秘書(shū)禮儀:企業(yè)秘書(shū)應該如何做好接待工作
接待工作是企業(yè)秘書(shū)的一項重要工作。隨著(zhù)社會(huì )經(jīng)濟的快速發(fā)展，各企業(yè)之間信息、技術(shù)、資金的交流日益頻繁，并由此及彼帶來(lái)大量的人員流動(dòng)，上級領(lǐng)導的視察、兄弟單位以及合作伙伴之間參觀(guān)、學(xué)習及業(yè)務(wù)洽談的人次也與日俱增，這就使用權得接待工作越發(fā)重要。那么在新形勢下，企業(yè)秘書(shū)怎樣才能做好接待工作呢？筆者以為，應重視以下幾個(gè)方面：
1、更新觀(guān)念、傳播文化
在新形勢下，企業(yè)秘書(shū)應及時(shí)更新觀(guān)念，充分認識到接待工作是企業(yè)看似被動(dòng)、實(shí)則主動(dòng)的一種廣義的公關(guān)行為，是企業(yè)聯(lián)系內外的紐帶和橋梁。通過(guò)接待工作，企業(yè)可以展示實(shí)力，樹(shù)立形象，可以積累豐富的關(guān)系資源，可以吸引投資、擴大合作，從而推動(dòng)經(jīng)濟的快速發(fā)展。因此，必須反接待工作看作企業(yè)經(jīng)濟工作的一個(gè)重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來(lái)送往、安排食宿的低層次上。
做好接待工作不僅是企業(yè)長(cháng)遠發(fā)展的需要，也是從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。秘書(shū)人員對于每一項接待工作都要高度重視并樹(shù)立強烈的機遇意識、責任意識，作為一項政治任務(wù)來(lái)完成；要樹(shù)立“每一個(gè)人都代表企業(yè)形象，每一個(gè)人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到某企業(yè)造訪(fǎng)一次，如果這一次的接生工作熱情周到、精心細膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會(huì )給客人留下終生的印象。
2、精心策劃，突出特色
要做好每一項接待工作，首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準備，接待活動(dòng)才有可能成為成功的公關(guān)活動(dòng)，否則就可能淪為低層次的迎來(lái)送往的應酬活動(dòng)，甚至可能損害企業(yè)的形象。每一項接待活動(dòng)，都要以實(shí)現來(lái)賓的目的和企業(yè)的公關(guān)期望為原則，制訂出符合來(lái)賓身份的完善的接待工作方案和實(shí)施細則，詳細安排日程、接站、用車(chē)、就餐、住宿、參觀(guān)等各項活動(dòng)，充分考慮到各方面的細節，并體現一定的創(chuàng )意與創(chuàng )新。
每個(gè)企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的“窗口”，接接工作同樣需要有自己的特色和風(fēng)格。因此，要通過(guò)公關(guān)接待活動(dòng)的每一個(gè)環(huán)節著(zhù)力體現企業(yè)的特色。不論是宏觀(guān)的整體方案的策劃還是微觀(guān)的接站牌的設計、匯報材料的寫(xiě)作甚至接待車(chē)輛的停放，都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處，讓來(lái)賓從接待工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴中感受到企業(yè)的個(gè)性，感受到企業(yè)文化的特色。
3、優(yōu)化流程、規范運作
接待方案制定以后，就要嚴格按照方案進(jìn)行程序化運作，使接待工作中的各個(gè)環(huán)節有序銜接、首尾相連，必要時(shí)可以制作接待工作清單，對接待工作中的'各要素進(jìn)行全面清點(diǎn)，以確保工作進(jìn)程的有序性、穩定性和連續性。同時(shí)，對接待工作中的每一道程序都要事先進(jìn)行規范，這樣才能確保整個(gè)接待工作有序進(jìn)行。比如，在作接待工作總結時(shí)，接待記錄的填寫(xiě)、總結會(huì )的召開(kāi)、書(shū)面總結材料的撰寫(xiě)、資料的歸檔都必須按規范操作。此外，秘書(shū)人員要注意收集和掌握接待工作的相關(guān)知識，不斷提高自身素養并注意實(shí)現資源共享。
4、關(guān)注細節、注重實(shí)效
細節決定成敗。接待工作來(lái)不得半點(diǎn)馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負責人在對全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時(shí)根據接待工作的需要對接待方案予以調整；具體接待人員則要主動(dòng)進(jìn)行全程模擬思考，從準備會(huì )議室到用車(chē)，從參觀(guān)到進(jìn)餐，對每一個(gè)細節都要細致地思索一遍，以便及時(shí)彌補可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀(guān)六路、耳聽(tīng)八方”，對來(lái)賓的一個(gè)眼審、一個(gè)動(dòng)作、不經(jīng)意的一句話(huà)，都要留意和體會(huì )，以便及時(shí)采取應變措施。
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