淺談秘書(shū)信息工作論文
在日常學(xué)習、工作和生活中，大家都嘗試過(guò)寫(xiě)書(shū)信吧，書(shū)信是寫(xiě)給具體收信人的私人通信。你知道書(shū)信要怎么寫(xiě)才正確嗎？下面是小編為大家整理的淺談秘書(shū)信息工作論文，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
淺談秘書(shū)信息工作論文 篇1
摘要:信息社會(huì )中，秘書(shū)的信息工作顯得尤為重要，論文指出了秘書(shū)信息工作中存在的一些問(wèn)題，只有提高秘書(shū)的信息素養，發(fā)揮個(gè)人主觀(guān)能動(dòng)性，注重創(chuàng )新精神，才能夠勝任秘書(shū)的信息工作。
關(guān)鍵詞：秘書(shū)；信息工作；信息素養；創(chuàng )新
二十一世紀的秘書(shū)工作將是一個(gè)知識和信息高度密集的領(lǐng)域，秘書(shū)工作的信息化程度也越來(lái)越高。秘書(shū)信息工作包括收集，鑒別、儲存、處理、輸出、反饋等各個(gè)環(huán)節。作為一個(gè)秘書(shū)工作者，必須做到在信息工作領(lǐng)域內運籌帷幄，為決策者提供有效服務(wù)。
一秘書(shū)信息工作的重要性
秘書(shū)部門(mén)的信息工作，主要是指根據上級與主管部門(mén)的要求了解情況，掌握動(dòng)態(tài)，發(fā)現問(wèn)題，然后進(jìn)行篩選處理，綜合分析，提供信息資料給領(lǐng)導參考。
�。ㄒ唬┹o助領(lǐng)導科學(xué)決策，必須依靠信息
信息是領(lǐng)導進(jìn)行決策的依據和必要條件，沒(méi)有信息，就沒(méi)有科學(xué)決策。進(jìn)行預測和確定目標，必須將過(guò)去和現在的各種信息進(jìn)行收集、加工、傳遞和利用；擬定各種可供選擇的決策方案，必須對收集到的各種信息進(jìn)行歸納、推理、評價(jià)，也就是具體地利用信息；決策方案的選擇、實(shí)施、修正等等，其客觀(guān)依據依然是大量的信息。
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秘書(shū)人員撰擬公文，是在掌握各種信息的基礎上，根據領(lǐng)導意圖，經(jīng)過(guò)分析、綜合，形成更系統、更準確的新的書(shū)面信息。秘書(shū)撰擬公文，就是運用信息為機關(guān)服務(wù)。
�。ㄈ┬旁L(fǎng)咨詢(xún)工作需要依靠信息
秘書(shū)在接待群眾來(lái)訪(fǎng)、處理群眾來(lái)信時(shí)，必須運用所掌握的政策精神、規章制度、領(lǐng)導意圖、實(shí)際情況等信息，經(jīng)過(guò)分析、判斷，去回答來(lái)訪(fǎng)，回復來(lái)信，或者轉有關(guān)部門(mén)處理。
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秘書(shū)要辦好機關(guān)各項公務(wù)，不僅靠領(lǐng)導意圖、個(gè)人學(xué)識，還必須依靠各種信息作依據、作借鑒。信息多了，綜合判斷、處理事務(wù)的能力就強。秘書(shū)人員必須會(huì )運用各種信息，把相關(guān)部門(mén)聯(lián)系、協(xié)調起來(lái)，明確分工，消除矛盾，同步協(xié)作去完成共同的任務(wù)。
二秘書(shū)信息工作中存在的問(wèn)題
秘書(shū)部門(mén)有著(zhù)比其他部門(mén)更多的信息優(yōu)勢，信息本身所具有的特點(diǎn)和秘書(shū)部門(mén)所具有的信息優(yōu)勢，為秘書(shū)提供了資本和社會(huì )對這種資本的需求。
�。ㄒ唬╅_(kāi)設新的信息通道，改變信息的流向
秘書(shū)工作者收集、處理信息，有著(zhù)非常明確的目的性，也就是圍繞領(lǐng)導決策制定和貫徹執行服務(wù)。秘書(shū)信息的傳遞對象和范圍是具體的。然而社會(huì )對信息的需求的范圍很廣，社會(huì )上的信息需求者要想獲得信息，就有可能通過(guò)“尋租”的方式來(lái)獲取信息，有些秘書(shū)為謀取一己之私，不惜以身試法，開(kāi)設新的信息通道，改變信息的流向，泄露信息。
�。ǘ└淖冃畔鬟f的時(shí)間
信息具有時(shí)效性，信息快速地從信息的來(lái)源傳遞到信息的歸宿地，這需要一個(gè)快速的過(guò)程。信息傳遞的工具和方式是影響信息傳遞時(shí)間的重要因素，而秘書(shū)操縱著(zhù)信息傳遞工具和方式的選擇，可以隨間延長(cháng)或縮短信息從信源到信宿的時(shí)間。
�。ㄈ┰O置信息傳遞的障礙
首先是擋駕和截留。為給領(lǐng)導創(chuàng )造一個(gè)好的工作環(huán)境，使領(lǐng)導能夠擺脫各種事務(wù)干擾，集中時(shí)間和精力思考和決定重大問(wèn)題，秘書(shū)常常要對領(lǐng)導的來(lái)訪(fǎng)、電話(huà)和事務(wù)等進(jìn)行擋駕和截留，但秘書(shū)也可以根據自己的需要利用它來(lái)堵塞信息通道，不讓對自己或自己有關(guān)的人不利的信息進(jìn)入領(lǐng)導的視線(xiàn)。
其次是增加信息傳遞的環(huán)節。各個(gè)環(huán)節對同一信息進(jìn)行不同角度的信息過(guò)濾、加工，使信息內容與本來(lái)面目發(fā)生變化，甚至面目全非。
再次是制造信息通道阻塞。選擇不當的信息傳遞通道，使過(guò)窄的信息通道不能快速傳遞超負荷的信息流量，使信息傳遞減速，從而使信息不能適時(shí)地到達信宿。
四、做好秘書(shū)信息工作具體措施
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秘書(shū)一方面利用職務(wù)之便，培育著(zhù)自己的信息優(yōu)勢，另一方面又不斷地制造機會(huì )，使自己的信息優(yōu)勢轉化為個(gè)人財富，滿(mǎn)足自己的私欲。而查處秘書(shū)也必須以信息為依據，具體說(shuō)，應從三個(gè)方面進(jìn)行反腐對策的思考：一是加快信息公開(kāi)的步法，實(shí)施陽(yáng)光行政，杜絕暗箱操作；二是加快信息工作程序化、標準化等制度建設，減少秘書(shū)信息工作的主觀(guān)化；三是開(kāi)通信息工作本身的信息反饋的渠道，加強監督檢查，加大查處的機率和懲罰的力度。
�。ǘ┨岣呙貢�(shū)信息素養
信息素養的培養教育已受到世界各國的高度重視，提高秘書(shū)人員的信息素養，關(guān)鍵也在于培養教育。
1.制定明確的培養目標
培養目標既是培養現代秘書(shū)信息素養的出發(fā)點(diǎn)，也是秘書(shū)人才信息素養的評價(jià)標準。它不僅能規范培訓的內容和方法，而且能引導培訓對象按照標準自覺(jué)地去努力和追求。有的秘書(shū)部門(mén)要求秘書(shū)必須“換筆”，學(xué)會(huì )用計算機進(jìn)行文字處理等，這些要求對提高信息素養產(chǎn)生了極大推動(dòng)作用。
2.創(chuàng )建良好的培養環(huán)境
領(lǐng)導者應充分認識信息工作和提高秘書(shū)人員信息素養的重大意義，帶頭學(xué)習信息知識，掌握必需的信息技能。倡導和支持秘書(shū)人員學(xué)習計算機技術(shù)，營(yíng)造濃厚的提高信息素養氛圍。
信息素養培養離不開(kāi)一定的軟硬件基本建設。各級領(lǐng)導應統籌規劃，為秘書(shū)人員信息素養培養提供必需的物資、器材和場(chǎng)地，逐步改善秘書(shū)部門(mén)辦公自動(dòng)化水平。
良好的制度環(huán)境是秘書(shū)人員信息素養培訓的有效保證。從當前我國秘書(shū)隊伍培訓實(shí)踐來(lái)看，除了繼續搞好在職培訓、堅持自學(xué)制度外，還應建立和健網(wǎng)絡(luò )使用和管理制度和是信息設備更新制度。
3.突出信息技能的教育和訓練
從現實(shí)情況看，信息技能是制約秘書(shū)人員信息素養提高的一個(gè)關(guān)節點(diǎn)。信息技能其發(fā)展變化快、知識含量和技術(shù)含量比較高，學(xué)習掌握起來(lái)頗有難度，成為部分秘書(shū)人員“頭疼”的問(wèn)題。因此，在提高秘書(shū)人員的信息素養過(guò)程中，應突出信息技術(shù)的教育和培訓。
4.發(fā)揮院校信息教育的職能和作用
院校有充分的信息教育資源，一是院校的圖書(shū)情報系統比較完整齊全；二是院校的信息網(wǎng)絡(luò )比較發(fā)達。因此，依托院校開(kāi)展教育培訓，能夠使秘書(shū)人員在較短時(shí)間內比較系統地掌握常用的信息知識和基本技能。
�。ㄈ┳龊眯畔⒐ぷ饕⒅貏�(chuàng )新精神
1.在思想認識上創(chuàng )新
首先，要把“三個(gè)代表”重要思想貫穿于信息工作的全過(guò)程，不僅在指導思想上要體現“三個(gè)代表”重要思想的要求，而且在信息工作思路，信息內容取向，信息網(wǎng)絡(luò )布局，信息活動(dòng)方式等方面都要體現“三個(gè)代表”重要思想；其次，必須強化主體意識。各級領(lǐng)導都要切實(shí)加強對秘書(shū)信息工作的領(lǐng)導。要進(jìn)一步健全和落實(shí)緊急信息報告責任制。第三、必須強化服務(wù)意識。秘書(shū)人員應該不斷充實(shí)信息內容，提高信息實(shí)效，使信息工作符合新時(shí)期的要求。
2.在信息內容取向上創(chuàng )新
首先，要多渠道關(guān)注熱點(diǎn)信息。各級秘書(shū)部門(mén)不僅要及時(shí)報送本職工作情況的信息，報送有關(guān)經(jīng)濟和社會(huì )事業(yè)發(fā)展的信息，而且要注意報送事關(guān)群眾、事關(guān)全局的苗頭性、傾向性信息；其次，要剖析難點(diǎn)。要注意扣緊群眾反映強烈、黨委關(guān)注的各種矛盾和問(wèn)題。不僅要善于發(fā)現問(wèn)題和反映問(wèn)題，而且要深入剖析原因，尤其是對決策實(shí)施中遇到的“腸梗阻”、不落實(shí)問(wèn)題，要廣泛聽(tīng)取各方面意見(jiàn)，從政策、體制、干部作風(fēng)等方面查找原因，有針對性地提出對策建議。
在秘書(shū)的日常工作中，撰寫(xiě)文稿，輔助決策，會(huì )議準備工作以及文書(shū)的處理等都與信息密切關(guān)聯(lián)。對信息的深刻理解，綜合處理以及合理利用就是秘書(shū)活動(dòng)的基本職能，只有在信息領(lǐng)域不斷推陳出新，及時(shí)有效的掌握信息，才能在秘書(shū)工作中如魚(yú)得水，游刃有余。
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淺談秘書(shū)信息工作論文 篇2
摘 要：在信息化時(shí)代，高校院系秘書(shū)信息工作關(guān)系到整個(gè)學(xué)院信息化的建設。高校院系秘書(shū)要認識到信息工作的重要性,不斷提高自身信息素養,將信息技術(shù)運用到實(shí)際工作中,才能更好的為學(xué)院服務(wù)。
關(guān)鍵詞：院系秘書(shū) 信息工作 提高效率
隨著(zhù)科技的不斷發(fā)展,社會(huì )的不斷進(jìn)步,信息化速度的加快，社會(huì )信息化程度越來(lái)越高,已經(jīng)滲透到社會(huì )生活各個(gè)領(lǐng)域,并發(fā)揮著(zhù)重要的作用。這也推進(jìn)了高職教育信息化的建設,促進(jìn)了“數字化校園”的發(fā)展。信息工作也成為新時(shí)期高校院系秘書(shū)的日常工作,為院系秘書(shū)工作提出了新的要求。
一、高校院系秘書(shū)信息工作的意義
高校院系秘書(shū)工作在學(xué)院的發(fā)展建設中起著(zhù)重要的作用，它在宣傳貫徹學(xué)校工作精神、保證日常工作的正常運轉、各部門(mén)之間的協(xié)調合作、學(xué)院與師生的聯(lián)系等工作中都是不可或缺的。其工作任務(wù)繁重，頭緒眾多，這不但使院系秘書(shū)身心疲憊、工作效率低下，而且嚴重影響學(xué)院日常教學(xué)工作的正常運轉，有時(shí)候甚至會(huì )對整個(gè)學(xué)院的工作帶來(lái)不利影響。因此，將信息服務(wù)運用到日常管理工作中，不斷提高信息科學(xué)知識和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，實(shí)現辦公自動(dòng)化、現代化才能跟上時(shí)代的步伐,才能提高工作效率,更好的為院系服務(wù)。高效的、合理的、科學(xué)的信息工作是新時(shí)期高校院系秘書(shū)重要工作之一。
1、方便快捷、提高了工作效率
信息工作以其系統全面、快速便捷、高效準確等優(yōu)勢，提高了院系秘書(shū)的工作效率,優(yōu)化了服務(wù)質(zhì)量,營(yíng)造了和諧融洽的工作氛圍，有利于和諧校園工作的開(kāi)展。信息服務(wù)可以更為合理利用現有人力資源，提高服務(wù)質(zhì)量。
2、減少重復、有利于資源共享
信息工作在高校秘書(shū)工作中起著(zhù)橋梁和紐帶的作用,它能迅速將學(xué)校各種信息及時(shí)有效地傳達給教師和學(xué)生，也能將教師和學(xué)生的信息及時(shí)的匯總給學(xué)院相關(guān)的部門(mén)。利用網(wǎng)絡(luò )等手段可以減少信息文件的重復,又可以使多個(gè)部門(mén)共享一個(gè)信息資源,提高信息資源的利用率。信息技術(shù)的應用有力地推動(dòng)了信息資源的共享,開(kāi)辟了高校秘書(shū)工作現代化的新途徑。
3、及時(shí)準確、實(shí)現科學(xué)化管理
信息工作是高校秘書(shū)協(xié)助領(lǐng)導科學(xué)化管理的需要。在高校的改革發(fā)展建設中,對教學(xué)、科研、師資隊伍建設等制度的制定和相關(guān)資料的匯總,都離不開(kāi)秘書(shū)的信息工作。管理的科學(xué)性和正確性依靠院系秘書(shū)們利用各種信息手段及時(shí)、準確、全面地收集各類(lèi)信息,并經(jīng)過(guò)分析、整理后提供給領(lǐng)導,作為指導工作、進(jìn)行科學(xué)決策的依據。信息技術(shù)的提高加快了收集信息和加工信息的過(guò)程,提供了更加及時(shí)準確的文件資料,是新時(shí)期高校院系秘書(shū)輔助領(lǐng)導決策的一項重要工作。
二、高校院系秘書(shū)信息工作面臨新的挑戰
高校信息工作不僅給秘書(shū)們帶來(lái)了方便與快捷的工作效率，同時(shí)院系秘書(shū)的信息工作也面臨著(zhù)新的挑戰�，F今階段信息工作缺少系統化的管理,各職能部門(mén)也沒(méi)有完全達到資源共享,信息技術(shù)有待于繼續完善。網(wǎng)絡(luò )信息條件下,高校秘書(shū)的信息工作內容、方式及服務(wù)手段都發(fā)生了變化,如果具備操作、利用與開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò )信息的能力,不僅可以大大提高工作效率,而且可以獲得準確、及時(shí)、全面的信息資料,更好地為二級院系服務(wù)。
三、如何做好高校院系秘書(shū)的信息工作
信息時(shí)代的到來(lái),給高校院系秘書(shū)工作帶來(lái)了許多的發(fā)展空間,如何做好信息工作,具備與時(shí)俱進(jìn)的信息意識和素養，學(xué)會(huì )利用信息技術(shù)開(kāi)展工作,以提高秘書(shū)工作的效率和質(zhì)量。
1、樹(shù)立信息觀(guān)念、強化信息意識
作為高校院系秘書(shū)要認識到信息工作的重要性，才能保證信息的及時(shí)、準確、系統、全面,信息工作不是臨時(shí)性的、應付性的工作,而是經(jīng)常性的、持續性的工作。只有這樣,才能有效地利用信息的價(jià)值,才能提供給領(lǐng)導作為決策的依據。積極地去了解、使用網(wǎng)絡(luò ),可以大大提高工作效率,減少很多不必要的重復勞動(dòng)。良好的信息觀(guān)念,就要尊重知識,崇尚科學(xué),終身學(xué)習,善于接受新生事物。新時(shí)期高效院系秘書(shū)要增強信息意識,敏銳地感受到社會(huì )信息的變化,準確捕捉學(xué)院及部門(mén)的信息資料。
2、學(xué)習信息知識、掌握信息能力
高校院系秘書(shū)除了充分利用各種內部信息網(wǎng)絡(luò )以外,還應掌握并建立自己的常規信息渠道,善于開(kāi)發(fā)新的秘書(shū)工作信息資源,并及時(shí)、準確、全面地獲取所需要的信息。秘書(shū)人員必須學(xué)會(huì )準確無(wú)誤地理解、識別、判斷、篩選所遇到的信息，以達到去粗取精、去偽存真、為我所用的目的。學(xué)會(huì )利用計算機和網(wǎng)絡(luò )等信息手段準確地概述、綜合、改造和表達所需要的信息，并掌握一定的計算機應用技術(shù)，如數據庫、電子文檔、表格、幻燈片及網(wǎng)頁(yè)的處理制作能力,提高個(gè)人的信息素養,更好地適應教育管理信息化、現代化的要求。
3、靈活運用、敢于創(chuàng )新
新時(shí)期社會(huì )發(fā)展加快,信息周期大大縮短,高校院系秘書(shū)必須具備敏銳的觀(guān)察力和創(chuàng )新精神,靈活運用信息知識。在獲取和處理信息的基礎之上,把自己的思想和見(jiàn)解融入其中,并通過(guò)恰當的渠道把這些信息傳遞給他人,善于運用已掌握的信息解決日常管理工作中的實(shí)際問(wèn)題,使信息發(fā)揮最大的效益。
4、信守職業(yè)道德、增強服務(wù)意識
隨著(zhù)信息傳遞速度的越來(lái)越快,傳遞過(guò)程中不可避免地帶有一定的主觀(guān)偏見(jiàn),院系秘書(shū)的信息工作中要遵守職業(yè)道德，做好信息的保密工作,準確的傳達信息。維護好教師和學(xué)生的利益,不能在享受信息網(wǎng)絡(luò )技術(shù)帶來(lái)便利的同時(shí),給院系和個(gè)人帶來(lái)不必要的麻煩。
總之,信息時(shí)代的快速發(fā)展決定了高校院系秘書(shū)信息服務(wù)的變化,關(guān)系到整個(gè)學(xué)院信息化的建設。高校院系秘書(shū)要認識到信息工作的重要性,不斷提高自身信息素養,才能更好的為學(xué)院服務(wù),才能在未來(lái)的發(fā)展中立于不敗之地。
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淺談秘書(shū)信息工作論文 篇3
摘要：教務(wù)秘書(shū)，是整個(gè)高職院校教務(wù)管理系統中的一個(gè)重要角色，在日常的教學(xué)管理中起著(zhù)舉足輕重的作用。隨著(zhù)高職院校信息化水平的不斷提高，教學(xué)管理的信息化、現代化是未來(lái)的發(fā)展趨勢。因此對教學(xué)秘書(shū)的工作提出了新的要求，本文主要討論信息化情況下的教務(wù)秘書(shū)的工作特點(diǎn)。
關(guān)鍵詞：教務(wù)秘書(shū) 信息化 特點(diǎn)
1 教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理中的位置
設立高等院校的目的是為了社會(huì )培養適合并且是優(yōu)秀的人才，以適應社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展需要，就像企業(yè)必須生產(chǎn)出合格的產(chǎn)品滿(mǎn)足市場(chǎng)需要一樣。公司用現代企業(yè)管理制度來(lái)保證產(chǎn)品的質(zhì)量，同樣，高校必須用現代化的教學(xué)管理手段來(lái)保證教學(xué)質(zhì)量。高效的教學(xué)管理方法才能生產(chǎn)出優(yōu)秀的人才，因此，在高校的日常管理工作中，教學(xué)管理是重中之重。
在教學(xué)管理的`各級各類(lèi)管理隊伍中，有一個(gè)角色即特別，又重要，這就是教務(wù)秘書(shū)。在絕大多數實(shí)行二級管理的學(xué)院中，都設置了教務(wù)秘書(shū)一職，該職位主要負責本學(xué)院的日常教學(xué)管理工作，并是學(xué)校教務(wù)處和二級學(xué)院聯(lián)系的紐帶。然而本文并不是討論二級學(xué)院的教務(wù)秘書(shū)，而是教務(wù)處的教學(xué)秘書(shū)。不論從工作任務(wù)的繁重程度還是在教學(xué)管理中所處的位置，教務(wù)處的教學(xué)秘書(shū)要比二級學(xué)院的教學(xué)秘書(shū)起著(zhù)更大的作用。
首先，在教務(wù)處跟各個(gè)二級學(xué)院之間所有教學(xué)工作的連接當中，教務(wù)秘書(shū)擔當主要作用。教務(wù)秘書(shū)是教務(wù)處對各學(xué)院、系部的日常教學(xué)工作進(jìn)行組織、管理的聯(lián)絡(luò )人，是命令和任務(wù)的主要傳達者和具體執行者。教務(wù)處下達的各類(lèi)教務(wù)文件和通知．都由教務(wù)秘書(shū)安排執行，并在過(guò)程中進(jìn)行必要的催促督察。最后，由教務(wù)秘書(shū)統一匯總和整理，上交到教務(wù)處處長(cháng)。在教務(wù)教學(xué)的整個(gè)具體執行過(guò)程中，教務(wù)秘書(shū)既是命令的下達者，又是執行者和管理者。另外，學(xué)校的其他職能部門(mén)，如人事處、財務(wù)處、保衛處、后勤處、工會(huì )等，都跟教務(wù)秘書(shū)進(jìn)行經(jīng)常的工作聯(lián)系。
其次，教務(wù)秘書(shū)作為教務(wù)處處長(cháng)的得力助手，直接參與各項教學(xué)管理工作，是高校教學(xué)管理隊伍中的精英力量。從課程教學(xué)大綱、計劃的制定執行，教師授課計劃表的驗收上交，到每學(xué)期的公選課、必修課、體育選項排課，再到教師備課、上課情況的督查，以及每學(xué)期協(xié)助質(zhì)控部進(jìn)行期中教學(xué)質(zhì)量檢查等等。在各種形式的教學(xué)管理活動(dòng)中，教務(wù)秘書(shū)都是直接的參與者。
最后，教務(wù)秘書(shū)接觸的人群遠遠比二級學(xué)院秘書(shū)廣泛很多，教務(wù)秘書(shū)不僅僅要面對二級學(xué)院秘書(shū)、各個(gè)系部的一把手，教務(wù)處的各個(gè)同仁，還要面對全校的不同教職工和在校生。
教務(wù)處的各項工作，例如學(xué)生對任課教師課堂教學(xué)效果的收集和處理；選課的組織；專(zhuān)業(yè)的分流和學(xué)籍移動(dòng)，四、六級考試；實(shí)習材料收交歸檔；畢業(yè)生資格審查；畢業(yè)生證書(shū)發(fā)放等各種大小事務(wù)，都決定了教務(wù)秘書(shū)必須面對復雜的人群。
2 教務(wù)秘書(shū)在信息化下的工作要求
2.1 具備較強的業(yè)務(wù)能力。教務(wù)教學(xué)秘書(shū)的基本要求是必須懂得教育教學(xué)規律，了解和掌握教學(xué)管理常規工作，明白教學(xué)各個(gè)環(huán)節的要求和標準。要非常熟悉教務(wù)處制定的規章制度，確保教務(wù)管理的規范化和制度化，掌握教務(wù)工作規范及流程，不斷增強教務(wù)管理運作能力、組織能力和協(xié)調能力，具備與所從事教務(wù)管理相關(guān)學(xué)科的基本知識。了解全校教學(xué)大綱、教學(xué)計劃和課程設置，了解各科教學(xué)大綱的要求和各門(mén)課程之間的聯(lián)系，熟悉教學(xué)過(guò)程和教學(xué)規律。雖然不能面面俱到，但是一定要做到心中有數。具備一定的檔案管理與歸納能力。從管理實(shí)踐經(jīng)驗來(lái)看，計算機和信息化類(lèi)專(zhuān)業(yè)比較適合擔任教務(wù)秘書(shū)。
2.2 教務(wù)秘書(shū)必須具有掌握和運用計算機、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)為代表的信息技術(shù)的能力，以便于提高工作效率。教務(wù)秘書(shū)自己必須提高認識，樹(shù)立全面的信息化工作觀(guān)念，適應教務(wù)教學(xué)管理的信息化和科學(xué)化，必須確立以現代教育理論為指導的信息化工作理念。必須變革傳統的工作模式、管理模式、管理方法，充分吸收其他行業(yè)信息化管理的有益經(jīng)驗，探索基于信息化、現代化條件下的高校教務(wù)秘書(shū)工作新模式。
教務(wù)秘書(shū)必須能夠熟練的使用計算機進(jìn)行日常工作的文檔、表格處理，應用網(wǎng)絡(luò )和教學(xué)管理系統實(shí)現辦公自動(dòng)化。這不但能提高工作效率，而且能減輕管理中的部分工作量，為各級教學(xué)管理部門(mén)提供便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。教務(wù)秘書(shū)要重視收集教育教學(xué)各方面的信息，例如老師對管理工作的意見(jiàn)、對專(zhuān)業(yè)設置的感受和人才培養方案的評價(jià)。同時(shí)，教務(wù)秘書(shū)要收集其它兄弟院校的信息；例如其它高校相關(guān)專(zhuān)業(yè)的設置和調整及教學(xué)管理模式。對已經(jīng)收集到的信息，教務(wù)秘書(shū)要及時(shí)地整理歸納，然后向教務(wù)處領(lǐng)導反饋，以便領(lǐng)導能全面的掌握整個(gè)學(xué)校的教學(xué)現狀，做出正確的決策。所以，信息化的資料管理和積累，對積累教學(xué)經(jīng)驗，改進(jìn)教學(xué)質(zhì)量，提高管理水平，探索信息化條件下高校教學(xué)管理規律具有重要的意義。 教務(wù)秘書(shū)要加強自身信息化能力的培養。隨著(zhù)現代化教育技術(shù)的迅速發(fā)展，教務(wù)秘書(shū)不能僅僅滿(mǎn)足于打印文件、查詢(xún)成績(jì)等簡(jiǎn)單的計算機操作，還應該會(huì )運用現代教學(xué)管理系統進(jìn)行日常教學(xué)管理，回答教師和學(xué)生的管理咨詢(xún)，網(wǎng)上辦公等計算機應用技能。隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的普及、教學(xué)技術(shù)的網(wǎng)絡(luò )化已成為必然。因此，為了保障教育教學(xué)適應教育現代化的要求，要求教務(wù)秘書(shū)能嫻熟地運用各種現代化的教育技術(shù)裝備，為教師提供一流的教學(xué)服務(wù)。教務(wù)秘書(shū)要抽時(shí)間參加必要的計算機類(lèi)應用技能的培訓，加強對網(wǎng)頁(yè)制作、圖像處理等基本的多媒體應用技術(shù)的學(xué)習和使用，以便于對學(xué)生的照片等多媒體類(lèi)資料的存檔和編輯。為了適應管理的需要，保證教學(xué)管理系統的暢通，必須充分利用校園網(wǎng)，學(xué)習并使用現代化的校園計算機管理信息平臺，熟練操作排課系統、學(xué)籍與學(xué)歷系統、成績(jì)管理系統、教學(xué)質(zhì)量監控系統、命題與考試系統等教學(xué)管理系統，提高自動(dòng)化管理工作中的水平，減少人工管理和人為因素的影響，達到即時(shí)、規范、高效的管理。將教務(wù)系統管理員和教務(wù)處秘書(shū)的職位合二為一，是一種不錯的管理嘗試，在實(shí)際管理中也取得了不錯的管理效果。
2.3 教務(wù)秘書(shū)要有較強的組織管理能力和協(xié)調溝通能力。教務(wù)秘書(shū)應該具備獨立開(kāi)展工作的能力，在完成上級下達任務(wù)的同時(shí)，依據實(shí)際情況靈活主動(dòng)的工作，對責任范圍內的工作能得心應手的組織實(shí)施。同時(shí)應具備駕馭復雜局面的能力，協(xié)調好各部門(mén)的關(guān)系，尤其是教與學(xué)的關(guān)系，學(xué)校和家長(cháng)的關(guān)系，應該積極的避免矛盾的激化，作為學(xué)校、希部、教師、學(xué)生之間的橋梁和紐帶，在日常工作減少不必要的摩擦和爭端，創(chuàng )造一個(gè)和諧的工作氛圍，提高工作效率。良好的協(xié)調溝通能力是教務(wù)秘書(shū)必須具備的主要素質(zhì)能力之一。具體表現為要做好教務(wù)處與二級學(xué)院的協(xié)調溝通工作，保證教學(xué)任務(wù)、考試、調停課、計劃和大綱等各項工作的順利開(kāi)展，做好教務(wù)處內部的協(xié)調溝通工作，保證開(kāi)學(xué)初課表的發(fā)放，教學(xué)任務(wù)的下達、期中教學(xué)檢查、期末考試安排，監考的落實(shí)以及聽(tīng)取教師對教學(xué)管理工作的建議，最后是與其它系部的教學(xué)秘書(shū)保持良好的關(guān)系，這樣不僅有利于教務(wù)處開(kāi)展工作，并且可以真實(shí)的反饋各個(gè)系部的教學(xué)信息和存在的問(wèn)題，必須迅速與相關(guān)領(lǐng)導聯(lián)系，向有關(guān)方面反應，及時(shí)的解決問(wèn)題。由此可見(jiàn)，教務(wù)秘書(shū)必需具有良好的協(xié)調溝通能力，與方方面面都建立起一種穩定默契的關(guān)系，才能順利地開(kāi)展工作。
3 教務(wù)秘書(shū)工作中的新問(wèn)題
高校教務(wù)秘書(shū)承擔繁重的教學(xué)任務(wù)，在教學(xué)管理中具備重要的作用。但是教務(wù)秘書(shū)工作內容繁雜、不易量化，非�，嵥�，且工作難度和業(yè)績(jì)不易體現，因此教務(wù)秘書(shū)往往不被重視。
在工作、學(xué)習和生活中遇到困難和阻力時(shí)，需求和動(dòng)機無(wú)法得到滿(mǎn)足，由于高校管理體制的原因，對于教務(wù)秘書(shū)缺乏有效激勵、晉升機制，在政治待遇、利益分配和職稱(chēng)評定等方面長(cháng)期處于劣勢地位，高校在教務(wù)秘書(shū)的出路和未來(lái)發(fā)展問(wèn)題上缺乏相關(guān)政策。因此，教務(wù)秘書(shū)在工作中看不到希望，致使積極性受挫，悲觀(guān)失望，甚至消極怠工，影響了心理健康和工作效率，這都是目前急需解決的問(wèn)題。
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