基層檢察院檔案管理調研報告范文
基層檢察院檔案管理調研報告范文
基層檢察檔案是國家檔案的重要組成部分,它既是是構成整個(gè)檢察系統訴訟檔案必不可少的一部分，也是社會(huì )的寶貴財富。人民檢察院檔案工作既是基礎工作,也是保障工作。在經(jīng)濟社會(huì )高速發(fā)展的今天，檢察檔案的擁有量和使用量日益增多，這也對檢察檔案管理工作提出了更高要求。在新形勢下，必須充分認識基層檢察檔案管理工作的特點(diǎn)及問(wèn)題，把檢察檔案管理工作納入科學(xué)化、規范化、制度化、便捷化的軌道，使其更好地為檢察工作服務(wù)，更好地推動(dòng)檢察各項工作的順利開(kāi)展。
一、基層檢察檔案管理工作的特點(diǎn)
1、檢察檔案管理工作是一項保存檢察訴訟活動(dòng)記錄的重要工作。這些檔案是記錄和反映檢察工作活動(dòng)的珍貴資料，大部分材料只有一份，是孤本，一旦丟失或損毀，將造成無(wú)法補救的損失。
2、其保管的訴訟檔案專(zhuān)業(yè)性強，使用頻繁。特別是公安、法院在打擊犯罪、維護社會(huì )治安和國家安全工作中，需要經(jīng)常查閱有關(guān)的刑事訴訟檔案，以尋找破案的線(xiàn)索和證據材料及相關(guān)的法律依據。
3、保管期限長(cháng)、數量多。隨著(zhù)法制建設的不斷推進(jìn)，訴訟檔案數量不斷增多，并且根據《高檢院檔案管理辦法》的規定，訴訟卷宗大多保存期限為長(cháng)期或永久。
4、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。隨著(zhù)全國檢察機關(guān)辦案信息管理系統的啟用，各地基層院不同程度地將案件信息錄入電腦，事實(shí)上，形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面。
二、存在的問(wèn)題及原因
1、重訴訟檔卷，輕文書(shū)檔卷。由于以辦案工作為主的單位性質(zhì)和由此而長(cháng)期形成的習慣，直接產(chǎn)生了重訴訟檔案，輕文書(shū)檔案的問(wèn)題。在保管、移交、清退、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節，訴訟卷宗都比文書(shū)資料受到了較高的重視，強調訴訟卷宗的重要性比強調文書(shū)資料的重要性多得多，甚至沒(méi)有強調文書(shū)資料的重要性，工作移交的重點(diǎn)也是強調針對訴訟宗卷材料，檔案保管的重心也在訴訟檔案上，對于每年的文書(shū)檔案歸檔工作重視不夠，除會(huì )計檔案外，導致多年來(lái)一些重要的文書(shū)檔案、基建檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等歸檔不及時(shí)，查找困難，甚至無(wú)法查找，不僅浪費時(shí)間和精力，還帶來(lái)工作上的被動(dòng)和不便。
2、檔案管理人員不能做到專(zhuān)職。按有關(guān)規定，應當配備1名專(zhuān)職檔案管理人員，由于單位長(cháng)期嚴重缺編和其他原因，檔案管理人員長(cháng)期由1人兼職擔任，精力和時(shí)間都無(wú)法得到保證，給檔案管理工作帶來(lái)不小的影響，除訴訟檔案外，文書(shū)檔案多數不能做到及時(shí)清理歸檔。
3、缺乏專(zhuān)門(mén)檔案管理人員，加上變動(dòng)頻繁，造成檔案管理人員素質(zhì)不高。檢察訴訟檔案是一種專(zhuān)業(yè)性十分強的檔案，由于檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的人員很少，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員比例不高，整體素質(zhì)低，工作適應性不高，很難適應檔案檔案管理的網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、信息化管理手段和方法的應用，對進(jìn)一步研究和探索檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展有一定的局限性，目前在職的檔案管理人員往往工作不積極主動(dòng)，工作效率低，檔案意識淡薄，認為檔案歸屬于個(gè)人行為，應該由相關(guān)的部門(mén)自行保管，這種錯誤思想的存在，使那些珍貴的資料沒(méi)有能及時(shí)歸檔管理，有的在單位科室個(gè)人手中，有的在各部門(mén)，導致檔案管理的保密性和真實(shí)性存在巨大的缺陷。檔案管理工作具有較強的專(zhuān)業(yè)性和工作的連續性，檔案人員的頻繁變動(dòng)不符合檔案工作專(zhuān)業(yè)性和連續性的要求，直接給檔案管理工作帶來(lái)不小的影響。
4、對電子檔案信息化建設不夠重視。由于基層院缺乏經(jīng)費，加之人民群眾運用法律武器保護自己的合法權益的意識不斷增強，直接導致檢察案件數量大幅度上升，檔案數量也隨之急速增長(cháng)，雖然配備了電腦，卻沒(méi)有形成完整的電子檔案，很多時(shí)候仍然在使用紙質(zhì)檔案，即使把案件內容及時(shí)準確的錄入到了電腦中，既不備份也不存檔，一旦電腦出現故障、網(wǎng)絡(luò )出現問(wèn)題，很容易損毀、丟失，造成不可挽回的損失。
三、解決問(wèn)題的對策
1、全面提高對檔案工作重要性的認識。在全體檢察官和其他工作人員中普遍進(jìn)行檔案工作重要性的教育，結合案件質(zhì)量評查、半年工作檢查和年終工作總結等工作，對檔案工作的重要性進(jìn)行強調。針對普遍存在的重訴訟檔案，輕文書(shū)檔案的問(wèn)題，對文書(shū)檔案的重要性進(jìn)行特別的強調，與文書(shū)檔案接觸較多部門(mén)，如辦公室、政治處等，更要特別注意提醒。平時(shí)在工作中要注意文件資料的保管，清退、移交要完整及時(shí)。文秘人員、業(yè)務(wù)科室內勤和檔案人員要盡心盡責，及時(shí)敦促文件資料的清退、移交、立卷和歸檔工作。
2、嚴格公文辦理程序是搞好檔案工作的基礎。嚴格公文辦理程序，加強公文辦理各個(gè)環(huán)節的工作，是搞好檔案工作的基礎。在收文辦理的傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序和發(fā)文辦理的擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序中，要嚴格遵守公文辦理程序各個(gè)環(huán)節的工作，把工作責任落實(shí)到人，提高公文辦理質(zhì)量，避免公文的遺失和毀損，使所保存的檔案既能全面反映檢察院主要職能活動(dòng)情況，維護其歷史面貌，又為檔案的保管和利用打下良好的基礎。
3、確定專(zhuān)職檔案人員和保持其工作的相對穩定。根據檔案管理工作的要求配備專(zhuān)職檔案人員并保持其工作的相對穩定。檔案人員專(zhuān)職有利于增強對檔案工作的責任心和使命感；保持檔案人員工作的相對穩定性是檔案管理工作的客觀(guān)要求。檔案人員的變動(dòng)也應該有一個(gè)工作上的銜接和熟悉的過(guò)程，也就是要有一個(gè)傳、幫、帶的過(guò)程。不能簡(jiǎn)單的履行一個(gè)交接手續完事。
4、加快紙質(zhì)檔案電子化進(jìn)程。電子檔案和紙質(zhì)檔案共存已經(jīng)有目共睹，但是電子檔案相對來(lái)說(shuō)更穩定、更方便，更有利于長(cháng)期保存和提供利用，為此應該建立兩套制管理，更好的方便檔案的合理使用，一是要提高對原始紙質(zhì)檔案的錄入速度，逐步實(shí)現軟件管理，二是要實(shí)現檔案管理設施的升級，對檔案庫房及檔案管理設施進(jìn)行定期檢修和更新?lián)Q代，科學(xué)的管理好新型檔案材料，三是要規范電子檔案的歸檔管理，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門(mén)統一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)保管。在硬件管理上，也需要特殊的保管設施和環(huán)境，溫度應保持在17-20度之間，相對濕度保持在35-40%之間，還要有防磁設施等等。
5、加強基礎工作，實(shí)現檔案工作便民。加強檔案基礎管理工作，是加快檔案信息自動(dòng)化系統建設，實(shí)現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的基礎，為此需要做到以下幾點(diǎn)，以體現檢察檔案工作的司法便民，一是進(jìn)一步加大軟硬件設施建設，配備必要的掃描儀，打印機、復印機等，實(shí)現檔案工作的便捷，提高檔案管理水平的物質(zhì)條件。二是統一分類(lèi)號，保證準確檢索，三是用關(guān)鍵詞代替主題詞，簡(jiǎn)化查找實(shí)際，提高效率，四是向社會(huì )公布查閱檢察檔案程序，以及檔案室的辦公電話(huà)，保證當事人及其代理律師能及時(shí)的查閱、復印有關(guān)的檔案文書(shū)資料。
6、堅持和完善檔案利用的相關(guān)制度。檔案法規定，我國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開(kāi)放的檔案。檔案利用應當堅持檔案查閱、復制、摘抄的相關(guān)制度，完善審批程序，履行登記簽字等手續。檔案人員要嚴格把好檔案利用的制度關(guān)，遵守國家有關(guān)規定，防止給國家安全和利益，以及他人的合法權益帶來(lái)?yè)p害。
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