關(guān)于辦公室的基本禮儀常識
導語(yǔ)：辦公室是一個(gè)處理公司業(yè)務(wù)的場(chǎng)所，辦公室的禮儀不僅是對同事的尊重和對公司文化的認同，更重要的是每個(gè)人為人處事，禮貌待人的最直接表現。下面有小編整理的辦公室基本禮儀，歡迎閱讀!
打招呼
辦公室內的招呼因人而易，不過(guò)親切的問(wèn)候語(yǔ)與贊美語(yǔ)，乃是工作中不可或缺的禮貌語(yǔ)言。一些服務(wù)行業(yè)的公司強力倡導問(wèn)候語(yǔ)言，要求員工在清晨時(shí)利用晨會(huì )時(shí)間，練習各種打招呼的語(yǔ)氣語(yǔ)調，希望他們在不斷地學(xué)習中，養成彬彬有禮的好習慣。
問(wèn)候語(yǔ)在人際溝通當中屬于基本寒喧語(yǔ)言的一種，就如同在家里起床應該向長(cháng)輩問(wèn)安，在工作場(chǎng)合中也應該隨時(shí)表現自己的良好人際關(guān)系。適當的問(wèn)候語(yǔ)不是聽(tīng)起來(lái)不自然或是很做作的語(yǔ)言, 而是投入自己的關(guān)心與親切的互動(dòng)。問(wèn)候語(yǔ)也是一種起始語(yǔ)言，在展開(kāi)各種話(huà)題的時(shí)候，多多應用問(wèn)候語(yǔ)常常讓雙方可以迅速化解冰凍，進(jìn)入應有的主題。
贊美語(yǔ)并不容易形成，多數成功的領(lǐng)導都會(huì )巧妙地運用贊美語(yǔ)達到激勵員工的目的，其效果甚至比給予金錢(qián)的鼓勵還要有價(jià)值。練習贊美語(yǔ)首先需要細心觀(guān)察對方的舉措，找到對方可以贊美的項目，然后用簡(jiǎn)單、深刻的語(yǔ)言，激勵人心。 打招呼可以分為上對下，下對上，以及平行之間的招呼語(yǔ)。以上對下的招呼為例，這一類(lèi)招呼由于各個(gè)辦公室的氣氛不相同，也各有差異。有些單位十分嚴肅，上對下的招呼多是官樣文章;有些企業(yè)打招呼則像是朋友一般親切，令人分不出哪位是主管，哪位是下屬�？梢�(jiàn)，打招呼并沒(méi)有一定的語(yǔ)言模式，卻是辦公室禮儀當中最好的開(kāi)始和人際的潤滑劑。
員工溝通
員工溝通是件大學(xué)問(wèn)，側聞一個(gè)公司的人員談話(huà)，就可以明白這家公司的企業(yè)文化如何。
一個(gè)優(yōu)秀的主管要能察納雅言，不使下屬說(shuō)話(huà)緊張，讓其暢所欲言。通常在談話(huà)前，主管可以先請對方入座，消除對方的緊張和疑慮;在談話(huà)期間，多用我字開(kāi)頭, 少用指責的你字說(shuō)明。尊重下屬的心情，多聽(tīng)少說(shuō)，讓對方能夠充分表述自己的意見(jiàn)。此外，領(lǐng)導者本身應當身體力行，認真做事，心存公正，自為表率，這樣才能令人敬服。
作為下屬，則應該以工作來(lái)表現自己，說(shuō)話(huà)要不卑不亢，不要逢迎作姿，令人瞧不起。
天天見(jiàn)面的同事雖然不必太客氣，可是最起碼的禮貌仍然不可或缺。如對不起、請原諒、麻煩您、借個(gè)光、我先走一步、下回見(jiàn)等常用的敬語(yǔ)，就應當保留。語(yǔ)言是禮貌上重要的一環(huán)，即使在很熟的同事之間，既不可以太客氣，也不可以太隨便。禮太多，會(huì )使對方不敢接近您;過(guò)于隨便，則會(huì )給人感覺(jué)您沒(méi)有教養，有欠莊重。
訪(fǎng)客接待
訪(fǎng)客來(lái)臨以前，公司應做好充分的接待準備。接待活動(dòng)需要認真籌備和精心策劃，具體可參詳以下幾點(diǎn)：
一、確定接待 規格：貴賓會(huì )由哪些人迎接、陪同和接待。
二、制定接待方案：除了接待規格以外，是否還有活動(dòng)的安排。
三、了解來(lái)訪(fǎng)狀況：包括來(lái)賓的目的要求、會(huì )見(jiàn)和參觀(guān)的意愿、參觀(guān)路線(xiàn)和交通工具、抵達和離去的時(shí)間、來(lái)賓的生活飲食習慣及禁忌等等。
四、做好接待準備：包括迎送貴賓、會(huì )議場(chǎng)所布置、準備參觀(guān)的項目、解說(shuō)人員的安排、食宿和交通工具等。
在公務(wù)接待當中，接待的規格要求也極其重要，如果沒(méi)有事前了解往往會(huì )有很?chē)乐氐娜笔�。錯誤的接待規格會(huì )使對方受寵若驚，否則就是十分的不自在。一般接待規格按來(lái)訪(fǎng)人員的身分可分為以下三種：
高規格接待：主要陪同人員比來(lái)賓的職位要高的接待。例如上級長(cháng)官派工作 人員來(lái)了解情況和傳達意見(jiàn)的時(shí)候，就需要高規格接待。
低規格接待：就是指主要陪同的人員比客人的職位還要低的接待。比如，高層的長(cháng)官或者部門(mén)的主管要去基層單位視察，就會(huì )成為低規格的接待。
對等接待：就是主要陪同人員與客人的職位同等地位的接待。
來(lái)者是客，以客為尊。無(wú)論是否彼此是否有商業(yè)聯(lián)系，都應該以禮待之。從客人來(lái)到公司的前臺開(kāi)始，直到完全離開(kāi)為止，都要遵守禮儀規范，讓來(lái)訪(fǎng)者賓至如歸。
電話(huà)禮貌
電話(huà)禮貌也是辦公室 不可缺少的禮貌之一，許多洽公的客戶(hù)往往因為一個(gè)電話(huà)搞得心情不好或是溝通不良。所以，電話(huà)禮貌必須作為全體員工的基礎訓練項目，全力推動(dòng)，貫徹執行，使客戶(hù)在第一次接聽(tīng)電話(huà)開(kāi)始就對您的公司感覺(jué)非常滿(mǎn)意。這種培訓要靠長(cháng)期鍛煉，不是一朝一夕可以促成的。
微笑的臉才會(huì )產(chǎn)生微笑的聲音，聲音是可以訓練和管理的。絕大多數人都沒(méi)有對自己的聲音進(jìn)行訓練，完全憑借本能的自然音調來(lái)說(shuō)話(huà)，這是極大的錯誤。透過(guò)電話(huà)的聲音，是必須營(yíng)造的。我們可以面對鏡子仔細觀(guān)察自己說(shuō)話(huà)的樣子，并錄下聽(tīng)自己說(shuō)話(huà)的聲音，找出自己說(shuō)話(huà)時(shí)嚴重的缺點(diǎn)，加以改正。
由于電話(huà)里面只聞其聲，不見(jiàn)其人。所以，要用簡(jiǎn)單的 KISS 理論來(lái)說(shuō)話(huà)( Keep it simple and short )。運用簡(jiǎn)單扼要的字句，避免使用過(guò)于專(zhuān)業(yè)的名詞或者是行話(huà)，這樣會(huì )使對方很難快速理解。即使是無(wú)法避免的時(shí)候，也請使用比較通俗的名詞，并加以淺顯的說(shuō)明，這樣可以節省彼此寶貴的時(shí)間，避免誤會(huì )。
介紹禮儀
介紹也是辦公室里經(jīng)常發(fā)生的事情，它分為初次介紹和相互介紹。介紹的學(xué)問(wèn)很大，不是一般人想象得那么簡(jiǎn)單：只是交換名字和職稱(chēng)而已�？腿藖�(lái)的時(shí)候，如果需要為主客雙方介紹，中間人要記得先把客人介紹給主人，然后把主人介紹給客人。如果客人多于一人，則要按照其尊卑順序介紹。
因此，中間人在介紹之前，必須確實(shí)了解雙方的關(guān)系，同時(shí)也要明白對方最需要知道的是什么，不會(huì )因為短短的說(shuō)明而弄錯了對方的身份地位。如果對于介紹對象的確實(shí)身份存有疑慮，就應先向當事人請示或請教，看看對方需要用什么身份來(lái)被介紹。
虛心受教
客戶(hù)投訴也是辦公室 經(jīng)常遇到的問(wèn)題，因此，如何有效地處理各種投訴也是當今各個(gè)行業(yè)的難題題。處理客戶(hù)投訴必須掌握方法，無(wú)論受到怎樣的責難或是批評，都應虛心受教，誠心對待，即使再?lài)绤柕牡呢焸湟彩侨绱�，絕對不能出現與客戶(hù)爭辯的情況。
接到投訴的最初先說(shuō)抱歉，聆聽(tīng)完對方的投訴后依然說(shuō)抱歉。無(wú)論誰(shuí)是誰(shuí)非，給客戶(hù)帶來(lái)方便或者不悅，就需要道歉。不管客戶(hù)投訴什么樣的問(wèn)題，都要認為投訴是給自己解釋誤會(huì )的良機。負責處理客戶(hù)投訴的人，必須訓練有素，能及時(shí)平復對方的情緒，先解決心情，再解決事情。心平氣和地做出扼要又適當的解釋?zhuān)⒏兄x對方給予說(shuō)明的機會(huì )。
拜訪(fǎng)客戶(hù)
拜訪(fǎng)是指到對方的辦公室去洽談公務(wù)。有些人喜歡興之所至，隨意去拜訪(fǎng)別人，這對被拜訪(fǎng)的對象來(lái)說(shuō)是不速之客，這是非常沒(méi)有禮貌的表現。如果沒(méi)有事前約定就匆匆拜訪(fǎng)，會(huì )讓對方手忙腳亂，弄的很尷尬。如果對方正好在開(kāi)會(huì )或是外出不在，那又會(huì )碰個(gè)釘子，自討沒(méi)趣。
拜訪(fǎng)客戶(hù)不僅要事前通知確定，而且要提前告知，即使是已經(jīng)確定好的行程，也需要在出發(fā)之前再確認一次，以便提醒對方提前準備。拜訪(fǎng)之前，還要事先規劃好行程和時(shí)間，確定對方可以有多少時(shí)間交談，不宜占用對方過(guò)長(cháng)時(shí)間。同時(shí)，注意按時(shí)達到，不能遲到。
請假休假
上班族難免有些私人的意外需要臨時(shí)請假，但是如果這些工作 沒(méi)有適當的人來(lái)接手，請假就會(huì )給公司造成很大的困擾。所以，請假應該提早規劃，使工作不致于因為你請假的緣故不能延續。
商務(wù)禮儀之辦公室基本禮儀要求商務(wù)禮儀之辦公室基本禮儀要求有些人情緒不穩定，總喜歡心情不好就借故請假，這不僅是沒(méi)有禮貌的表現，也違反了公司的常理。員工在工作中的情緒必須自己處理，不能因為情緒性問(wèn)題就一走了之。休假的情形也是一樣，雖然休假是個(gè)人應享的權利，但個(gè)人的休假一定會(huì )影響到公司整體工作的進(jìn)行。所以即使休假，也要提前準備，告知主管，這才是對工作負責任的態(tài)度。
服裝規定
注意自己的儀表是應該有的辦公室禮貌。儀表與儀容不同，前者是指服裝上的'打扮，后者是指臉上的清潔與裝扮。對于服裝，有的企業(yè)上會(huì )依照統一規定穿著(zhù)制服。如果沒(méi)有規定，自行著(zhù)裝的員工都要以辦公室是正式公開(kāi)場(chǎng)的合為原則，注意服裝的穿著(zhù)。
雖然沒(méi)有特別規定穿什么，女士穿著(zhù)過(guò)于暴露的衣服都是不禮貌的。西方禮儀認為一個(gè)女士必須做到在辦公室里三點(diǎn)不露：那就是肩膀不露、膝蓋不露，還有腳趾不露。東方人雖然沒(méi)有這樣的規矩，但是通常在辦公室里面太過(guò)休閑的打扮，會(huì )使人認為你不夠專(zhuān)業(yè)，同時(shí)也顯得不夠莊重。
男士的服裝雖然不一定要穿西服或者正裝，但是，服裝會(huì )說(shuō)明您對事情的看法以及對于周遭環(huán)境尊重的程度。所以男士的穿著(zhù)也必須符合一定的規范，比方說(shuō)，襪子的顏色要與西褲顏色搭配，上衣必須扎在西褲里面。穿西服一定要穿長(cháng)袖，穿鞋子最好有鞋帶等等。
許多公司在明文規定服裝的禁忌之外，對于個(gè)人衛生也有要求。比方說(shuō)，男性必須留短發(fā)、剃胡須，指甲不得留長(cháng)，不能有體味，保持個(gè)人衛生。女性必須畫(huà)淡妝，不得將指甲染色，不得染發(fā)、長(cháng)發(fā)要挽起、不得有過(guò)多配飾，也不可在人前脫去外衣等等。
遲到早退
所謂遲到，在禮節上是指規定時(shí)間的前后十分鐘之內，如果沒(méi)有超過(guò)十分鐘不算是真正的遲到。當然，辦公室 中不能以禮節為據，而應嚴格按照規定的時(shí)間上下班。
通常，遲到的人會(huì )找很多理由來(lái)說(shuō)明，最常見(jiàn)的理由都是發(fā)生個(gè)人的意外，例如堵車(chē)、鬧鈴沒(méi)響、孩子生病、身體不舒服等。歸根結底，最終極的原因只是沒(méi)有提早出門(mén)。遲到是一種習慣，一種借口，并不是一種可以諒解的原因。所以員工必須養成良好的作息習慣，寧可提前，也不趕晚。
至于遲到還要找人簽到打卡，這就更不應該了。企業(yè)為了防止代簽和代打卡，設立許多方法，像是處罰或是使用簽到以外的方法來(lái)考核，其最終目的也不過(guò)是為了避免員工遲到早退而已。其實(shí)，遲到早退的原因可能不一定是偷懶，多數原因是工作 本身讓人感到無(wú)趣，工作安排時(shí)間不當，或者真的是家里有事情。
一個(gè)人遲到不單單會(huì )耽誤個(gè)人的工作，也會(huì )影響到其他人工作的進(jìn)行。例如，由于一個(gè)人缺席，導致會(huì )議無(wú)法順利進(jìn)行，浪費了大家的時(shí)間。也有人在會(huì )議中悄悄地溜走，這種早退而未告知的行為也是非常沒(méi)有禮貌的。
道德規范
還有些經(jīng)常疏忽的辦公室細節也是進(jìn)退應對的禮儀，例如進(jìn)出會(huì )客室或是主管的辦公室必須先敲門(mén)才能進(jìn)去;手機在會(huì )議室或是辦公室都算是隨身物品，不應談笑使用打擾其它同事上班的情緒等等。其中，有些事情是禮貌，有些就是行為的規范，這些規范我們可以統稱(chēng)為道德規范(ethic code)。
道德規范的意義是在同一家企業(yè)中，讓企業(yè)文化成為人人默許、共同遵守的行規，特別是屬于行為導向的意義更大于禮儀的日常行動(dòng)。道德規范會(huì )讓同構型的員工共同遵守一些原則，像是不隨意暴露公司的商業(yè)機密，不偷取公務(wù)的對象等，這些就是更上一層樓的辦公室禮儀了。
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