有關(guān)行政文秘必備知識

　　一、紅頭文件的制作及標準

　　1.進(jìn)行頁(yè)面設置

　　選擇“文件”——“頁(yè)面設置”選擇“頁(yè)邊距”附簽，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁(yè)眉和頁(yè)腳”設置成“奇偶頁(yè)不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設置”，“中文字體”設置為“仿宋”;“字號”設置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”;將“每行”設置成“28”個(gè)字符;“每頁(yè)”設置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設置成了以三號字為標準、每頁(yè)22行、每行28個(gè)漢字的國家標準。

　　2.插入頁(yè)號

　　選擇“插入”——“頁(yè)碼”，“位置”設置為“頁(yè)面底端(頁(yè)腳)”，“對齊方式”設置為“外側”。然后單擊“格式”按鈕，“數字格式”設置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁(yè)碼設置。雙擊頁(yè)碼，在頁(yè)碼兩邊各加上一條全角方式的短線(xiàn);并將頁(yè)碼字號設置成“四號”;字體任意;奇數頁(yè)的頁(yè)碼設置成右空一個(gè)漢字，偶數頁(yè)的頁(yè)碼設置成左空一個(gè)漢字。

　　3.發(fā)文機關(guān)標識制作

　　選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項，鼠標將會(huì )變成“┼”，在wordXX版面上單擊鼠標左鍵，出現一個(gè)文本框，在該文本框內輸入發(fā)文機關(guān)標識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵——“設置文本框格式”，在這里來(lái)設置紅頭的屬性。

　　選擇“顏色和線(xiàn)條”附簽，“顏色”設置成“無(wú)填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設置成“2cm”;寬度設置成“15.5cm”。注：用戶(hù)可根據實(shí)際情況調節尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據”設置成“頁(yè)面”;垂直對齊：“絕對位置”設置成“頁(yè)邊距”，“下側”設置成“2.5cm”——平行文標準，“8.0cm”——上行文標準，注：用戶(hù)可根據實(shí)際情況調節尺寸。然后單擊“確定”。

　　選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框屬性全部設置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內的全部文字，將顏色設置成“紅色”，字體設置成“小標宋簡(jiǎn)體”，字號根據文本框的大小設置成相應字號，但要盡量充滿(mǎn)該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。

　　4.紅線(xiàn)制作

　　首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線(xiàn)工具，鼠標會(huì )變成“十”字形，左手按住鍵盤(pán)上的shift鍵，右手拖動(dòng)鼠標從左到右劃一條水平線(xiàn)，然后選中直線(xiàn)單擊鼠標右鍵，選擇“設置自選圖形格式”，紅線(xiàn)的屬性在這里進(jìn)行設置。選擇“顏色和線(xiàn)條”附簽，“顏色”設置為“紅色”;“虛實(shí)”設置為“實(shí)線(xiàn)”;“粗線(xiàn)”設置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據”設置成“頁(yè)面”，垂直對齊：“絕對位置”設置成“頁(yè)邊距”，“下側”設置成“7cm”——平行文標準，“13.5cm”——上行文標準，注：用戶(hù)可根據實(shí)際情況進(jìn)行調節。單擊確定。

　　5.文號制作

　　平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。

　　上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一個(gè)字的距離;簽發(fā)人——三號仿宋字體;簽發(fā)人姓名——三號楷體、右空一個(gè)字的距離。

　　注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽，找到六角符號后，將光標置于準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

　　6.主題詞制作

　　選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設置為“居中”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗口中將每行的下線(xiàn)選中，其它線(xiàn)取消，在表格中填寫(xiě)具體內容：主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標宋;抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。

　　7.保存成模板文件

　　單擊“文件”——“保存”，“保存類(lèi)型”：選擇“文檔模板(*)”;“文件名”：給模板命名;“保存位置”：模板所在路徑(一般不做，默認即可)。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類(lèi)型的公文都可以調用該模板，直接進(jìn)行公文正文的排版。要對該模板進(jìn)行修改，可以調出相應模板，方法是：選擇“文件”——“打開(kāi)”，找到相應的模板路徑，若模板保存時(shí)按系統默認設置的，然后單擊“打開(kāi)”按鈕調出模板即可進(jìn)行修改。

　　二、公文正文排版

　　1依據模板建立新公文：選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調出模板。

　　2制作公文正文內容：正文內容根據用戶(hù)的實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復制進(jìn)來(lái)，但必須遵循以下國家標準：

　　標題——二號小標宋字體，居中顯示;主送機關(guān)——三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式;

　　正文——三號仿宋字體;

　　成文日期——三號仿宋字體，右空四個(gè)字的距離，“○”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母o”或“數字0”代替。

　　文號、簽發(fā)人、主題詞——按照模板定義的字體填寫(xiě)完整。最后，將紅頭、紅線(xiàn)、文號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調整好。

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