隨著(zhù)信息技術(shù)迅猛發(fā)展，計算機被廣泛應用到各個(gè)領(lǐng)域，包括工程設計領(lǐng)域。這樣以來(lái)，工程設計過(guò)程中形成的大量電子文件也就成為電子檔案管理的重要對象。電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經(jīng)成為工程設計單位正常運營(yíng)的重要環(huán)節。所以，全方位做好工程設計中的電子檔案管理工作對相關(guān)單位維持正常是極為重要的。鑒于此，本文主要就如何做好電子檔案管理工作進(jìn)行了認真探討。
一、電子文件歸檔前的準備工作分析
充分做好電子文件歸檔前的各項準備工作是實(shí)現高效電子檔案管理thldl.org.cn的重要前提。電子文件的非直讀性特征決定了相關(guān)工作人員應該首先制定健全的電子文件歸檔驗收制度，并做好制度的宣傳工作，進(jìn)而為電子文件的歸檔、驗收工作提供可靠的制度保障。以cad文件的歸檔為例，歸檔人員首先要按規定填寫(xiě)電子文件歸檔通知單，通知單上必須有工程負責人、經(jīng)手人以及審核人的簽名。嚴謹的歸檔程序和詳盡的規章制度保證了歸檔的準確性。但是，由于部分工程的工期較為緊張，遵從嚴格的程序需要花費大量時(shí)間，這將會(huì )與工作時(shí)效產(chǎn)生矛盾。所以，可以采用先進(jìn)的計算機技術(shù)手段，將歸檔前的準備工作也納入到自動(dòng)化管理的進(jìn)程中。這樣就可以在提高歸檔質(zhì)量的基礎上，提高電子文件歸檔的效率。
由于一個(gè)工程可能形成成千上萬(wàn)個(gè)電子文件，倘若規章制度存在漏洞，執行不嚴，勢必會(huì )造成反復歸檔，浪費人力財力的現象，甚至會(huì )導致文件歸檔混亂，輸出的產(chǎn)品為次品，造成工程質(zhì)量事故和嚴重的經(jīng)濟損失。因此，做好電子文件歸檔前的準備工作，尤其是規章制度的建設、宣傳以及推廣應用，為后續的電子文件歸檔工作奠定良好基矗
二、電子文件歸檔過(guò)程中應注意的問(wèn)題分析
在電子檔案管理的電子歸檔過(guò)程中，歸檔人要注意將不同種類(lèi)、不同格式的電子文件梳理整齊。眾所周知，在工程設計中，從工程投標書(shū)、招標書(shū)、可行性研究報告、初步設計、委托書(shū)、計算書(shū)到技術(shù)說(shuō)明書(shū)等形成了不同種類(lèi)不同格式的電子文件，有ecel表格、world文件、掃描形成的tif文件等等。并且，這些文件大都在工程設計正式開(kāi)始之前形成，不僅涉及面廣，而且內容繁雜，給電子歸檔帶來(lái)一定的困難。為了使這些電子文件有條理地歸檔，文件蓋章生效要以電子文件歸檔通知單為依據，從而提高這些電子文件的歸檔率。
對于cad電子文件的歸檔可以采用dwg格式，因為這種格式可以在cad中直接打開(kāi)，接受直觀(guān)檢查，尤其是對檔案標識的檢查，而且對歸檔后期的整理、編輯、利用、輸出及圖紙保管工作都非常重要。同時(shí)，對于制作過(guò)程中的錯誤如文字線(xiàn)形、擴大紙形等問(wèn)題也可以做到及時(shí)的糾正，大大提高cad出圖合格率。但它也存在著(zhù)一定的問(wèn)題，如勞動(dòng)強度大、費時(shí)費工等。
對于plt格式的文件，恰巧與dwg格式的文件優(yōu)缺點(diǎn)相反。plt格式的文件在歸檔時(shí)圖像不能直觀(guān)顯示，但是文件內容保持不變，不隨閱讀、輸出平臺的改變而改變。
對于pdf格式的文件，其一般為只讀模式，不能實(shí)現對設計的任何修改。實(shí)質(zhì)上就是在計算機上閱讀紙質(zhì)文件的電子版，有一定的保護知識產(chǎn)權的作用。
三、電子文件歸檔后的檢查驗收工作分析
電子文件是形成紙質(zhì)文件的源頭，而對歸檔電子文件的檢驗是產(chǎn)品設計的最后一個(gè)重要的環(huán)節。檢查力求全面，兼顧電子圖中的檔案標識和電子圖信息處理過(guò)程中的物理結構、邏輯結構的變化問(wèn)題。主要工作包括：一是檢查圖紙目錄及其格式、目錄列表、會(huì )簽欄、案卷名稱(chēng)、標識名稱(chēng)、圖號、日期、施工階段、序號、復用圖的排列、圖框的格式等；二是檢查本卷的其他電子圖，包括文件是否存在垃圾、字符大孝文本位置、符號標識、對角號、圖號、名稱(chēng)以及圖框的格式等。但是，需要注意的一點(diǎn)是，電子文件對設備及其標準有較強的依賴(lài)性，加之數據類(lèi)型、文件格式的多樣化，文件很可能在經(jīng)過(guò)制作、保存、載體轉換等信息處理之后，在歸檔檢查時(shí)出現問(wèn)題，例如使用的字形存在差異；同種字形但是版本有所區別；電子圖正常，但是歸檔后部分文字發(fā)生串位、變形，甚至出現亂碼。
以鋼結構的電子圖為例，如果使用日本的制圖軟件，而不加專(zhuān)有字形，那么二級鋼筋符號就會(huì )全部丟失。此外，許多軟件經(jīng)過(guò)研發(fā)出現了由低級到高級的很多版本，這樣也會(huì )為電子檔案管理工作帶來(lái)一些問(wèn)題。例如，由cad14到cad，各種版本的軟件都在使用。但是，如果利用低版本的電子圖在高版本中作圖，則會(huì )導致電子圖保存后會(huì )出現實(shí)線(xiàn)、點(diǎn)畫(huà)線(xiàn)、標注線(xiàn)以及線(xiàn)寬的差異。尤其是在機械制圖中，如果部件實(shí)體的外圍輪廓線(xiàn)粗細不均，混同于標注線(xiàn)，那么設備制造的現場(chǎng)審圖的難度將大大增加。因此，采用不同軟件、同一軟件的不同版本都會(huì )導致文件在格式、編碼、讀取方式和編輯方式的眾多區別，進(jìn)而直接影響到文件跨平臺的閱讀和輸出工作�？傊�，實(shí)現一個(gè)單位內部操作系統、應用軟件及版本的規范統一，成為電子文件歸檔最后關(guān)口的重要任務(wù)。
四、電子文件修改后的歸檔工作分析
在工程設計單位內部，各個(gè)專(zhuān)業(yè)部門(mén)之間必定會(huì )進(jìn)行大量的信息交換和圖紙會(huì )審工作，以適應各種變化，例如施工現場(chǎng)出現的新情況、客戶(hù)方提出的新要求等。這其中必然會(huì )涉及到電子文件的不斷修改和完善。當前，大多數單位采用的是保留最終版本的方式，即以第二次修改的版本覆蓋起初版本，以第三次修改的版本覆蓋第二次的版本，這樣的方式極易產(chǎn)生最終版本電子圖與實(shí)際變更過(guò)程記載的丟失。國外的一些工程，如土耳其工程中，每次電子圖的修改版本都加以歸檔保存，編號為abc等，借此對工程修改的全過(guò)程有一個(gè)完整的記錄。但是，由于兩次修改之間的時(shí)間間隔難以確定，之前修改的圖紙已達到施工現場(chǎng)，紙質(zhì)文件與變更通知單一旦收集不完整，就會(huì )導致電子文件和紙質(zhì)文件的不一致。由此可見(jiàn)，如果直接采用覆蓋的最終版本歸檔形式反映不出整個(gè)的變更過(guò)程，可能會(huì )為將來(lái)電子文件、紙質(zhì)文件的利用帶來(lái)了極大地不便。
綜上所述，電子文件歸檔管理工作已經(jīng)成為工程設計單位不可或缺的重要組成部分。在此之前，過(guò)去設計一項工程可能需要一年甚至一年半的時(shí)間，現在則只需要半年甚至更短的時(shí)間，而人力資源卻只占了以前的三分之一左右。有些類(lèi)似工藝流程及設備只需在電子文件上更改編號就可轉化為設計產(chǎn)品，勞動(dòng)效率和產(chǎn)品質(zhì)量也將得到成倍的提高。所有這些成效的取得都離不開(kāi)電子檔案管理帶來(lái)的便利。在充分認識到電子檔案管理成效的基礎上，我們要切實(shí)關(guān)注電子檔案管理過(guò)程中的各個(gè)細節，包括歸檔前的準備工作、不同格式、不同類(lèi)型文件歸檔時(shí)應注意的問(wèn)題，電子文件歸檔后的驗收檢查工作以及電子文件修改后的歸檔工作等等，將工程設計過(guò)程的電子文件歸檔管理納入到一個(gè)完整的系統之中。