需求建議書(shū)

　　1、什么是需求建議書(shū)

　　需求建議書(shū)是指從客戶(hù)角度出發(fā)，全面、詳細地向服務(wù)商陳述、表達為了滿(mǎn)足其已識別需求所應做的準備工作。

　　也就是說(shuō)，需求建議書(shū)是客戶(hù)向服務(wù)商發(fā)出的用來(lái)說(shuō)明如何滿(mǎn)足其已識別需求的建議書(shū)，是客戶(hù)與服務(wù)商建立正式聯(lián)系的第一份書(shū)面文件，又稱(chēng)招標書(shū)。需求建議書(shū)一般由客戶(hù)起草，主要描述客戶(hù)的需求、條件及對項目任務(wù)的具體要求。

　　一份完整的需求建議書(shū)主要包括滿(mǎn)足其需求的項目的工作自述、對項目的要求、期望的項目目標、客戶(hù)供應條款、付款方式、契約形式、項目時(shí)間、項目申請書(shū)的要求等。

　　好的需求建議書(shū)能讓服務(wù)商準確把握客戶(hù)所期待的產(chǎn)品或服務(wù)。當然，并非在所有情況下都需要準備一份正式的需求建議書(shū)，當某一企業(yè)的需求由內部開(kāi)發(fā)項目予以滿(mǎn)足時(shí)，這一過(guò)程似乎變得簡(jiǎn)單多了，此時(shí)更多需要的'是口頭上的交流和信息傳遞，而不是把寶貴的時(shí)間耽擱在僅僅起到信息傳遞作用的需求建議書(shū)上。

　　例如，某一軟件開(kāi)發(fā)公司感到公司原來(lái)的財務(wù)分析系統已經(jīng)遠遠不能適應日益增加的業(yè)務(wù)需要時(shí)，便可直接要求軟件開(kāi)發(fā)小組進(jìn)行開(kāi)發(fā)，這時(shí)只需口頭把相關(guān)的要求傳達給軟件開(kāi)發(fā)小組即可。

　　2、需求建議書(shū)格式

　　寫(xiě)建議書(shū)要認真負責、嚴肅對待，內容要具體，語(yǔ)言要精練。

　　1.在第一行正中寫(xiě)"建議書(shū)"三個(gè)字。

　　2.寫(xiě)接受建議對方的名稱(chēng)。

　　3.正文：(1)建議的原因或出發(fā)點(diǎn)，便于對方考慮。(2)建議的`具體事項。

　　4.表達建議者的愿望。

　　5.結尾寫(xiě)表示敬意的話(huà)，如"此致敬禮"等語(yǔ)。

　　6.寫(xiě)上建議者的名稱(chēng)和寫(xiě)建議書(shū)的日期。

　　3、需求建議書(shū)主要內容

　　需求建議書(shū)一般包含以下主要內容：

　　客戶(hù)必須搜集大量相關(guān)資料準備需求建議書(shū)，因為IT項目實(shí)施者需要按照RFP來(lái)準備他們的項目技術(shù)方案，并以此參與競標。RFP中包括項目的目標，也就是用戶(hù)的期望，也包括客戶(hù)要求項目的進(jìn)度計劃;對實(shí)施商申請書(shū)的表格和內容的規定;客戶(hù)希望潛在的實(shí)施商提交投標申請書(shū)的最后期限;評價(jià)申請書(shū)的標準等。一份好的RFP應該包括以下一些內容。

　　1.工作表述

　　工作表述就是說(shuō)明項目的工作范圍，概括客戶(hù)要求開(kāi)發(fā)商或項目團隊執行的任務(wù)或工作單元，說(shuō)明項目所涉及的各種事情，哪些必須由開(kāi)發(fā)商或項目團隊去完成，哪些由客戶(hù)自己去做。例如，一個(gè)辦公自動(dòng)化軟件系統的具體目標。又如建設一個(gè)網(wǎng)站，所需設備的采購任務(wù)，是由客戶(hù)自己完成，還是由開(kāi)發(fā)商去完成;企業(yè)網(wǎng)站上的頁(yè)面文字，是客戶(hù)自己撰寫(xiě)，還是由開(kāi)發(fā)商撰寫(xiě)等。

　　2.任務(wù)要求

　　需求建議書(shū)必須要具體規定開(kāi)發(fā)商需要完成任務(wù)的規格和特征，如要求涉及大小、數量、顏色、重量、速度和其他開(kāi)發(fā)商提出的解決方案中，所必須滿(mǎn)足的物理參數和操作參數。例如，建立一個(gè)企業(yè)網(wǎng)站，可能要求在1 000人同時(shí)訪(fǎng)問(wèn)的情況下不會(huì )產(chǎn)生堵塞的感覺(jué)，網(wǎng)站的瀏覽頁(yè)面不低于多少;建立一個(gè)自動(dòng)結賬和收款系統，可能要求每天能辦理12 000次交易的功能和其他特定的功能，如在開(kāi)出了發(fā)票的30天內沒(méi)有收到賬款，就會(huì )自動(dòng)產(chǎn)生催款通知。具體的任務(wù)要求，可能會(huì )成為將來(lái)的驗收標準。

　　3.交付物

　　交付物就是開(kāi)發(fā)商所提供的實(shí)體內容，這在需求建議書(shū)中應該說(shuō)明。例如，對于自動(dòng)結賬和收款系統來(lái)說(shuō)，客戶(hù)可能要求開(kāi)發(fā)商提供硬件(計算機)、軟件(磁盤(pán)和一些印刷品)、操作手冊和培訓課程。交付物也可能包括客戶(hù)要求開(kāi)發(fā)商提供定期進(jìn)度報告或終期報告。

　　4.客戶(hù)供應條款

　　需求建議書(shū)還應該列出客戶(hù)的供應條款。例如，客戶(hù)需要建立一個(gè)網(wǎng)J站，可能需要向開(kāi)發(fā)商提供企業(yè)內部的組織結構及各部門(mén)之間業(yè)務(wù)關(guān)系的詳]細說(shuō)明，包括信息流程的類(lèi)型、信息流量和發(fā)生頻率等。

　　5.表述客戶(hù)對需求的確認

　　需求建議書(shū)不是對客戶(hù)需求的最后確認。最后的確認應該在對開(kāi)發(fā)商提出的方案進(jìn)行評估之后。例如印刷宣傳手冊，可能在開(kāi)印之前要經(jīng)過(guò)客戶(hù)審定;局域網(wǎng)的建設，在購買(mǎi)材料和設備之前，客戶(hù)必須審定開(kāi)發(fā)商的技術(shù)方案。這一點(diǎn)在需求建議書(shū)中必須向開(kāi)發(fā)商說(shuō)明。

　　6.期望的合同類(lèi)型

　　(1)合同可以按固定價(jià)格訂立。這樣，開(kāi)發(fā)商實(shí)際上就是費用包干�？蛻�(hù)只給固定的價(jià)錢(qián)，不管開(kāi)發(fā)商實(shí)際工作花費多少。開(kāi)發(fā)商必須保證功能的實(shí)現和質(zhì)量要求，超支的風(fēng)險由開(kāi)發(fā)商負擔。

　　(2)合同也可以規定開(kāi)發(fā)商不承擔風(fēng)險，即在時(shí)間、原材料限制的條件下，不論實(shí)際成本多少，都會(huì )給開(kāi)發(fā)商特定的報酬，也就是所謂包工不包料。在我國現階段的條件下，由于質(zhì)量檢驗和資信度水平不高，這種合同比]較普遍。在需求建議書(shū)中，最好說(shuō)明客戶(hù)是希望采用那種類(lèi)型的合同。

　　7.期望的付款方式

　　付款方式可以分為一次性付款和分階段付款;在開(kāi)始前付款和結束后付款。一般依項目的性質(zhì)來(lái)定付款方式。如網(wǎng)頁(yè)制作，往往在項目末期付款;而架設局域網(wǎng)，一般在方案確認后，付款30%以便開(kāi)發(fā)商采購，工程結束驗收后付滿(mǎn)90%，留10%等到使用一段時(shí)間以后確認無(wú)問(wèn)題時(shí)付清。具體付款方式需要合同雙方協(xié)商，但在需求建議書(shū)中，客戶(hù)應該先提出自己的期望付款方式。

　　8.要求的進(jìn)度計劃

　　進(jìn)度計劃的要求可能很粗，如要求在6個(gè)月內完成;也可以詳細一些，如多長(cháng)時(shí)間內完成方案設計和審定，多長(cháng)時(shí)間內完成硬件選購與安裝，多長(cháng)時(shí)間內完成軟件研制、測試與安裝，最后開(kāi)發(fā)商在系統安裝調試后，在多長(cháng)時(shí)間內提交所有的系統文件和操作培訓。

　　9.申請書(shū)的格式和內容提示

　　為了便于在幾個(gè)開(kāi)發(fā)商之間進(jìn)行比較和評價(jià)，申請書(shū)應該在形式上采取同一個(gè)格式，內容的結構也應該一致。這樣對不同的申請者來(lái)說(shuō)比較公平，也能減輕客戶(hù)在評審時(shí)的工作量�？蛻�(hù)在需求建議書(shū)中可以限定申請書(shū)的每一部分采用的文字數量或頁(yè)數。

　　10.提交申請書(shū)的最后期限

　　申請書(shū)受理的截止日期是必須要交代清楚的。例如，要求開(kāi)發(fā)商在接到需求建議書(shū)后多少個(gè)工作口之內(如l周之內、1個(gè)月之內等)提交申請書(shū)，或大家一律在某月某日之前提交申請書(shū)。這樣做的目的是便于同時(shí)對眾多的申請者進(jìn)行比較、評估，也是為了保持公正，不給某些開(kāi)發(fā)商以額外的時(shí)間和機會(huì )。

　　11.對申請書(shū)的評價(jià)標準

　　要告訴開(kāi)發(fā)商客戶(hù)將根據哪些準則來(lái)評價(jià)他提交的申請書(shū)。這樣做的目的，是指導開(kāi)發(fā)商寫(xiě)好申請書(shū)。一般評價(jià)標準包括4個(gè)方面的'內容：

　　(1)開(kāi)發(fā)商在類(lèi)似項目中的經(jīng)驗。如他們近期是否在預算內按期完成了類(lèi)似的項目，客戶(hù)對他們是否滿(mǎn)意?

　　(2)開(kāi)發(fā)商提出的技術(shù)方案是否合適。如采用哪種類(lèi)型的計算機軟件?數據庫的設計、方法是什么?用來(lái)建立管理信息系統的是哪種語(yǔ)言?采用哪些供應商的設備?等等。

　　(3)進(jìn)度計劃。開(kāi)發(fā)商是否能按照所要求的進(jìn)度完成項目計劃?

　　(4)成本。如開(kāi)發(fā)商的報價(jià)是否合理?成本預算中有無(wú)漏算的條款?將來(lái)在執行時(shí)有沒(méi)有可能出現超支，或有無(wú)可能因過(guò)于節約而導致質(zhì)量不能保證?有的申請人為了爭取合同，在報價(jià)上壓低成本，到了執行階段，或偷工減料，或增加成本，結果導致所建系統的缺陷很多，或使最終成本大大超出原始的估算。對此需要引起注意。

　　12.資金總量

　　開(kāi)發(fā)商總是希望了解客戶(hù)有多少資金可以用于發(fā)展擬議中的真T項目，但客戶(hù)在需求建議書(shū)中，往往不愿意透露這個(gè)信息。其實(shí)，客戶(hù)暗示大約的數字，告訴開(kāi)發(fā)商他打算花多少錢(qián)來(lái)辦這件事是有好處的，這樣可以使開(kāi)發(fā)商能夠提交與資金水平相適應的申請書(shū)，提高在項目準備階段的工作效率。

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