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【推薦】公函的基本知識
公函,正式的或官方的書(shū)信。公函是黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位間商洽和聯(lián)系工作時(shí)使用的一種文體。公函的使用范圍很廣,平行機關(guān)或者不相隸屬機關(guān)間聯(lián)系工作是可以使用公函,上下級之間的聯(lián)系、詢(xún)問(wèn)、答復工作時(shí),也可以使用公函。下面是小編為大家收集的【推薦】公函的基本知識,希望對大家有所幫助。
(1)公函的構成
公函包括標題、主送機關(guān)題與正文加以介紹。
、贅祟}一般由發(fā)文機關(guān)、事由、文種組成。一般發(fā)函為《關(guān)于xx(事由)酌函》;復函為《關(guān)于xx(答復事項)的復函》。
、谡囊话惆ㄈ龑樱汉(jiǎn)要介紹背景情況;商洽、詢(xún)問(wèn)、答復酌事項和問(wèn)題;希望和要求,如“務(wù)希研究承復“敬請大力支持為盼”等。
(2)公函的寫(xiě)作要求
、僖缓皇,切忌一函數事。
、谝w現平等坦誠精神,主體平等,不卑不亢。請求性函作為商洽性公文在平行或不相隸屬機關(guān)單位問(wèn)使用,一個(gè)突出的特點(diǎn)是行文單位和受文單位之間在法律、政治、經(jīng)濟地位方面酌平等關(guān)系,亦即主體平等。這就要求撰擬者將這種平等意識融入請求性函的寫(xiě)作中,不因“有求于入”而心存卑微,刻意作恭敬語(yǔ);也不因單位大或執摹權力而凌駕于人、居高臨下。力求做到不卑不亢。
、蹜B(tài)度謙和,措辭得體。不卑不亢不等于不講禮貌,請求性函尤其要注意態(tài)度謙和,行文中表現出對受文單位的尊重。尊重他人才會(huì )被入尊重,才能創(chuàng )造愉快酌合作氛圍。這里要特別指出酌是態(tài)度謙和不等于故作謙卑,行文講究措辭得體適度,謙遜過(guò)度反而有損敬意的表達。
、苷埱竺鞔_,以城相商。請求明確是指要開(kāi)誠布公地提出問(wèn)題,確切地說(shuō)明是什么事,商洽什么,告知什么,請求什么,即請求對方做什么。以誠相商是表現商洽性酌關(guān)鍵所在。要充滿(mǎn)誠意,以誠摯之心去感染入、打動(dòng)人?梢韵驅Ψ浇榻B自己,介紹自己的意愿、方案,也可以陳述提出問(wèn)題的依據、背景材料;還可以闡述理由,以取得對方的充分理解。當然應該要言不煩,啰嗦拖沓的文字使入難有好印象,效果肯定不佳。
請求性函是程式化較少,寫(xiě)作相對自由的文種,其寫(xiě)作的藝術(shù)性較高,特別注重以理服人,以誠動(dòng)人。把握請求性與商洽性?xún)纱筇攸c(diǎn)并力求二者的有機統一、協(xié)調平衡是請求性函寫(xiě)作的關(guān)鍵。
例文:
各縣(市)、區、局、廠(chǎng)、礦、公司檔案局、科,市宜各單位:
為了促進(jìn)各級檔案館室的基礎業(yè)務(wù)建設,深人貫徹實(shí)施《檔案法》,推動(dòng)檔案管理規范化、標準化、現代化進(jìn)程,市局精心選編了《檔案法規及機關(guān)企事業(yè)檔案室升級標準文件匯編》一書(shū)。內容主要有;(一)修改后的《中華人民共和國檔案法》全文……該書(shū)屬于法規及規范性文件匯編,是檔案工作、文書(shū)工作及辦公部門(mén)必備的工具書(shū),無(wú)論單位性質(zhì)或大或小都應該購買(mǎi)。團印數有限,請各級檔案部門(mén)、辦公部門(mén)組織有關(guān)人員從速購買(mǎi)。每?jì)允粘杀举M12.00元,可郵局匯款,也可銀行匯款,或來(lái)人購買(mǎi),款到發(fā)書(shū)。
郵局匯款(略)
銀行匯款(略)
xx市檔案局(印章)
xxxx年x月x日
這是一則推銷(xiāo)書(shū)籍的請求性函,卻不見(jiàn)半點(diǎn)請求性和商洽性,寫(xiě)得像指示性通知。本來(lái),為了檔案工作的規范化,選編相關(guān)法規成書(shū)銷(xiāo)給有關(guān)單位也無(wú)不可。但如此行文卻實(shí)在欠妥,這種強如于人的命令語(yǔ)氣應該徹底根棄。
拓展閱讀:公函的格式
一、函的涵義和用途
函,適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作,詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題,請求批準和答復審批事項。函的使用范圍極廣,使用頻率極高,可謂公文中的輕武器。具體來(lái)說(shuō),函的用途主要包括四個(gè)方面:
1、平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)單位之間的公務(wù)聯(lián)系,往來(lái)。
2、向無(wú)隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門(mén)請求批準有關(guān)事項。
3、業(yè)務(wù)主管部門(mén)答復審批無(wú)上下級隸屬關(guān)系的機關(guān)請求批準的'事項。
4、機關(guān)單位對個(gè)人的事務(wù)聯(lián)系,如復群眾來(lái)信等。
二、函的特點(diǎn)
1、使用廣泛性。函的使用不受級別高低,單位大小的限制,收發(fā)函件的單位均以比較平等的身份進(jìn)行聯(lián)系。上至國務(wù)院,下至基層組織,企事業(yè)單位,社會(huì )團體都廣泛地使用函。
2、行文多向性。函可以上行,下行,但大多數函作平行文。
3、用語(yǔ)謙敬性。不論什么類(lèi)型的函,用語(yǔ)皆得注重謙恭有禮,尊重對方,力求得到對方更多的理解和支持。函是最注重使用文言詞匯的公文。函是公文中最富有文學(xué)性的文種。
三、函的類(lèi)型
1、商洽函。即不相隸屬機關(guān)之間商洽工作,聯(lián)系有關(guān)事宜的函。如人員商調,聯(lián)系參觀(guān)學(xué)習等。
2、詢(xún)答函。即不相隸屬機關(guān)之間相互詢(xún)問(wèn)和答復有關(guān)具體問(wèn)題的函。詢(xún)答函實(shí)際上又可分出詢(xún)問(wèn)函和答復函。有些不明確的問(wèn)題向有關(guān)機關(guān)和部門(mén)詢(xún)問(wèn),用詢(xún)問(wèn)函。對機關(guān)和部門(mén)所詢(xún)問(wèn)的問(wèn)題做出解釋答復,用答復函。詢(xún)答函涉及的多數是問(wèn)題而不是具體的工作。
3、批請函。即用于不相隸屬機關(guān)之間請求批準和答復審批事項的函。批請函實(shí)際上又可以分為請批函和審批函。請批函用于向不相隸屬的主管部門(mén)請求審批事項,而審批函則用于主管部門(mén)答復不相隸屬機關(guān)單位的請批事項。
4、告知函。即告知不相隸屬機關(guān)有關(guān)事項的函。
以上是按內容和用途對函所作的分類(lèi)。若按照文面格式分類(lèi),函可以分為公函和便函。若按照行文去向分類(lèi),函又可以分為去函和復函。
四、函的結構和寫(xiě)法
(一)標題
函的標題一般由發(fā)文機關(guān),事由和文種構成,有時(shí)也可以只由事由和文種構成。
(二)正文
1、開(kāi)頭。寫(xiě)行文的緣由,背景和依據。
一般來(lái)說(shuō),去函的開(kāi)頭或說(shuō)明根據上級的有關(guān)指示精神,或簡(jiǎn)要敘述本地區,本單位的實(shí)際需要,疑惑和困難。
復函的開(kāi)頭引用對方來(lái)文的標題及發(fā)文字號,有的復函還簡(jiǎn)述來(lái)函的主題,這與批復的寫(xiě)法基本相同。繼而,有的復函以現將有關(guān)問(wèn)題復函如下一類(lèi)文種承啟語(yǔ)引出主體事項,即答復意見(jiàn)。
2、主體。寫(xiě)需要商洽,詢(xún)問(wèn),答復,聯(lián)系,請求批準或答復審批及告知的事項。函,或去函和復函的事項一般都較單一,可與行文緣由合為一段。如果事項比較復雜,則分條列項書(shū)寫(xiě)。
3、結語(yǔ)。不同類(lèi)型的函結語(yǔ)有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回復,則結語(yǔ)常用特此函告,特此函達。若是要求對方復函的,則用盼復,望函復,請即復函等語(yǔ)。請批函多以請批準,請大力協(xié)助為盼,望能同意,望準予××是荷等習慣用語(yǔ)收束。復函的結語(yǔ)常用特此復函,特此回復,此復等慣用語(yǔ)。也有的函不寫(xiě)結語(yǔ)。
五、注意問(wèn)題
1、注意批請函與請示的區別,向有隸屬關(guān)系的上級機關(guān)請求指示,批準事項用請示,而向沒(méi)有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管機關(guān)請求批準有關(guān)事項,則用請批函。主管機關(guān)答復請求審批事項,用審批函。
2、開(kāi)門(mén)見(jiàn)山,直奔主題。無(wú)論去函還是復函,都不要轉彎抹角,切忌空話(huà),套話(huà)和發(fā)空泛的議論。
3、一文一函,簡(jiǎn)潔明了。
4、語(yǔ)言要規范得體,并體現函的用語(yǔ)特色。發(fā)函要使用平和,禮貌,誠懇的語(yǔ)言,對主管機關(guān)要尊重,謙敬,對級別低的單位要平和,對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬,命令性的語(yǔ)言。復函,則態(tài)度要明朗,語(yǔ)言要準確,避免含糊籠統,猶豫不定。
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