檔案工作人員年度總結
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檔案工作人員年度總結
年檔案館(校史館、科學(xué)技術(shù)館)以黨的十八大精神為指導，對照本單位年度工作要點(diǎn)、《吉林大學(xué)年工作要點(diǎn)》以及《吉林大學(xué)中長(cháng)期改革與發(fā)展規劃綱要》確定的各項任務(wù)，本著(zhù)“對歷史負責、對學(xué)校負責、對師生負責”的原則，不斷加強檔案的收集、利用力度，不斷加強校史的育人功能的發(fā)揮，充分體現檔案的育人、服務(wù)和文化傳承的重要職能，現將檔案館本年度工作總結如下：
一、加強檔案管理工作制度化建設，拓展檔案的收集范圍，擴大檔案管理工作的宣傳力度。
1.完成了《檔案館中長(cháng)期發(fā)展規劃綱要》的編撰工作，修訂了《檔案館辦公會(huì )議制度》《檔案館大宗物品采購管理辦法》等6項工作制度，新制定了4項工作制度，進(jìn)一步優(yōu)化了“檔案查借閱流程”、“中英文認證材料制作流程”等工作程序，提高了檔案管理工作的科學(xué)化、系統化、規范化水平。
2.加強了對全校檔案歸檔工作的指導，修訂了《吉林大學(xué)檔案分類(lèi)暫行規定》，對歸檔單位代碼表以及各類(lèi)檔案歸檔范圍進(jìn)行了更加合理的調整，全年共接收各類(lèi)檔案32436卷，逐步加大了對電子、聲像、實(shí)物和人物檔案等的收集、征集和宣傳力度，如，本科生畢業(yè)合影照片33卷，同比增長(cháng)18%，基本覆蓋全體本科畢業(yè)生;實(shí)物檔案7卷，同比增長(cháng)17%;主動(dòng)采集全校檔案照片5650張;征集到部分珍貴史物，如，唐敖慶先生的部分用品，優(yōu)化了館藏結構，提高了館藏含金量。
3.以“6〃9國際檔案日”為契機，通過(guò)懸掛條幅，舉辦網(wǎng)上檔案知識競賽，開(kāi)展檔案館開(kāi)放日等多種途徑開(kāi)展檔案法律知識、業(yè)務(wù)知識的宣傳、宣講，提高全員檔案意識。舉辦為期1個(gè)月的“吉林大學(xué)校園歷史建筑”專(zhuān)題巡展，深度挖掘檔案史料，再現校園中13幢歷史建筑的今昔對比，將檔案文化與校園文化相融合，為學(xué)�？茖W(xué)發(fā)展營(yíng)造良好氛圍。
二、整合開(kāi)發(fā)檔案資源，增強檔案服務(wù)能力意識，推動(dòng)檔案管理服務(wù)升級。
1.加強館內基礎服務(wù)設施建設，增強服務(wù)能力，開(kāi)設檔案查、借閱服務(wù)大廳，配備自動(dòng)檔案查詢(xún)終端，在辦公區醒目位置粘貼業(yè)務(wù)辦理標示牌，使辦公地點(diǎn)、業(yè)務(wù)流程的指示更加清晰明了;及時(shí)更新檔案館主頁(yè)及校史館、科技館展板的相關(guān)內容，及時(shí)修繕檔案庫房、校史館等設施設備，為廣大師生創(chuàng )造良好的服務(wù)環(huán)境。
2.按照最大程度方便師生的原則，出臺檔案館辦事指南和便民措施，通過(guò)設立電話(huà)、傳真和郵件等方式開(kāi)展檔案利用預約咨詢(xún)服務(wù)，擴大檔案信息在線(xiàn)搜索功能，使師生既清晰了辦理流程，又減少了來(lái)往次數，大大方便了師生，提高了工作效率，全年共接待查檔8500余人次。
3.通過(guò)設立“檔案指導開(kāi)放日”、建立檔案業(yè)務(wù)交流QQ群等方式，開(kāi)展多種形式的立卷指導，目前交流群已經(jīng)覆蓋到校內51個(gè)基層單位，在立卷指導方面發(fā)揮了重要作用，同時(shí)，將紙質(zhì)檔案歸檔與網(wǎng)上檔案歸檔相結合，切實(shí)提高了我校檔案立卷歸檔工作水平。 4.加強館內文化建設，完成了《吉林大學(xué)檔案全宗指南》的編寫(xiě)工作，對館內人員全面掌握學(xué)校的'歷史沿革、檔案內容以分類(lèi)方法等具有重要意義。通過(guò)學(xué)術(shù)研究、業(yè)務(wù)交流以及參觀(guān)考察等方式每月定期開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)學(xué)習與培訓活動(dòng)，基本完成年度預定目標，在拓寬工作視野，提升業(yè) 2務(wù)能力，增進(jìn)館內凝聚力等方面起到了積極的推動(dòng)作用。
三、進(jìn)一步完善檔案網(wǎng)絡(luò )管理系統，加強了檔案的信息化建設。
1.完成了《吉林大學(xué)檔案信息化建設中長(cháng)期規劃》的編制工作，明確了檔案數字化工作的具體目標和工作進(jìn)程，為檔案信息化工作的逐步推進(jìn)提供了可操作、可監督的量化指標。
2.加強了檔案信息數據庫建設，全面開(kāi)通了檔案網(wǎng)絡(luò )管理系統合校以來(lái)檔案數據的校內查詢(xún)功能，新增合校前各學(xué)校案卷目錄數據庫在線(xiàn)檢索，全文數據庫建設逐步升級，全年新增目錄級檔案43295卷，全文數據掃描20818張，進(jìn)一步提高了檔案管理的信息化水平。
3.嘗試搭建檔案管理網(wǎng)絡(luò )平臺，實(shí)現網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下電子文件的實(shí)時(shí)接收、管理和利用，今年共接受電子檔案6280份，完善了檔案的收集渠道，增強了檔案資源的利用效率。
四、做好校史館、科學(xué)技術(shù)館的管理和服務(wù)工作，充分發(fā)揮兩館的育人及宣傳功能。
1.成立校史館、科學(xué)技術(shù)館辦公室，建立健全各項規章制度，分批次選拔培訓了多名學(xué)生講解員、組建了一支較為專(zhuān)業(yè)的講解員梯隊。
2.通過(guò)預約參觀(guān)和設立開(kāi)放日等方式，正式向校內師生開(kāi)放校史館和科學(xué)技術(shù)館，完成了 批次的級新生參觀(guān)校史館任務(wù)，開(kāi)展了生動(dòng)的愛(ài)校榮校教育，收到了良好的預期效果，全年累計接待校內師生參觀(guān)近萬(wàn)人次，充分發(fā)揮了兩館在傳承大學(xué)精神，弘揚大學(xué)文化方面的重要作用。
3.完成各級來(lái)訪(fǎng)領(lǐng)導、兄弟院校和企事業(yè)單位交流團體及廣大校友的接待任務(wù)，共計84個(gè)團體，2900余人次。充分發(fā)揮了校史館、科學(xué)技術(shù)館展示學(xué)�？茖W(xué)發(fā)展、加強校際文化交流、促進(jìn)對外溝通合作的重要作用。 3
五、扎實(shí)開(kāi)展校史研究工作，通過(guò)多種途徑向廣大師生傳播校史文化。
1.以長(cháng)春汽車(chē)拖拉機學(xué)院(原吉林工業(yè)大學(xué))首任院長(cháng)饒斌同志誕辰100周年為契機，制作了《校史人物——饒斌同志誕辰100周年紀念專(zhuān)集》，通過(guò)紀念文章、紀念圖集、視頻短片等內容，表達師生對先輩的崇高敬意和無(wú)限懷念。
2.完成了《輝煌足跡——吉林大學(xué)校史畫(huà)冊》的編輯工作，《畫(huà)冊》較為全面、生動(dòng)地展示了學(xué)校的發(fā)展歷史和輝煌成就。
3.完成了《吉大榮耀》一書(shū)的編輯工作，此書(shū)較為全面地收集了學(xué)校歷史上的“第一”和科研領(lǐng)域的“首創(chuàng )”，是對師生開(kāi)展愛(ài)校教育的極好素材。
4.完成了3D電子校史館的設計和制作工作，利用網(wǎng)絡(luò )平臺增強了校史的宣傳力度，擴大了校史館的影響力。
六、存在的問(wèn)題和不足
1.檔案資料的收集、征集力度不夠，手段和途徑不夠廣泛。
2.檔案資源的深度開(kāi)發(fā)不夠，對基層的檔案需求了解的不夠，對檔案管理工作的宣傳不夠。
3.檔案庫房的合理布局和智能化管理水平不夠，與部分高校相比具有一定差距，多校區分散查檔的現狀，不利用實(shí)際檔案管理工作的開(kāi)展。
4.檔案文化建設的意識不夠，缺乏有效的整合方式和傳播手段，發(fā)揮檔案文化的育人功能不夠。
七、今后的工作思路
1.進(jìn)一步拓展檔案資料的收集、征集渠道，多種途徑逐步加強電子、聲像、實(shí)物和人物檔案的收集力度，努力將對學(xué)校各項事業(yè)發(fā)展有參考利用價(jià)值的各類(lèi)原始材料都納入到檔案收集范圍。
2.加強檔案資料的深度開(kāi)發(fā)和共享平臺建設，推進(jìn)服務(wù)機制創(chuàng )新，建立起覆蓋師生和社會(huì )的學(xué)校檔案資源利用體系，同時(shí)加強檔案資源開(kāi)發(fā)利用的推介宣傳工作，提高師生對檔案管理工作的認知度。
3.強化檔案文化建設意識，加強檔案文化研究，學(xué)會(huì )運用先進(jìn)的文化傳播方式和傳播手段，彰顯檔案文化底蘊，傳承社會(huì )精神文明和物質(zhì)文明，實(shí)現檔案文化從幕后走向前臺。
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