(hù)，均應建立客戶(hù)檔案戶(hù)頭；
2）、客戶(hù)檔案適當標準化、規范化，摸清客戶(hù)基本信息，如客戶(hù)名稱(chēng)、法定代表人或不夫代表、地址、郵編、電話(huà)、傳真、經(jīng)營(yíng)范圍、注冊資本等。
3）、建立客戶(hù)特征資料，客戶(hù)特征資料包括企業(yè)規模（營(yíng)業(yè)額、員工人數）、采購決策特征、具體需求、決策者個(gè)人信息（愛(ài)好或偏好、生日等）、業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢等。
3、客戶(hù)檔案的更新、修改。
1）、客戶(hù)單位的重大變動(dòng)事基、與本公司的業(yè)務(wù)交往，均須記入客戶(hù)檔案；
2）、對客戶(hù)單位的重大變動(dòng)事項、與本公司的業(yè)務(wù)交往，均須記入客戶(hù)檔案；
3）、積累客戶(hù)年度業(yè)績(jì)和財務(wù)狀況報告。
4）客戶(hù)在財務(wù)上的開(kāi)戶(hù)、更改戶(hù)名需提供紙制申請，并做好檔案記錄（銷(xiāo)售中心及財務(wù)部存檔，公司ERP做好記錄和分類(lèi)，及時(shí)和相關(guān)人員溝通，并做好記錄）
4、建立客戶(hù)交易資料
客戶(hù)與競爭對手合作信息（合作方式、交易額、付款方式）、客戶(hù)與公司歷史交易信息（合作方式、交易額、付款方式、合同編號、流失原因）等。
四、公司各部門(mén)與客戶(hù)接觸的重大事項，均須報告信息部（除該業(yè)務(wù)保密外），不得局限在業(yè)務(wù)人員個(gè)人范圍內。
五、員工調離公司時(shí)，不得將客戶(hù)資料帶走，其業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì )同信息部將其客戶(hù)資料接收、整理、歸檔。
六、建立客戶(hù)信息查閱權限制，未經(jīng)許可，不得隨意調閱客戶(hù)檔案。
七、客戶(hù)管理。
1、接待客戶(hù)，按公司對外接待辦法處理以及招待費用管理辦法進(jìn)行審批接待。
2、與客戶(hù)的信函、傳真、長(cháng)話(huà)交往，均應按公司各項管理辦法記錄在案，并整合在客戶(hù)檔案內。
3、對一些較重要、未來(lái)將發(fā)展的新客戶(hù)，公司要有兩個(gè)以上的人員與之聯(lián)系，并建立聯(lián)系報告制。
4、負責與客戶(hù)聯(lián)系的員工調離公司時(shí)，應由公司及時(shí)通知有關(guān)客戶(hù)，產(chǎn)指派其員工頂替調離員工迅速與客戶(hù)建立聯(lián)系。
八、客戶(hù)資料管理辦法附則。
本客戶(hù)資料管理辦法由公司銷(xiāo)售中心解釋、補充，經(jīng)總經(jīng)理批準頒行。
公司檔案管理制度10
一、目的加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍適用于公司及各部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)、利用及歸檔。
三、術(shù)語(yǔ)和定義1、檔案：指公司過(guò)去和現在各級部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動(dòng)。四、職責1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門(mén)檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負責組織學(xué)習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：
1）負責在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門(mén)文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務(wù)部負責按規定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；
3、各部門(mén)檔案主管人員1）負責部門(mén)檔案的管理。
4、各部門(mén)負責人1）負責對部門(mén)檔案管理監督檢查。
五、工作程序1、檔案資料的收集1）各部門(mén)相關(guān)人員負責對本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》 。
2）各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結束后次月10日前。
b)檔案資料的標識各部門(mén)對各自保管的檔案資料編號，編號規則見(jiàn)后。
c)檔案資料的日常管理：
�、烹娮宇�(lèi)合同或其他需要保管的電子文件，應當及時(shí)存放于指定電腦硬盤(pán)內。
�、莆募�、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
�、俏募Y料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。
d)檔案借閱(1)借閱檔案要履行借閱手續，填寫(xiě)《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；
必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關(guān)領(lǐng)導批準；
�、茩n案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時(shí)，必須當面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
�、墙栝啓n案用完后，應及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續；
�、冉铏n人必須愛(ài)護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；
e)檔案銷(xiāo)毀⑴對已失去利用價(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀時(shí)，必須寫(xiě)申請銷(xiāo)毀報告，編制銷(xiāo)毀目錄，報部門(mén)總經(jīng)理批準，批準后方可銷(xiāo)毀。
�、茍绦袖N(xiāo)毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人不得少于二人，并在銷(xiāo)毀目錄上簽字。最后，把銷(xiāo)毀目錄和批準手續文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細則1）檔案資料的歸檔范圍⑴公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類(lèi)公文等；
�、乒臼盏降墓�，如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書(shū)等文件；
�、潜竟九c其他單位來(lái)往的文書(shū)及權益文書(shū)等；
�、裙绢I(lǐng)導的批示、指示等；
�、芍匾臅�(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；
�、史从彻局饕毮芑顒�(dòng)的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
�、斯镜母鞣N工作計劃、計劃考核/ 總結、報告、統計報表及簡(jiǎn)報；
�、瘫竟九c有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料；
�、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧�、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
�、伪竟景l(fā)布的各類(lèi)廣告、宣傳材料；
�、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等；
�、型獬龉珓�(wù)活動(dòng)（如學(xué)習、考察、調查研究、參加會(huì )議等）所獲得或形成的檔案資料；
�、沿攧�(wù)檔案資料；
�、腋鞣N實(shí)物檔案；
�、悠渌哂欣煤捅４鎯r(jià)值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。
�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據實(shí)際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。
�、锹曄駲n案攝錄必須詳細記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
�、茸游募邢鄳募堎|(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。
�、筛鞣N實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書(shū)、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。
4、檔案資料的歸檔時(shí)間⑴即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時(shí)歸檔：
a)公司規定的密級文件；
b)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；
c)合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料；
d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；
e)其他認為需要即時(shí)歸檔的資料。
�、贫ㄆ跉w檔a)部門(mén)應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；
b)部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；
�、请娮勇曄駲n案的歸檔a)重要電子聲像檔案應實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機保管。
c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機保管。
5、檔案交接⑴部門(mén)內檔案交接部門(mén)檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫(xiě)《檔案移交清單》，由部門(mén)負責人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政人事部見(jiàn)證。
6、檔案移交公司的流程a)經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案，編制移交清單；
b)行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對；
c)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管⑴檔案編號a)檔案按類(lèi)別應賦予統一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。
b)檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)經(jīng)確定后，應參照《檔案分類(lèi)編號表》，將所有分類(lèi)各級名稱(chēng)及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類(lèi)編號內應預留若干空檔，以備將來(lái)組織擴大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補之用。
d)檔案分類(lèi)及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門(mén)要求，組織實(shí)施修訂。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。
六、相關(guān)記錄1、 《文件（合同）管理記錄目錄》 2、 《文件檔案移交目錄》 3、 《檔案移交清單表》 4、 《檔案借閱審批單》 5、 《檔案分類(lèi)編號表》 6、 《檔案管理流程》文件（合同）管理記錄目錄記錄編號:日期：
序號文件（合同）編號標題需抄送的相關(guān)部門(mén)接收原/復接收人備注部門(mén)移交目錄記錄編號:日期：
序號文件（合同）編號標題名稱(chēng)頁(yè)數原/復備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份。
記錄編號:移交性質(zhì)檔案類(lèi)別合計移交說(shuō)明接收意見(jiàn)檔案移交清單表日期：
□離職□調崗□歸檔檔案所屬年度保管期限數量永久長(cháng)期短期移交人：
接收人：
移交人（部門(mén)）接收人（部門(mén)）經(jīng)辦人：
經(jīng)辦人：
移交日期：
年月日接收日期：
年月日見(jiàn)證人：
日期：
年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份。
檔案借閱審批單記錄編號:借閱部門(mén)借閱人日期：
借閱部門(mén)經(jīng)理總經(jīng)理副總行政人事部部門(mén)經(jīng)理使用目的序號借閱內容復印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號：
目錄號：
部門(mén)：
日期：
公司檔案管理制度11
第一章 總則
第一條 為了加強各級黨和國家機關(guān)、人民團體(以下統稱(chēng)機關(guān))檔案工作，推進(jìn)機關(guān)檔案科學(xué)、規范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務(wù)，根據《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等法律法規，制定本規定。
第二條 本規定所稱(chēng)的機關(guān)檔案，是指機關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的，對國家和社會(huì )有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條 機關(guān)檔案工作是檔案工作開(kāi)展的基礎，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。機關(guān)檔案工作是機關(guān)不可缺少的基礎性工作，是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個(gè)人合法權益、維護機關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項重要工作。
第四條 機關(guān)檔案工作實(shí)行統一領(lǐng)導、分級管理。國家檔案行政管理部門(mén)負責全國機關(guān)檔案工作的統籌規劃、組織協(xié)調、統一制度，負責中央和國家機關(guān)檔案工作的監督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門(mén)在上級檔案行政管理部門(mén)指導下，負責本行政區域內機關(guān)檔案工作的統籌協(xié)調、制度建設，負責本行政區域內機關(guān)檔案工作的監督、指導和檢查。檔案行政管理部門(mén)履行檢查職責時(shí)，以進(jìn)入相關(guān)場(chǎng)所檢查，詢(xún)問(wèn)有關(guān)人員，查閱、復制有關(guān)檔案資料等方式開(kāi)展。中央、地方專(zhuān)業(yè)主管機關(guān)應當根據本專(zhuān)業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門(mén)指導下對本系統和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監督、指導。中央、地方專(zhuān)業(yè)主管機關(guān)進(jìn)行監督、指導時(shí)，應當遵循統一領(lǐng)導、分級管理原則。
第五條 機關(guān)的全部檔案應當集中、統一管理。機關(guān)檔案管理應當維護檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開(kāi)發(fā)。
第六條 機關(guān)應當加強對檔案工作的組織領(lǐng)導，將檔案工作納入整體規劃、和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。檔案工作所需的基礎設施配備和維護經(jīng)費，檔案日常管理工作經(jīng)費，檔案信息化建設經(jīng)費，檔案宣傳、培訓等其他經(jīng)費應當列入機關(guān)年度財政預算。
第二章 機構和人員
第七條 機關(guān)應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同)及相關(guān)部門(mén)負責人組成的檔案工作協(xié)調機制，協(xié)調處理本機關(guān)、本系統檔案工作重大事務(wù)和重要事項。
第八條 機關(guān)應當按規定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關(guān)，應當指定檔案工作負責部門(mén)。檔案工作負責部門(mén)的名稱(chēng)應當反映檔案工作屬性。經(jīng)同級檔案行政管理部門(mén)同意，辦公地點(diǎn)相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數量較少的多個(gè)機關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機構，對相應機關(guān)的檔案進(jìn)行集中管理。
第九條 機關(guān)檔案工作機構或檔案工作負責部門(mén)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)機關(guān)檔案部門(mén))應當配備與工作量相匹配的專(zhuān)職檔案工作人員，具體承擔機關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機關(guān)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)應當指定人員，承擔相應部門(mén)文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關(guān)應當建立以機關(guān)檔案部門(mén)為中心，由相關(guān)人員組成的機關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò )�？h級或形成檔案數量較少的機關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數量的專(zhuān)(兼)職檔案工作人員。
第十條 機關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是：
(一)貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全檔案工作，并將規范本單位、本系統檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門(mén)備案;
(二)制定并組織實(shí)施檔案工作發(fā)展規劃或計劃;
(三)對機關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進(jìn)行監督和指導;
(四)負責管理機關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關(guān)政府信息公開(kāi)工作;
(五)負責機關(guān)檔案信息化工作并統籌機關(guān)及所屬機構檔案信息一體化工作，推動(dòng)傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規范管理;
(六)接受檔案行政管理部門(mén)監督、指導和檢查，執行年度制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;
(七)負責組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓，開(kāi)展檔案宣傳、活動(dòng);
(八)對檔案工作中取得突出成績(jì)的部門(mén)或個(gè)人，向機關(guān)提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門(mén)或個(gè)人，向機關(guān)提出處理建議。
第十一條 機關(guān)通過(guò)政府購買(mǎi)服務(wù)方式輔助實(shí)現檔案工作基本任務(wù)的，應當嚴格限定社會(huì )化服務(wù)范圍，嚴格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門(mén)監督、指導和檢查。機關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì )化服務(wù)限于檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質(zhì)檔案數字復制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會(huì )化服務(wù)應當符合《檔案服務(wù)外包工作規范》(DA/T68)規定。
第十二條 檔案工作人員應當為機關(guān)正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。檔案工作人員應當熟悉機關(guān)工作，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識背景，并定期參加業(yè)務(wù)培訓。不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經(jīng)過(guò)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識和技能培訓。
第十三條 檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關(guān)保密法律法規執行。
第三章 基礎設施
第十四條 機關(guān)應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據工作需要設置展覽用房、檔案數字化用房、服務(wù)器機房等。檔案庫房應當根據載體類(lèi)型分別設置，不具備條件的應當根據載體類(lèi)型分區設置�？h級或形成檔案數量較少的機關(guān)設置庫房以外其他檔案用房時(shí)，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區設置。
第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機關(guān)辦公用房建設標準》執行。閱覽用房面積應當滿(mǎn)足不同類(lèi)型檔案閱覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分區閱覽的需要。檔案庫房面積應當滿(mǎn)足機關(guān)檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量年增長(cháng)量×存放年限)×60m/萬(wàn)卷(或10萬(wàn)件)測算。檔案數量少于2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m測算。整理用房、展覽用房、檔案數字化用房、服務(wù)器機房等用房面積應當滿(mǎn)足業(yè)務(wù)開(kāi)展需要。
第十六條 檔案用房宜集中布置，自成一區。檔案辦公用房選址應當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽(yáng)光直射，利于檔案保護。檔案庫房不應設置在地下或頂層，地處濕潤地區的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛生間、食堂(廚房)、變配電室、車(chē)庫等可能危及檔案安全的用房。
第十七條 檔案辦公用房建筑設計應當符合《辦公建筑設計規范》(JGJ67)規定，整理用房、閱覽用房建筑設計應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。檔案庫房?jì)炔坏迷O置其他用房和明火設施，不應設置除消防以外的給水點(diǎn)，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門(mén)窗設置應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。
第十八條 檔案庫房應當根據需要配備符合國家規定的密閉五節柜、密集架、光盤(pán)柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質(zhì)柜、玻璃門(mén)柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動(dòng)置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿(mǎn)足工作需要。檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小于8kN/m或按檔案裝載情況相應增加。
第十九條 檔案庫房應當配備溫濕度監測調控系統，安裝漏水報警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統。保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恒溫恒濕設備，必要時(shí)可配備通風(fēng)換氣、空氣凈化設備。
第二十條 檔案庫房應當配備消防系統。根據檔案重要程度和載體類(lèi)型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門(mén)，配備火災自動(dòng)報警設備。
第二十一條 檔案庫房應當安裝全封閉防盜門(mén)窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施，可以選擇設置智能門(mén)禁識別、紅外報警、視頻監控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統。整理用房、閱覽用房、檔案數字化用房應當設置視頻監控設備。
第二十二條 機關(guān)應當按照檔案信息化要求，建設或配備能夠滿(mǎn)足庫房現代化管理、檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿(mǎn)足溫濕度調控、漏水監測、消防報警、安全防范、視頻監控等系統集成管理以及其他智能管理需要。檔案數字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施設備應當符合本規定第五章要求�？h級或形成檔案數量較少的機關(guān)按照本規定第十九條至第二十二條配備基礎設施設備的，應當滿(mǎn)足溫濕度調控、消防、安防和信息化工作的基本需求。
公司檔案管理制度12
一、總則
1、為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。
2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項活動(dòng)直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專(zhuān)人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負責整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門(mén)或人員收集,交行政部備案。會(huì )議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì )議材料,包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會(huì )議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會(huì )議記錄、統計報表及簡(jiǎn)報。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的事記及映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點(diǎn),保持文件之間的有機聯(lián)系,區別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的.會(huì )議文件放在會(huì )議開(kāi)幕年。
5、檔案文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點(diǎn),應保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統的排列。
6、案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關(guān)規定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。
2、檔案借閱的最長(cháng)期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現損壞、丟失或逾期未還,應寫(xiě)出書(shū)面報告,報總經(jīng)理處理。
3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發(fā)現遺失必須及時(shí)匯報,追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導批準才能摘抄或復制。
5、必須愛(ài)護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫(xiě)字、劃線(xiàn)或作記號等。
6、不準轉借,必須專(zhuān)人專(zhuān)用。
7、用畢按時(shí)歸還,如需延長(cháng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
七、本制度即日起開(kāi)始執行。
2、物業(yè)公司檔案管理規章制度
1.客戶(hù)檔案的管理工作由客務(wù)部負責。
2.客戶(hù)資料按單元號一戶(hù)一檔建立，按樓層統一存放在客戶(hù)檔案文件柜內。
3.每個(gè)客戶(hù)檔案內由入住資料、二裝資料、往來(lái)函和房門(mén)鎖、電話(huà)、車(chē)位、水牌、客戶(hù)加班等申請單等組成，退租客戶(hù)的資料須及時(shí)裝訂另存。
4.每個(gè)客戶(hù)檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。
5.客戶(hù)檔案的標牌須與檔案內現客戶(hù)的公司名稱(chēng)吻合。
6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶(hù)檔案，對已裝訂好的退租客戶(hù)資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內存放。
7.客戶(hù)檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準后在客務(wù)部辦公室閱覽。
8.原始客戶(hù)檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。
9.客務(wù)部檔案應積極推行計算機管理，由客務(wù)主管設置客戶(hù)檔案管理系統，將客戶(hù)各類(lèi)資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。
公司檔案管理制度13
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類(lèi)--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內容，實(shí)行系統收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;
1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線(xiàn)路圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、購入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養合同及維修保養記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫(xiě)的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。
1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì )決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業(yè)進(jìn)行管理的各項規章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡(jiǎn)歷、身份證復印件、上崗證、學(xué)歷證復印件、職稱(chēng)證復印件、工作變動(dòng)記錄、獎懲記錄等;
1.2.6財務(wù)檔案：包括各種帳簿、會(huì )計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業(yè)委會(huì )批準使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對原始檔案進(jìn)行嚴密管理，并保存復印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進(jìn)行標準化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤(pán)、膠卷、照片、圖表等，并采用適當的保存方法。
2.2.3加強保密意識培養，確保檔案在使用過(guò)程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開(kāi)發(fā)多媒體信息查詢(xún)系統。
2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。
2.2.6作到檔案分類(lèi)科學(xué)化。檔案按內容分類(lèi)，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門(mén)分柜保存。
2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)�；�。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類(lèi)要進(jìn)行一次全面的檢查。
公司檔案管理制度14
第一條為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。
第二條公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統一收集管理。
第四條檔案管理要指定專(zhuān)人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條歸檔范圍：
1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄(包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等)、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索�。�
1、借閱檔案要認真填寫(xiě)《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛(ài)護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時(shí)報告公司主管領(lǐng)導。
第七條檔案的銷(xiāo)毀：
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。
2、若按規定需要銷(xiāo)毀時(shí)，必須編制《檔案銷(xiāo)毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀，一般內部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷(xiāo)毀。
3、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫(xiě)、編制銷(xiāo)毀清單，由專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
公司檔案管理制度15
一、目的
為了對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門(mén)的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門(mén)負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門(mén)，負責指導監督各部門(mén)、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實(shí)執行工作。
3.4 集團公司企業(yè)委員會(huì )負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。
四、人事檔案管理的內容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應聘申請表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書(shū)、身份證、各類(lèi)技術(shù)認證證書(shū)）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門(mén)以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類(lèi)并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱(chēng)及有關(guān)內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學(xué)歷及職稱(chēng)變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)、職務(wù)歸類(lèi)。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類(lèi)。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門(mén)負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無(wú)遺留問(wèn)題；員工相關(guān)檔案調入單位時(shí)，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開(kāi)具的《檔案材料轉移單》及其它有關(guān)材料，轉至調入單位并歸檔。相關(guān)手續《員工入職試工轉正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現某些損失之后，如發(fā)現材料變酶、發(fā)現蟲(chóng)蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
4.3 轉遞（員工異動(dòng)）：檔案轉遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷(xiāo)該員工的人事檔案并填寫(xiě)《轉遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉遞過(guò)程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來(lái)的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統計并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》。
4.5.1人事檔案統計分類(lèi)：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統計信息要及時(shí)更新，人力資源部根據人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統計情況更新并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關(guān)規定。
查閱員工人事檔案應經(jīng)人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動(dòng)、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書(shū)
3、學(xué)歷證、職稱(chēng)證、計算機等相關(guān)資格證的復印件。
4、身份證復印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專(zhuān)人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)情況。
第七條、要做到分類(lèi)準確、編號規范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢(xún)。部門(mén)負責人有權查閱本部門(mén)員工的檔案�？偨�(jīng)理有權查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
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