合同范本使用說(shuō)明
合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。有關(guān)合同范本使用說(shuō)明，歡迎大家一起來(lái)借鑒一下！
實(shí)踐中，很多法律糾紛都是因為合同條款設置存在缺陷所造成的。與完善合同管理規定、開(kāi)展合同實(shí)務(wù)培訓等工作相比，編制一套高質(zhì)量的合同范本才是提升企業(yè)合同管理水平，切實(shí)防范企業(yè)法律風(fēng)險的更為有效和快捷的手段。
合同是經(jīng)濟活動(dòng)的載體和基礎，有句西諺“財富的一半是合同”，形象道出了合同在經(jīng)濟活動(dòng)中的重要性。合同不僅是明確相關(guān)當事人之間權利義務(wù)的法律文件，也是增進(jìn)企業(yè)財富、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的基本保障，是企業(yè)規范開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要和不可或缺的工具和手段。很多大型企業(yè)，尤其是國有企業(yè)和民營(yíng)上市公司逐漸意識到合同文本之于經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要意義，在合同管理上投入了很多人力和財力，比如制定完善的合同管理規定，進(jìn)行合同實(shí)務(wù)培訓、開(kāi)展合同履約法律風(fēng)險檢查等等。而實(shí)際上，與以上工作相比，編制一套高質(zhì)量的合同范本才是提升企業(yè)合同管理水平，切實(shí)防范企業(yè)法律風(fēng)險的更為有效和快捷的手段。筆者長(cháng)期參加政府、行業(yè)協(xié)會(huì )和大型中央、國有能源企業(yè)合同范本的編制工作，完成合同范本近五百份，下面與大家分享自己的一些經(jīng)驗和體會(huì )。
合同范本的作用
企業(yè)編制合同示范文本至少具有以下方面的意義：
�。ㄒ唬┯行岣吆贤谋举|(zhì)量，降低企業(yè)法律風(fēng)險。筆者在工作中發(fā)現，在企業(yè)送審的合同文本中相當一部分存在較為嚴重的問(wèn)題，如：合同內容不完整、條款前后矛盾、不具有操作性、甚至違反法律強制性規定、對客戶(hù)利益保護不充分、表述不規范甚至邏輯錯誤等等。而實(shí)踐中，很多法律糾紛都是因為合同條款設置存在缺陷所造成的。在編制合同范本過(guò)程中律師或法務(wù)人員可以利用專(zhuān)業(yè)技能和經(jīng)驗將上述問(wèn)題集中全面予以解決，大大提高合同文本的規范性和嚴謹性，有效降低企業(yè)發(fā)生合同法律風(fēng)險的概率。
�。ǘ┯欣诖龠M(jìn)經(jīng)驗交流，充分實(shí)現資源共享。很多大型企業(yè)或企業(yè)集團中，同一類(lèi)合同，不同單位，甚至同一單位不同業(yè)務(wù)人員使用的文本都截然不同。有些系統內單位或業(yè)務(wù)人員對于某些合同已經(jīng)總結積累了好的經(jīng)驗，但并沒(méi)有在其他單位或其他人員所使用的同類(lèi)合同中得到體現；律師或法務(wù)人員對某一單位或業(yè)務(wù)人員送審的合同文本的審查意見(jiàn)也難以被其他單位或個(gè)人掌握或借鑒。造成已有資源的不合理浪費。通過(guò)編制合同范本可以將企業(yè)內不同單位或業(yè)務(wù)人員在工作中總結出的好的經(jīng)驗和做法在合同范本中體現，并通過(guò)合同范本在企業(yè)內部的全面實(shí)施，實(shí)現經(jīng)驗互通和資源共享。
�。ㄈ┯欣谔岣吆贤瑢彶楣ぷ餍�。合同范本通常更為規范和嚴謹，在使用過(guò)程中只需對少量待定內容進(jìn)行補充；大部分（如通用性標準條款）一般不允許或不必進(jìn)行修改，確需修改的也應在指定位置集中進(jìn)行。對于使用合同范本編制的合同，律師和法務(wù)人員在進(jìn)行合同審查時(shí)，一般只需關(guān)注業(yè)務(wù)人員結合具體交易所填寫(xiě)或修改的內容，其他條款不必再進(jìn)行一一核實(shí)（這項工作在編制合同范本時(shí)已提前完成）。這樣，審查合同文本的工作量可從之前的幾十頁(yè)、十幾頁(yè)縮減為幾頁(yè)甚至一兩頁(yè)，如果合同只是填寫(xiě)金額、期限等商務(wù)條款，律師和法務(wù)人員甚至可以不再進(jìn)行審查。這無(wú)疑將大大提升合同法律審查的工作效率，使法務(wù)人員不必再疲于應付合同審查事務(wù)，從而騰出時(shí)間進(jìn)行其他重大法律問(wèn)題的研究。
�。ㄋ模┨岣吆贤芾順藴驶�，促進(jìn)企業(yè)形象提升。低質(zhì)量的合同文本不僅可能加大企業(yè)發(fā)生法律風(fēng)險的概率，也會(huì )讓交易對方對企業(yè)的實(shí)力和管理水平產(chǎn)生質(zhì)疑，并最終對企業(yè)形象產(chǎn)生不利影響。編制合同范本可以使企業(yè)使用質(zhì)量低劣、版本大相徑庭合同文本的問(wèn)題得以解決，大大提升企業(yè)合同管理標準化平；另外，編制合同范本過(guò)程可將律師和法務(wù)人員在以往合同審查中發(fā)現的問(wèn)題和積累的經(jīng)驗在范本中體現或進(jìn)行提示，有助于企業(yè)業(yè)務(wù)人員整體專(zhuān)業(yè)水平的提高。而較高質(zhì)量的、風(fēng)格規整統一的合同文本也是展現企業(yè)整體實(shí)力、提升企業(yè)對外形象的重要途徑。
合同范本的編制準備
（一）確定合同范本編制立場(chǎng)
企業(yè)編制合同范本首先需要確定合同范本的立場(chǎng)，即合同范本重點(diǎn)保護哪一方的利益，合同條款應站在哪一方的角度進(jìn)行設置。這也是企業(yè)合同范本與政府、行業(yè)協(xié)會(huì )等發(fā)布的合同范本有所不同的地方，政府、行業(yè)協(xié)會(huì )等發(fā)布的合同范本需要保持中立，盡量做到當事人各方的權利義務(wù)相對公平，而這一點(diǎn)在編制企業(yè)合同范本時(shí)則不需要進(jìn)行過(guò)多考慮。絕大部分組織編寫(xiě)合同范本的企業(yè)都要求在設置合同條款時(shí)對己方利益有更強的保護，同時(shí)對合同對方的權利進(jìn)行一定的限制。這也是企業(yè)編制合同范本的初衷之一。
基于上述情況，很明顯合同范本應該站在編制方的立場(chǎng)進(jìn)行編制。那么是不是所有企業(yè)都適合編制合同范本呢?顯然也不是，適不適合編制合同范本有一個(gè)衡量標準，即所編制的合同范本是否能夠被推廣使用。試想，如果合同范本在編制者看來(lái)很完美，但卻無(wú)法在實(shí)際交易中被采用，那又有什么意義呢?而能夠編制既保護自身利益、又能推廣使用的合同范本的編寫(xiě)者應當是什么企業(yè)呢?很顯然，一定是在交易中相對比較強勢的一方，通常大家稱(chēng)之為“甲方”。也就是說(shuō)，合同范本通常應當由經(jīng)常擔任合同甲方的企業(yè)編制，這樣才能充分發(fā)揮合同范本的作用。合同乙方編制的合同范本（筆者不建議合同乙方編制合同范本）通常只能起到內部培訓學(xué)習或在商簽合同時(shí)提示乙方如何盡最大可能爭取保護自身利益的作用，很難被作為雙方簽訂合同的基礎文本。
（二）搜集整理合同參考文本
編制合同范本之前需要進(jìn)行充分的準備工作，其中之一是確定參考文本（或基礎文本）�？赡苡行┤藭�(huì )認為，編制合同范本就是要起草一份新的合同文本，這其實(shí)是一種誤解。因為，從頭起草合同范本在大多數情況下是不必要的。首先，絕大部分已經(jīng)開(kāi)展的交易都有相應的合同文本，在已有文本基礎上進(jìn)行合同范本的編寫(xiě)一定比從零做起要更有效率，也更加安全。只是有些文本可能需要專(zhuān)門(mén)進(jìn)行搜集。另外，很多企業(yè)編制合同范本并不是因為沒(méi)有合同文本可用，只是所使用的合同文本不夠規范，希望能在原有基礎上進(jìn)行修改完善，因此沒(méi)有必要重新起草合同范本。
參考文本主要可分為以下幾類(lèi)：1.編制企業(yè)自身正在使用的合同文本；2.其他同類(lèi)或類(lèi)似企業(yè)所使用的合同文本；3.政府主管部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì )頒布的合同范本。
參考文本的使用應遵循以下原則：如果政府主管部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì )已頒布同類(lèi)合同范本，以政府主管部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì )頒布的合同范本為基礎，結合客戶(hù)需求進(jìn)行合同范本的編制；如果政府主管部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì )未頒布同類(lèi)合同范本，則以企業(yè)目前正在使用的合同文本為基礎進(jìn)行合同范本的編制；如果政府主管部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì )未頒布同類(lèi)合同范本，本企業(yè)亦無(wú)正在使用的合同文本或者所使用的合同文本質(zhì)量很差，則以其他同類(lèi)企業(yè)所使用的合同文本為基礎進(jìn)行合同范本的編制。
（三）進(jìn)行合同編制工作溝通訪(fǎng)談
編制合同范本的終極目的，是讓業(yè)務(wù)人員能夠愿意使用、樂(lè )于使用，解決企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的實(shí)際問(wèn)題，不是做秀、搞面子工程。因此，在編制合同范本之前以及編制過(guò)程中要與具體使用合同和制作合同的業(yè)務(wù)人員保持充分溝通，聽(tīng)取他們的意見(jiàn)和建議。比如，有些文本形式上很高大上，表述很專(zhuān)業(yè)，內容也法言法語(yǔ)，但是業(yè)務(wù)人員理解不了，很難落地，這樣效果就不會(huì )好。與業(yè)務(wù)人員訪(fǎng)談溝通，首先是了解他們在合同起草、履行過(guò)程中遇到的具體問(wèn)題以及他們的建議，以便有針對性的在合同范本中解決，使合同范本能夠落地，發(fā)揮最大效用；其次是多了解合同范本所涉及交易的專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，讓合同范本條款和企業(yè)的專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)和要求充分結合，避免最后完成的合同與企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)形成兩張皮，表面看是專(zhuān)為特定企業(yè)編制的合同范本，但實(shí)際上放之四海而皆準，缺乏專(zhuān)業(yè)性和針對性。最后，與業(yè)務(wù)人員進(jìn)行訪(fǎng)談溝通，有利于獲取合同范本在使用過(guò)程中發(fā)現的問(wèn)題，及時(shí)對合同范本進(jìn)行改進(jìn)和完善。
合同范本的起草
（一）文本結構
合同范本文本結構通常分為三段式體例和單一體例兩種，三段式體例即合同正文（不包括附件）由協(xié)議書(shū)、通用條款、專(zhuān)用條款三部分構成。其中，協(xié)議書(shū)一般僅包括雙方當事人名稱(chēng)、合同金額、合同標的簡(jiǎn)要描述、履行期限、生效條款、簽約時(shí)間等簡(jiǎn)略?xún)热�，篇幅為一到兩�?yè)紙；通用條款包括全部合同內容，詳盡具體，對于需根據具體交易情況臨時(shí)確定的合同事項（少量）則由專(zhuān)用條款約定；專(zhuān)用條款主要是指需根據具體交情況確定的合同內容，如合同金額、期限、違約責任等，以及對通用條款的修改（少量）。單一體例指合同正文是一個(gè)統一整體，所有合同條款均集中在正文部分，不區分為協(xié)議書(shū)、通用條款、專(zhuān)用條款。
三段式體例通常適用于內容較為復雜、篇幅較長(cháng)的合同，比如常見(jiàn)的工程類(lèi)合同：施工承包合同、EPC總承包合同、大型設備采購合同、勘察設計合同等。三段式體例的優(yōu)點(diǎn)是標準內容和特殊約定分離，可以大大減輕業(yè)務(wù)人員的工作量。在三段式體例合同中，篇幅最長(cháng)的通用條款部分（內容一般為合同協(xié)議書(shū)和專(zhuān)用條款的四、五倍以上）原則上是不允許改動(dòng)的（少量修改在專(zhuān)用條款部分體現），商簽合同時(shí)雙方通常只需關(guān)注協(xié)議書(shū)和專(zhuān)用條款部分即可，工作強度勢必大為降低。如果長(cháng)篇幅合同采用單一體例，則意味著(zhù)每次簽約時(shí)業(yè)務(wù)人員均需對全部條款通讀一遍，然后再一一對相關(guān)條款進(jìn)行補充完善，耗時(shí)將大為增加，且很容易遺漏相關(guān)內容，導致合同出現不完備情況。
單一體例適用于內容相對簡(jiǎn)單的'合同，一般篇幅不超過(guò)十頁(yè)紙。因為，這種合同采用三段式和單一體例，從方便使用的角度看并不會(huì )相差很多，沒(méi)有必要再進(jìn)行分拆。需要注意的是，對于采用單一體例的合同范本，在使用時(shí)僅允許在正文中填寫(xiě)空白內容，而不應直接對其他條款進(jìn)行修改。確需對條款進(jìn)行修改的，建議集中在正文末尾特定位置進(jìn)行，以便保持文本內容的統一性和方便審查。
（二）編制原則
在編制合同范本時(shí)應遵循以下原則：
1.合法性。應保證編制的合同范本內容完全符合現行法律的強制性規定，如果由于法律變更或新法頒布導致合同范本內容不符合規定的，應及時(shí)進(jìn)行修正；
2.完備性。立求在合同中將可能涉及到問(wèn)題均作出規定，避免因文本不完善在執行時(shí)發(fā)生爭議；
3.可操作性。除了內容全面以外，范本還應從“做什么”、“怎么做”、“何時(shí)做”等角度進(jìn)行合同條款的設置，使條款具有較強的可操作性；
4.嚴謹性。合同范本應杜絕前后矛盾和不一致的情況，表述力求準確、嚴謹、易懂，不出現歧義；禁止使用土話(huà)、白話(huà)或未被普遍接受的縮略語(yǔ)；
5.統一性。企業(yè)編制系列合同范本時(shí)間，應做到文本在體系上的統一性，對合同范本的封面、篇章結構、文本格式、條款編號及共性條款等均進(jìn)行統一安排。使每一份合同范本在風(fēng)格和外在形式上保持一致。
6.代表性。合同范本的具體條款應具有代表性、通用性，不宜將特定交易、特定背景下的特殊情況作為一般情形列入合同中。在借鑒相關(guān)實(shí)務(wù)合同時(shí)應進(jìn)行甄別和歸納，不應簡(jiǎn)單照搬。必要時(shí)，可將實(shí)際合同中的特定條款作為示例條款供使用人參考；
7.適當的傾向性。合同文本可在法律允許的程度內，適當有傾向性地對范本編制方的利益進(jìn)行保護，嚴格約束對方履行合同義務(wù)；
8.業(yè)務(wù)相關(guān)性。合同文本的編制和條款設置應盡可能考慮范本編制方的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，借鑒范本編制方正在執行的相關(guān)合同中的合理內容，使范本具有更強的針對性和實(shí)用性。
（三）合同內容
合同范本必須做到內容完整，一般應包含以下條款，相關(guān)填寫(xiě)說(shuō)明和建議供參考：
1.標的（如貨物名稱(chēng)、承包（服務(wù)）內容、質(zhì)量要求、需提交的成果等）；
2.價(jià)格（如貨物價(jià)款、工程款、服務(wù)費等，應明確合同價(jià)格所對應的范圍及是否固定）；
3.支付（每份合同范本均應約定明確的支付條款，包括支付條件、支付期限、支付金額等，必要時(shí)提供示例條款）；
4.期限（如交貨期限、完工期限、服務(wù)期限、合作期限等，應注意不要將此期限與合同有效期混淆。合同中原則上不出現有效期條款）；
5.合同生效（合同生效條款可按照附條件生效格式編寫(xiě)，未填寫(xiě)生效條件的視為合同經(jīng)簽字蓋章生效）；
6.違約責任（需盡量詳盡列舉違約責任的具體情形，供使用者參考；不應只作原則性規定）；
7.爭議解決（爭議解決條款應明確列出可供選擇的爭議解決方式，并說(shuō)明注意事項）。
根據具體情況，部分合同范本還可設置以下全部或部分條款：定義和解釋條款、合同結構條款、安全環(huán)保衛生條款、監理條款、進(jìn)度條款、采購條款、價(jià)格調整條款、交付條款、項目經(jīng)理條款、運輸條款、檢查條款、報關(guān)清關(guān)條款、監造條款、保管條款、竣工驗收條款、接收條款、結算條款、保修條款、售后服務(wù)條款、擔保條款、知識產(chǎn)權條款、保密條款、保險條款、分包和轉讓條款、變更解除條款、稅費條款、不可抗力條款、索賠條款、適用法律條款、通知和聯(lián)絡(luò )條款等。
（四）使用說(shuō)明
為了便于業(yè)務(wù)人員正確掌握和使用合同范本，充分發(fā)揮合同范本的作用，最終合同范本完成后還應針對每一份文本起草相應的使用說(shuō)明。合同范本使用說(shuō)明一般應包括以下內容：
1.合同范本的立場(chǎng)。即合同范本是站在哪一方的角度起草的，更傾向于保護哪一方的利益，以免業(yè)務(wù)人員錯誤選用文本。比如企業(yè)在合同中是甲方，則應當使用站在甲方立場(chǎng)起草的合同范本；否則，應當使用站在乙方立場(chǎng)起草的合同；
2.合同范本的適用范圍。主要描述合同范本適用于哪些交易類(lèi)型和交易金額，比如有些采購合同分為主機設備采購合同和備品備件采購合同，這時(shí)就需要明確哪些是主機設備，哪些是備品備件；有些合同范本分為大額和小額合同，則應明確具體金額標準；
3.條款填寫(xiě)說(shuō)明。填寫(xiě)說(shuō)明主要用于指導業(yè)務(wù)人員如何完成最終的合同文本。比如如果合同為三段式體例的，應明確，除了合同范本專(zhuān)用條款中允許當事人填寫(xiě)的地方之外（比如空白處），對合同范本的任何修改或補充，均應在專(zhuān)用條款中進(jìn)行約定，不得直接對通用條款進(jìn)行改動(dòng)；
4.條款修改程序。為了最大程度保護自身利益，加強對合同范本的使用管理，有些企業(yè)不允許業(yè)務(wù)人員自行修改合同范本中的部分重要條款，比如支付條款、違約條款等。確需修改的，需經(jīng)上級單位、有權部門(mén)或人員的批準。此時(shí)，合同范本使用說(shuō)明中需要有關(guān)于合同條款修改程序的規定，比如哪些條款是業(yè)務(wù)人員可以自行決定修改與否的，哪些是需要申請批準的。
5.腳注和批注。有些合同填寫(xiě)說(shuō)明更適合采用腳注和批注的形式。比如，對于合同范本中需補充完善但不易掌握、或經(jīng)常出現錯誤的部分條款，可以以腳注或批注的形式增加填寫(xiě)、補充說(shuō)明，或提供具體的示例條款，以便于業(yè)務(wù)人員能夠準確的完成此類(lèi)條款的填寫(xiě)和補充工作。需要注意的是，對于腳注和批注，尤其是用于提示業(yè)務(wù)人員如何保護編制者利益的腳注和批注，在文本發(fā)送合同對方前，應予以刪除。
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