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英語(yǔ)中的書(shū)信基本常識
由之前英語(yǔ)常用應用文的分類(lèi)來(lái)看，基本上我們接觸的常用應用文主要是書(shū)信類(lèi)，英語(yǔ)書(shū)信的基本常識。書(shū)信的具體寫(xiě)法格式，中文同英文是有很大差別的。因此了解英文書(shū)信的一些常識性東西是十分必要的。
英語(yǔ)中的書(shū)信基本常識
(一)英文書(shū)信內容的組成部分
英文書(shū)信不論是商業(yè)信、社交信或朋友間的通信，依據習慣，大體都有六部分組成。即：
信頭(heading)
信內地址(inside address)
稱(chēng)呼(salutation)
正文(body)
結尾語(yǔ)(complimentary close)
簽名(signature)
1.信頭(heading)
英語(yǔ)書(shū)信的信頭包括發(fā)信人的地址和發(fā)信的具體日期兩部分。信頭放在信紙的右上角，一般分行寫(xiě)出。要先寫(xiě)發(fā)信人地址，再寫(xiě)發(fā)信的日期。寫(xiě)發(fā)信地址時(shí)依據從小到大的原則，即：先寫(xiě)門(mén)牌號碼、街道名或路名，再寫(xiě)區(縣)及所在市名稱(chēng)，然后是省或州、郡名稱(chēng)，最后再寫(xiě)上國家的名稱(chēng)。日期的順序是先寫(xiě)月份再寫(xiě)哪一日然后是年份。需寫(xiě)郵政編碼，郵政編碼寫(xiě)在城市名稱(chēng)后邊，用逗號隔開(kāi)。
信頭不能越過(guò)信紙中間而寫(xiě)到信紙的左上面。另外需要注意的是，通常在寫(xiě)地址時(shí)，第一行寫(xiě)門(mén)牌號和街名，第二行寫(xiě)地區名，第三行是日期。一般信頭每行末不用標點(diǎn)符號，但每行中間應用的標點(diǎn)不可少，城區名和郵政編碼之間，日月和年份之間要用逗號隔開(kāi)。
信頭一般不要寫(xiě)得太高，信頭的上面要留些空白。
信頭的書(shū)寫(xiě)格式有兩種：并列式和斜列式。所謂并列式是指信頭各行開(kāi)頭上下排列整齊。而所謂斜列式是下一行開(kāi)頭較上一行的開(kāi)頭向右移一至兩個(gè)字母的位置。如：并列式：6p parkave.new york;ny11215,u.s.a.december1，1999斜列式：6p parkave.new york,ny11215,u.s.adecember 1，1993
2.信內地址(inside address)
信內地址包括收信人的姓名稱(chēng)呼和地址兩部分。社交的私人信件信內地址是省略的。信內地址的位置位于信頭的左下方，它的開(kāi)始行低于信頭的結尾行，位于信紙中央的左邊。
信內地址先寫(xiě)收信人的頭銜和姓名，再寫(xiě)地址，地址排列次序同信頭一樣。信內地址的書(shū)寫(xiě)格式也有兩種：并列式和斜列式。一般來(lái)講，信頭和信內地址所用的格式總是保持一致的。標點(diǎn)符號的使用也與信頭一樣。
關(guān)于信內地址對收信人的頭銜和姓名的稱(chēng)呼一般有以下幾種情況：無(wú)職稱(chēng)的男子用mr.(加姓)已婚的女子用mrs.(加女子丈夫的姓)未婚的女子用miss婚姻狀況不明的女子用ms.博士或醫生用dr.(doctor)有教授職稱(chēng)的用prof.(professor)總經(jīng)理、校長(cháng)、會(huì )長(cháng)、總統用pres.(president)
3.稱(chēng)呼(salutation)
稱(chēng)呼是對收信人的尊稱(chēng)語(yǔ)，自成一行，與信內地址上下排齊。在美國用“my dear”比用“dear”還要客氣，而英國的用法恰巧相反。對于一個(gè)陌生的人通信一般用“dear sir”或“dear madam”。另外需要注意的是稱(chēng)呼后面用逗號。
4.正文(body)
正文是書(shū)信的核心部分。正文的寫(xiě)作必須注意以下幾點(diǎn)：
(1)正文從低于稱(chēng)呼一至二行處寫(xiě)起，每段第一行向內縮進(jìn)約五個(gè)字母，轉行頂格。正文也采用并列式的寫(xiě)法，即每行都頂格，但段與段之間中間要空出兩三行表示分段，范文《英語(yǔ)書(shū)信的基本常識》。
(2)對于非正式的書(shū)信，除客氣外，沒(méi)有什么一定的規則。但究竟怎樣的措辭，也應事先想好。
(3)對于非常正式的書(shū)信，要知道開(kāi)頭句是很重要的。另外，信的內容中的每個(gè)段落，只能有一個(gè)中心思想，這樣看信的人可以清楚、明白你所要表達的內容。為了表達的清楚，還要盡可能地用短句，少用長(cháng)句、難句。段落也宜短不宜長(cháng)，尤其開(kāi)頭和結尾兩段更應簡(jiǎn)短。
(4)潦草的字同不整潔的衣服一樣不雅觀(guān)，書(shū)寫(xiě)一定要整齊規范。拼寫(xiě)也不能出現錯誤。對拿不準的詞一定要求助于字典。
(5)凡正式的書(shū)信，我們應將該信的全部?jì)热輰?xiě)在一張信紙上。若一張不夠，可用同樣質(zhì)地大小的信紙繼續書(shū)寫(xiě)，但若僅多出一兩行則設法排得緊些放在一張上，或平均分為兩頁(yè)也好。信要寫(xiě)得美觀(guān)大方。
(6)正式的書(shū)信，詞語(yǔ)要莊重，決不可用俗語(yǔ)和省筆字。
5.結尾語(yǔ)(complimentary close)
結尾語(yǔ)就是結尾的客套語(yǔ)。一般寫(xiě)于正文下空一兩行后，從信紙中央處起筆寫(xiě)，第一個(gè)字母大寫(xiě)，末尾用逗號。結尾語(yǔ)措辭的變化依據情況而定，通常有以下幾種：
(1)寫(xiě)給單位、團體或不相識的人的信用：yours (very) truly,(very) truly yoursyours (very) faithfully,(very) faithfully yours,
(2) 寫(xiě)給尊長(cháng)上級的信可用：yours
(very)respectfully，yours
(very)obediently，yours
gratefully，yours
appreciatively，也可以將yours
放在后面。
(3)寫(xiě)給熟人或朋友的信可用：yours，yours
ever，yours
fraternally，yours
cordially，yours
devotedly,也可以將yours
放在后面。
(4)給親戚或密友的信可用：yours，yours
ever，yours
affectionately，yours
devoted
friend，lovingly
yours，
yours
loving
son
(father，mother，nephew……)，以上各種情況
yours
無(wú)論放在前面或是放在后面都行，但不可縮寫(xiě)或省去。
6.簽名(signature)
簽名是在結尾客套語(yǔ)的下面，稍偏于右，這樣末一個(gè)字可以接近空白而和上面的正文一樣齊。簽名當用藍鋼筆或圓珠筆，不能用打字機打。簽名上面可以用打字機打出所在公司單位名稱(chēng)，下面也可打出職位。寫(xiě)信人為女性，則可在署名前用括號注明mrs.或miss。
簽名的格式不能常變換。如一封簽g·smith，另一封簽george
smith，第三封用g·b·smith。男子簽字前不可用mr．、prof.或dr.字樣。
(二)英文書(shū)信信封的寫(xiě)法(superscription)
英文書(shū)信信封的寫(xiě)法同中文也不一樣。具體來(lái)講，英文書(shū)信應這樣安排信封內容。
1.寄信人姓名地址寫(xiě)在信封的左上角。
收信人的姓名地址寫(xiě)在信封中間靠下或靠右地方。姓名要單獨成行。姓名地址的寫(xiě)法同信頭(heading)和信內地址(inside address)一樣。所用格式(并列式或斜列式)也同信內的安排一致。注意寫(xiě)上郵政編碼。
2.信封左下角可以寫(xiě)些說(shuō)明語(yǔ)。如寫(xiě)上general delivery(平信)、registered(掛號信)、express(快件)、airmail(航空)、personal(親啟)、please forward(請較交)、printed matter(印刷品)、book post(圖書(shū)郵件)、manuscripts(稿件)、photos enclosed(內有照片)、top secret(絕密件)等。
3.若信封通過(guò)郵局寄給第三者轉交給收信人，則需在收信人的姓名下面寫(xiě)明轉交人的姓名，并在前面加上c/o(care of)。如：mr.thomas greenc／omr.william scott101st.lawrence ave.montreal 18，canada。
4.jr.(junior)、sr.(senior)可以和mr.(mister)一起用，以示父子的分別。中國人父子不同名，則沒(méi)必要用了。另外sr.一般是省去不用的。
英語(yǔ)的書(shū)信格式
1、信頭（heading）
指發(fā)信人的姓名（單位名稱(chēng)）、地址和日期，一般寫(xiě)在信紙的右上角。一般公函或商業(yè)信函的信紙上都印有單位或公司的名稱(chēng)、地址、電話(huà)號碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫(xiě)上寫(xiě)信日期就可以了。
英文地址的寫(xiě)法與中文完全不同，地址的名稱(chēng)按從小到大的順序：第一行寫(xiě)門(mén)牌號碼和街名；第二行寫(xiě)縣、市、盛州、郵編、國名；然后再寫(xiě)日期。標點(diǎn)符號一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫(xiě)日期的時(shí)候。
日期的寫(xiě)法，如1997年7月30日，英文為：july 30，1997（最為普遍）；july 30th，1997；30th july，1997等。1997不可寫(xiě)成97。
2、信內地址（inside address）
在一般的社交信中，信內收信人的地址通常省略，但是在公務(wù)信函中不能。將收信人的姓名、地址等寫(xiě)在信頭日期下方的左角上，要求與對信頭的要求一樣，不必再寫(xiě)日期。例如：
3、稱(chēng)呼（salutation）
是寫(xiě)信人對收信人的稱(chēng)呼用語(yǔ)。位置在信內地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫(xiě)起，在稱(chēng)呼后面一般用逗號（英國式），也可以用冒號（美國式）。
�。�1）寫(xiě)給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時(shí)，用dear或my dear再加上表示親屬關(guān)系的稱(chēng)呼或直稱(chēng)其名（這里指名字，不是姓氏）。例如：my dear father，dear tom等。
�。�2）寫(xiě)給公務(wù)上的信函用dear madam，dear sir或gentleman（gentlemen）。注意：dear純屬公務(wù)上往來(lái)的客氣形式。gentlemen總是以復數形式出現，前不加dear，是dear sir的復數形式。
�。�3）寫(xiě)給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱(chēng)、學(xué)位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：dear prof. tim scales, dear dr.john smith。
4、正文（body of the letter）
位置在下面稱(chēng)呼語(yǔ)隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡(jiǎn)單易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用hello�。愫茫。�
正文有縮進(jìn)式和齊頭式兩種。每段書(shū)信第一行的第一個(gè)字母稍微向右縮進(jìn)些，通常以五個(gè)字母為宜，每段第二行從左面頂格寫(xiě)起，這就是縮進(jìn)式。
但美國人寫(xiě)信各段落往往不用縮進(jìn)式，用齊頭式，即每一行都從左面頂格寫(xiě)起。商務(wù)信件大都采用齊頭式的寫(xiě)法。
5、結束語(yǔ)（complimentary close）
在正文下面的一、二行處，從信紙的中間偏右處開(kāi)始，第一個(gè)詞開(kāi)頭要大寫(xiě)，句末用逗號。不同的對象，結束語(yǔ)的寫(xiě)法也不同。
�。�1）寫(xiě)給家人、親戚，用your loving grandfather，lovingly yours，lovingly等；
�。�2）寫(xiě)給熟人、朋友，用yours cordially，yours affectionately等；
�。�3）寫(xiě)業(yè)務(wù)信函用truely yours（yours truely），faithfully yours（yours faithfully）等；
�。�4）對上級、長(cháng)輩用yours obediently（obediently yours），yours respectfully（respectfully yours）等。
6、簽名（signature）
低于結束語(yǔ)一至二行，從信紙中間偏右的地方開(kāi)始，在結束語(yǔ)的正下方，在簽完名字的下面還要有用打字機打出的名字，以便識別。職務(wù)、職稱(chēng)可打在名字的下面。當然，寫(xiě)給親朋好友的信，就不必再打了。
7、附言（postscript）
一封信寫(xiě)完了，突然又想起遺漏的事情，這時(shí)用p.s.表示，再寫(xiě)上遺漏的話(huà)即可，要長(cháng)話(huà)短說(shuō)。通常在信末簽名下面幾行的左方，應于正文齊頭。
注意：在正式的信函中，應避免使用附言。
8、附件（enclosure）
信件如果有附件，可在信紙的左下角，注上encl：或enc：，例如：encl：2 photos（內附兩張照片）。如果福建附件不止一項，應寫(xiě)成encl：或encs。
我們有時(shí)可看到在稱(chēng)呼與正文之間有re：或subject：（事由）字樣。一般在信紙的中間，也可與“稱(chēng)呼”對齊。還應在底下加橫線(xiàn)，以引起讀信人的注意，使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內容。事由一般在公務(wù)信函中使用，也可以省略。
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