怎么寫(xiě)會(huì )議籌備方案
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一、認真領(lǐng)會(huì )會(huì )議籌備方案的基本特點(diǎn)
1.預演性。會(huì )議籌備方案是會(huì )議過(guò)程的預演，為了確保會(huì )議順利舉行，需要會(huì )議工作人員通過(guò)設想和策劃，將會(huì )議計劃全過(guò)程可能發(fā)生的事項預先安排出來(lái)，形成相對嚴謹周密、可資指導實(shí)施的文字方案，以便統籌布置會(huì )議各項事宜。
2.周全性。會(huì )務(wù)工作是一項復雜的系統工作，一個(gè)會(huì )議特別是大中型會(huì )議往往涉及的點(diǎn)多面廣，籌備組織工作稍有疏忽就會(huì )出現不可控因素而發(fā)生難于彌補的錯誤，造成不良影響，因此，在制定會(huì )議籌備方案時(shí)，要充分考慮方方面面的內容，只有細節考慮具體、安排到位，在做會(huì )務(wù)準備工作時(shí)才能有條不紊、主動(dòng)從容�？梢哉f(shuō)，擬定一份考慮周全、細致縝密的會(huì )議籌備方案，是做好一切會(huì )務(wù)工作的前提和基礎。
3.可操作性。制定會(huì )議籌備方案其目的是通過(guò)明確會(huì )議所需的人、財、物以及時(shí)間、地點(diǎn)等要素，細化具體事項及責任人、完成時(shí)間等，用以指導做好會(huì )議籌備工作，方案應當是具體詳實(shí)的、操作性強的，否則就失去了方案的作用和意義。
二、全面掌握會(huì )議籌備方案的格式要素
會(huì )議籌備方案一般由標題、正文、尾部組成。
1.標題
標題一般由會(huì )議主辦單位名稱(chēng)、事由和文種構成，如例文標題《××集團公司2015年工作會(huì )議籌備方案》，再如《××學(xué)院三屆一次職工代表大會(huì )籌備方案》;也有的`標題省去單位名稱(chēng)，由事由和文種構成，如《××會(huì )議籌備方案》。
2.正文
正文部分是方案的核心。一般因會(huì )議性質(zhì)、規模等的不同，會(huì )議籌備方案的內容也有所區別和側重，但主體要素不能缺少。至少要包括但不限于寫(xiě)明會(huì )議目的、任務(wù)、主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì )人員范圍、日程、議程、會(huì )議設備、文件資料、會(huì )務(wù)分工、會(huì )議經(jīng)費等，一般分條列項寫(xiě)出。如例文中，方案對會(huì )議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、規模、主持人、日程、會(huì )場(chǎng)布置、會(huì )議材料準備、餐飲住宿及接送站安排、會(huì )議通知、會(huì )務(wù)工作分工及進(jìn)度、會(huì )議經(jīng)費預算等作了詳細計劃，對單位領(lǐng)導、會(huì )議籌備人員和參會(huì )人員都具有較強的指導作用。有的大型會(huì )議還可以建立專(zhuān)門(mén)的會(huì )議籌備領(lǐng)導機構及工作機構，制定會(huì )議安全保衛工作及應急處置措施、媒體接待計劃和宣傳報道方案等。
3.尾部
落款處一般署上擬定會(huì )議籌備方案的單位名稱(chēng)和簽署日期，必要時(shí)應加蓋單位公章。
三、充分考慮會(huì )議籌備方案的注意事項
有些人往往對會(huì )議籌備方案不置可否，認為是可有可無(wú)、無(wú)關(guān)緊要的文件。事實(shí)上，編制會(huì )議籌備方案是一項系統性很強的工作，需要注意的事項很多。一份考慮細致全面的會(huì )議籌備方案，是整個(gè)會(huì )議的綱領(lǐng)性文件，其作用是不容小覷的，往往能確保會(huì )議的周密組織，確保會(huì )議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調到位，確保領(lǐng)導意圖得以貫徹執行，從某種程度上決定了會(huì )議的成效和質(zhì)量。實(shí)際工作當中，有些會(huì )議還需向上級機關(guān)請示核準，會(huì )議籌備方案可作為上級審核批準的重要依據;有些會(huì )議需向聯(lián)辦或與會(huì )單位通報籌備情況，以便做好必要的準備，此時(shí)會(huì )議籌備方案又可起到周知信息的作用。從這個(gè)角度來(lái)看，就不難理解編制會(huì )議籌備方案的重要性了。
因此，秘書(shū)人員在制定會(huì )議籌備方案前，要明確領(lǐng)導意圖，弄清籌備方案的目的、意義和要求，以便有的放矢地擬定方案。方案制定過(guò)程中，要反復多次與領(lǐng)導及有關(guān)方面商定和征求意見(jiàn);對經(jīng)費的把關(guān)要精打細算，不可太松也不可太緊，既不能過(guò)于鋪張浪費，也不能影響會(huì )議效果。方案擬定后，要報經(jīng)領(lǐng)導審核和批準，并及時(shí)召開(kāi)會(huì )務(wù)工作會(huì )議，明確分工和時(shí)間節點(diǎn)，必要時(shí)可以進(jìn)行會(huì )議模擬演練，以便發(fā)現問(wèn)題，查漏補缺，進(jìn)一步優(yōu)化籌備方案。
特別是臨近會(huì )議召開(kāi)前，要組織對會(huì )議籌備工作情況進(jìn)行現場(chǎng)檢查驗收，預先制定現場(chǎng)檢查路線(xiàn)，確定現場(chǎng)檢查重點(diǎn)，制作檢查表單，以便現場(chǎng)檢查時(shí)逐一查驗核對，對未達到檢查要求的項目及時(shí)提出整改和修訂意見(jiàn)等。檢查驗收的主要內容包括：會(huì )議準備是否充分，會(huì )議環(huán)境條件是否具備，會(huì )議文件材料、用品準備、會(huì )議設備調試、會(huì )場(chǎng)布置等是否到位，以及會(huì )議應急預案、會(huì )議安全保衛工作是否就緒，會(huì )議期間能否排除各種干擾等。
總之，對會(huì )議籌備情況進(jìn)行檢查的過(guò)程，同時(shí)也是對會(huì )議籌備方案的齊備性、嚴謹性等再認識、再完善的過(guò)程，對會(huì )議籌備工作者改善工作方法、提高方案質(zhì)量具有重要的實(shí)踐意義。
會(huì )議籌備方案范例
根據年度工作計劃安排和局領(lǐng)導指示，X市人社局擬定于10月下旬開(kāi)始，采取會(huì )議培訓的形式，對全市用工單位負責人進(jìn)行相關(guān)法律法規培訓。為了保證培訓會(huì )議前期籌備工作的順利實(shí)施，特制訂籌備方案如下：
一、組織機構及職責
成立“培訓會(huì )議籌備工作領(lǐng)導小組”，全面負責本次會(huì )議的籌備工作：
組長(cháng)：XXX
副組長(cháng)：XXX
成員：XXX XXX XXX
領(lǐng)導組下設5個(gè)工作組
(一)文字組
組長(cháng)：XX
成員：XX XXX XXX
主要職責：
1.負責起草籌備工作和培訓會(huì )議實(shí)施方案
2.負責手氣、準備會(huì )議相關(guān)法律、法規、文件、資料。
3.負責準備會(huì )議材(資)料，統一裝袋分發(fā)。
4.負責會(huì )議之后所有材料的歸檔。
5.完成領(lǐng)導小組安排的其他工作。
(二)聯(lián)絡(luò )組
組長(cháng)：XX
成員：XX XXX XXX
主要職責：
1.負責會(huì )議地點(diǎn)的選定、踩點(diǎn)和對會(huì )場(chǎng)的督導、完善、聯(lián)絡(luò )工作。
2.負責授課老師的聯(lián)系和安排工作。
3.負責與其他相關(guān)部門(mén)的聯(lián)系、協(xié)調工作。
4.負責會(huì )議期間的秩序維護、治安保衛工作。
(三)會(huì )務(wù)組
組長(cháng)：XX
成員：XX XXX XXX
主要職責
1.負責購置會(huì )議相關(guān)辦公用品。
2.負責參會(huì )人員的報道、接待工作。
3.負責會(huì )議的宣傳報道。
4.負責落實(shí)會(huì )議用車(chē)。
5.完成領(lǐng)導小組安排的其他工作。
二、實(shí)施步驟
培訓會(huì )議分兩個(gè)階段進(jìn)行：
(一)前期準備(9月20日-10月13日)
1.9月20日-9月23日，成立籌備工作領(lǐng)導小組，制定籌備工作方案，研究安排工作。
2.9月24日-10月12日，各工作小組按照具體分工，明確職責，抓好落實(shí)。
3.10月13日，完成前期準備工作，籌備工作領(lǐng)導小組驗收。
(二)召開(kāi)會(huì )議(時(shí)間待定)
三、工作要求
此次培訓會(huì )議意義重大，各工作小組和全體干部一定要站在講政治、顧全局的高度，充分認識召開(kāi)這次培訓會(huì )議對推進(jìn)依法行政，落實(shí)年度工作總要求和高標準完成年度工作目標任務(wù)的重要性。本次培訓會(huì )議要求嚴、時(shí)間緊、任務(wù)重，局黨委十分重視，各工作小組和全體干部一定要按照統一部署，明確各自的工作職責和任務(wù)分工，周密部署、精心組織、緊密配合、全力以赴，認真抓好落實(shí)工作，確保培訓會(huì )議順利召開(kāi)。
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