文秘專(zhuān)業(yè)知識有哪些
對于一個(gè)秘書(shū)工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識結構應有三個(gè)方面基礎知識、專(zhuān)業(yè)知識、相關(guān)知識 ，下面是小編整理的文秘專(zhuān)業(yè)知識，歡迎來(lái)參考！
一、基礎知識
秘書(shū)工作者知識的第一個(gè)層次，是秘書(shū)工作者必備的知識和前提條件。秘書(shū)工作者的知識面要廣，基礎知識要扎實(shí)。為此秘書(shū)工作應掌握以下三個(gè)方面的知識。
1. 科學(xué)文化知識
基礎知識的基礎，包括語(yǔ)文、數學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語(yǔ)等等。特別要注意語(yǔ)言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學(xué)習，可以讓自己透過(guò)歷史的現象抓住內在的規律和本質(zhì)的東西。
2. 馬列主義理論知識 哲學(xué)、政治經(jīng)濟學(xué)、黨的建設、鄧小平理論、有實(shí)踐中不斷地學(xué)習，才能提高理論修養。
3. 政策法規知識 這是作為秘書(shū)工作者必備的知識，包括黨的路線(xiàn)、方針、政策和國家的憲法、法律法規、法令等相關(guān)的知識，特別要注重后者的學(xué)習。因為它在平時(shí)的工作中接觸最多的知識。
二、專(zhuān)業(yè)知識
是秘書(shū)工作者知識結構的核心或者是主體，也是區別于其他領(lǐng)域的知識結構的方面。
1 理論知識，是秘書(shū)學(xué)和秘書(shū)工作總體的理論知識，是秘書(shū)工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論， 也是秘書(shū)工作的基本理論知識，秘書(shū)指導思想。 分門(mén)別類(lèi)的理論，包括文書(shū)處理，信息處理，信息調研和秘書(shū)實(shí)務(wù)的理論。
2 業(yè)務(wù)知識，秘書(shū)工作中各個(gè)環(huán)節的操作常識，基本技能，操作規范，公文的起草等。
3 行業(yè)知識，秘書(shū)工作者所在機關(guān)的行業(yè)的基本知識。
三 、相關(guān)知識
秘書(shū)工作者的輔助知識，它包括以下幾個(gè)方面的知識。
1 新的學(xué)科知識，社會(huì )科學(xué)和自然科學(xué)，是相關(guān)知識中的一個(gè)重要內容，包括行為科學(xué)、系統論、控制論、信息論。
2 管理學(xué)知識，行政管理，領(lǐng)導科學(xué)，決策等方面的知識。
3 社會(huì )交往知識，社會(huì )關(guān)系學(xué)，公共關(guān)系學(xué)，人際關(guān)系學(xué)等，以便秘書(shū)工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。
4 心理學(xué)知識。
四 、社會(huì )知識
國際知識，當前國際的基本問(wèn)題，世界格局，政治，經(jīng)濟，軍事，思想，科技，文化等方面知識的變化及發(fā)展情況。 國內知識，國情，民情，民俗，民風(fēng)等 。
文秘專(zhuān)業(yè)內容：
一個(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)，必須具有運籌能力、辦事能力、調查研究能力、組織協(xié)調能力、交際能力、文字表達能力和操作現代化辦公設備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實(shí)現其它能力的基礎�？梢赃@么說(shuō)，文字表達能力是秘書(shū)工作人員的基本功，是“看家”的本領(lǐng)。
那么，怎樣才能有效地提高文秘寫(xiě)作的能力呢?具體說(shuō)來(lái)，主要應注意以下幾點(diǎn)：
首先，要端正態(tài)度，培養興趣，自覺(jué)學(xué)好文秘寫(xiě)作。
不管干什么事情，必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣，這樣才有動(dòng)力，才樂(lè )于去干，并想方設法去把工作干好。學(xué)習文秘寫(xiě)作也是如此。寫(xiě)作，是一種復雜、精細的精神生產(chǎn)，是一項十分嚴肅而艱苦的創(chuàng )造性腦力勞動(dòng)，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著(zhù)名的未來(lái)學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個(gè)新方向》一書(shū)中指出：“在工業(yè)社會(huì )向信息社會(huì )過(guò)渡中，有五件?最重要?的事情應該記住，而其中的一件就是：在這個(gè)文字密集的社會(huì )里，我們比以往任何時(shí)候都更需要具備最基本的讀寫(xiě)技能。這里所說(shuō)的?讀寫(xiě)技能?，首先就是足以應付日常工作和生活所需的寫(xiě)作能力，也就是應用寫(xiě)作能力�！迸c此同時(shí)，我們還要培養學(xué)習文秘寫(xiě)作的濃厚興趣，變被動(dòng)為主動(dòng)，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛(ài)因斯坦說(shuō)過(guò)：熱愛(ài)是最好的老師。對寫(xiě)作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛(ài)寫(xiě)作，熱愛(ài)到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會(huì )意，便欣然忘我”，樂(lè )此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會(huì )學(xué)得好，學(xué)得入門(mén)，就會(huì )不斷地取得進(jìn)步。
其次，學(xué)習文秘寫(xiě)作基礎知識，借鑒優(yōu)秀作品。
寫(xiě)作有沒(méi)有規律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人說(shuō)：“寫(xiě)作無(wú)秘雇作文有要道”，“定體則無(wú)，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學(xué)的文秘寫(xiě)作教材，就是前人文秘寫(xiě)作經(jīng)驗的科學(xué)總結，就是揭示文秘寫(xiě)作的一般規律、引導人們掌握文秘寫(xiě)作方法和技巧的理論。
要提高文秘寫(xiě)作能力，還應有意識地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說(shuō)過(guò)：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說(shuō)明著(zhù)?應該怎樣寫(xiě)?。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟。我們也應認識到：讀書(shū)是讀他人之書(shū)，作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營(yíng)養，經(jīng)消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫(huà)瓢”。
最后，要勇于實(shí)踐，堅持多練習、多修改。
寫(xiě)作是一種技能，技能的提高要靠實(shí)踐。實(shí)踐出真知。立足于多寫(xiě)多練，這是提高寫(xiě)作能力最有效的途徑。如果只讀不寫(xiě)或少寫(xiě)，那就會(huì )眼高手低，所學(xué)到的確良知識，將無(wú)用武之地，寫(xiě)作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學(xué)若練，堅持不懈，才會(huì )熟能生巧，運筆自如，真正學(xué)到本領(lǐng)。 作為文秘人員，多寫(xiě)多練固然重要，但每次擬稿時(shí)，還要進(jìn)行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫(xiě)作能力的一個(gè)重要環(huán)節。多改符合人們認識客觀(guān)事物由淺入深、由片面到全面的規律，也是寫(xiě)文章責任心強的一種表現。文章頻改，工夫自出。事實(shí)上，多一次認真修改，就多一份寫(xiě)作的體驗，就多一項具體的收獲。作為稱(chēng)職的秘書(shū)人員，要有高度的責任感，，養成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽(tīng)取領(lǐng)導和同志們的意見(jiàn)，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反復推敲，精思細改，這樣寫(xiě)作能力才能迅速地提高。
文秘必須掌握的電腦技巧
一、紅頭文件的制作及標準
1、進(jìn)行頁(yè)面設置
選擇“文件”——“頁(yè)面設置”選擇“頁(yè)邊距”附簽，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁(yè)眉和頁(yè)腳”設置成“奇偶頁(yè)不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設置”，“中文字體”設置為“仿宋”;“字號”設置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”;將“每行”設置成“28”個(gè)字符;“每頁(yè)”設置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設置成了以三號字為標準、每頁(yè)22行、每行28個(gè)漢字的國家標準。
2、插入頁(yè)號
選擇“插入”——“頁(yè)碼”，“位置”設置為“頁(yè)面底端(頁(yè)腳)”，“對齊方式”設置為“外側”。然后單擊“格式”按鈕，“數字格式”設置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁(yè)碼設置。雙擊頁(yè)碼，在頁(yè)碼兩邊各加上一條全角方式的短線(xiàn);并將頁(yè)碼字號設置成“四號”;字體任意;奇數頁(yè)的頁(yè)碼設置成右空一個(gè)漢字，偶數頁(yè)的頁(yè)碼設置成左空一個(gè)漢字。
3、發(fā)文機關(guān)標識制作
選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項，鼠標將會(huì )變成“┼”，在Word 2000版面上單擊鼠標左鍵，出現一個(gè)文本框，在該文本框內輸入發(fā)文機關(guān)標識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵——“設置文本框格式”，在這里來(lái)設置紅頭的屬性。
選擇“顏色和線(xiàn)條”附簽，“顏色”設置成“無(wú)填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設置成“2cm”;寬度設置成“15.5cm”。注：用戶(hù)可根據實(shí)際情況調節尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據”設置成“頁(yè)面”;垂直對齊： “絕對位置”設置成“頁(yè)邊距”， “下側”設置成“2.5cm”——平行文標準，“8.0cm”——上行文標準，注：用戶(hù)可根據實(shí)際情況調節尺寸。然后單擊“確定”。
選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框屬性全部設置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內的全部文字，將顏色設置成“紅色”，字體設置成“小標宋簡(jiǎn)體”，字號根據文本框的大小設置成相應字號，但要盡量充滿(mǎn)該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。
4、紅線(xiàn)制作
首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的'直線(xiàn)工具，鼠標會(huì )變成“十”字形，左手按住鍵盤(pán)上的Shift鍵，右手拖動(dòng)鼠標從左到右劃一條水平線(xiàn)，然后選中直線(xiàn)單擊鼠標右鍵，選擇“設置自選圖形格式”，紅線(xiàn)的屬性在這里進(jìn)行設置。選擇“顏色和線(xiàn)條”附簽，“顏色”設置為“紅色”;“虛實(shí)”設置為“實(shí)線(xiàn)”;“粗線(xiàn)”設置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“
中”，“度量依據”設置成“頁(yè)面”，垂直對齊：“絕對位置”設置成“頁(yè)邊距”，“下側”設置成“7cm” ——平行文標準，“13.5cm”——上行文標準，注：用戶(hù)可根據實(shí)際情況進(jìn)行調節。單擊確定。
5、文號制作
平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。
上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一個(gè)字的距離;簽發(fā)人——三號仿宋字體;簽發(fā)人姓名——三號楷體、右空一個(gè)字的距離。 注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽，找到六角符號后，將光標置于準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。
6、主題詞制作
選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設置為“居中”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗口中將每行的下線(xiàn)選中，其它線(xiàn)取消，在表格中填寫(xiě)具體內容：主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標宋;抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。
7、保存成模板文件
單擊“文件”——“保存”，“保存類(lèi)型”：選擇“文檔模板(*.dot)”;“文件名”：給模板命名;“保存位置”：模板所在路徑(一般不做，默認即可)。 至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類(lèi)型的公文都可以調用該模板，直接進(jìn)行公文正文的排版。 要對該模板進(jìn)行修改，可以調出相應模板，方法是：選擇“文件”——“打開(kāi)”，找到相應的模板路徑，若模板保存時(shí)按系統默認設置的，然后單擊“打開(kāi)”按鈕調出模板即可進(jìn)行修改。
二、公文正文排版
1.依據模板建立新公文：
選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調出模板。
2.制作公文正文內容：
正文內容根據用戶(hù)的實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復制進(jìn)來(lái)，但必須遵循以下國家標準：
標 題——二號小標宋字體，居中顯示; 主送機關(guān)——三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式;
正 文——三號仿宋字體;
成文日期——三號仿宋字體，右空四個(gè)字的距離，“○”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數字0”代替。
文號、簽發(fā)人、主題詞——按照模板定義的字體填寫(xiě)完整。最后，將紅頭、紅線(xiàn)、文號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調整好。
三、用Word制作電子公章
1、圖章輪廓
選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個(gè)圓，設置為“無(wú)填充色”，線(xiàn)條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。
2、編輯文字
在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內容后設置字體、字號，然后用藝術(shù)字周?chē)?個(gè)拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫(huà)好的圓內，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動(dòng)到準確的位置。并把藝術(shù)字設置成紅色。
3、插入五角星
在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫(huà)出一個(gè)大小適合的五角星，并設置成紅色，移動(dòng)到圓中合適的位置，然后選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標右鍵，選擇“組合”，一個(gè)公章就制作出來(lái)了，要用時(shí)復制一個(gè)到目標處，是不是很正規啊!
文秘小知識
核心職能
工作管理
能依工作的輕重緩急排定優(yōu)先級，妥善運用自己的時(shí)間與資源，有效管理工作流程及進(jìn)度。
認真負責
確實(shí)達成工作職責及要求，能勇于承擔自己的錯誤或失敗，不歸咎他人并努力改善。
主動(dòng)積極
不需他人指示或要求能自動(dòng)自發(fā)做事，面臨問(wèn)題立即采取行動(dòng)加以解決，且為達目標愿意主動(dòng)承擔額外責任。
顧客服務(wù)
對顧客展現服務(wù)熱忱，有效滿(mǎn)足顧客需求、解決顧客問(wèn)題，進(jìn)而提高顧客滿(mǎn)意度。
誠信正直
為人坦誠、確實(shí)遵守組織規定與社會(huì )規范、信守承諾且言行一致。
適變能力
對工作內容或環(huán)境的改變能夠保持鎮定，嘗試了解改變的原因并以開(kāi)放態(tài)度面對，有效調整行為且維持應有的工作表現。
問(wèn)題解決
能夠掌握問(wèn)題核心，精確解讀訊息做出結論，尋求適當解決方案 ，衡量利弊得失并采取實(shí)際行動(dòng)以排除障礙。
壓力承受
面臨工作壓力能夠使用適當方法加以紓解，并維持應有的工作表現與人際關(guān)系。
溝通協(xié)調
能視談話(huà)對象有條理地清楚表達想法，除確保對方專(zhuān)注聆聽(tīng)及充分了 解，并可正確解讀、響應、厘清他人所傳達的訊息以取得共識。
工作職責編輯
一、教學(xué)秘書(shū)工作職責：
1、協(xié)助院領(lǐng)導抓好教學(xué)常規工作的安排，檢查與總結工作。
2、及時(shí)向院領(lǐng)導傳達上級部門(mén)安排的各項任務(wù)及上報院的有關(guān)情況。
3、協(xié)助院領(lǐng)導處理好日常的教學(xué)事務(wù)工作，并及時(shí)進(jìn)行請示與匯報。
4、負責收集撰寫(xiě)整理，管理各種教學(xué)信息和教學(xué)文件。
5、負責教學(xué)檔案的建立與管理工作，作到分門(mén)別類(lèi)，有條理。
6、作好各種文件的收發(fā)，登記與管理工作。
二、生活秘書(shū)工作職責
1、協(xié)助院領(lǐng)導抓好教學(xué)辦公用品的供應與發(fā)放工作，監督辦公費用的使用情況。
2、協(xié)助院領(lǐng)導、班主任抓好勞動(dòng)衛生工作。
3、負責院辦公室必須設施如教室、辦公室門(mén)窗、桌、椅、照明設施、黑板等的維修和電話(huà)管理工作。為保證正常的教學(xué)秩序作好物質(zhì)保證。
4、負責全院教職工的考勤與學(xué)生考勤的匯總工作。
5、協(xié)助院工會(huì )作好全院教職工的福利工作。
6、協(xié)助院長(cháng)用好院基金的使用管理工作，所有經(jīng)費的支付與回收工作。
7、作好教職工的生活服務(wù)工作如準備好開(kāi)水、洗手水、內務(wù)整理等。
8、作好院資料室的收發(fā)與報刊雜志的征訂工作。
特性編輯
從屬性
秘書(shū)工作不是獨立的，是從屬于領(lǐng)導的，是完全按領(lǐng)導意圖辦事的。
方圓性
一是工作圓滿(mǎn),有較強的協(xié)調綜合能力;二是圓熟能力，工作很熟練。三是圓通能力，不能沒(méi)有原則，但也要通融，而又不能圓滑。
輔助性
辦公室是辦事機構,不是決策機構。忠于職守，守就是守本分，做好本職工作。要做到三不越：不越位、不越職、不越權。
綜合性
概括起來(lái)是“三三四四”：
第一個(gè)三是三個(gè)中心，即信息中心、協(xié)調綜合中心和參謀辦事中心;
第二個(gè)三是三辦十項工作，即辦文(撰文、文書(shū)處理)、辦會(huì )、辦事(信息調研、協(xié)調、督查、信訪(fǎng)、接待、機要、綜合辦理);
第一個(gè)四是四句話(huà)，即貫通上下，協(xié)調左右，聯(lián)系內外，綜合辦理。所以說(shuō)辦公室處于樞紐地位;
第二個(gè)四是四個(gè)結論，即參政、管理事務(wù)、搞好服務(wù)、提高綜合管理能力。綜合管理能力實(shí)際上就是領(lǐng)導能力。
行政文員編輯
行政文員工作涉及面較廣，事務(wù)較繁瑣，對完成工作的質(zhì)量效率也有一定的要求。那么，行政文員應該具備的基本素質(zhì)和技能要求有哪些呢?
他應能獨立操作計算機，熟練操作Word、Excel、PowerPoint等辦公自動(dòng)化軟件及Internet郵件收發(fā)和處理技巧。熟練運用各類(lèi)辦公自動(dòng)化設備。
同時(shí)應具備良好的記憶力以及對時(shí)間的分配和溝通協(xié)調能力，還要有較強的保密意識。具有良好的文字組織和語(yǔ)言表達能力，中英文打字速度快，能熟練操作五筆輸入法等漢字輸入法。掌握常用英語(yǔ)口語(yǔ)，有較好的英語(yǔ)閱讀和寫(xiě)作能力。
文員編輯
辦公室文員(會(huì )議、文書(shū)、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā))工作職責：
1. 接聽(tīng)、轉接電話(huà);接待來(lái)訪(fǎng)人員。
2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3. 負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛生。
4. 做好會(huì )議紀要。
5. 負責公司公文，信件，郵件，報刊雜志的分送。
6. 負責傳真件的收發(fā)工作。
7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。
8. 做好公司宣傳專(zhuān)欄的組稿。
9. 按照公司印信管理規定，保管使用公章，并對其負責。
10. 做好公司食堂費用支出、流水賬登記，并對餐費做統計及餐費的收納、保管。
11. 每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。
12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。
13.社會(huì )保險的投保、申領(lǐng)。
14 .統計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底。
15 .管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節儉。
16. 接受其他臨時(shí)工作.
秘書(shū)編輯
秘書(shū)是掌管文書(shū)并協(xié)助機關(guān)或部門(mén)負責人處理日常工作的人員。
國家勞動(dòng)部(現人力資源和社會(huì )保障部)在其新頒布的《秘書(shū)職業(yè)技能標準》一書(shū)上將“秘書(shū)”概念定義為：專(zhuān)門(mén)從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導處理財務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導決策及實(shí)施服務(wù)的人員。
目前我國秘書(shū)從業(yè)人員約達2300萬(wàn)人。
我國外資企業(yè)秘書(shū)分三類(lèi)：
初級秘書(shū)——以接電話(huà)、發(fā)傳真、收發(fā)信件等服務(wù)型為主;
中等秘書(shū)(一般性秘書(shū))——用英文寫(xiě)一般信函、起草報告和準備會(huì )議等。多為大專(zhuān)或本科畢業(yè)。
高級秘書(shū)(經(jīng)理助理)——能起草重要的合同文本、懂法律、稅務(wù)知識，有應急處理能力，有較強的語(yǔ)文素養和較高的應用寫(xiě)作能力。
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