書(shū)信禮儀：公文的格式

　　導讀：公文一般一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、印章、成文時(shí)間、附注、附件、主題詞、抄送單位、擬文部門(mén)、印發(fā)單位和印發(fā)時(shí)間等部分組成。函可省略主題詞、擬文部門(mén)、印發(fā)單位和印發(fā)時(shí)間等部分

　　1.涉及國家、企業(yè)秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中“絕密”、“機密”級公文應當標明份數序號

　　2.緊急公文應當標明“特急”、“急件”。特急件的確認，應以公司領(lǐng)導簽字為準。

　　3.公司文件、函的發(fā)文單位標識，分別為套紅的“中國電信集團北方電信有限公司濰坊市分公司文件”、“中國電信集團北方電信有限公司濰坊市分公司函”。

　　4.發(fā)文字號，包括單位代字、年份、序號。發(fā)文字號中的序號不編虛位。a.公司文件發(fā)文字號為“濰坊電信[xxxx]xxxx號，其中“濰坊電信”為發(fā)文代字，“[xxxx]”為年份，“xxxx”為序號。（以下類(lèi)推）。b.濰坊電信函發(fā)文字號為“濰坊電信函[xxxx]xxxx號”，其中“濰坊電信函”為發(fā)文代字。

　　5.上行文應當注明簽發(fā)人、會(huì )簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的部門(mén)、姓名和電話(huà)。

　　6.公文標題應當準確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內容并標明公文文種。公文標題中除法規、規章名稱(chēng)和被印發(fā)、轉發(fā)、批轉的文件可加書(shū)名號外，一般不用標點(diǎn)符號。轉發(fā)、批轉文件，公文標題應避免重復用語(yǔ)和相同文種。主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統稱(chēng)。兩個(gè)以上的主送單位，可區別情況，按國家行政區劃、行政機關(guān)的`排序排列，或按先大后小、先外后內的原則排列。正文每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。

　　結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“⑴”。公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其余應當使用阿拉伯數字。 公文如有附件，應在正文之后、成文日期之前注明附件順序和名稱(chēng)。附件通常與正件一起裝訂，位置自成文日期及附注之后另一頁(yè)開(kāi)始，在主題詞前結束。如附件與正件分別裝訂，應在附件左上角標注“xx文件附件”字樣。印發(fā)、轉發(fā)、批轉文件時(shí)，被印發(fā)、轉發(fā)、批轉的文件即是正件，不能稱(chēng)附件。通用公文均應當加蓋印章。印章上不壓正文、下壓成文日期。成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準。

　　公文如有附注（需要說(shuō)明的其他事項），應當加圓括號標注。主題詞應當根據公文的內容標注，標引順序為類(lèi)別詞、類(lèi)屬詞、公文文種，最多不超過(guò)5個(gè)。抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位，排列順序與主送單位的排列順序相同。如需抄送公司內部時(shí)，表述為：公司內部：各部門(mén)”。擬文部門(mén)名稱(chēng)使用規范簡(jiǎn)稱(chēng)。印發(fā)日期為打印完成的日期。文字從左至右橫寫(xiě)、橫排。

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