酒店會(huì )議接待方案
為保障事情或工作順利開(kāi)展,常常需要提前制定一份優(yōu)秀的方案,方案是書(shū)面計劃,是具體行動(dòng)實(shí)施辦法細則,步驟等。方案要怎么制定呢?下面是小編為大家整理的酒店會(huì )議接待方案,僅供參考,希望能夠幫助到大家。
酒店會(huì )議接待方案1
一、銷(xiāo)售部接待程序:
銷(xiāo)售部在獲取客戶(hù)在賓館舉辦會(huì )議的信息后,應著(zhù)手做以下工作:
1、及時(shí)與會(huì )務(wù)方負責人進(jìn)行聯(lián)絡(luò )
(1)清楚了解會(huì )議性質(zhì)(屬勘探局接待工作、還是商務(wù)活動(dòng),是否有重要嘉賓參加等)及內容(包括:時(shí)間、人數、所需房間數、場(chǎng)地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);
(2)若屬大型、重要的會(huì )議接待,在和客戶(hù)商定有關(guān)接待細節后,應及時(shí)向部門(mén)主管領(lǐng)導匯報情況,由部門(mén)主管領(lǐng)導召開(kāi)協(xié)調會(huì )議,統籌整個(gè)會(huì )議的接待工作。
2、落實(shí)會(huì )議場(chǎng)地和房間數量
在會(huì )議洽談協(xié)商的過(guò)程中,應和會(huì )務(wù)方具體負責人詳細討論有關(guān)的會(huì )議細節,做好記錄,尤其應盡快落實(shí)是否有適合客人要求的場(chǎng)地和客房。當確認場(chǎng)地及客房可按客戶(hù)要求提供后,應向餐飲部、房務(wù)部發(fā)出預留場(chǎng)地及房間的通知書(shū)。
3、商談價(jià)格
當確認場(chǎng)地及客房的安排沒(méi)有問(wèn)題后,應根據實(shí)際情況給客戶(hù)提供清晰的價(jià)格。如該活動(dòng)涉及多項內容,應會(huì )同有關(guān)部門(mén)對某些價(jià)格進(jìn)行調整及平衡。
價(jià)格政策是相對固定的,如超出自己的權限,應及時(shí)向主管領(lǐng)導請示。
4、簽訂會(huì )議協(xié)議,收取會(huì )議押金
當會(huì )務(wù)方已確認所有會(huì )議細節后,雙方應根據要求及承諾簽訂會(huì )議協(xié)議,并依照協(xié)議收取相應的會(huì )議押金;
5、下發(fā)會(huì )議接待通知單
簽訂好會(huì )議協(xié)議后,根據雙方協(xié)商的具體內容和有關(guān)細節,填寫(xiě)會(huì )議接待通知單,經(jīng)核對無(wú)誤,下發(fā)至各部門(mén),并保存該次會(huì )議的檔案;
6、會(huì )議接待
發(fā)出會(huì )議接待通知單后,需和會(huì )務(wù)方負責人及賓館相關(guān)部門(mén)隨時(shí)保持聯(lián)系,協(xié)調會(huì )場(chǎng)的布置,跟蹤會(huì )議進(jìn)程;
7、會(huì )議結賬
會(huì )議結束,若客戶(hù)消費掛賬,其帳務(wù)由銷(xiāo)售部和財務(wù)部共同催收,餐飲部給予協(xié)助;
8、會(huì )議送別
恭送會(huì )務(wù)方領(lǐng)導及辦會(huì )負責人,為賓客留下美好感受;同時(shí)擇機贈送精美小紀念品給會(huì )務(wù)方負責人,加深友情;
9、會(huì )議結束
會(huì )議結束,視需要召開(kāi)總結會(huì ),分析會(huì )議接待的得失,并將客戶(hù)意見(jiàn)反饋至相關(guān)部門(mén),同時(shí)銷(xiāo)售部應做好回憶資料的存檔工作;對有新聞價(jià)值的會(huì )議接待活動(dòng),可撰稿送媒體發(fā)表。
二、房務(wù)部接待程序:
房務(wù)部接到銷(xiāo)售部所下發(fā)的會(huì )議接待通知單后,應做到:
1、會(huì )議接待的前期工作
(1)熟悉、了解會(huì )議接待通知單的內容;
(2)了解結算方式,收費項目、聯(lián)系人和費用簽單人;
(3)落實(shí)是否需要安排會(huì )議用房及用房數量和時(shí)間,了解房間是否需要開(kāi)通長(cháng)途電話(huà)、撤酒水、加床;
(4)落實(shí)房間配備的鮮花、水果標準及總經(jīng)理名片、致意卡等;
(5)落實(shí)參會(huì )嘉賓是否乘專(zhuān)梯,客人是否分批到達;
(6)負責會(huì )議嘉賓報到時(shí)房卡的分發(fā)等。
2、會(huì )議排房
按會(huì )議接待要求安排相應的房間,在房類(lèi)資源充足的情況下,房間安排力求集中,同時(shí)也可選擇安排同類(lèi)客房中處于狀態(tài)的房間。
3、會(huì )議空房
確認會(huì )議定房,落實(shí)好具體房間后,將預定內容輸入電腦并確定房號。
4、會(huì )議嘉賓入住
(1)在會(huì )議客人到店前一天,與銷(xiāo)售部就會(huì )議接待用房事宜進(jìn)行核實(shí),至少前一天排房,做好一切賓客入住前的準備工作;
(2)會(huì )議賓客到達前,準備好房卡及團隊會(huì )議分發(fā)一覽表;對于重要客人,可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處,由當值大堂副理在客人到達前檢查房間,確保房間處于正常狀態(tài);
(3)當會(huì )議賓客抵店后,按會(huì )議接待安排及正常接待程序為客人辦理入住手續,并由行李員及時(shí)運送客人的行李。若遇問(wèn)題,及時(shí)與銷(xiāo)售部會(huì )議接待負責人聯(lián)系。
5、會(huì )議嘉賓離店
(1)禮賓官接待信息,應及時(shí)協(xié)助客人收送行李;
(2)前臺收銀處快速結賬;
(3)協(xié)助客人安排好車(chē)輛。
6、關(guān)注重要賓客的消費習慣,收集整理客史資料。
三、餐飲部接待程序
餐飲部接到由市場(chǎng)銷(xiāo)售部下發(fā)的會(huì )議接待通知單后,應做到:
1、會(huì )議接待前期工作
(1)做好記錄,根據會(huì )議接待通知單,準確掌握會(huì )議的舉辦單位、時(shí)間、地點(diǎn)、人數、形式、接待標準及有關(guān)特殊要求并將接待信息逐級傳遞;
(2)根據會(huì )議接待通知單及會(huì )務(wù)方的要求,至少提前半天布置會(huì )場(chǎng);
(3)由宴會(huì )主管按賓館服務(wù)標準和客戶(hù)要求檢察會(huì )前準備情況(會(huì )議通道是否暢通、會(huì )議設施的擺放與清潔、電源音響設備的功能狀態(tài)、會(huì )場(chǎng)的布置質(zhì)量、服務(wù)人員的精神面貌等),發(fā)現問(wèn)題立即整改,力求沒(méi)有疏漏;
(4)提前兩天跟進(jìn)會(huì )務(wù)方及銷(xiāo)售部會(huì )議聯(lián)絡(luò )人,確定會(huì )議茶歇、用餐餐標及特殊要求,并為會(huì )議客人預留用餐場(chǎng)所。
2、會(huì )議接待中
(1)安排優(yōu)秀禮儀人員,在會(huì )議召開(kāi)前40分鐘到場(chǎng),引領(lǐng)參會(huì )嘉賓;
(2)跟進(jìn)會(huì )議服務(wù)及協(xié)助客人處理會(huì )間特殊事項;
(3)協(xié)助銷(xiāo)售部會(huì )議聯(lián)絡(luò )人及財務(wù)部收銀員及時(shí)理清會(huì )議帳務(wù),準備與會(huì )務(wù)方負責人結賬。
3、會(huì )議結束
(1)宴會(huì )服務(wù)人員跟進(jìn)會(huì )議結帳工作;
(2)幫助會(huì )議客人整理會(huì )議遺留物品。
4、會(huì )議用餐及送別
(1)引領(lǐng)會(huì )議客人用餐,并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù);
(2)做好餐飲帳務(wù)的結賬工作。
5、送別
(1)恭送會(huì )議客人,為賓客留下美好感受;
(2)客人離店后,若遺留下貴重物品,應盡快聯(lián)系交換客人。
6、整理會(huì )議客戶(hù)資料,總結會(huì )議接待得失。
酒店會(huì )議接待方案2
(一)會(huì )前工作:
1、與會(huì )議主辦方洽談。
2、向會(huì )議主辦方提供會(huì )議接待策劃方案和報價(jià)。
3、邀請會(huì )議主辦方實(shí)地考察會(huì )議舉辦場(chǎng)所。
4、與會(huì )議主辦方確認會(huì )議接待方案。
5、與會(huì )議主辦方簽訂會(huì )議接待合同,順便要定金。
6、準備會(huì )議資料。(含代邀請相關(guān)領(lǐng)導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會(huì )議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。)
(二)跟進(jìn)工作:
1、機場(chǎng)、車(chē)站:專(zhuān)人、專(zhuān)車(chē)分批分時(shí)段按要求接站。
2、會(huì )議酒店現場(chǎng):會(huì )議秘書(shū)分發(fā)會(huì )議資料,來(lái)客接待。
3、會(huì )議秘書(shū)協(xié)助會(huì )場(chǎng)布置及會(huì )場(chǎng)的會(huì )務(wù)服務(wù)。
4、會(huì )議秘書(shū)在會(huì )議接待(報到)處協(xié)助會(huì )務(wù)組確認和分發(fā)房間,確認VIP用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會(huì )議禮品及房間派送水果等會(huì )務(wù)工作。
5、確認用餐時(shí)間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。
6、提前確認會(huì )議代表(客戶(hù))的娛樂(lè )項目、娛樂(lè )場(chǎng)所及消費和付費的方式。
7、確認旅游公司為該會(huì )議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車(chē)導游等安排)。
8、確認并保障會(huì )議期間會(huì )場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì )代表的人、財、物等安全工作。
9、確認特殊客人(如偉大的領(lǐng)導少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。
10、協(xié)調會(huì )議期間的交通工具的安排。
11、代辦會(huì )議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。
(三)會(huì )后工作:
1、會(huì )務(wù)服務(wù)的總結、評估、會(huì )議代表的意見(jiàn)反饋及處理工作。
2、會(huì )議資料、領(lǐng)導講話(huà)稿、新聞報道資料的匯總結書(shū)工作及印刷代表通訊錄。
3、與會(huì )議主辦者的費用結算工作。
4、歡送代表工作。
(四)會(huì )議的籌備工作:
1、根據會(huì )議規模,確定接待規格。設定待規格。
2、發(fā)放會(huì )議通知和會(huì )議日程。會(huì )議通知必須寫(xiě)明召集人的姓名或組織、單位名稱(chēng),會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì )議主題以及會(huì )議參加者、會(huì )務(wù)費、應帶的材料、聯(lián)系方式等內容。通知后面要注意附回執,這樣可以確定受邀請的人是否參加會(huì )議,準備參加會(huì )議的是否有其他要求等。對于外地的會(huì )議參加者還要附上到達會(huì )議地點(diǎn)和住宿賓館的路線(xiàn)圖。這個(gè)路線(xiàn)圖避免了與會(huì )者問(wèn)路的許多麻煩。
會(huì )議日程是會(huì )議活動(dòng)在會(huì )期以?xún)让恳惶斓木唧w安排,它是人們了解會(huì )議情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會(huì )議通知一起發(fā)放。
3、會(huì )場(chǎng)的布置。
會(huì )場(chǎng)的布置包括會(huì )場(chǎng)四周的裝飾和坐席的.配置。一般大型會(huì )議,根據會(huì )議內容,在場(chǎng)內懸掛橫幅。門(mén)口張貼歡迎和慶祝標語(yǔ)?稍跁(huì )場(chǎng)內擺放適當的輕松盆景、盆花;為使會(huì )場(chǎng)更加莊嚴,會(huì )議桌上可懸掛或擺放國旗、黨旗或懸掛國徽、會(huì )徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料,應擦洗干凈,擺放美觀(guān)、統一。坐席的配置要和會(huì )議的風(fēng)格和氣氛統一,講究禮賓次序,主要有以下幾種配置方法:圓桌型,如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會(huì )者同領(lǐng)導一起圍桌而坐,從而消除不平等的感覺(jué)。另外,與會(huì )者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交換意見(jiàn)。座次安排應注意來(lái)賓或上級領(lǐng)導與企業(yè)領(lǐng)導及陪同面對面做,來(lái)賓的領(lǐng)導應坐在朝南或朝門(mén)的正中位置,企業(yè)領(lǐng)導與上級領(lǐng)導相對而坐。同級別的對角線(xiàn)相對而坐。因為為尊者享有優(yōu)先知情權。教室型,這是采用得最多的一種形式,它適用于以傳達情況、指示為目的的會(huì )議,這時(shí)與會(huì )者人數比較多、而且與會(huì )者之間不需要討論、交流意見(jiàn)。這種形式主席臺與聽(tīng)眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會(huì )的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為尊位。
(五)會(huì )議的接待禮儀:
一是會(huì )前檢查。這是對在準備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
二是提前進(jìn)入接待崗位。接待人員應該在與會(huì )者到來(lái)之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個(gè)崗位。
1、簽到。設一張簽字臺,配上1-2名工作人員,如果是要求接待檔次比較高,可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時(shí),應脫下筆套,筆尖對自己,將筆雙手遞上。如果是毛筆,則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些,以便保存。如需要發(fā)放資料,應禮貌地雙手遞上。接待人員應經(jīng)常向會(huì )議組織者匯報到會(huì )人數。
2、引座。簽到后。會(huì )議接待人員應有禮貌地將與會(huì )者引入會(huì )場(chǎng)就座。對重要領(lǐng)導應先引入休息室,由企業(yè)領(lǐng)導親自作陪,會(huì )議開(kāi)始前幾分鐘再到主席臺就座。
3、接待。與會(huì )者坐下后,接待人員應遞茶,或遞上毛巾、水果,熱情向與會(huì )者解答各種問(wèn)題,滿(mǎn)足各種要求,提供盡可能周到的服務(wù)。
(六)會(huì )議的服務(wù)禮儀:
1、所有員工統一外著(zhù)公司西服套裝工作服,男士?jì)却┧{色襯衣工作服,女士?jì)却┌咨r衣工作服,服裝應完好、無(wú)污漬,扣子齊全,不漏扣、錯扣。打好領(lǐng)帶,配穿皮鞋,上衣袋不裝東西,褲袋少裝東西,并做到不挽袖口和褲腳。佩戴工號牌。
2、接待時(shí)注意力集中,展現良好的精神狀態(tài),無(wú)疲勞狀、憂(yōu)郁狀和不滿(mǎn)狀。立姿端正,抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力,步幅適當,節奏適宜。
3、避免在客戶(hù)面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等,實(shí)在難以控制時(shí)應側面回避。與領(lǐng)導、客人交談時(shí),要神態(tài)專(zhuān)注,表情自然,表達得體,不得背手、袖手、抱手或抄手,不要左右晃動(dòng)和抓耳撓腮。
4、會(huì )議進(jìn)行中的服務(wù)盡量要做到穩重、大方。如果操作不慎,出了差錯,應不動(dòng)聲色地盡快處理,不能驚動(dòng)其他人,不能慌慌張張,來(lái)回奔跑,將與會(huì )者的注意力引到自己身上,否則,這將是極大的工作失誤。
5、服務(wù)會(huì )議應緊湊,不要出現冷場(chǎng)的局面。這就要求各個(gè)工作人員“嚴陣以待”,做好各項準備工作。
6、要做好會(huì )后服務(wù)的準備。會(huì )議進(jìn)行之中,就應為會(huì )后服務(wù)做好準備。如,會(huì )后要照相,就應提前將場(chǎng)地、椅子等布置好,攝影師做好攝影的準備。另外,會(huì )后的用車(chē)也應在會(huì )議結束前妥善安排。
(七)會(huì )后服務(wù):
會(huì )議結束后,全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。
1、組織活動(dòng)會(huì )議結束后,有時(shí)還會(huì )安排一些活動(dòng)。如聯(lián)歡會(huì )、會(huì )餐、參觀(guān)、照相等,這些工作很繁瑣,應有一位領(lǐng)導統一指揮和協(xié)調,而且這位領(lǐng)導要有很強的組織能力才能勝任,同時(shí)其他接待人員要積極配合,各負其責,做好自己分擔的工作,以保證活動(dòng)計劃的順利實(shí)施。
2、送別根據情況安排好與會(huì )者的交通工具,使其愉快、及時(shí)地踏上歸程。
3、清理會(huì )議文件回收有關(guān)文件資料,整理會(huì )議紀要,會(huì )議總結。
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