1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

　　2、主送機關(guān)。即受文并辦理來(lái)函事項的機關(guān)單位，于文首頂格寫(xiě)明全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)，其后用冒號。

　　(二)正文。其結構一般由開(kāi)頭、主體、結尾、結語(yǔ)等部分組成。

　　1、開(kāi)頭。主要說(shuō)明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據、原因等內容，然后用“現將有關(guān)問(wèn)題說(shuō)明如下：”或“現將有關(guān)事項函復如下：”等過(guò)渡語(yǔ)轉入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來(lái)文的標題、發(fā)文字號，然后再交代根據，以說(shuō)明發(fā)文的緣由。

　　2、主體。這是函的核心內容部分，主要說(shuō)明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無(wú)論是商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題，還是向有關(guān)主管部門(mén)請求批準事項等，都要用簡(jiǎn)潔得體的語(yǔ)言把需要告訴對方的問(wèn)題、意見(jiàn)敘寫(xiě)清楚。如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性和明確性。

　　(三)結尾。一般用禮貌性語(yǔ)言向對方提出希望�；蛘垖Ψ絽f(xié)助解決某一問(wèn)題，或請對方及時(shí)復函，或請對方提出意見(jiàn)或請主管部門(mén)批準等。

　　(四)結語(yǔ)。通常應根據函詢(xún)、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結束語(yǔ)。如“特此函詢(xún)(商)”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語(yǔ)，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

　　(五)結尾落款。一般包括署名和成文時(shí)間兩項內容。

　　署名機關(guān)單位名稱(chēng)，寫(xiě)明成文時(shí)間年、月、日;并加蓋公章。

　　撰寫(xiě)函件應注意的問(wèn)題

　　函的寫(xiě)作，首先要注意行文簡(jiǎn)潔明確，用語(yǔ)把握分寸。無(wú)論是平行機關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語(yǔ)氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。

　　例文一 商洽事宜函

　　中國科學(xué)院××研究所關(guān)于建立全面協(xié)作關(guān)系的函

　　近年來(lái)，我所與你校雙方在一些科學(xué)研究項目上互相支持，取得了一定的成績(jì)，建立了良好的協(xié)作基礎。為了鞏固成果，建議我們雙方今后能進(jìn)一步在學(xué)術(shù)思想、科學(xué)研究、人員培訓、儀器設備等方面建立全面的交流協(xié)作關(guān)系，特提出如下意見(jiàn)：

　　一、 定期舉行所、校之間學(xué)術(shù)討論與學(xué)術(shù)交流。(略)

　　二、根據所、校各自的科研發(fā)展方向和特點(diǎn)，對雙方共同感興趣的課題進(jìn)行協(xié)作。(略)

　　三、根據所、校各自人員配備情況，校方在可能的條件下對所方研究生、科研人員的培訓予以幫助。(略)

　　四、雙方科研教學(xué)所需要高、精、尖儀器設備，在可能的條件下，予對方提供利用。(略)

　　五、加強圖書(shū)資料和情報的交流。

　　以上各項，如蒙同意，建議互派科研主管人員就有關(guān)內容進(jìn)一步磋商，達成協(xié)議，以利工作。特此函達，務(wù)希研究見(jiàn)復。

　　中國科學(xué)院××研究所(蓋章)

　　二0××年×月×日

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