書(shū)寫(xiě)會(huì )議通知注意事項

　　書(shū)寫(xiě)會(huì )議通知我們需要注意什么?那么，下面請看小編給大家整理收集的書(shū)寫(xiě)會(huì )議通知注意事項，供大家參考。

　　一、會(huì )議通知前的注意事項

　　1.要做到底數清、情況明。在通知會(huì )議前，工作人員至少要清楚六個(gè)要素：即會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、名稱(chēng)(議程)、參會(huì )人員(含新聞單位)和要求。如果領(lǐng)導安排時(shí)沒(méi)有聽(tīng)清或者有疑問(wèn)，要立即大膽提問(wèn)、刨根問(wèn)底，不能胡亂猜測，想當然去做。

　　例：由于領(lǐng)導有地方口音或周?chē)�環(huán)境嘈雜等原因，可能會(huì )導致聽(tīng)不清領(lǐng)導安排工作的內容，這時(shí)如果工作人員顧慮重重，不好意思多問(wèn)，就將使工作無(wú)從下手，甚至造成嚴重后果，所以聽(tīng)不清就要厚著(zhù)臉皮立即問(wèn)，或者記好后重述一遍給領(lǐng)導聽(tīng)，以進(jìn)一步核實(shí)�！昂糜浶圆蝗鐮�筆尖”，領(lǐng)導安排工作時(shí)最好用筆記，這樣既可以記全，還相當于作了備忘錄，所以工作人員要養成隨身攜帶筆和筆記本的好習慣。

　　例：今年我在梳理特區“中華人民共和國全國人民代表大會(huì )和中國人民政治協(xié)商會(huì )議”期間黨委領(lǐng)導活動(dòng)日程時(shí)，發(fā)現會(huì )務(wù)指南上指明人大代表團召集人會(huì )議特區黨委副書(shū)記要參加，如果按照要求參會(huì )的應有三位副書(shū)記，但XX是掛職副書(shū)記，他是否要參會(huì )呢?這個(gè)環(huán)節存在疑問(wèn)，我就沒(méi)有單純地按照會(huì )務(wù)指南來(lái)草擬活動(dòng)日程，而是立即與人大辦對接，經(jīng)核實(shí)XX不用參會(huì )，及時(shí)避免了錯誤的發(fā)生。

　　2.要身在兵位、胸為帥謀。服從安排是工作人員的基本職責和紀律，但不能完全被動(dòng)、機械地工作，要把思考和責任傾入其中，會(huì )議通知也是如此。

　　例：在起草會(huì )議建議方案時(shí)，除了領(lǐng)導安排到的，還要仔細考慮有沒(méi)有被遺漏或者不合理的地方，如果有也要大膽請示匯報。比如：每年上半年各級的會(huì )議較集中，有時(shí)在籌備某個(gè)會(huì )議時(shí)，會(huì )突然接到上級在同一時(shí)間要召開(kāi)會(huì )議的通知，這樣一來(lái)就打亂了我們的工作步驟，甚至讓即將召開(kāi)的會(huì )議不得不臨時(shí)取消，既增加了工作量，也浪費了不少時(shí)間和精力。為避免這一情況發(fā)生，現在我區要召開(kāi)大中型會(huì )議時(shí)，我們就事先與市委辦溝通，了解省、市近期是否有大型會(huì )議召開(kāi)，以供領(lǐng)導參考并決定會(huì )議時(shí)間。

　　例：今年年初，我們剛開(kāi)始通知特區黨委常委(擴大)會(huì )議，就有幾家單位反映他們的主要領(lǐng)導被同時(shí)要求參加特區人大的會(huì )議，我們及時(shí)與人大辦對接，得知人大的會(huì )議也要求各單位主要領(lǐng)導參加，人大班子成員和幾位政府副區長(cháng)都要參會(huì )，兩邊的會(huì )議嚴重“碰撞”。得知這一情況后，我們及時(shí)匯報，最后領(lǐng)導協(xié)調人大將會(huì )議推遲，保證了常委(擴大)會(huì )的正常召開(kāi)。

　　例：會(huì )議時(shí)間無(wú)特殊情況最好安排在整點(diǎn)，這樣好記，也順應了大家的習慣，并且最好安排在上班至少半小時(shí)以后，因為其中有個(gè)規律，即：如果會(huì )議安排在剛剛上班的時(shí)候，即上午8點(diǎn)半或下午2點(diǎn)召開(kāi)，會(huì )場(chǎng)秩序在臨近會(huì )議前相對混亂，遲到的參會(huì )人員也相對較多，但如果安排在9點(diǎn)或下午2點(diǎn)半情況就相反。所以這樣做有兩個(gè)好處，一是有充裕的時(shí)間做好會(huì )前準備，二是可以給參會(huì )人員多一點(diǎn)時(shí)間趕路，尤其是在下午，因為中午只有兩個(gè)小時(shí)的休息時(shí)間，同時(shí)也要考慮到鄉鎮開(kāi)會(huì )的方便。

　　3.要做好組織通知的工作。在大中型會(huì )議中，由于參會(huì )人員較多，通常會(huì )采取多人分頭通知的方式，這種做法雖然能提高效率，但由于參與的人多也增加了出錯風(fēng)險。所以，牽頭者必須統籌安排好。

　　首先，要擬出書(shū)面會(huì )議通知提綱并發(fā)給每個(gè)同志，以便大家一目了然，統一通知口徑，防止出現疏漏。其次，要劃好每個(gè)人負責通知的范圍，避免出現重復通知或者遺漏的情況。最后，同一單位的參會(huì )人員要統計出來(lái)并一次性通知到位。在會(huì )議通知中，黨委辦公室通常將參會(huì )對象分為副縣級以上領(lǐng)導、黨群部門(mén)、政府部門(mén)(企業(yè))、鄉鎮(社區、園區)、新聞單位(其他)五類(lèi)，并以此為基礎劃分參會(huì )范圍。

　　在小型會(huì )議中，由于辦會(huì )簡(jiǎn)單反而可能出現“陰溝里翻船”的事情，所以辦小會(huì )也不能掉以輕心。比如，一次會(huì )議要通知鄉鎮參會(huì )，我和另一個(gè)同事口頭約定，按照電話(huà)本上的順序，由我通知隴腳以前的鄉鎮，他通知隴腳往后的鄉鎮，結果我們都以為隴腳由對方通知，導致隴腳沒(méi)有接到通知并按時(shí)參會(huì )，這件事我至今記憶猶新，教訓深刻。

　　二、會(huì )議通知時(shí)的注意事項

　　1.要簡(jiǎn)明扼要。通知會(huì )議時(shí)為了提高效率，同時(shí)方便對方記錄，工作人員說(shuō)話(huà)應簡(jiǎn)單明了，語(yǔ)速恰當，吐字清晰，重點(diǎn)交待清楚會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題、參會(huì )人員及要求，其他視情況可以從略。

　　2.要通知到位。如果聯(lián)系不上通知對象，要想方設法通知到位，比如可以打該單位其他人的電話(huà)，請他代為通知;又比如可以發(fā)短信。例：一次會(huì )議要通知鄉鎮黨委書(shū)記參加，當時(shí)這些領(lǐng)導都在開(kāi)會(huì )，手機調為振動(dòng)而且不方便接聽(tīng)，如果等會(huì )議結束再通知又會(huì )延誤工作，所以我把會(huì )議通知內容編成短信發(fā)給這些領(lǐng)導，并請他們收到后回復，這樣就沒(méi)有擔誤會(huì )議的籌備。但短信通知有其局限性，一是不能確保人人都收到短信，二是對方收到短信后不一定看，三是只適合在小范圍并且知道具體參會(huì )人員姓名的情況下發(fā)，四是如果得不到對方的回復，還是要打電話(huà)。

　　3.要做好記錄。記錄的內容主要是接話(huà)人姓名和打電話(huà)時(shí)間，重要會(huì )議還需記錄參會(huì )人員是否參會(huì )。記好接話(huà)人姓名和時(shí)間是為了在參會(huì )人員未到會(huì )或未按要求到會(huì )時(shí)追查原因、倒查責任，所以做好記錄是工作需要，從某種意義上來(lái)說(shuō)也是保護自己，因此通知記錄要保存至會(huì )議結束后才能銷(xiāo)毀。核實(shí)并記錄好領(lǐng)導尤其是副縣級以上領(lǐng)導是否參會(huì )也很關(guān)鍵，因為布置會(huì )場(chǎng)時(shí)對于他們擺放的是名字座簽，既不能出現擺了座簽但領(lǐng)導不參會(huì )的情況，也不能出現領(lǐng)導來(lái)了但沒(méi)有對應座位的情況。在這個(gè)環(huán)節中，還要特別注意一些科級單位的主要領(lǐng)導也是副縣級，比如，牂牁江風(fēng)景名勝區黨工委書(shū)記、牂牁鎮黨委書(shū)記王華是副縣級，如果通知牂牁鎮一名主要領(lǐng)導參會(huì )，就要核實(shí)清楚參會(huì )的是書(shū)記還是鎮長(cháng)。這就要求工作人員必須熟悉每個(gè)單位主要領(lǐng)導的姓名及其職務(wù)，全區副縣級以上領(lǐng)導有哪些。

　　4.要嚴格程序。在辦公室工作要講程序、守規矩，通知會(huì )議同樣如此。例：如果對對方提出的問(wèn)題解答不了或者拿不準，就不能信口開(kāi)河，要及時(shí)核實(shí)清楚或請示領(lǐng)導。比如有領(lǐng)導請假，工作人員沒(méi)有批假的權利就不能擅自同意，而應請對方填寫(xiě)會(huì )議請假報告單，按程序請示相關(guān)領(lǐng)導后才能回復。

　　5.要端正態(tài)度。打電話(huà)雖然看不到彼此的表情，但通過(guò)聲音也可感知對方的素質(zhì)以及單位的風(fēng)氣，所以工作人員通知會(huì )議時(shí)要端正態(tài)度。首先要有禮貌，其次要耐心等待接話(huà)人記錄，最后說(shuō)話(huà)要柔中帶剛。比如：全委會(huì )是黨委的重要會(huì )議，必須有三分之二以上的委員到會(huì )方能舉行，為保證會(huì )議正常如期舉行，我們在通知會(huì )議時(shí)會(huì )要求“無(wú)特殊情況不得請假”，目的就是突出會(huì )議的重要性，盡量減少請假人數。

　　三、會(huì )議通知后的注意事項

　　1.要做好檢查和統計。有時(shí)因為電話(huà)占線(xiàn)、無(wú)人接聽(tīng)、信號不好等原因，導致我們當時(shí)沒(méi)有通知到某個(gè)單位(領(lǐng)導)，過(guò)后又忘記通知這個(gè)單位(領(lǐng)導)，尤其是在通知對象多、時(shí)間緊、工作忙的情況下，工作人員忘記通知的概率就會(huì )大大提高。要避免此類(lèi)錯誤需走好兩步，第一是通知時(shí)作好標記，比如通知過(guò)的打“√”，沒(méi)有通知到的打“×”;第二步是通知后回頭檢查，看是否有被遺漏的通知對象，千萬(wàn)不能盲目認為自己肯定已經(jīng)通知完了就忽略過(guò)去，如果有遺漏這可能是彌補失誤的關(guān)鍵一招。

　　例：XX領(lǐng)導主持的一次會(huì )議只有10來(lái)家單位參加，但會(huì )議開(kāi)始10多分鐘后仍有兩家單位未到，其中一家是在會(huì )議快要結束后才來(lái)，這個(gè)會(huì )議是有重要工作安排，而且規模小，但是會(huì )議效果很不好，造成了不良影響。后來(lái)調查原因，一家單位是被通知會(huì )議的同志通知漏了，一家是該單位的同志接到電話(huà)后忘記處理了。所以無(wú)論我們是打電話(huà)通知會(huì )議還是接到會(huì )議通知，都要注意避免這兩種情況的發(fā)生。

　　另外，會(huì )議通知完后還要及時(shí)將通知情況進(jìn)行統計匯總，重點(diǎn)要統計好副縣級以上領(lǐng)導參會(huì )情況、涉及相關(guān)議題的單位參會(huì )情況、請假人員等。如果是分頭通知，工作人員還要及時(shí)將通知情況和記錄反饋給牽頭人。

　　2.大會(huì )中套有多個(gè)會(huì )議的通知注意事項。例，我區第十次中國共產(chǎn)黨全國代表大會(huì )第四次會(huì )議整體是一個(gè)大會(huì )，但大會(huì )中還有各代表團召集人會(huì )議、常委會(huì )、預備會(huì )、全體會(huì )議等多個(gè)會(huì )議。雖然會(huì )議日程上注明了每個(gè)會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì )人員，但在具體辦會(huì )時(shí)，某些會(huì )議和重要的參會(huì )領(lǐng)導還要再通知一遍，這樣做一是提醒領(lǐng)導參會(huì )，防止領(lǐng)導忘記或者搞錯;二是核實(shí)領(lǐng)導是否參會(huì )，以便接下來(lái)布置會(huì )場(chǎng)。這個(gè)細節雖然繁瑣，但對于會(huì )議的順利、高效、圓滿(mǎn)召開(kāi)具有很大的作用和意義，能充分體現辦公室的辦會(huì )質(zhì)量和服務(wù)水平。比如：主席臺是參會(huì )者注目的地方，是會(huì )場(chǎng)的中心，主席臺上是否座無(wú)缺席，到會(huì )的領(lǐng)導是否都安排了座位，直接關(guān)系到整個(gè)會(huì )議的形象、氛圍和效果。所以，在我區第十次中國共產(chǎn)黨全國代表大會(huì )第四次會(huì )議中，預備會(huì )、第一次全體會(huì )議和第二次全體會(huì )議臨近之前，工作人員都會(huì )對主席臺上就座的人員進(jìn)行再次通知和核實(shí)，然后根據反饋情況布置主席臺。在會(huì )議中，還常常會(huì )遇到某些領(lǐng)導本來(lái)不參會(huì )但臨時(shí)又參會(huì )，或者本來(lái)要參會(huì )但臨時(shí)又不參會(huì )的情況，這時(shí)信息的及時(shí)高效溝通非常重要。

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