企業(yè)文檔管理規范

　　下面是小編在這里的企業(yè)文檔管理規范，我們一起來(lái)看一下吧!

　　1. Purpose 目的:

　　為規范管理，建立一個(gè)用于企業(yè)文件的形成、審核、批準、生效、修正、廢除及銷(xiāo)毀的程序，做到有章可循，按章辦事。

　　2. Scope 范圍: 企業(yè)所有的文件。

　　3. Responsibilities 職責:

　　3.1 各公司、各部門(mén)的負責人負責本公司本部門(mén)文件的建立和維護。

　　3.2 各公司各部門(mén)指定相應的負責人負責保管所有規程及文件正本，制備正式的工作復印件，并分發(fā)至相關(guān)部門(mén)。

　　3.3 各部門(mén)負責人應保證本部門(mén)使用的所有規程和其他文件是有效版本。

　　4. Procedure 程序:

　　4.1 本規程所指的文件包括企業(yè)各子公司、各部門(mén)所建立的管理和操作規程以及其應的各類(lèi)表格：

　　4.2 文件的形成、審核和批準

　　4.2.1 各部門(mén)負責人應負責組織編寫(xiě)用于本部門(mén)的管理文件。

　　4.2.2 在編寫(xiě)過(guò)程中應與文件涉及的其它部門(mén)討論，征求意見(jiàn)，使文件一旦實(shí)施后具有可行性。

　　4.2.3 編寫(xiě)文件時(shí)必須遵循下列規則：

　　4.2.3.1 必須對內容進(jìn)行有效陳述。

　　a) 盡可能全面的描述文件題頭范圍的內容，將文件所涉及的內容給予適當的規定。

　　b) 任何文件的內容不僅要讓使用者知道做什么工作，而且還要知道該誰(shuí)來(lái)做。文件中必須使用職位之類(lèi)的字樣，如：信息部經(jīng)理，總裁秘書(shū)等，而不是個(gè)人的名字。

　　c) 必須采用最合適的方法來(lái)制定文件以保證其內容易被理解和執行。當需要時(shí)可以利用表格或圖解來(lái)更清楚地解釋規程。必須按所描述的實(shí)際操作步驟的時(shí)間順序來(lái)排列文件內容。與某個(gè)文件有關(guān)的表格或工作記錄單必須作為該文件的一部分包括在該文件中。

　　d) 盡量避免在文件中使用“大體上”,“一般地”、“通常”之類(lèi)的詞語(yǔ)，除非該條件在同條款中有所說(shuō)明。

　　e) 所寫(xiě)的內容必須與實(shí)際的工作相符。如果實(shí)際工作有所改變，相應的書(shū)面文件也應作修正。 f ) 在某個(gè)文件中如需引用其它文件，應在首次引用時(shí)標明所引用文件的編號和題頭(如：-文件管理程序)，未顯示版本號是指所使用的是引用文件的當前最新版本。

　　4.2.3.2 格式

　　規程文件應包含下述項目(文件的具體格式見(jiàn)附錄Ⅰ)，各類(lèi)別的規程均配有專(zhuān)用的字母代碼。 ——文件號:

　　文件編號的完整表示是：文件類(lèi)別的縮寫(xiě)文件流水號-文件的修訂號，例如：HCOSO001-00其中H表示總部，CO表示總裁辦，SO表示秘書(shū)室;001表示該文件的流水號;00表示為新制定文本。

　　如HCOSO001-01表示為HCOSO001-00文件的第一次修訂。

　　——頁(yè)數 表明文件的頁(yè)數，

　　——文件名稱(chēng)

　　要能體現文件所需要規定的事 ——起草人(或修改人)

　　應由起草人或修改人簽名并注明日期，表示起草人或修改人對該規程的內容負責。

　　起草人(修訂人)應經(jīng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識的學(xué)習和培訓，了解、掌握所起草文件涉及工作的要求，實(shí)踐經(jīng)驗豐富，熟悉文件內容。

　　——審核人

　　應由文件使用部門(mén)的經(jīng)理/主管或該文件的主要執行部門(mén)的經(jīng)理/主管對該文件的內容及準確性進(jìn)行核查后簽名并注明日期。如文件涉及幾個(gè)部門(mén)的工作，可進(jìn)行多部門(mén)的審核，相應的部門(mén)經(jīng)理/主管應在審核欄中簽字確認。

　　當負責審核的部門(mén)經(jīng)理/主管不在時(shí)，該文件可由其指定的經(jīng)理助理審核并簽字確認。 ——批準人

　　各子公司/部門(mén)的文件由相應的總經(jīng)理批準，跨子公司/部門(mén)的文件，由總裁批準簽名生效。 ——修訂號 該規程的修訂次數。

　　——替代文件號

　　修改前文件或被替代文件的文件編號。

　　——生效日期

　　由文件管理員與使用該規程的部門(mén)經(jīng)理討論后確定生效日期，并在已批準的文件上注明。 ——分發(fā)部門(mén)

　　必須標明該文件的分發(fā)范圍。

　　——目的

　　建立該文件的目的 ——范圍 該文件適用的范圍

　　——職責

　　闡明由誰(shuí)來(lái)負責執行該規程所規定的工作事項。

　　——程序 該文件具體內容。

　　——變更歷史

　　注明變更實(shí)施的時(shí)間、變更的內容、文件號的變更、修訂號。

　　4.2.4 編寫(xiě)文件應符合

　　4.2.3項下的要求，形成的文件應由部門(mén)負責人審核。

　　4.2.5 如果審核人對文件內容有異議，應將該文件退還給起草人作必要的修改，審核人必須熟悉文件所規定的內容并有能力評判所擬文件的準確性。

　　4.2.6 經(jīng)部門(mén)負責人檢查后的文件應交文件管理員復查。復查的要點(diǎn)是：

　　——與現行管理和操作是否相符

　　——文件內容的可行性

　　——文字應簡(jiǎn)練、確切、易懂，不能有多種解釋

　　——同已生效的其他文件沒(méi)有相悖的含義

　　4.2.7 經(jīng)文件管理員復查后的文件，如需改正，交回原編寫(xiě)人員所屬部門(mén)的負責人進(jìn)行修改，直至符合要求。

　　4.2.8各子公司、各部門(mén)指定文件管理員，文件管理員將復查合格的文件的電子版按標準格式打印出來(lái)交相關(guān)部門(mén)負責人、批準人預核查，并存檔該電子版。

　　4.2.9 如相關(guān)部門(mén)負責人或批準人對文件持有異議，需通知起草人作必要的修改。

　　4.2.10修改程序按

　　4.2.1- 4.2.7進(jìn)行。修改稿應附有未通過(guò)文件的草稿，以便相關(guān)部門(mén)負責人、

　　QM經(jīng)理和批準人有針對性地重新審核。

　　4.2.11 文件管理員將修改好的文件打印在黃色正本頁(yè)上。

　　4.2.12 文件管理員將文件正本送交起草人-審核人-批準人分別簽字和注明日期。

　　4.2.13 黃頁(yè)會(huì )簽過(guò)程中，應無(wú)修改意見(jiàn)。如確有修改意見(jiàn)，應由文件管理員對黃頁(yè)規程進(jìn)行修改。文件管理員有責任追蹤黃頁(yè)正本被及時(shí)會(huì )簽。(在兩個(gè)星期內需會(huì )簽完畢)。

　　4.2.14 會(huì )簽完畢，文件管理員按照

　　4.2.3.2項下規定在黃頁(yè)正本上注明文件的生效日期。

　　4.2.15文件管理員及時(shí)將有關(guān)信息進(jìn)行登記。

　　4.3文件分發(fā)

　　4.3.1文件管理員按照文件適用部門(mén)復印文件，并在每頁(yè)上加蓋“工作復印件”作為白頁(yè)工作件。

　　4.3.2文件管理員填寫(xiě)“文件的發(fā)放和收回記錄”，將工作復印件分發(fā)至有關(guān)人員，文件接收人員在“文件的發(fā)放和收回記錄”上簽名確認已收到此文件。

　　4.3.3文件的接收人必須保證部門(mén)內其它相關(guān)的文件使用人已進(jìn)行適當培訓并能接觸該文件。

　　4.3.4各子公司/部門(mén)應指定專(zhuān)人管理本公司/部門(mén)的工作復印件，建立并及時(shí)更新本部門(mén)有效文件清單，確保文件不會(huì )丟失，并在需要時(shí)迅速找到相關(guān)文件有效版本復印件。

　　4.3.5 文件的發(fā)放和收回記錄應附在已批準文件的正本原件(黃頁(yè))后由文件管理員負責保存。

　　4.4 已批準文件的獲取和收回

　　4.4.1 獲取

　　4.4.1.1 如確有需要，子公司/部門(mén)負責人應告知文件主管需要更多工作復印件。

　　4.4.1.2 在得到領(lǐng)導的許可后，文件管理員取相應文件黃頁(yè)正本復印，在每頁(yè)上加蓋“復印”章，交申請人。雙方在原“文件的發(fā)放和收回記錄”簽名確認。

　　4.4.1.3 任何人不得擅自復印文件接收人所持有的白頁(yè)規程文件或其他文件。

　　4.4.2收回

　　對于本部門(mén)不再需要的文件，部門(mén)負責人應與文件管理員協(xié)商(必要時(shí)需經(jīng)公司主管領(lǐng)導同意)，將其持有的工作復印件退給文件管理員，記錄在文件的發(fā)放和收回記錄”中，質(zhì)量管理部文件管理員應按照

　　4.5.3及時(shí)將收回的復印件銷(xiāo)毀。

　　4.5 文件的修訂、廢除和銷(xiāo)毀

　　4.5.1定義

　　文件的修訂：文件的題目不變，不論內容改變多少均為修訂。 文件的廢除：文件的題目改變，內容無(wú)論變或不變，原文件即稱(chēng)廢除。

　　4.5.2 需要對文件進(jìn)行更改，應按下列程序進(jìn)行：

　　4.5.2.1 有關(guān)部門(mén)需對原文件作修訂或廢除時(shí)應填寫(xiě) “文件修改申請表”，說(shuō)明更改或廢除的理由，注明原文件待更改的內容以及更改后的內容，經(jīng)部門(mén)負責人確認后批準。

　　4.5.2.2填寫(xiě)完畢的“文件修改申請表”由文件管理員單獨歸檔保存。

　　4.5.2.3 新文件的起草、審核、批準和分發(fā)按照

　　4.2~4.3規定進(jìn)行。

　　4.5.2.4 文件接收部門(mén)負責人在新文件生效之前對相關(guān)人員進(jìn)行培訓，并妥善保管該文件，在未生效前不得將其置于相關(guān)工作場(chǎng)所。

　　4.5.2.5新文件生效前一天，相關(guān)部門(mén)應將新文件置于工作現場(chǎng)，并立即收回舊版文件在三個(gè)工作日內送交文件管理員。

　　4.5.2.6原持有人和文件管理員在舊版文件的“文件的發(fā)放和收回記錄”上簽名確認。

　　4.5.2.7在被替代/廢除的原文件黃頁(yè)正本每頁(yè)上加蓋“已作廢”章。

　　4.5.2.8文件管理員按照4.5.3的規定將收回的文件復印件銷(xiāo)毀。 4.5.3文件的銷(xiāo)毀

　　4.5.3.1 收回的白頁(yè)工作復印件在回收后應及時(shí)銷(xiāo)毀。文件管理員填寫(xiě)“文件的發(fā)放和收回記錄”提出銷(xiāo)毀申請，相應的主管批準后實(shí)施銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程必須有人監督并在記錄上簽字。

　　4.5.3.2將原“文件的發(fā)放和收回記錄”附在原文件黃頁(yè)正本后，由文件管理員歸檔保存5年。

　　4.6 各類(lèi)文件的復查

　　4.6.1文件管理員及各部門(mén)負責人有責任復查持有的所有現行規程及其他文件，以保證其滿(mǎn)足生產(chǎn)/質(zhì)量管理需求。

　　4.6.2 文件管理員每?jì)赡甓ㄆ诜职l(fā)文件定期核查記錄(見(jiàn)附錄Ⅵ)，相關(guān)部門(mén)負責人對相關(guān)文件的適用性、一致性進(jìn)行核查，在5個(gè)工作日內完成該記錄，并交給文件管理員歸檔保存。

　　4.6.3需要時(shí)，修訂工作應按照

　　4.5進(jìn)行。

　　5. 字體具體要求：

　　5.1字體大�。何逄�

　　5.2字體: 中文選擇宋體，英文選擇Arial。

　　5.3頁(yè)面設置：上：2.2cm;下：2cm， 左：2.5cm，右：2cm ，行間距：16磅。

　　6.表格表示方法

　　如文件有表格，則每個(gè)表格均要編號，表示為R十文件號十序號。如文件HCO001-00號文件的第一個(gè)表格表示為：R-HCO001-00-01，該文件的第二個(gè)表格為：R-HCO001-00-02。

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