會(huì )展活動(dòng)商務(wù)邀請函的寫(xiě)作格式介紹

　　商務(wù)邀請函的基本內容包括：會(huì )展活動(dòng)的名稱(chēng)、舉辦城市、地點(diǎn)、時(shí)間、背景、目的;主辦機構和組織機構;會(huì )展活動(dòng)的內容和形式、特點(diǎn)等;主要參加或參與對象;會(huì )展活動(dòng)的相關(guān)收費標準;聯(lián)絡(luò )方式以及其他需要說(shuō)明的事項。小編今天為大家帶來(lái)會(huì )展活動(dòng)商務(wù)邀請函的寫(xiě)作格式，一起來(lái)看看吧！

　　會(huì )展活動(dòng)商務(wù)邀請函(信)結構與寫(xiě)法

　　⒈ 封面

　　通常會(huì )展活動(dòng)商務(wù)邀請函的封面會(huì )顯示此商務(wù)函的`性質(zhì)。普通的商務(wù)邀請函(信)封面以會(huì )展活名稱(chēng)、主題、主辦機構、時(shí)間、地點(diǎn)五項內容為主;而特殊的商務(wù)邀請函(信)。則在封面上只注明會(huì )展活動(dòng)組織者或項目的名稱(chēng)、收信機構或人員的相關(guān)信息并注明“通知、特函、”等字樣。

　　⒉ 標題

　　由會(huì )展活動(dòng)名稱(chēng)和“邀請函(書(shū))或(信)”組成。

　　會(huì )展活動(dòng)名稱(chēng)可以分為三個(gè)部分：基本部分、限定部分和附屬部分。其中基本部分和限定部分構成展覽會(huì )名稱(chēng)的主體。例如：第十屆中國家電產(chǎn)品博覽會(huì )邀請函(信)、第十二屆中國國際機床機電展覽會(huì )邀請函(信)。

　　⒊ 稱(chēng)呼

　　邀請函的發(fā)送對象有三類(lèi)情況：

　　(1)發(fā)送到單位的邀請函，應當寫(xiě)單位名稱(chēng)。由于邀請函是一種禮儀性文書(shū)，稱(chēng)呼中要用單稱(chēng)的寫(xiě)法，不宜用泛稱(chēng)(統稱(chēng))，以示禮貌和尊重。

　　(2)邀請函直接發(fā)給個(gè)人的，應當寫(xiě)個(gè)人姓名，前冠“尊敬的”敬語(yǔ)詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。

　　(3)網(wǎng)上或報刊上公開(kāi)發(fā)布的邀請函，由于對象不確定，可省略稱(chēng)呼，或以“敬啟者”統稱(chēng)。

　　⒋ 正文

　　正文應逐項載明具體內容。

　　第一部分背景說(shuō)明。寫(xiě)明舉辦會(huì )展活動(dòng)的背景和目的;

　　第二部分組織說(shuō)明。對會(huì )展活動(dòng)組織結構的進(jìn)行介紹，包括的主辦者、協(xié)辦者、承辦者等

　　第三部分是時(shí)間與地點(diǎn)。根據會(huì )展活動(dòng)設定的舉辦日期、結束日期與舉辦城市、地點(diǎn)進(jìn)行描述。

　　第四部分是會(huì )展活動(dòng)的具體內容介紹。

　　主要包括了會(huì )展活動(dòng)的展區劃分、展品設定、同期活動(dòng)、展示服務(wù)、會(huì )展活動(dòng)的特點(diǎn)、會(huì )展活動(dòng)的收費標準等相關(guān)內容;第五部分聯(lián)絡(luò )信息。寫(xiě)明聯(lián)系聯(lián)絡(luò )信息和聯(lián)絡(luò )方式，包括傳真、電話(huà)、郵箱、負責人等。結尾處也可寫(xiě)“此致”，再換行頂格寫(xiě)“敬禮”，亦可省略。

　　⒌ 回執

　　回執是被邀請方根據需要和可能而給予的一種反饋信息。通常會(huì )展活動(dòng)的回執內容格式統一的會(huì )展組織者進(jìn)行制定。包括了：參與者單位信息、參與類(lèi)型、具體展位或廣告位、會(huì )議活動(dòng)預定事項、參與人員信息、參與時(shí)報到信息說(shuō)明等。

　　⒍ 落款

　　會(huì )展活動(dòng)邀請函的落款，通常是會(huì )展活動(dòng)的組織機構名稱(chēng)加蓋相關(guān)印章。如果是多家機構共同主辦或承辦，則由多家機構共同簽名蓋章。以證明此邀請函(信)的真實(shí)性與合法性。同時(shí)注明邀請函(信)的制作發(fā)布時(shí)間。

　　⒎ 附件

　　附件是會(huì )展商務(wù)邀請函(信)的附屬資料，與商務(wù)邀請函具有同等的法律效力。附件主要包括會(huì )展活動(dòng)的相關(guān)說(shuō)明、規定、制度、報展注意事項、人員信息表、服務(wù)內容等相關(guān)文件。附件是商務(wù)邀請函(信)不可分隔的一部分。

　　重要提示：會(huì )議活動(dòng)與展覽活動(dòng)、節慶活動(dòng)的邀請函在寫(xiě)法上與內容上有很大差別，通常大型的展覽活動(dòng)設計到的內容較多。例如：布展規定、進(jìn)場(chǎng)規定、商務(wù)租賃申請等;通常在大型展會(huì )活動(dòng)邀請函(信)中，均包括在內。而會(huì )議活動(dòng)，則通常在收到回執后，在發(fā)去相關(guān)的入場(chǎng)須知等信息。不同的會(huì )展項目需根據實(shí)際情況進(jìn)行合理處理。切不可照本宣科。