關(guān)于秘書(shū)素養的公關(guān)禮儀知識

　　職場(chǎng)禮儀，是我們在職場(chǎng)中所應當遵循的一系列禮儀規范。 學(xué)會(huì )職場(chǎng)禮儀規范，將使你的職業(yè)形象大為提高。 會(huì )使你在工作中左右逢源，事業(yè)蒸蒸日上。以下是小編整理的關(guān)于秘書(shū)素養的公關(guān)禮儀知識，希望對大家有所幫助。

　　秘書(shū)的禮儀修養介紹

　　一、服飾得體

　　秘書(shū)人員作為領(lǐng)導的直接輔助者，經(jīng)常要協(xié)助領(lǐng)導接待各方面的來(lái)客，工作在經(jīng)常直接與社會(huì )廣泛接觸的外向型崗位上，其良好的個(gè)人形象對于搞好關(guān)系、協(xié)調工作具有不可忽視的作用。在某種意義上，秘書(shū)的形象往往能反映一個(gè)單位的精神面貌和經(jīng)營(yíng)品質(zhì)，所以，成功的秘書(shū)都懂得自己的良好開(kāi)象推動(dòng)企業(yè)(單位)文化建設，用禮儀架起信息溝通的橋梁。服飾禮儀展示的是一個(gè)人的外在形象，它在個(gè)人的職業(yè)生涯中起著(zhù)十分重要的作用。

　　(一)、秘書(shū)服飾對個(gè)人的作用

　　1、交往中得體的服飾可以讓對方獲得良好的第一印象。根據心理學(xué)的人際吸引原則，在人際交往過(guò)程中“第一印象”往往會(huì )直接影響日后的交往能否順利進(jìn)行。因為人們常以第一次交往的知覺(jué)作為判斷對方人品、能力的依據，并確定是否繼續交往以及交往的方式、交往的深度。心理學(xué)家的實(shí)驗結果表明，人們對他人的認識和看法，往往只是對第一印象的強化或弱化，因此有“公共活動(dòng)的成敗取決于第一次接觸”的說(shuō)法。人很難改變自己的容貌，但很容易改變自己的著(zhù)裝，得體的著(zhù)裝能給人眼前一亮的感覺(jué)。

　　2、得體的服飾可以增強秘書(shū)人員的自信心。學(xué)會(huì )用服飾裝扮自己是秘書(shū)人員改善自我形象、增強自信心，在公務(wù)活動(dòng)中被人接受、受人歡迎的重要手段。信心是力量的源泉。秘書(shū)人員具備了充分的自信心，就能在公務(wù)活動(dòng)中做到彬彬有禮，熱情大方，自尊而不自負，坦誠而不魯直，謙虛而不拘謹，老成持重而不圓滑世故。我們自己試試就可以發(fā)現：當你穿著(zhù)整潔的西裝、打著(zhù)標準的領(lǐng)帶與人交往時(shí)，無(wú)論是走姿還是坐姿都要比著(zhù)休閑裝莊重許多、精神許多。

　　3、得體的著(zhù)裝可以展示秘書(shū)人員良好的文化修養。良好的文化修養是建立在扎實(shí)的學(xué)識基礎之上的。秘書(shū)人員代表著(zhù)企業(yè)和個(gè)人的雙重形象，秘書(shū)良好的形象反映著(zhù)企業(yè)奮發(fā)向上的精神面貌。秘書(shū)人員維護個(gè)人形象也就是維護企業(yè)形象，社會(huì )公眾正是通過(guò)感受秘書(shū)的親和力而對企業(yè)產(chǎn)生好感的。

　　(二)、秘書(shū)服飾對企業(yè)的作用

　　1、秘書(shū)作為企業(yè)(組織)的一員，其服飾反映著(zhù)企業(yè)的實(shí)力和經(jīng)營(yíng)理念。目前，世界經(jīng)濟形勢正在發(fā)生重大變化，多元化經(jīng)濟格局和國際市場(chǎng)一體化趨勢要求企業(yè)調動(dòng)一切積極因素，利用一切有效手段，提高企業(yè)的知名度�！叭丝恳卵b，佛要金裝�！眱�(yōu)雅得體的服飾可以顯示企業(yè)的實(shí)力，統一著(zhù)裝可以顯示企業(yè)的團隊精神，在外觀(guān)上給人一種管理科學(xué)、制度嚴格、訓練有素的印象，也可以使員工增強對企業(yè)目標的認同感和作為企業(yè)一員的使命感、自豪感，產(chǎn)生對企業(yè)的歸屬感，從而形成強大的凝聚力。

　　2、得體的服飾展示著(zhù)企業(yè)的獨特個(gè)性。每個(gè)企業(yè)都有其獨特的個(gè)性，不同的企業(yè)因經(jīng)營(yíng)理念的不同而有不同的經(jīng)營(yíng)管理方法、不同的品位。服飾反映著(zhù)企業(yè)文化和員工的精神面貌，高雅得體的服飾有助于樹(shù)立企業(yè)富有省略的風(fēng)格形象。如海爾集團的綠色工裝表明其“綠色家電”的理念，喜來(lái)登酒店員工的紅裝體現著(zhù)朝氣與熱情，空中小姐的藍色服裝則給乘額以溫馨感、舒適美。這些不同顏色、不同風(fēng)格的著(zhù)裝充分體現了成熟企業(yè)的品位，突出展示了企業(yè)的文化，對于增強員工凝聚力和向心力具有不可估量的作用。

　　(三)、秘書(shū)著(zhù)裝的要求

　　“秘書(shū)工作起著(zhù)信息匯總和傳播作用。建立良好的、相互了解和信任的關(guān)系，樹(shù)立組織及秘書(shū)本人在各界公眾中的良好形象和信譽(yù)，是秘書(shū)公關(guān)的主要內

　　容�！泵貢�(shū)人員的著(zhù)裝既要體現實(shí)用性，也要體現裝飾性，體現個(gè)體自身的審美素質(zhì)和組織形象。要晝把服飾的自然屬性、社會(huì )屬性、情感屬性與秘書(shū)公關(guān)活動(dòng)的禮儀屬性結合起來(lái)，盡可能避免因自己著(zhù)裝不當而使企業(yè)的聲譽(yù)蒙受損失。

　　1、服飾著(zhù)裝必須體現個(gè)性。人們戲言“鞋合不合適，只有腳知道”，說(shuō)的就是著(zhù)裝要因人而異。一件同樣的衣服穿在不同的人身上會(huì )產(chǎn)生不同的效果，這是因為不同的人性格氣質(zhì)不同造成的。所以，穿什么衣服應根據個(gè)人的特點(diǎn)而定，只有使衣著(zhù)與自己的年齡、性別、膚色、體形等特點(diǎn)相適應，特別是和自己的性格、氣質(zhì)、個(gè)性特征相吻合才是得體的。如果在著(zhù)裝上不顧個(gè)人的特點(diǎn)和自身條件，一味地趕時(shí)髦，就不僅不能展示自己的良好氣質(zhì)還會(huì )鬧出東施效顰的笑話(huà)來(lái)。

　　2、選擇服飾要揚長(cháng)避短。秘書(shū)人員選擇服飾一定要注意揚長(cháng)避短，盡量避免穿戴與自己體形不協(xié)調的服飾，這樣才能充分展示自己身材的長(cháng)處，使自己充滿(mǎn)自信地出現在各種社交場(chǎng)合。服飾著(zhù)裝還要體現民族特色。改革開(kāi)放以來(lái)，我國各個(gè)領(lǐng)域的對外交往日益擴大，秘書(shū)人員在各種對外交往活動(dòng)中與其穿西式服裝，還不如穿民族服裝，這樣既不落谷套又易于引起對方注意。在每年召開(kāi)的亞太經(jīng)濟合作組織非正式會(huì )議上，與會(huì )各國領(lǐng)導都穿戴舉辦國的民族服裝，這表明民族服飾是受人歡迎和尊重的。

　　3、選擇服飾要以簡(jiǎn)潔為美。簡(jiǎn)潔是當今服飾發(fā)展的大方向，服飾越簡(jiǎn)潔、越流暢，其美學(xué)效果就越好。秘書(shū)人員工作比較繁重，服飾過(guò)于煩瑣不但不利于工作上輕裝上陣，還會(huì )讓人當做“花瓶”“擺設”看待。而簡(jiǎn)潔的服飾則會(huì )給人一種輕松、明快之感，有利于人際間的溝通。

　　秘書(shū)人員是公關(guān)活動(dòng)的主體，如何穿戴、修飾會(huì )直接影響公眾心理，影響公關(guān)活動(dòng)的過(guò)程和結果，對此我們必須有一個(gè)正確的認識。

　　二、服飾

　　服飾，是指人的服裝穿著(zhù)、飾品佩戴、美容化妝幾個(gè)方面的統一，有時(shí)也單指衣著(zhù)穿戴。

　　(一)、整體性原則

　　正確的著(zhù)裝，能使形體、容貌等形成一個(gè)和諧的整體美。服飾的整體美構成因素是多方面的，包括：人的形體和內在氣質(zhì)、服裝飾物的款式、色彩、質(zhì)地、加工技巧乃至著(zhù)裝的環(huán)境等等。著(zhù)裝的整體美是由服飾的內在美與外在美構成的。外在美是指人的形體及服飾的外在表現;內在美指人的內在精神、氣質(zhì)、修養及服裝本身所具有的“氣韻”。打扮是外在的，若能不斷充實(shí)自己的內涵，培養自己優(yōu)雅的風(fēng)度及高貴的氣質(zhì)，那么著(zhù)裝上一定是成功的。

　　(二)、個(gè)性化原則

　　著(zhù)裝的個(gè)性原則不單指通常意義上的個(gè)人的性格，它是主要方面，還包括一個(gè)人的年齡、身材、氣質(zhì)、愛(ài)好、職業(yè)等因素在外表上的反映所構成的個(gè)人特點(diǎn)。在了解服飾自身的特點(diǎn)后，才能選擇與自身個(gè)性和諧一致的服飾。

　　(三)、符合“社會(huì )角色”的原則

　　人們在社會(huì )生活是多方面的、多層次的，在不同的社會(huì )場(chǎng)合，扮演不同的社會(huì )角色。在社會(huì )活動(dòng)中，人們的儀表、言行必須符合自身的身份、地位、社會(huì )角色，才能被人所接受。因此，利用得體的著(zhù)裝，可以滿(mǎn)足他人對自己社會(huì )角色的期待，促成社動(dòng)的成功。

　　(四)、TPO原則

　　服飾的基本運用原則是時(shí)間(Time)、地點(diǎn)(Place)和場(chǎng)合(Occa-sion)三者兼顧，簡(jiǎn)稱(chēng)T.P.O原則。

　　“T”原則，即時(shí)間原則，包含三個(gè)意思：一是指一天中時(shí)間的變化;二是指一年的四季的不同;三是指時(shí)代間的差異。日間是工作時(shí)間，著(zhù)裝要根據自己的工作性質(zhì)的特點(diǎn)，總體上以莊重大方為原則。如果安排有社交活動(dòng)或公關(guān)活動(dòng)，則應以典雅端莊為基本著(zhù)裝格調。晚間可能可宴請、聽(tīng)音樂(lè )、看演出、赴舞會(huì )等社交活動(dòng)，由于空間的相對縮小和人們的心理作用，人們往往對晚間活動(dòng)的服飾比白天活動(dòng)時(shí)的服飾給予更多的關(guān)注和重視。因此，晚間著(zhù)裝要講究一些，禮儀要求也要嚴格一些。晚間著(zhù)裝以晚禮服為宜，以形成典雅大方的禮儀形象。西方許多國家都有一條明文規定：人們去歌劇字觀(guān)看歌劇一類(lèi)的演出時(shí)，男士一律著(zhù)深色晚禮服，女士著(zhù)裝也要端莊雅致，以裙裝為宜，否則不準入場(chǎng)，這一規定旨在強調社交場(chǎng)合的文明與禮儀，同時(shí)也體現著(zhù)西方國家所具有的尊重他人、可以營(yíng)造成好的環(huán)境與氛圍的社會(huì )文化。所謂四季性是指服飾穿戴應考慮春、夏、秋、冬四季的氣候環(huán)境。拿服裝來(lái)說(shuō)，夏天應著(zhù)輕軟、涼爽的服裝;冬天應穿保暖、大方的服裝;不可冬服夏穿，夏衣冬穿，春秋天的服裝可以自然、隨意一些。所謂時(shí)代性是說(shuō)，服飾應順應時(shí)代發(fā)展的主流和節奏，不可太超前，也不可大滯后。很難想象，一個(gè)漂亮的小姐穿著(zhù)漢代的禮服或比基尼出席一個(gè)現代的正式公關(guān)活動(dòng)會(huì )產(chǎn)生什么樣的后果。

　　“P”原則，即地點(diǎn)原則，主要是指服飾穿戴者將要出現的空間環(huán)境。地點(diǎn)原則要求公關(guān)人員對即將到達的正式場(chǎng)境有一個(gè)了解或估計，是辦公室還是碼頭車(chē)站?是高級賓館還是公園、綠地，還是荒郊野外???然后再選擇自己應穿的服裝和應戴的飾品，盡量做到在種類(lèi)、質(zhì)地、款式、花色等方面與所要參加的地點(diǎn)相協(xié)調。例如，女性在辦公室環(huán)境中工作時(shí)，其襯衫或內衣的領(lǐng)口就不能過(guò)低、過(guò)松或過(guò)于繁瑣.而應該高低適度、簡(jiǎn)潔利索。

　　“O”原則，即場(chǎng)合原則，主要是指衣飾打扮應顧及活動(dòng)場(chǎng)所的氣氛、規格。莊重、嚴肅的慶典、儀式活動(dòng)應盡量正規;輕松、愉快的郊游、遠足應盡量隨便。很難想象，出席一個(gè)嚴肅的政治活動(dòng)時(shí)穿一身睡衣，著(zhù)一雙拖鞋，主人會(huì )覺(jué)得你是很重視，會(huì )對你表示尊重和感激。相反，如果是參加一個(gè)有親朋好友在一起的體育游藝活動(dòng)或野炊郊游，你西裝革履、濃妝艷抹，大家一定會(huì )覺(jué)得你迂腐，俗氣，不合時(shí)宜，甚至于對你敬而遠之。因此，當參加遠足、郊游一類(lèi)活動(dòng)時(shí)，應穿舒適、便于活動(dòng)的便裝。乘坐汽車(chē)、輪船、飛機等交通工具時(shí)，應穿寬松舒適的便裝。

　　只有認真遵循以上所講的T、P、O原則去選擇自己的恰當的服裝飾品，才可能在公眾中樹(shù)立起自己可親、可敬、可信的形象，也只有按照這個(gè)原則去搞好服飾穿著(zhù)、美容化妝等各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節的統一、協(xié)調，才能利用服飾、化妝所形成的整體美在我們的社交活動(dòng)中發(fā)揮合理的效果。

　　三、服飾的禮儀要求與技巧

　　(一)、禮服

　　禮服分為男士禮服和女士禮服，從廣義上講，禮服泛指一切適合于在莊重場(chǎng)合中或舉行儀式時(shí)所穿的服裝。

　　1.男士禮服

　　(1)晨禮服，又名常禮服。為日常用之禮服，通常上裝為灰色或黑色，后擺為圓尾形;其上衣長(cháng)與膝齊，胸前僅有一�？�。下裝為深灰色黑條褲，一般用

　　背帶，配白襯衣，灰、黑、駝色領(lǐng)帶均可，穿黑襪子、黑皮鞋，可戴黑禮帽，晨禮服是白天穿的正式禮服，適合參加典禮、婚禮及星期天到教堂做禮拜等活動(dòng)。

　　(2)小禮服，也稱(chēng)小晚禮服、晚餐禮服或便禮服。這是晚間集會(huì )最常用的禮服，其上衣與普通西裝相同，通常為全黑或全白，衣領(lǐng)鑲有鍛面，下裝為配有緞帶或絲腰帶的黑褲。系黑領(lǐng)結，穿黑皮鞋，一般不戴帽子和手套。這種禮服適用于晚上舉行的宴會(huì )、晚會(huì )、音樂(lè )會(huì )、觀(guān)看歌舞劇等場(chǎng)合。

　　(3)大禮服，也稱(chēng)燕尾服，黑色或深藍色上衣，前擺齊腰剪平，后擺剪成燕尾狀，翻領(lǐng)上鑲有鍛面;下裝為黑或藍色配有鍛帶、褲腿外側有黑絲帶的長(cháng)褲，一般用背帶，系白領(lǐng)結，可戴大禮帽，配黑皮鞋、黑絲襪，戴白手套。大禮服是一種晚禮服，適合于晚宴、舞會(huì )、招待會(huì )，遞交國書(shū)等場(chǎng)合。

　　(4)中山服。是我國男士的傳統禮服。其前門(mén)襟有五�？圩�;帶風(fēng)紀扣的封閉式領(lǐng)口，上下左右共有四個(gè)貼袋，袋蓋外翻并有蓋扣;著(zhù)中山裝腔作勢要保持整潔，熨燙要平整，衣領(lǐng)里可稍許露出一道白襯衫領(lǐng)。一般應為上下身同色的深色毛料精制。穿著(zhù)時(shí)，應將前門(mén)襟、風(fēng)紀扣。袋蓋扣全部扣好;口袋內不宜放置雜物，以保持平整挺括，配擦亮的黑色皮鞋。中山服可用于各種禮儀活動(dòng)，以顯莊重、神氣、穩健、大方，富有中國男子氣派。

　　2.女士禮服

　　(1)晨禮服，也稱(chēng)常禮服，通常由質(zhì)料、顏色相同的上衣和裙子搭配而成，民可以是單件連衣裙。一般以長(cháng)袖為主�？膳鋷�手套和帽子，也可攜帶一只小巧的手包或挎包。晨禮服主要在白天穿，適用于參加在白天舉行的慶典、茶會(huì )、游園會(huì )和婚禮。

　　(2)小禮服，也稱(chēng)小晚禮服或便服。通常是指長(cháng)至腳面而不拖地的露背式單色連衣裙，其衣袖有長(cháng)有短，著(zhù)裝時(shí)可根據衣袖的長(cháng)短選配長(cháng)短適當的手套，通常不戴帽子或面紗。小晚禮服的地位僅次于大禮服，主要適合于參加晚上6點(diǎn)以后舉行的宴會(huì )、音樂(lè )會(huì )或觀(guān)看歌舞劇時(shí)穿著(zhù)。

　　(3)大禮服。大禮服為袒胸露背的單色拖地或不拖地的單色連衣裙式服裝;配戴顏色相同的帽子和長(cháng)紗手套以及各種飾物。大禮服是一種最正式的禮服，主要使用于在晚間舉行的最正式的各種活動(dòng)，如官方舉行的正式宴會(huì )、酒會(huì )、大型正式的交際舞會(huì )等。

　　(4)旗袍。旗袍有各種不同的款式和花色。緊扣的高領(lǐng);貼身，衣長(cháng)過(guò)膝;兩旁開(kāi)衩，斜式開(kāi)襟，這些是旗袍的特點(diǎn)。在禮儀場(chǎng)合穿著(zhù)的旗袍，其開(kāi)衩不宜太高，應到膝關(guān)節上方一到兩寸為最佳，著(zhù)旗袍可配穿高跟鞋或半高跟皮鞋，或配穿高級面料、制作考究的布鞋。

　　除以上各式男女常見(jiàn)禮服外，有時(shí)也可視情況穿著(zhù)夾克衫、獵裝、各種連衣裙以及其它時(shí)裝參加一些社交活動(dòng)。

　　參加葬禮和吊唁活動(dòng)，男士應穿黑色或其他深色服裝，內穿白色或暗色襯衫，系黑領(lǐng)帶;女士著(zhù)深色服裝，內穿白色或暗色襯衫，不用花手帕，不抹口紅，不戴裝飾品。

　　參加婚禮不一定穿十分新式的服裝，應當盡量美觀(guān)大方一些，女性應適當化妝打扮。

　　現在，世界上大多數國家在穿著(zhù)方面正趨于簡(jiǎn)單化，很少有人穿上述傳統禮服參加涉外社交活動(dòng)，特別是穿燕尾服的人更是越來(lái)越少。在比較隆重正式的場(chǎng)合，只要穿著(zhù)深色、質(zhì)料好的西裝就可以了。

　　(二)、西裝

　　西裝是目前世界各地最常見(jiàn)、最標準、男女皆用的禮服。西裝的最大特點(diǎn)是簡(jiǎn)便、舒適，它能使穿著(zhù)者顯得穩重高雅、自然瀟灑。

　　目前，國際流行的西裝在外觀(guān)造型上可以分為三大流派——英式、美式、歐式。

　　英式西裝，肩部與胸部線(xiàn)條平坦、流暢，輪廓清晰明快，最能體現紳士派頭;面料一般采用純毛織物，色彩以深藍和黑色為主，配以白襯衣和黑領(lǐng)結。整體效果是威嚴、莊重、高貴。許多上層人物在正規場(chǎng)合都喜歡選擇英式西裝，故英式西裝素有正式西裝之稱(chēng)。

　　美式西裝，重視服式機能性，面料較薄，且有一定的伸縮性，也不強調光澤的強弱，在造型上略收腰身，后背開(kāi)單衩或雙衩，肩部不用過(guò)高的墊肩，胸部也不過(guò)分收緊，保持自然形態(tài)。這種西裝不那么刻板，穿著(zhù)時(shí)比較隨便，反映了美國人自由清新的著(zhù)裝觀(guān)念，美式西裝最適合用做日常的辦公室服穿用。

　　歐式西裝，剪裁得體，造型優(yōu)雅、規矩，肩部墊得很高，有時(shí)甚至給人一種雙肩微微聳起的感覺(jué)，胸部用上等的襯做得十分挺括，面料多以黑、藍精紡毛織物為主，質(zhì)地要求細密厚實(shí)。就整體造型來(lái)看，歐式西裝與英式西裝十分相似，但比英式更考究、更優(yōu)雅，腰身緊收，袖管窄瘦，背后開(kāi)雙衩，褲管呈錐形向下收窄。穿上歐式西裝，人顯得特別自信和挺拔，并略帶一點(diǎn)浪漫情懷。

　　以上三種風(fēng)格流派的西裝，男士們可以根據自己的愛(ài)叟、身材和具體場(chǎng)合來(lái)選用。一般來(lái)說(shuō)，在宴會(huì )、酒會(huì )、慶典、會(huì )見(jiàn)貴賓等高級社交場(chǎng)合，應穿英式西裝;在舞會(huì )上、訪(fǎng)友、參觀(guān)、會(huì )議等半正規場(chǎng)合可穿美式西裝。

　　西裝與襯衫、領(lǐng)帶、皮鞋、襪子、褲帶等是一個(gè)統一的整體。只有它們彼此間統一、協(xié)調，才能襯托出西裝挺括、飄逸、光彩奪目的美感。因此，下面我們按穿著(zhù)時(shí)從內到外、從上到下的順序簡(jiǎn)述一下西裝的穿著(zhù)禮儀：

　　1.襯衫的選擇與穿著(zhù)

　　能與西裝相配的襯衫很多，最常見(jiàn)的是白色或其他淺色。領(lǐng)子應是有座硬領(lǐng)、衣領(lǐng)的寬度應根據自己的脖子長(cháng)短來(lái)選擇，比如說(shuō)：脖子較短的人不宜選用寬領(lǐng)襯衫;相反，脖子較長(cháng)的人也不宜選用窄領(lǐng)襯衫。領(lǐng)口不能太大，也不能太小，以扣上領(lǐng)口扣子以后，自己的食指能上下自由插進(jìn)為比較標準。袖子的長(cháng)度以長(cháng)出西裝袖口2厘米左右為標準。

　　襯衫在穿著(zhù)時(shí)，長(cháng)袖或短袖硬領(lǐng)襯衫應扎進(jìn)西褲里面，短袖無(wú)座軟領(lǐng)襯衫可不扎。如果在乎時(shí)，長(cháng)袖襯衫不與西裝L裝合穿時(shí)，襯衫領(lǐng)口的扣子可以不扣，讓其敞開(kāi)，但一般只能敞開(kāi)一�？圩�，袖口可以挽起，但一般只能按袖口寬度挽兩次，絕對不能挽過(guò)肘部。如果與西裝上衣合穿，或者雖不合穿，但要配扎領(lǐng)帶時(shí)，則必須將襯衫的全部扣子都系好，不能挽起衣袖，袖口也應扣好。

　　秘書(shū)知識素養

　　對于一個(gè)秘書(shū)工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識結構應有三個(gè)方面:基礎知識、專(zhuān)業(yè)知識、相關(guān)知識

　　一、基礎知識

　　秘書(shū)工作者知識的第一個(gè)層次，是秘書(shū)工作者必備的知識和前提條件。秘書(shū)工作者的知識面要廣，基礎知識要扎實(shí)。為此秘書(shū)工作應掌握以下三個(gè)方面的知識。

　　1、科學(xué)文化知識

　　基礎知識的基礎，包括語(yǔ)文、數學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語(yǔ)等等。特別要注意語(yǔ)言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學(xué)習，可以讓自己透過(guò)歷史的現象抓住內在的規律和本質(zhì)的東西。

　　2、馬列主義理論知識

　　哲學(xué)、政治經(jīng)濟學(xué)、黨的建設有實(shí)踐中不斷地學(xué)習，才能提高理論修養。

　　3、政策法規知識

　　這是作為秘書(shū)工作者必備的知識，包括黨的路線(xiàn)、方針、政策和國家的憲法、法律法規、法令等相關(guān)的知識，特別要注重后者的學(xué)習。因為它在平時(shí)的工作中接觸最多的知識。

　　二、專(zhuān)業(yè)知識

　　是秘書(shū)工作者知識結構的核心或者是主體，也是區別于其他領(lǐng)域的知識結構的方面。

　　1、理論知識，是秘書(shū)學(xué)和秘書(shū)工作總體的理論知識，是秘書(shū)工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論，

　　也是秘書(shū)工作的基本理論知識，秘書(shū)指導思想。分門(mén)別類(lèi)的理論，包括文書(shū)處理，信息處理，信息調研和秘書(shū)實(shí)務(wù)的理論。

　　2、業(yè)務(wù)知識，秘書(shū)工作中各個(gè)環(huán)節的操作常識，基本技能，操作規范，公文的起草等。

　　3、行業(yè)知識，秘書(shū)工作者所在機關(guān)的行業(yè)的基本知識。

　　三、相關(guān)知識

　　秘書(shū)工作者的輔助知識，它包括以下幾個(gè)方面的知識。

　　1、新的學(xué)科知識，社會(huì )科學(xué)和自然科學(xué)，是相關(guān)知識中的一個(gè)重要內容，包括行為科學(xué)、系統論、控制論、信息論。

　　2、管理學(xué)知識，行政管理，領(lǐng)導科學(xué)，決策等方面的知識。

　　3、社會(huì )交往知識，社會(huì )關(guān)系學(xué)，公共關(guān)系學(xué)，人際關(guān)系學(xué)等，以便秘書(shū)工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。

　　4、心理學(xué)知識

　　四、社會(huì )知識

　　國際知識，當前國際的基本問(wèn)題，世界格局，政治，經(jīng)濟，軍事，思想，科技，文化等方面知識的變化及發(fā)展情況。

　　國內知識，國情，民情，民俗，民風(fēng)等。

　　秘書(shū)的職業(yè)素養

　　一、秘書(shū)的業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　秘書(shū)的業(yè)務(wù)素質(zhì)表現為與秘書(shū)的本職工作密切相關(guān)的一些能力要求。由于秘書(shū)工作的內容豐富多樣，所以秘書(shū)的能力要求也很多，這些能力要求根據秘書(shū)工作的分類(lèi)，大致可分為辦事、撰文和技術(shù)三種，我們對這三種能力分作介紹。

　　(一)辦事的能力

　　“秘書(shū)部門(mén)是辦事機構，秘書(shū)的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書(shū)工作的重要能力”�！稗k事能力”是我們習慣上的說(shuō)法，其實(shí)，它是由多種能力合成的，主要包括以下幾個(gè)方面。

　　1.調查研究的能力�！罢{查研究是指人們深入現場(chǎng)進(jìn)行考察,以探求客觀(guān)事物的真相、性質(zhì)和發(fā)展規律的活動(dòng)”。調查研究是秘書(shū)人員重要的業(yè)務(wù)之一，為了當好領(lǐng)導的助手和參謀，為了為領(lǐng)導機構作出決策、制定政策提供依據，為了起草報告、處理公文、處理來(lái)信來(lái)訪(fǎng)、辦理議案提案都必須做好調查研究。為此，秘書(shū)必須熟練掌握調查研究的各項程序、調查研究的方式方法和處理調查材料的能力。

　　2.理解和領(lǐng)會(huì )能力。要有較高的理解領(lǐng)會(huì )能力，關(guān)鍵要聽(tīng)得快，聽(tīng)得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力和精湛的品評力。

　　3.口語(yǔ)表達能力。這是對秘書(shū)的特殊要求。會(huì )說(shuō)話(huà)這是一門(mén)學(xué)問(wèn)，而且是事關(guān)辦事的成敗的基礎。會(huì )說(shuō)話(huà)最起碼要做到三點(diǎn)：口齒清楚;表達準確;懂得說(shuō)話(huà)藝術(shù)。前兩條是基本的，第三條石進(jìn)一步要求，它包括了感染力、說(shuō)服力、風(fēng)度、禮貌等，需要我們由淺而深的去掌握。

　　4.應變能力。世界上的事物是瞬息萬(wàn)變、不斷發(fā)展的，人們辦事的計劃和方案，常常會(huì )與現實(shí)不太相符，甚至大相徑庭;有時(shí)會(huì )突然變化，把原來(lái)的計劃和方案完全打亂。在這種情況下，辦事人員要胸有成竹，臨機不亂，迅速作出決策，一案不行另?yè)Q一案，原則不變，靈活處置，以達到預期目的。

　　5.交際能力。處理人際關(guān)系是一門(mén)學(xué)問(wèn)，而交際能力又是處理人際關(guān)系的重要因素。一個(gè)秘書(shū)如果很善于交際，見(jiàn)面就熟，是人很容易接近，也容易被人信賴(lài)，那么辦事的成功率就會(huì )比較高�！敖浑H能力又大多體現在協(xié)調工作和與領(lǐng)導的相處當中，而這兩方面對于秘書(shū)人員事業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要”，所以學(xué)習交際藝術(shù)，提高交際能力，并非無(wú)足輕重。

　　還有其他一些能力�？傊�，辦事能力是個(gè)綜合水平的體現。

　　(二)較強的文字處理能力

　　文字處理能力是秘書(shū)人員的基本功。秘書(shū)幾乎整天與文字打交道，人們常把秘書(shū)成為“秀才”，道理正在于此。

　　“秘書(shū)人員的文字處理能力，不是單純的文筆技巧問(wèn)題，它實(shí)際是較高的政治理論水平、豐富的科學(xué)文化知識和現實(shí)資料信息、較強的分析和認識問(wèn)題的能力以及流暢的文筆等多方面素養的綜合反映，也是一種綜合性能力”。

　　秘書(shū)人員文字處理能力的形成和提高，既須作綜合的努力，有有賴(lài)于長(cháng)期的、反復的、刻苦的寫(xiě)作實(shí)踐。只有在寫(xiě)作實(shí)踐中進(jìn)一步對有關(guān)寫(xiě)作知識加以消化，做到心領(lǐng)神會(huì )，下筆才能左右逢源。提高文字處理能力的關(guān)鍵是自己多寫(xiě)多練。

　　(三)熟練掌握辦公自動(dòng)化設備的技能

　　論秘書(shū)應具備的素質(zhì)論秘書(shū)應具備的素質(zhì)“隨著(zhù)時(shí)代的發(fā)展，現代技術(shù)在辦公室已經(jīng)普遍應用，辦公室很多工作日趨自動(dòng)化，所以秘書(shū)人員為了完成本職工作，還必須熟練掌握辦公自動(dòng)化設備”[⑥]。這些技術(shù)主要包括：微電腦技術(shù)、打字技術(shù)、復印技術(shù)、縮微技術(shù)、攝影技術(shù)、錄音錄像技術(shù)、速記技術(shù)、書(shū)法技術(shù)、編輯技術(shù)、校對技術(shù)。在目前條件下，秘書(shū)人員應掌握的主要技能有：會(huì )使用文字處理機、電子計算機、多功能電話(huà)、復印機、傳真機等，還要懂得其簡(jiǎn)單構造，掌握維修保養方法。同時(shí)，學(xué)會(huì )用電腦起草、修改文件，以及檔案資料檢索，縮微攝影技術(shù)等。秘書(shū)人員不僅要學(xué)會(huì )硬件操作，而且軟件編制，成為既懂秘書(shū)業(yè)務(wù)又懂電腦技術(shù)的通才。一方面秘書(shū)隊伍應有一批專(zhuān)業(yè)的技術(shù)能手，另一方面所有人員都應掌握自己工作中要用到的技術(shù)手段。

　　二、智能素質(zhì)

　　業(yè)務(wù)素質(zhì)決定于智能的高低、強弱，智能是業(yè)務(wù)能力的基礎。因此，秘書(shū)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與他們的智能素質(zhì)密切相關(guān)。

　　智能素質(zhì)包括五方面：知識結構，思維能力，臨機處事能力，記憶能力和自省能力。

　　(一)完善的知識結構

　　秘書(shū)由于長(cháng)期從事文字工作，這就要求他們有完善的知識結構作為其擁有良好文筆和敏捷才思的基礎。秘書(shū)應該具有的這種知識結構主要包括：國際政治，國內政策，歷史，文化，民族知識，邏輯科學(xué)，領(lǐng)導方法，民主集中制原則，決策科學(xué)等。此外，工作經(jīng)驗、社會(huì )閱歷也是知識，而且是開(kāi)發(fā)智力和才干的重要知識。這不是要求秘書(shū)人員對每一門(mén)知識都精讀，而是要求對一般只是懂得即可，而對有所側重的知識要懂得很多、很深，這樣才能做好秘書(shū)工作。這種完善的知識結構需要秘書(shū)在日常生活中要不斷學(xué)習積累才能完成。

　　(二)思維能力

　　人智能的高低，是有思維能力開(kāi)發(fā)程度決定的。所以思維能力的開(kāi)發(fā)尤其要引起秘書(shū)的注意。從秘書(shū)工作的角度看，這種思維能力主要包括：語(yǔ)言表達能力，邏輯能力，思辨能力，認識能力，領(lǐng)會(huì )能力等。

　　1.語(yǔ)言表達能力。語(yǔ)言是表達思想、進(jìn)行交際的工具，絕對離不開(kāi)思維。甚至可以說(shuō)，沒(méi)有思維就沒(méi)有語(yǔ)言，沒(méi)有語(yǔ)言也就表達不出思維結果。思維越深刻、越復雜，越需要語(yǔ)言加以正確表達;詞匯越豐富、語(yǔ)言表達能力越強，表達思維的能力就越強。一個(gè)秘書(shū)人員，既不斷通靈道人打交道，有不斷同各種普通人打交道，缺乏思維能力，語(yǔ)言表達能力低，就會(huì )影響智能的發(fā)揮。

　　2.邏輯能力，思維能力，認識能力。這幾方面都是思維的基本功和基本要素。秘書(shū)人員應當加強這三方面的鍛煉，以提高思維的能力，從而能夠熟練地運用邏輯思維辨別、認識事物的現象和本質(zhì)，這樣可以鍛煉一個(gè)人的智能。

　　3.領(lǐng)會(huì )能力。它包括聽(tīng)力、反映反射能力，它是秘書(shū)人員必不可少的智能。上級交代意圖、布置工作要領(lǐng)會(huì )，下邊匯報情況、請示工作，也要領(lǐng)會(huì )。秘書(shū)人員必須反應快、領(lǐng)會(huì )準，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。

　　(三)臨機處事能力

　　“臨機處事能力和應變能力很相近，但還不只是應變能力，而是在一切情況下表現的反應迅速、思路敏捷、處置泰然、機制靈活的智能”。它是以知識、經(jīng)驗和思維力做后盾的，并與心理素質(zhì)、行為智能和精神狀態(tài)密切相關(guān)。這些，一要靠思維開(kāi)發(fā)，二要在實(shí)際工作中學(xué)習和鍛煉。秘書(shū)工作內容豐富，千頭萬(wàn)緒，缺乏臨機處事能力的秘書(shū)人員是做不好工作的。如果遇到緊急事件，一般都是秘書(shū)人員先知道然后報告領(lǐng)導人指示搶救，做好善后工作。秘書(shū)人員接到這樣的突發(fā)事件的信息后，要做到臨危不亂，搞清事件情況，及時(shí)準確向領(lǐng)導匯報。

　　(四)記憶能力

　　很強的記憶力是秘書(shū)人員必備的基本功。為了工作方便，秘書(shū)人員必須善于認人、記人、記事。這就要求秘書(shū)人員強記博取，應付自如。記人除了掌握方法、訣竅之外，主要還靠平時(shí)勤下功夫多動(dòng)腦子。

　　(五)自省能力

　　自省能力又叫反思能力，是指一個(gè)人隨時(shí)回顧自己的言行，總結自己成功的經(jīng)驗和失敗的教訓，發(fā)現自己的過(guò)失和不足。常常自省的人，容易開(kāi)發(fā)智能和增長(cháng)才干。秘書(shū)人員是腦力勞動(dòng)者，多數情況下要靠發(fā)揮聰明才智完成各種任務(wù)，而他們的工作又是為領(lǐng)導機關(guān)、領(lǐng)導人服務(wù)的，特別要求事情辦得妥帖、得體，這就要不斷反思自己的言行。使智能和才干在不斷的總結中增長(cháng)起來(lái)。

　　三、心理素質(zhì)

　　秘書(shū)人員的心理素質(zhì)與做好工作很有關(guān)系。就一般情況說(shuō)，秘書(shū)人員應具備的良好心理素質(zhì)包括以下幾方面。

　　(一)堅毅的意志

　　意志是自覺(jué)地確定目的，并支配行動(dòng)，以實(shí)現預定目的的心理活動(dòng)。意志有自覺(jué)性、堅韌性、果斷性和頑強性等積極品質(zhì);也有盲目性、脆弱性、優(yōu)柔性和頑固性等消極品質(zhì)。秘書(shū)人員要鍛煉和培養自己堅定意志的毅力，在確定目的和接受任務(wù)時(shí)，要加強自覺(jué)性，克服盲目性;在遇到困難和挫折時(shí)，要堅忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而廢;在復雜的情況下辦文辦事，協(xié)助領(lǐng)導處理問(wèn)題時(shí)，在多出主意，有自信心，當發(fā)現問(wèn)題時(shí)要及時(shí)上報，做錯事及時(shí)改正。

　　(二)隨和的性格

　　性格是表現在人的態(tài)度和行為方面的比較穩定的心理特征的總和。秘書(shū)作為“內管家”，要處處關(guān)心工作，關(guān)心集體和關(guān)心群眾，對集體不能漠不關(guān)心，對待群眾，要盡力合群，融洽相處，不要孤獨怪僻，脫離群眾。性格內向的，要多看到工作中有利條件，增強自強，自信、自愛(ài)，千方百計的完成工作任務(wù)。一般來(lái)說(shuō)，對秘書(shū)人員的性格要求是：豁達開(kāi)朗、意志堅強、敏捷應變、幽默風(fēng)趣、友愛(ài)合作。

　　(三)平穩的情感

　　情感是人的喜怒哀樂(lè )等心理狀態(tài)。秘書(shū)的情感是秘書(shū)對客觀(guān)事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內心體驗。優(yōu)秀的秘書(shū)應自覺(jué)培養自己良好的情感品質(zhì)，清醒把握自己的情緒狀態(tài)，保持穩定的心境，能鎮靜、從容、敏捷、果斷地處理問(wèn)題。要加強情操的修養，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

　　(四)應變的興趣

　　興趣是人們力求認識某種事物或從事某種活動(dòng)的傾向，即通常人們所說(shuō)的愛(ài)好。興趣也是一種具有積極情緒色彩的心理傾向，是社會(huì )實(shí)踐中形成和發(fā)展起來(lái)的，也可以在社會(huì )時(shí)間中改變。當一個(gè)人對某種事物具有興趣時(shí)，他就把自己的注意力經(jīng)常集中和趨向于某種事物上，同時(shí)對該事物產(chǎn)生一定的情感。優(yōu)秀的秘書(shū)應自覺(jué)培養對本職工作的興趣，以百倍的精力、滿(mǎn)腔的熱情投入其中。培養了良好的興趣，能使之在工作中產(chǎn)生愉快、興奮的積極情緒體驗，自覺(jué)提高職業(yè)素質(zhì)，高效完成工作任務(wù)。

　　四、職業(yè)道德素質(zhì)

　　職業(yè)道德就是源于職業(yè)本質(zhì)、具有職業(yè)特征的行為規范。職業(yè)道德是職業(yè)的生命。秘書(shū)的職業(yè)道德主要表現在以下幾個(gè)方面。

　　(一)“忠于職守，自覺(jué)履行各項職責各行各業(yè)的工作人員，都要忠于職守，熱愛(ài)本職。這是職業(yè)道德的一條主要規范”。作為秘書(shū)人員忠于職守就是要忠于秘書(shū)這個(gè)特定的工作崗位，自覺(jué)履行秘書(shū)的各項職責，認真輔助領(lǐng)導做好各項工作。要有強烈的事業(yè)心和責任感，不擅權越位，不摻雜私念，不瀆職。

　　(二)兢兢業(yè)業(yè)，甘當無(wú)名英雄兢兢業(yè)業(yè)，甘當無(wú)名英雄，就是要求秘書(shū)人員埋頭苦干，任勞任怨。秘書(shū)工作性質(zhì)，決定其工作主要是實(shí)干。要圍繞領(lǐng)導的工作來(lái)展開(kāi)活動(dòng)，要求招之即來(lái)，來(lái)之能干，在具體而緊張的工作中，腳踏實(shí)地，密切聯(lián)系實(shí)際和群眾，不計個(gè)人得失，有著(zhù)吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

　　(三)謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務(wù)謙虛謹慎，應是秘書(shū)人員應具有的美德。秘書(shū)人員不能因為在領(lǐng)導身邊工作而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門(mén)商量工作，虛心聽(tīng)取他們的意見(jiàn)，在工作中要善于協(xié)調矛盾，搞好合作。辦事要公道正派。秘書(shū)人員對領(lǐng)導對群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來(lái)頭辦事情。只有公道正派的秘書(shū)人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿(mǎn)朝氣和活力。熱情服務(wù)。秘書(shū)人員要把為領(lǐng)導服務(wù)，為本單位各職能部門(mén)服務(wù)，為群眾服務(wù)當作自己的神圣職責，要充分認識自己所從事的工作所具有的重要作用。

　　(四)遵紀守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導名義以權謀私遵紀守法、廉潔奉公，是秘書(shū)人員職業(yè)活動(dòng)能夠正常進(jìn)行的重要保證。遵紀守法指的是秘書(shū)人員要遵守職業(yè)紀律和與職業(yè)活動(dòng)相關(guān)的法律、法規。廉潔奉公是高尚道德情操在職業(yè)活動(dòng)中的重要體現，是秘書(shū)人員應有的思想道德品質(zhì)和行為準則。它要求秘書(shū)人員在職業(yè)活動(dòng)中要堅持原則，不利用職務(wù)之便假借領(lǐng)導名義以權謀取私利，不搞你給我一點(diǎn)“好處”，我回報你一點(diǎn)“實(shí)惠”的所謂“等價(jià)交換”。要以國家、人民和本單位整體利益為重，自覺(jué)奉獻，不為名利所動(dòng)，以自己的實(shí)際行動(dòng)抵制和反對不正之風(fēng)。

　　(五)恪守信用，嚴守機密秘書(shū)人員恪守信用，就是要遵守信用、遵守時(shí)間、遵守諾言，言必信，行必果。遵守時(shí)間，領(lǐng)導找秘書(shū)人員匯報工作，秘書(shū)人員不準遲到。秘書(shū)人員自己安排的會(huì )議或會(huì )談，自己要事先到場(chǎng)，并做好一切準備工作。秘書(shū)人員要嚴格遵守諾言，一經(jīng)允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說(shuō)明原因，使人信服。嚴守機密�！懊貢�(shū)人員一個(gè)顯著(zhù)的特點(diǎn)，是掌握的機密較多”，因此，要求秘書(shū)人員必須具備嚴守機密的職業(yè)道德，自覺(jué)加強保密觀(guān)念。

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