公函的基本知識

　　(1)公函的構成

　　公函包括標題、主送機關(guān)題與正文加以介紹。

　�、贅祟}一般由發(fā)文機關(guān)、事由、文種組成。一般發(fā)函為《關(guān)于××(事由)酌函》;復函為《關(guān)于××(答復事項)的復函》。

　�、谡�文一般包括三層：簡(jiǎn)要介紹背景情況;商洽、詢(xún)問(wèn)、答復酌事項和問(wèn)題;希望和要求，如“務(wù)希研究承復“敬請大力支持為盼”等。

　　(2)公函的寫(xiě)作要求

　�、僖�一函一事，切忌一函數事。

　�、谝�體現平等坦誠精神，主體平等，不卑不亢。請求性函作為商洽性公文在平行或不相隸屬機關(guān)單位問(wèn)使用，一個(gè)突出的特點(diǎn)是行文單位和受文單位之間在法律、政治、經(jīng)濟地位方面酌平等關(guān)系，亦即主體平等。這就要求撰擬者將這種平等意識融入請求性函的寫(xiě)作中，不因“有求于入”而心存卑微，刻意作恭敬語(yǔ);也不因單位大或執摹權力而凌駕于人、居高臨下。力求做到不卑不亢。

　�、蹜B(tài)度謙和，措辭得體。不卑不亢不等于不講禮貌，請求性函尤其要注意態(tài)度謙和，行文中表現出對受文單位的尊重。尊重他人才會(huì )被入尊重，才能創(chuàng )造愉快酌合作氛圍。這里要特別指出酌是態(tài)度謙和不等于故作謙卑，行文講究措辭得體適度，謙遜過(guò)度反而有損敬意的表達。

　�、苷埱竺鞔_，以城相商。請求明確是指要開(kāi)誠布公地提出問(wèn)題，確切地說(shuō)明是什么事，商洽什么，告知什么，請求什么，即請求對方做什么。以誠相商是表現商洽性酌關(guān)鍵所在。要充滿(mǎn)誠意，以誠摯之心去感染入、打動(dòng)人�？梢韵驅Ψ浇榻B自己，介紹自己的意愿、方案，也可以陳述提出問(wèn)題的依據、背景材料;還可以闡述理由，以取得對方的充分理解。當然應該要言不煩，啰嗦拖沓的文字使入難有好印象，效果肯定不佳。

　　請求性函是程式化較少，寫(xiě)作相對自由的文種，其寫(xiě)作的藝術(shù)性較高，特別注重以理服人，以誠動(dòng)人。把握請求性與商洽性?xún)纱筇攸c(diǎn)并力求二者的有機統一、協(xié)調平衡是請求性函寫(xiě)作的關(guān)鍵。

　　例文：

　　關(guān)于購副檔案法規及機關(guān)企事業(yè)檔案室升級標準文件匯編》一書(shū)的函 各縣(市)、區、局、廠(chǎng)、礦、公司檔案局、科，市宜各單位：

　　為了促進(jìn)各級檔案館室的基礎業(yè)務(wù)建設，深人貫徹實(shí)施《檔案法》，推動(dòng)檔案管理規范化、標準化、現代化進(jìn)程，市局精心選編了《檔案法規及機關(guān)企事業(yè)檔案室升級標準文件匯編》一書(shū)。內容主要有;(一)修改后的《中華人民共和國檔案法》全文……該書(shū)屬于法規及規范性文件匯編，是檔案工作、文書(shū)工作及辦公部門(mén)必備的工具書(shū)，無(wú)論單位性質(zhì)或大或小都應該購買(mǎi)。團印數有限，請各級檔案部門(mén)、辦公部門(mén)組織有關(guān)人員從速購買(mǎi)。每?jì)允粘杀举M12.oo元，可郵局匯款，也可銀行匯款，或來(lái)人購買(mǎi)，款到發(fā)書(shū)。

　　郵局匯款(略)

　　銀行匯款(略)

　　××市檔案局(印章)

　　××××年×月×日

　　這是一則推銷(xiāo)書(shū)籍的請求性函，卻不見(jiàn)半點(diǎn)請求性和商洽性，寫(xiě)得像指示性通知。本來(lái)，為了檔案工作的規范化，選編相關(guān)法規成書(shū)銷(xiāo)給有關(guān)單位也無(wú)不可。但如此行文卻實(shí)在欠妥，這種強如于人的命令語(yǔ)氣應該徹底根棄。

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