商務(wù)信函寫(xiě)作技巧

　　商業(yè)信函，簡(jiǎn)稱(chēng)商函，國外稱(chēng)為郵件廣告或DM廣告。它是以信函為載體，將客戶(hù)所需發(fā)布的商務(wù)性信息廣告，通過(guò)郵寄的方式，直接傳遞到客戶(hù)所指定的目標對象手中的一種廣告形式。小編為大家整理了商務(wù)信函寫(xiě)作技巧，希望對你有幫助哦!

　　(一)結構

　　國際商貿信函較私人社交信和一般公事信復雜，一封完整的英文商貿信函可以包括13個(gè)部分：

　　1、信頭(The Letter Head);

　　2、案號和日期(The Reference and Date);

　　3、封內地址(The Inside Address);

　　4、經(jīng)辦者行(The Attention Line);

　　5、稱(chēng)呼(The Salutation);

　　6、事由行(The Subject Line);

　　7、信的正文(The Body of Letter);

　　8、結束禮詞(The Complimentary Close);

　　9、簽名(The Signature);

　　10、擬稿人和打字員姓名首寫(xiě)字母(Initials);

　　11、附件(Enclosure);

　　12、抄送(Carbon Copy Notation);

　　13、附言(Postscript)

　　(二)格式

　　國際商貿信函是從事國際商務(wù)活動(dòng)的重要聯(lián)系工具，在打字、書(shū)寫(xiě)時(shí)應遵循國際上往來(lái)信函的通用格式，不可按自己的習慣任意為之�，F在國際商業(yè)書(shū)信通用的排列格式主要有三種：齊列式(The Block Style)、縮行式(The Indented Style)、混合式(The Modified Block Style)。

　　1、 齊列式。除信箋上部已印好的信頭外，2、 凡用打字機打出的部分均自

　　信箋的左線(xiàn)邊緣向右打出，各行左緣起始處完全排齊，因而稱(chēng)為齊列式，采取這種格式既便于打字，又整齊美觀(guān)，是現今最通用、最流行的英文書(shū)信格式。

　　2、縮行式。用縮行式排列的信函，其主要特點(diǎn)是：日期排在信箋的右上方;封內地址，按昔日習慣，下一行要比上一行往右縮進(jìn)2~3個(gè)字母，但現代書(shū)信也常按齊列式沿左線(xiàn)邊緣排齊;信的正文，每段開(kāi)頭大約向后縮進(jìn)3~5個(gè)字母，一般與稱(chēng)呼行Dear后稱(chēng)呼排齊。

　　3、混合式�；旌鲜郊嬗旋R列式和縮行式的特點(diǎn)，大部分項目按齊列式

　　格式排列，但日期和結束禮詞的排列同于縮行式，即日期可置于信箋右上方，結束禮詞放在正文下的右邊或居中，事由行多與左線(xiàn)邊緣排齊，但也可居中。

　　(三)信封的寫(xiě)法

　　在寄往國外信函的信封上，書(shū)寫(xiě)收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置，都不同于國內信封的寫(xiě)法，其主要特點(diǎn)是|：1、寄信人姓名、地址寫(xiě)在信封的左上角，商貿機構所用的信封，通常已在左上角印好寄信人地址;2、收信人姓名地址寫(xiě)在信封中央偏下位置，現在的流行寫(xiě)法，除縮略語(yǔ)外，已不用標點(diǎn)符號;3、郵票貼在信封右上角，現國外來(lái)函大多已在右上角印妥郵資;4、寄信人和收信人姓名、地址現多用齊列式，也可用縮行式。其排列順序與漢語(yǔ)相反，先寫(xiě)姓名，后寫(xiě)地址，寫(xiě)地址應由小至大，即先寫(xiě)機構名稱(chēng)，依次寫(xiě)門(mén)牌、街道城市名、州(省)名及郵區代號，最后寫(xiě)國名;5、關(guān)于信件類(lèi)別，投遞方式及其他事項說(shuō)明，寫(xiě)在信封左邊寄信人地址下，或寫(xiě)在左下角。

　　如懷疑信件能否送交收件人，可在信封最下緣標明“IF UNDELIVERED PLEASE RETURN TO…”, 意為“無(wú)法投遞，請退交……”

　　建立貿易關(guān)系

　　建立貿易關(guān)系(Establishing Business Relations)是雙方業(yè)務(wù)往來(lái)的基礎，要擴大貿易往來(lái)，就必須在鞏固發(fā)展已有的業(yè)務(wù)的基礎上，不斷物色新的貿易對象，不斷拓展業(yè)務(wù)關(guān)系。

　　建立貿易關(guān)系的方法大體(如廣告、函電等)來(lái)建立聯(lián)系。在現代經(jīng)濟生活中，后者由于傳播速度快，擴散面廣而被廣泛采用。無(wú)論采用哪種方法，都必須事先做好市場(chǎng)調研，市場(chǎng)調研一般著(zhù)重這幾個(gè)方面：1、該市場(chǎng)的商業(yè)習慣，海關(guān)條例，特別是習慣作法和付款條件;2、進(jìn)出口機構及其國內商業(yè)聯(lián)絡(luò )途徑;3、市場(chǎng)購買(mǎi)力，消費者的興趣、愛(ài)好;4、同類(lèi)商品的競爭情況;5、貿易制度、關(guān)稅制度和進(jìn)出口管制條例;6、港口條件、地理、社會(huì )、政治情況。

　　新的貿易對象的名稱(chēng)、地址，一般可以從這幾個(gè)方面來(lái)獲得：1、代理商、推銷(xiāo)小組的推薦;2、現有來(lái)往的銀行或客戶(hù)的介紹;3、貿促會(huì )和商會(huì )的介紹;4、駐外使館商務(wù)處的介紹;5、各種傳播媒體。在與新的貿易對象聯(lián)系前，應該對其進(jìn)行資信調查，調查的內容包括資金情況，經(jīng)營(yíng)能力、商業(yè)信譽(yù)等等。

　　建立貿易關(guān)系的函電，可以介紹本機構所經(jīng)營(yíng)的業(yè)務(wù)，寄送商品目錄、價(jià)格表及樣品等。為了促進(jìn)交易，也可以詢(xún)問(wèn)對方的愿望和要求。

　　建立貿易關(guān)系的函電，必須熱情誠懇，除注意禮貌外，不必過(guò)于謙虛，一定要給對方留下一個(gè)良好的印象。

　　1、詢(xún)盤(pán)

　　詢(xún)盤(pán)又稱(chēng)詢(xún)價(jià)。指交易一方欲購買(mǎi)或出售某種商品，向另一方發(fā)出的探詢(xún)買(mǎi)賣(mài)該商品及有關(guān)交易條件的一種表示。按詢(xún)盤(pán)的內容可分為一般函詢(xún)和具體詢(xún)盤(pán)。一般詢(xún)盤(pán)是買(mǎi)方僅僅為了了解情況向賣(mài)方要商品目錄本、價(jià)目單、樣本、形式發(fā)標(作報價(jià)單用)，等等。具體詢(xún)盤(pán)是買(mǎi)方有做買(mǎi)賣(mài)的要求，指定商品要求賣(mài)方報盤(pán)。

　　詢(xún)盤(pán)可以口頭發(fā)出，也可采用書(shū)面形式，或通過(guò)電報、電傳等。通常由買(mǎi)方發(fā)出。買(mǎi)方的詢(xún)盤(pán)只表示一個(gè)意愿，沒(méi)有必須購買(mǎi)的義務(wù);賣(mài)方也沒(méi)有必須回答的義務(wù)。但一般賣(mài)方要盡快答復，向買(mǎi)方開(kāi)盤(pán)或正式報盤(pán)。買(mǎi)方的詢(xún)盤(pán)往往不限于一個(gè)對象，可同時(shí)向幾個(gè)客戶(hù)發(fā)出，選擇條件最優(yōu)惠者供進(jìn)一步磋商時(shí)參考。

　　詢(xún)盤(pán)也可以由賣(mài)方了出，旨在主動(dòng)探詢(xún)客商對某種商品是否有需求。詢(xún)盤(pán)是聯(lián)系客戶(hù)的一種方法，也是了解市場(chǎng)行情的一種手段。

　　一般來(lái)講，寫(xiě)詢(xún)價(jià)函的目的是為了解情況，而其讀者又需馬上了解信函的內容。因此，語(yǔ)言的表達要以簡(jiǎn)單、清楚和切題為原則。最好在信的開(kāi)頭就寫(xiě)出你想問(wèn)的問(wèn)題，但一定要把詢(xún)問(wèn)的問(wèn)題和要求寫(xiě)清楚、具體，而且要彬彬有禮。詢(xún)價(jià)函一般包括：1、商品的大體情況(General Information);2、商品目錄(Catalogue);3、價(jià)目單(Price-list)和數量(Quantity);4、樣品或樣本(Samples);5、款式、型號(Pattern);6、估算(Estimate);7、付款方式(Terms of Payment);8、交貨時(shí)間(Shipment)。

　　2、報盤(pán)、遞盤(pán)、還盤(pán)和接受

　　報盤(pán)(Offer)又稱(chēng)發(fā)盤(pán)。是商業(yè)交易磋商中買(mǎi)賣(mài)雙方必經(jīng)的過(guò)程。通常是一方先向另一方提出某種交易條件(如：商品名稱(chēng)、數量、規格、交貨期以及付款條件等)，而另一方愿接受此條件，即交易合同成立。賣(mài)方的Offer稱(chēng)為Selling Offer，買(mǎi)方的Offer，稱(chēng)為Buying Offer。報盤(pán)有實(shí)盤(pán)(Firm Offer)和虛盤(pán)(Non-firm Offer)兩種形式。實(shí)盤(pán)又稱(chēng)“不可撤銷(xiāo)的發(fā)盤(pán)”，指由發(fā)盤(pán)人向受盤(pán)人提出完整、明確、肯定的交易條件，并愿在一定期限內按所提條件與受盤(pán)人達成交易的一種肯定表示。虛盤(pán)是賣(mài)方所作的非承諾性表示。往往附有保留條件，它沒(méi)有買(mǎi)方只要接受就可以成交的權限。

　　還盤(pán)(Counter Offer)又稱(chēng)還價(jià)。指交易一方收到對方報盤(pán)后，不同意或不完全同意報盤(pán)中的內容，但又有意達成交易，為進(jìn)一步洽商，便向對方提出新的條件，修改條件或其他要求，均稱(chēng)為還盤(pán)。

　　遞盤(pán)(Bid)又稱(chēng)遞價(jià)，出價(jià)。在商品交易中，如賣(mài)方手中貨少，行市又看漲，或對當前市場(chǎng)情況不清楚，再則是不知買(mǎi)方有無(wú)誠意購買(mǎi)，賣(mài)方常要求買(mǎi)方先遞價(jià)，連續收到各地客戶(hù)遞價(jià)之后，以便集中對比，然后決定與誰(shuí)成交，這樣比較主動(dòng)。

　　接受(Acceptance)指買(mǎi)方在實(shí)盤(pán)有效期內無(wú)條件地完全同意報盤(pán)的全部?jì)热�，并同意據此訂立合同的一種表示。接受一經(jīng)發(fā)出，不能任意撤銷(xiāo)。

　　3、訂貨

　　訂貨是買(mǎi)方向賣(mài)方提出的要求，要求賣(mài)方按定單所列的各項條件供貨。定單的取得，大致有兩種情形：1、經(jīng)賣(mài)方報盤(pán)，或買(mǎi)方的還盤(pán)，最后由買(mǎi)方接受而成效，由買(mǎi)方制定定單發(fā)給賣(mài)方;2、買(mǎi)方根據賣(mài)方事先所送的產(chǎn)品目錄、價(jià)目表、甚至樣品，直接定貨(或稱(chēng)定購)。

　　定貨可隨時(shí)以書(shū)信的形式寫(xiě)成，亦可用事先印妥格式的定單。定單或定貨書(shū)信一經(jīng)賣(mài)方確認，一般就成為對買(mǎi)賣(mài)雙方都有法律約束力的合同。因此，它們的制定或撰號必須準確和清楚，以免引起不可更正的麻煩。

　　訂貨同詢(xún)盤(pán)和報盤(pán)一樣，可采用電話(huà)、電報或書(shū)信方式提出，以電話(huà)或電報方式提出者，通常均另以書(shū)面確認之。

　　另外，賣(mài)方接到買(mǎi)方的訂單后應認收。認收時(shí)，最好重復一下訂單的條件。有時(shí)賣(mài)方因某種原因不能接受買(mǎi)方的訂單。在這種情況下，可選用三種方法：1、送上代用品;2、還盤(pán);3、拒絕接受。

　　采用送上代用品的方法要特別慎重，因客戶(hù)可能對代用品不滿(mǎn)意而拒收。如送代用品，事先未獲得客戶(hù)同意，其貨物最好用試銷(xiāo)方式，并負責往返運費。拒絕接受訂單是在確實(shí)無(wú)他選擇時(shí)再用。此種信函必須非常仔細繕寫(xiě)，而且要為友誼和今后交易留有余地。最好采用還盤(pán)的方法或勸說(shuō)買(mǎi)主接受。

　　4、裝運

　　裝運(Shipment)，裝運條件是買(mǎi)賣(mài)合同中必不可少的一項重要條款。它包括裝運時(shí)間、裝運港、運輸方式、裝卸時(shí)間、裝運單據等。就外貿而言，裝運大多數由遠洋輪來(lái)承擔，即不定期貨船或是定期班輪。隨著(zhù)國際貿易的迅速發(fā)展，集裝箱的使用為公路、鐵路和航空運輸提供了高效率的運輸形式，而且使海運的運費降低了一半。

　　裝運時(shí)間，即裝運期通常是指貨物裝上運輸工具的時(shí)間或期限。在按FOB、C&F和CIF價(jià)格條件成交的情況下，賣(mài)方的裝運時(shí)間以提單上簽署的日期為依據，如提單日期在合同規定的裝運期內，賣(mài)方就履行了合同的交貨義務(wù)。但在FOB條件下，通常是由買(mǎi)方租船或派船或訂艙位，如買(mǎi)方未能在合同規定的期限內履行派船或訂艙義務(wù)，買(mǎi)方應承擔賣(mài)方由此而遭受的一切損失。

　　不管交易是按FOR、C&F還是CIF成交的，合同一般規定貨物裝運完畢后，賣(mài)方必須立即向買(mǎi)方發(fā)出裝船通知(Shipping Advice)，其內容包括合同號(或訂單)、商品名稱(chēng)、數量、貨值、船名及啟航日期等。對于按FOB和C&F成交的交易，買(mǎi)方收到賣(mài)方的裝船通知后應立即辦理保險，并準備接貨。如因賣(mài)方未及時(shí)發(fā)出裝船通知，致使買(mǎi)方未能及時(shí)辦理保險，而在此期間貨物在運輸途中遭到的損失，應由賣(mài)方負責。

　　在對外貿易中，貨物裝運后，賣(mài)方必須向買(mǎi)方提供裝運單據，作為履行合同并提取貨款的依據。裝運單據的種類(lèi)和份數，在每筆具體交易中由買(mǎi)賣(mài)雙方商定。

　　裝運前買(mǎi)方將裝運要求以書(shū)面形式通知賣(mài)方洽辦，說(shuō)明裝船方式，包裝規定和嘜頭等，稱(chēng)為“裝運須知”shipping instructions.

　　如果從一港至另一港無(wú)直達船，那就需要轉船。為了避免今后可能發(fā)生爭議，賣(mài)方應先征得買(mǎi)方同意。因此，在合同中或信用證中必須制訂“允許轉船”的條款。

　　裝運涉及面很廣，包括報關(guān)、預定艙位、租船等等。通常書(shū)寫(xiě)有關(guān)裝運的信函有幾種目的：催促早日裝運;修改裝船條款;寄發(fā)裝船通知;寄送裝船單據等等，趁通知買(mǎi)方貨已裝船的機會(huì )，賣(mài)方還可表達進(jìn)一步發(fā)展業(yè)務(wù)的愿望。

　　發(fā)出裝運通知，可以采用定型函稿或普通函件，但在FOB和C&F價(jià)格條件下，一般須以電報通知買(mǎi)方，以便買(mǎi)方辦理保險和準備派船接受。

　　交出裝運通知，意味著(zhù)合同的具體實(shí)現，雖然還不是交易的終結，但對買(mǎi)賣(mài)雙方都有重要意義。因此，除通知船已出運，以及在FOB條件下貨物備妥通知買(mǎi)方派船以外，還可以利用這個(gè)機會(huì )，在通知出運的同時(shí)，向客戶(hù)表示完成合同的愉快心情和繼續發(fā)展貿易的良好愿望，也可以對買(mǎi)方的合作表示感謝，還可以進(jìn)一步開(kāi)展推銷(xiāo)活動(dòng)等等。

　　5、支付

　　當今世界的貿易活動(dòng)中，國家之間、企業(yè)之間經(jīng)常會(huì )產(chǎn)生債權債務(wù)關(guān)系。賣(mài)方獲得一定的債權，買(mǎi)方負有一定的債務(wù)。這種債權債務(wù)關(guān)系必須在一定時(shí)期內清算、結算。為實(shí)現債權債務(wù)的清償，賣(mài)方收入貨幣，買(mǎi)方支付貨幣，這些收付均通過(guò)一定的支付方式來(lái)實(shí)現�，F在用得較多的國際貿易支付方式有三種：即匯付、托收和信用證。

　　(一)匯付(Remittance)

　　匯付是指付款人(買(mǎi)方)根據合同中約定的條件將貨款通過(guò)銀行匯寄給收款人(賣(mài)方)的支會(huì )方式。參與匯款業(yè)務(wù)的有四個(gè)當事人，他們是：付款方、收款方、匯出行、即受付款方委托匯出的款項的銀行、匯入行，即受匯出行委托，解付匯款的銀行。如由付款方主動(dòng)向收款人匯付，稱(chēng)為順匯法;如由收款方開(kāi)出以付款人為抬頭的匯票，主動(dòng)向付款方索取，叫做逆匯法，又稱(chēng)出票法。匯款時(shí)買(mǎi)方(付款人)可采用信匯、電匯、和票匯三種形式。

　　(二)托收(Collection)

　　托收是指由顧客委托銀行代為收了各種款項的業(yè)務(wù)。即出口商(賣(mài)方)開(kāi)出以進(jìn)口商(買(mǎi)方)為抬頭的匯票，委托賣(mài)方所在地銀行(托收行)通過(guò)它在買(mǎi)方所在地的分行或代理行(代收行)，代為向買(mǎi)方收款。托收業(yè)務(wù)中涉及的當事人有：委托人(出口商或收款人)、托收行，代收行和付款人(進(jìn)口商)。委托人與托收行之間、托收行與代收行之間都是委托代理關(guān)系，托收行和代收行對于會(huì )款人是否付款不承擔責任。托收是建立在商業(yè)信用上，風(fēng)險較大。托收分為光票托收和跟單托收。

　　(三)信用證(Letter of Credit, 簡(jiǎn)寫(xiě) L/C)

　　買(mǎi)賣(mài)雙方進(jìn)行貿易結算時(shí)，除非買(mǎi)方具有無(wú)可置疑的信譽(yù)或買(mǎi)賣(mài)雙方有著(zhù)特殊的關(guān)系，否則，賣(mài)方不愿接受付款交單或承兌交單。因為賣(mài)方擔心買(mǎi)方最后拒絕付款贖單，這時(shí)賣(mài)方雖然仍是貨主，但他可能收不到貨款，在承兌交單項下，買(mǎi)方已拿到單據，最后因某種原因無(wú)力支付，賣(mài)方就會(huì )受到嚴重的損失，所以，進(jìn)行國際貿易交會(huì )時(shí)，更多地采用信用證的方式。

　　信用證是以銀行信用為基礎，付款由銀行擔保。它是由進(jìn)口地銀行應進(jìn)口商(買(mǎi)方)的請求，開(kāi)給出口商(賣(mài)方)一種保證支付貨款的書(shū)面憑證。在這種憑證中開(kāi)列了買(mǎi)方購貨所規定的條件，如貨物的品種、規格、數量、發(fā)貨憑證等，只要賣(mài)方按所列條件會(huì )貨，就有權憑此證向開(kāi)證行或其指定的銀行取得貨款。

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