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如何寫(xiě)好公司會(huì )議中的會(huì )議紀要?

時(shí)間:2024-11-11 18:05:32 會(huì )議紀要 我要投稿
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如何寫(xiě)好公司會(huì )議中的會(huì )議紀要?

  撰寫(xiě)會(huì )議紀要的方法與公司的企業(yè)文化、發(fā)展規模、會(huì )議人員層級、領(lǐng)導偏好等因素密切相關(guān),同時(shí)還存在上市公司撰文合規性等一系列需分類(lèi)討論的問(wèn)題。以下是中國人才網(wǎng)小編整理的如何寫(xiě)好公司會(huì )議中的會(huì )議紀要?歡迎閱讀!

如何寫(xiě)好公司會(huì )議中的會(huì )議紀要?

  例1

  說(shuō)明一下我所在公司的大致情況:我們公司屬于某大型央企旗下的上市平臺附屬子公司,曾在上個(gè)世紀八九十年代的本地市場(chǎng)上占據一席之地,領(lǐng)導大多為60后與70后,思想傳統保守,對新事物的接受程度較低。我所在的部門(mén)為總經(jīng)理直接管轄的辦公室,崗位為公司總經(jīng)理的專(zhuān)職會(huì )議紀要員。

  根據個(gè)人從業(yè)經(jīng)驗,總結會(huì )議紀要工作的一下要點(diǎn):

  1、行文風(fēng)格:通過(guò)多次參會(huì )并觀(guān)察領(lǐng)導針對不同事務(wù)的處理態(tài)度與方法,總結出領(lǐng)導的行為風(fēng)格與個(gè)人偏好,使紀要成為“領(lǐng)導的聲音”。

  例如,我們領(lǐng)導傾向于執行力第一的狼性文化,會(huì )議紀要中就要善于使用“確保完成”“切實(shí)落地”“敢想敢干”等詞匯對各項任務(wù)的執行力度加以強調。2、內在邏輯:邏輯問(wèn)題主要分為兩種情況:

  A事先為領(lǐng)導準備了講話(huà)材料,領(lǐng)導也完全按照材料思路布置工作,只需根據材料對紀要進(jìn)行完善; B事先沒(méi)有總結講話(huà)材料,領(lǐng)導根據員工匯報與各部門(mén)意見(jiàn),綜合考慮后給予工作布置,這也是出現較多的情況,此時(shí)領(lǐng)導有大致思路,但是可能存在相同事項重復說(shuō)、換角度說(shuō),不同事項雜糅、邏輯詞混用等情況,此時(shí)需要紀要員對公司業(yè)務(wù)有一定了解,并且事先對會(huì )議材料進(jìn)行過(guò)預熱,才能梳理領(lǐng)導的思路。

  例如,我的領(lǐng)導在時(shí)間充裕的情況下,會(huì )使用總-分-總的結構進(jìn)行工作布置,并且還會(huì )大量引經(jīng)據典,甚至會(huì )提及如何做人等議程以外的話(huà)題,這時(shí)就需要對領(lǐng)導傳遞的信息進(jìn)行過(guò)濾,抓住主要邏輯脈絡(luò )。 3、主次分明:總經(jīng)理主持的會(huì )議大多為公司層級會(huì )議,由各部門(mén)共同參與,因而會(huì )議紀要側重宏觀(guān)工作布置,強調高度與方向;而部門(mén)會(huì )議、項目會(huì )議則往往以某一議題為主,側重對領(lǐng)導安排的細化與分解,強調可控與執行。因此,對會(huì )議層級與規模的知悉是區分紀要內容取舍的前提。

  例如,在總經(jīng)理的會(huì )議紀要中,往往需要對各部門(mén)的質(zhì)詢(xún)、項目反饋的過(guò)程進(jìn)行弱化,而將重點(diǎn)放在總經(jīng)理的最終講話(huà)上。領(lǐng)導可能會(huì )對某部門(mén)的意見(jiàn)表示贊同,也可能在某部門(mén)提出看似合理的意見(jiàn)之后不置可否,該選擇那些內容寫(xiě)入紀要,則是紀要員長(cháng)久積累之后的微妙考量。

  4、合理取舍:“未經(jīng)敘述的事情從未發(fā)生”,紀要的本質(zhì)也正是如此,會(huì )議中并不是所有結論都適合寫(xiě)入紀要,有的決議只能讓參會(huì )人心領(lǐng)神會(huì )而不宜記錄,有的則是這需要記錄員對會(huì )場(chǎng)的利益關(guān)系、人際關(guān)系進(jìn)行權衡后進(jìn)行取舍。

  例如,子公司提出與母公司不同的經(jīng)營(yíng)方針,子公司表示要在各個(gè)同級公司中拉開(kāi)差距等等言辭就不合適出現在作為憑證的會(huì )議紀要中。

  5、特殊情況:上市公司具有獨立性,在資產(chǎn)、人員、業(yè)務(wù)等方面均需不受第三方平臺的管控,因而在某一上市公司的紀要中不應出現另一上市公司的字樣。

  例如,當所在公司為上市公司,并且與并列上市平臺存在不可避免的業(yè)務(wù)往來(lái),或是受到第三方管控,此時(shí)就需在紀要中注意措辭,保持獨立與合規。

  6、紀要之外:會(huì )議紀要雖然是一項與純文字的工作,但是作為職場(chǎng)人,尤其在國企這樣人際關(guān)系占據重要地位的環(huán)境中,要認識到會(huì )議紀要的工作并不存在不可替代性,因而更重要的是與領(lǐng)導、直接上級的溝通和交流,在日常的工作中加深了解,明確他們的想法和習慣,懂得他們的拳法和套路,那也同樣重要。

  例2

  注意事項:

  1、會(huì )議開(kāi)始前要熟悉會(huì )議參與人,如若是客戶(hù),可以索要名片(此步驟也可會(huì )后要),之后可制成Excel表格,方便公司里其他人使用。

  2、會(huì )議過(guò)程中,要特別注意領(lǐng)導的思路形成過(guò)程,對于提出的要求決策一定要明確記錄。在匯報中可用詞匯:會(huì )議認為,會(huì )議強調,會(huì )議指出,會(huì )議號召,會(huì )議決定。

  3、會(huì )議紀要中的主要內容和關(guān)鍵字,要用紅字、黑體標識,方便審閱人審閱。

  4、會(huì )議中提到的需要跟進(jìn)的事項(一般有時(shí)間限制),需要注明,并且設置時(shí)間提醒(紅字提醒),按專(zhuān)人分類(lèi),到時(shí)提醒。

  5、會(huì )議結束之后,要就任務(wù)事項進(jìn)行總結,與專(zhuān)人核對確認。

  6、按照項目進(jìn)行分類(lèi),制作Excel,注明該項目的第幾次會(huì )議,會(huì )議結束后工作的進(jìn)度情況。

  7、會(huì )議開(kāi)始之前需要回報前次會(huì )議跟進(jìn)的事項和完成情況,下一階段的進(jìn)度目標及落實(shí)措施。

  8、書(shū)寫(xiě)過(guò)程思路要清晰,分條羅列事項。

  會(huì )議記錄應該突出的重點(diǎn):

  (1)會(huì )議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng);

  (2)會(huì )議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解;

  (3)權威人士或代表人物的言論;

  (4)會(huì )議開(kāi)始時(shí)的定調性言論和結束前的總結性言論;

  (5)會(huì )議已議決的或議而未決的事項;

  (6)對會(huì )議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。

  會(huì )議紀要的操作/流程建議:

  (針對對業(yè)務(wù)、語(yǔ)言不太熟悉的朋友記錄領(lǐng)導討論會(huì ))

  一、會(huì )前

  1. 熟悉會(huì )議內容。包括會(huì )議文件,以及相關(guān)的以前的一些文件。最好能夠大致了解不同領(lǐng)導的觀(guān)點(diǎn)。

  2. 重點(diǎn)想一想,可能出現爭議的地方。

  二、會(huì )上

  1. 關(guān)鍵是錄音下來(lái)。

  2. 重點(diǎn)在于理解領(lǐng)導的意思。

  3. 看個(gè)人情況,從最有利于自己理解、記住會(huì )議內容的角度出發(fā),看是電腦打字、筆記、還是干脆不寫(xiě)筆記。

  三、會(huì )后

  1. 初稿。如果對材料不熟悉,擔心有疏漏,就把領(lǐng)導說(shuō)的話(huà)都記錄下來(lái)。

  2. 反復讀初稿。領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導的意思。在腦袋里搭框架(整體的邏輯)。

  3. 按照框架調整文字的順序,但先不要刪減或精簡(jiǎn)。

  4. 在框架下看要不要合并內容?赡軙(huì )有些內容放不到任何一個(gè)大類(lèi)里面,就先放在一邊。

  5. 回顧框架(整體大邏輯線(xiàn))有沒(méi)有問(wèn)題,是不是要調整。

  6. 看框架里每一部分的內容放的對不對。如果對的話(huà),你這一段應該可以起一個(gè)標題,或者用一句話(huà)把中心思想表達出來(lái)。

  7. 在每個(gè)框架下看內部的邏輯,按照重要性排序。

  8. 最后再來(lái)調整看你的語(yǔ)言、格式對不對。

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