電子政務(wù)工作電子檔案管理工作心得體會(huì )范文

　　電子政務(wù)是指運用信息及通信網(wǎng)絡(luò )技術(shù)打破行政機關(guān)的組織界限，優(yōu)化政府組織結構和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實(shí)現政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動(dòng)。電子政務(wù)系統實(shí)質(zhì)上是政府辦公自動(dòng)化在范圍和功能方面的延伸，從內部辦公延伸到對外服務(wù)，它是面向社會(huì )的政府辦公自動(dòng)化。在電子政務(wù)系統中，公文的起草、審核、簽署、發(fā)布以及收文辦理等，都是在電子政務(wù)的操作平臺中進(jìn)行。這些在電子政務(wù)系統中運行的公文，是機關(guān)職能活動(dòng)的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔和管理。但由于這些公文是通過(guò)電子政務(wù)公文處理平臺產(chǎn)生的，它的特點(diǎn)決定了其歸檔和管理的方式并不能簡(jiǎn)單套用紙質(zhì)文件的歸檔和管理方法，而應將電子文件的管理功能嵌入電子政務(wù)系統之中，實(shí)行文檔一體化管理與全過(guò)程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可讀性和安全性。

　　傳統的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個(gè)管理流程執行各自主管機關(guān)制定的制度和標準，并且兩個(gè)流程之間是通過(guò)文件實(shí)體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規律，采取統一、嚴密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統文件和檔案管理相比較，最大的區別是通過(guò)對文件和檔案管理流程的重組，達到兩者在管理上的無(wú)縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機構因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復性作業(yè)。

　　一、電子檔案管理的原則

　　1.1“前端控制”原則

　　考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點(diǎn)，如果還是象過(guò)去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類(lèi)、著(zhù)錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實(shí)性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會(huì )造成部分的重復勞動(dòng)。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無(wú)意地刪除；有些在文件形成時(shí)已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進(jìn)行標引工作，這無(wú)疑是增加了勞動(dòng)量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來(lái)紙質(zhì)文件管理系統中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說(shuō)檔案部門(mén)對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開(kāi)始控制文件的歸檔活動(dòng)。具體來(lái)說(shuō)，在文件系統設計階段，檔案人員就要參與設計、進(jìn)行指導；就應該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關(guān)信息作為一個(gè)整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個(gè)流程之后，將相關(guān)文件實(shí)時(shí)歸檔。并且要求用戶(hù)及時(shí)著(zhù)錄和鑒定文件信息，并且把著(zhù)錄、鑒定信息與電子文件之間建立聯(lián)系，以保證文件歸檔時(shí)，將該電子文件與相關(guān)信息一并移交或發(fā)送給檔案部門(mén)。

　　1.2“全程管理”原則

　　根據電子文件的特點(diǎn)，必須建立一個(gè)完整的管理體系，即對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷(xiāo)毀進(jìn)行全過(guò)程和全方位的管理，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。

　　電子文件全程管理原則具體應該體現在電子檔案管理體制與模式的確定、管理系統的設計與運行、管理制度的內容和執行等方面。以電子檔案管理系統對文件流程各階段的管理和監控為例：設計的系統應對產(chǎn)生于機構內部各部門(mén)及其應用系統上的電子文件進(jìn)行統一的歸口登記、分類(lèi)、鑒定，同時(shí)監控和記錄針對文件的一切操作，如文件的創(chuàng )立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)等。而且，對文件進(jìn)行的技術(shù)操作，包括操作平臺的轉換、存儲位置的改變等都應該記錄下來(lái)。因為這種管理和跟蹤記錄，對于證明和保證電子文件的行政有效性和法律證據性都有著(zhù)重要的作用。

　　二、電子公文的真實(shí)性保障

　　判斷傳統文件的真實(shí)性，主要考察兩個(gè)方面：一是文件載體的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項發(fā)生了變化，就可以對文件的真實(shí)性表示懷疑。但判斷傳統文件真實(shí)性的`準則并不適用于電子文件，因為一是電子文件的載體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統意義上的“原件”的概念；二是電子文件的更改可以不留痕跡，復制起來(lái)真假難辨，處理過(guò)程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實(shí)性必須更多地著(zhù)眼于其內容的真實(shí)性，主要是認定文件是否就是當時(shí)當人當事形成的，主要關(guān)注的是其本質(zhì)的要素保持不變。國際上的一般做法是采用法定程序對電子文件的生命周期進(jìn)行全過(guò)程管理，并通過(guò)技術(shù)措施和管理制度，組成一個(gè)貫穿電子文件從生成、運作到處置全過(guò)程的安全“通道”，以此來(lái)保證數字信息的真實(shí)可靠性。在目前的技術(shù)條件下，一般可采取的措施是：

　　2.1在計算機系統中設置安全防護技術(shù)措施

　　一是建立對電子文件操作者的身份識別與訪(fǎng)問(wèn)權限的控制，防止非法侵入。

　　二是設置操作日志 ，自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、內容等。

　　三是對電子印章、數字簽署等采取防止非法使用的措施。在國家立法機構正式頒布有關(guān)電子簽章的法律實(shí)施之前，對只有簽章的電子文件，歸檔時(shí)應附加有法律效力的非電子文件簽章。

　　2.2身份識別技術(shù)

　　身份識別技術(shù)主要用于正確識別通信用戶(hù)或終端的個(gè)人身份。最常用的方法是給每個(gè)合法用戶(hù)一個(gè)“通行字”，代表該用戶(hù)的身份。通行字一般由數字、字母或特定的符號組成、只有本人和所使用的計算機知道。當合法用戶(hù)要求進(jìn)入系統訪(fǎng)問(wèn)時(shí)，首先輸入自己的通行字，計算機會(huì )將這個(gè)通行字與存儲在系統內有關(guān)該用戶(hù)的資料進(jìn)行比較驗證。如果驗明他為合法用戶(hù)，就可接受他對系統進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)；如果驗證不合法，計算機就會(huì )拒絕該用戶(hù)對系統進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)。

　　2.3防寫(xiě)技術(shù)

　　將數字信息文件設置為“只讀狀態(tài)”，在這種情況下，用戶(hù)只能從計算機上讀取信息，而不能對其作任何修改，可以有效地防止用戶(hù)更改數字信息內容，從而達到保護其真實(shí)性的目的。

　　三、電子公文的完整性保障

　　傳統文件的完整性保障主要是通過(guò)鑒別文件最初形成的信息內容和載體是否被破壞過(guò)，是否保持著(zhù)作為證據所要求的各要素。而電子文件的顯示，卻隨著(zhù)使用軟件的不同，其外觀(guān)可能不一樣，再加上電子文件的信息與其載體又是可以分離的，因而使得傳統文件完整性的判斷標準不再適用于電子文件。

　　目前比較一致的看法是，電子文件的完整性一是指電子文件和與之具有有機聯(lián)系的其他相關(guān)文件數量齊全；二是指每一份電子文件的內容、結構和背景信息沒(méi)有缺損。為此，要求電子文件歸檔時(shí)，有關(guān)電子文件的支持軟件和軟件的支持文檔、以及有關(guān)的元數據都應同時(shí)歸檔。在同一活動(dòng)中，有時(shí)除了形成電子文件之外，還可能形成一些紙質(zhì)文件，為保持這些文件之間的有機聯(lián)系，確保同一活動(dòng)中形成的電子檔案管理thldl.org.cn的信息完整性，應盡可能將這些紙質(zhì)文件作數字化處理，作為電子文件一并保存。對于在不同應用系統中分散形成的、不同媒體的內容相關(guān)的電子文件，如有關(guān)同一事件的電子文件一部分在電子郵箱中，一部分在電子表格或相關(guān)數據庫中，則應收集齊全并保持有機聯(lián)系。在電子政務(wù)系統中按公文處理流程生成的公文，其構成要素包括文件處理單、原文、附件、電子文件的紙質(zhì)拷貝件等，都應納入歸檔的范圍。

　　四、電子文件的可讀性保障

　　電子檔案來(lái)自各個(gè)方面，來(lái)自各立檔單位，往往是在不同的計算機系統上形成的。其內容格式及數據結構不盡相同。這種差異必然導致在利用過(guò)程輸出時(shí)所使用的技術(shù)與方法的不同。又由于計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，電子公文形成時(shí)所依賴(lài)的計算機軟硬件技術(shù)不久就有可能過(guò)時(shí)，以致新的軟硬件無(wú)法讀取原先存儲的數據，所以為保證數字信息檔案長(cháng)期可存取性，建議采取以下幾種措施：

　　4.1采用通用技術(shù)

　　目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統一，這將給今后利用工作帶來(lái)許多的困難。所以在電子文件歸檔時(shí)，應把屬于特殊格式的電子文件轉換成通用的文件格式；或將電子文件建立在通用的數據平臺上，以消除由于技術(shù)不同或技術(shù)過(guò)時(shí)所帶來(lái)的影響。一般文字型電子文件以ml文檔和rtf、tt為通用文件格式；圖像電子文件以jpeg、tiff為通用格式；影像數據以mpeg、avi為通用文件格式；音頻電子文件以wav、mp3為通用文件格式；多媒體音像數據以mpeg、avi為通用文件格式。

　　4.2打包保存法

　　打包保存法就是在保存電子文件的同時(shí)，將與電子文件相關(guān)的軟件及其應用系統一并保存，并與電子文件存儲在一起。在使用該電子文件時(shí)，可運用與該電子文件存儲在一起的這些軟件系統進(jìn)行讀齲此法一般是針對那些無(wú)法轉換為通用文件格式的電子文件，如用音頻設備獲得并經(jīng)過(guò)計算機處理的動(dòng)態(tài)影像文件，應注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。

　　4.3拷貝法

　　拷貝是在原來(lái)的技術(shù)環(huán)境下，適時(shí)重寫(xiě)信息數據，防止由于存儲載體物化性能變化而引起的信息丟失，這也是電子文件長(cháng)期保存的一種基本方法，此法目前已大量地應用于磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶檔案信息的長(cháng)期保存上，但它不能解決電子文件由于計算機軟硬件過(guò)時(shí)所引起的長(cháng)期保存問(wèn)題。

　　4.4再生性保存法

　　再生性保存法是指將技術(shù)過(guò)時(shí)的存儲在磁性載體或光盤(pán)上的電子檔案管理，適時(shí)地轉移到紙張上或縮微品上的方法。這樣利用時(shí)就不再使用計算機軟硬件技術(shù)讀取，從而避免了計算機軟硬件過(guò)時(shí)所帶來(lái)的麻煩，并能很好地保證電子文件長(cháng)久的可讀性。其不足之處是失去數字化信息可遠距離傳輸、檢索方便、使用靈活等特點(diǎn)。而且，有些電子檔案信息，如聲音信息、視頻信息、超文本信息、多媒體信息等也無(wú)法轉移到紙上或縮微品上。

　　4.5遷移法

　　遷移法就是將數字信息從一種技術(shù)平臺轉換到另一種技術(shù)平臺上的復制方法，它是計算機軟硬件變化適時(shí)改變數字信息格式的一種處理過(guò)程。這一過(guò)程使得數字信息在將來(lái)也可以被讀齲遷移也意味著(zhù)數據信息從一個(gè)存儲載體轉移到另一個(gè)存儲載體上，以進(jìn)行數字信息的長(cháng)期保存與讀齲采用遷移法，通常是將對軟件依賴(lài)性強的格式遷移到對軟件依賴(lài)性低的通用格式上�；蛘邔�數字信息從品種繁多的格式遷移到易于管理的標準格式中。目前遷移技術(shù)被認為是保護數字信息長(cháng)期存取的必須和恰當的選擇。但遷移也不能“一勞永逸”，隨著(zhù)電子計算機技術(shù)的升級，還應適時(shí)再遷移，從而使數字信息隨技術(shù)更新而一代一代地向下流存。

　　以上介紹的幾種方法，一般地說(shuō)，對于使用頻率很高、軟硬件技術(shù)未過(guò)時(shí)的、僅是存儲載體理化性能發(fā)生變化的，可采用拷貝法；對于使用頻率較高、軟硬件技術(shù)已快過(guò)時(shí)的，可采用遷移法；對于使用頻率較低、軟硬件技術(shù)已快過(guò)時(shí)的、并且確有長(cháng)期保存價(jià)值的數字信息可用再生保存法。

　　五、電子文件的安全性保障

　　建立健全科學(xué)、合理、嚴密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節堵塞信息失真的隱患，這也是確保電子信息檔案真實(shí)可靠的重要措施。

　　5.1建立安全管理制度

　　電子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿進(jìn)行。因此對參加電子文件制作和參與管理的人員必須加強管理，以防不測。必須制定一套人人都應遵守的安全管理制度，以約束涉及電子文件與電子檔案人員的行為。實(shí)踐證明，良好的安全規范是保證數字信息安全的一項極為重要的措施。

　　5.2加強對電子文件制作和管理人員的管理和教育

　　在電子文件的安全管理過(guò)程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強對涉及電子文件人員的管理和教育。通過(guò)宣傳教育或短期培訓等途徑，提高他們對保證電子文件和檔案真實(shí)、可靠重要性的認識，提高他們科學(xué)管理電子檔案的素質(zhì)，增強他們工作的責任感，并樹(shù)立一絲不茍的工作作風(fēng)。

　　5.3建立全過(guò)程的管理制度

　　要實(shí)現電子政務(wù)環(huán)境下電子文件的科學(xué)管理，就必須貫徹“前端控制”和“全程管理”的原則；為保證電子公文的真實(shí)性、完整性、可讀性與安全性，就必須采取一系列相應的技術(shù)措施和手段，以確保管理目標的實(shí)現。

　　電子文件從形成到電子檔案管理的開(kāi)發(fā)利用，中間要經(jīng)過(guò)很多環(huán)節，哪一個(gè)環(huán)節出了問(wèn)題，都會(huì )影響到電子文件的真實(shí)可靠性。因此，建立全過(guò)程的管理制度，明確各環(huán)節的職責要求，就顯得非常重要。如電子文件形成之后，要及時(shí)收集積累，以防分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失；電子文件歸檔時(shí)，要嚴格檢查相關(guān)文件是否收集齊全，否則就會(huì )給將來(lái)利用帶來(lái)困難和麻煩；遷移時(shí)，要認真檢查是否發(fā)生信息丟失。任何環(huán)節的疏忽，都將對數字信息的真實(shí)性與可靠性造成危害。

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