淺析現代秘書(shū)的文字表達能力論文
一、文字功底是現代秘書(shū)的基本素質(zhì)
現代秘書(shū)是“掌管文書(shū)并協(xié)助公司領(lǐng)導處理日常工作的人員，是領(lǐng)導的參謀助手，秘書(shū)工作的基本性質(zhì)要求秘書(shū)必須具有良好的書(shū)面語(yǔ)言表達能力，要擅書(shū)(即辦理文書(shū))，以“書(shū)”為主，寄情于“書(shū)”，要會(huì )駕馭文字材料。
秘書(shū)人員的書(shū)面表達能力即指一般的寫(xiě)作能力，寫(xiě)作能力是秘書(shū)人員非常重要的基本功。文秘人員一定要具有良好的書(shū)面表達能力，具有扎實(shí)的文字功底，這是秘書(shū)人員最起碼的素質(zhì)要求。由于秘書(shū)寫(xiě)作的對象主要是公文，因此，秘書(shū)人員要根據領(lǐng)導授意與工作需要，需經(jīng)常撰擬各種文稿，這就要求秘書(shū)不僅應具備一般的書(shū)面表達能力和寫(xiě)作技巧，而且應熟知各種公文的寫(xiě)作，熟練掌握各種公文的要求與方法，能夠撰寫(xiě)出觀(guān)點(diǎn)正確、內容充實(shí)、結構嚴謹、表達流暢、格式規范、文筆精練的各類(lèi)公文。
二、現代秘書(shū)文字表達能力的培養
秘書(shū)在工作中要從事各種公文的寫(xiě)作，要求熟練掌握各種公文的寫(xiě)作方法和技巧，迅速準確地撰寫(xiě)各類(lèi)公文。為能撰寫(xiě)一篇高質(zhì)量的公文，充分發(fā)揮公文的作用，提高工作效率，在寫(xiě)作時(shí)必須注意各個(gè)環(huán)節。
(一)、公文寫(xiě)作前，要大量占有材料，構思文章
寫(xiě)作前要做好材料準備工作。公文要有的放矢的，寫(xiě)作前要積累豐富的材料，并加工處理，去粗取精，去偽存真，然后構思全局，列出提綱，為文章的結構層次、觀(guān)點(diǎn)的提煉，都從這里起點(diǎn)。這樣才能更好地體現領(lǐng)導的意圖和決定。
(二)、合理安排結構，善于謀篇布局，突出中心
撰寫(xiě)公文要求文字簡(jiǎn)練，善于謀篇布局、合理安排結構，中心突出，層次清楚，邏輯性強，結構緊湊，這就高度體現了公文寫(xiě)作的本質(zhì)特征。公文應圍繞主題，中心突出，結構合理，詳略得當，重點(diǎn)突出。
(三)、具有一定的文學(xué)知識，懂得語(yǔ)法和邏輯知識
秘書(shū)應具有一定的文學(xué)功底，懂得語(yǔ)法和邏輯知識。不寫(xiě)錯別字，正確使用簡(jiǎn)化字，書(shū)寫(xiě)規范，字跡工整，詞匯豐富，并能選用最恰當的詞語(yǔ)，準確地反映實(shí)際情況，增強工作的主動(dòng)性，準確地貫徹落實(shí)黨的方針政策，使公文意圖生動(dòng)地突現出來(lái)。
(四)、熟悉各種公文的種類(lèi)、用法及格式
公文是一種特殊的文章，除要遵行一般的寫(xiě)作規則之外，還需要遵循公文寫(xiě)作的特殊規律。文秘人員在撰寫(xiě)公文時(shí)，無(wú)論是的公文的內容、公文文種的選擇、公文格式、文風(fēng)、還是行文語(yǔ)氣以及表達方法等因素，都應規范運用。因此，公文寫(xiě)作時(shí)，行文關(guān)系要正確，選用文種要恰當，使用語(yǔ)言要準確，公文格式要規范。
公文內容必須符合國家的法律法規、路線(xiàn)方針政策，合乎上級指示和規定，與本機關(guān)其他現行有效文件保持一致。實(shí)事求是，即要求公文的內容能從實(shí)際情況出發(fā)，有切實(shí)的客觀(guān)針對性，有利于解決實(shí)際問(wèn)題;要忠實(shí)地反映情況和問(wèn)題;各種判斷要合乎實(shí)際;各種解決問(wèn)題的方法措施應切實(shí)可行，具有可操作性。文種使用要恰當。不同的文種，具有不同的功能和作用，并體現發(fā)文機關(guān)與受文機關(guān)之間的關(guān)系，體現了不同的行為目的。文種使用不當，會(huì )造成行文關(guān)系的混亂。恰當地使用文種，可以進(jìn)一步增強公文的效能，確保公文的寫(xiě)作質(zhì)量。因此，秘書(shū)要深入研究文種，恰當使用文種，因此，文秘人員在撰寫(xiě)公文時(shí)，要注意常用公文文種的區別，要“對號入座”、忌“張冠李戴”，應準確掌握和正確應用，根據行文關(guān)系、行文目的'選擇文種，使用文種。
公文格式要規范。公文的規范格式能夠體現公文的法定效力、權威性與嚴肅性，以規范、莊重的形式和邏輯力量引起人們對它的重視，為人們閱讀、承辦和管理公文創(chuàng )造便利條件，有利于提高工作效率，是公文有效性的切實(shí)保障。這些格式規范對于表明公文的來(lái)源、去向、內容、時(shí)間、傳知范圍及對公文印制規格有著(zhù)重要的作用，我們要根據公文寫(xiě)作的目的、內容、需要以及所要解決的實(shí)際問(wèn)題去寫(xiě)作。
(五)端正文風(fēng)，行文語(yǔ)言準確、簡(jiǎn)練
樹(shù)立健康優(yōu)良的文風(fēng)，這是當今公文寫(xiě)作的一項重要任務(wù)。首先要堅持實(shí)事求是的原則，這也是秘書(shū)工作的基本原則。秘書(shū)撰寫(xiě)文件時(shí)，應注重調查研究，堅持實(shí)事求是的原則，內容要符合客觀(guān)實(shí)際，掌握分寸，客觀(guān)公正。
其次，公文語(yǔ)言一定要準確、鮮明、生動(dòng)、簡(jiǎn)練。公文的語(yǔ)言要準確，是指文章要真實(shí)、貼切、規范、恰如其分地反映客觀(guān)事物，并揭示其本質(zhì)意義。詞義要精當準確，詞匯要豐富，正確地進(jìn)行科學(xué)的判斷和符合邏輯的推理。它要求觀(guān)點(diǎn)符合黨的國家的方針政策，準確體現發(fā)文機關(guān)意圖，材料真實(shí)可靠;語(yǔ)言質(zhì)樸、合乎語(yǔ)法、符合邏輯;語(yǔ)氣輕重恰如其分，以保證語(yǔ)言的嚴謹、準確、通暢，規范、完整、清晰、耐久，準確表達中心思想。
公文的語(yǔ)言要鮮明，即立論明確，不能有歧義。處理好材料與主旨的關(guān)系。贊成的、反對的，歌頌的，批判的，態(tài)度明朗，是非清楚，是非愛(ài)憎分明，不能含糊其辭、模棱兩可。公文的語(yǔ)言要生動(dòng)，就是把所要寫(xiě)的事情、思想和情感栩栩如生地表達出來(lái)，也就是寫(xiě)“活”了。反映新事物，研究新問(wèn)題，內容有新意。公文和文學(xué)作品不同，文學(xué)作品講的是形象的生動(dòng)性，公文講的是解決問(wèn)題的需求性、這就得運用公文語(yǔ)言的表達技巧。因此，秘書(shū)人員一定要扎扎實(shí)實(shí)過(guò)好文字語(yǔ)言關(guān)。
公文的語(yǔ)言要簡(jiǎn)練，在語(yǔ)言質(zhì)樸、通順的基礎上，文字簡(jiǎn)明扼要，概括力強，言簡(jiǎn)意賅。要求用最簡(jiǎn)潔的文字，順暢而有條理地說(shuō)明問(wèn)題，表達豐富的內容。該短則短，該長(cháng)則長(cháng)，句中無(wú)余字，篇中無(wú)剩言，不累贅重復，不冗長(cháng)拖沓。行文簡(jiǎn)潔，主旨突出，進(jìn)一步提高辦事效率。切忌長(cháng)而空，累贅重復，冗長(cháng)拖沓。我們一定要提高對端正文風(fēng)的認識，杜絕弄虛作假、套話(huà)連篇，空洞無(wú)物、浮華雕飾、矯揉造作等風(fēng)氣對公文的影響，樹(shù)立優(yōu)良文風(fēng)。講究工作實(shí)效，注意調查研究;提高自身的素質(zhì)。
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