寫(xiě)好會(huì )議通知需避免問(wèn)題
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需避免問(wèn)題
對象不清。比如主送單位為“有關(guān)部門(mén)、相關(guān)部門(mén)”等字眼，同時(shí)在下文并未詳細列出，就會(huì )讓人一頭霧水，會(huì )議有沒(méi)有我的事兒?我該不該參加呢?
目的不明。通知開(kāi)頭站位過(guò)高，很多同志起草通知時(shí)從文件里隨意摘抄一段，不假思索就放到這里，忽略了要求與會(huì )議的銜接問(wèn)題，導致目的與內容脫節，顯得不倫不類(lèi)，文不對題。
人員混亂。我們很多同志在起草時(shí)不注意這些細節，如企業(yè)領(lǐng)導與普通職工混排、部門(mén)順序錯誤、名字出現錯別字等屢見(jiàn)不鮮。有人說(shuō)，領(lǐng)導與員工混排不正說(shuō)明親民嗎?其實(shí)不然，因為現在會(huì )議較多，很多部門(mén)在查看通知時(shí)一掃而過(guò)，如果沒(méi)有看清是否有領(lǐng)導參加，就提不起足夠重視。
要求不明。首先是會(huì )議的議程、時(shí)長(cháng)不介紹，導致參會(huì )人員工作時(shí)間不好安排。其次是不留聯(lián)系方式，聯(lián)系方式很關(guān)鍵，因為難免有說(shuō)不到位的地方，留下聯(lián)系方式可以便于參會(huì )人員咨詢(xún)。
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核心部分——必要條件
時(shí)間和地點(diǎn)：這部分是干貨，沒(méi)有水分。需要注意的是，時(shí)間和地點(diǎn)什么時(shí)候需要分開(kāi)說(shuō)。我的常用做法是，如果時(shí)間和地點(diǎn)中有一項超過(guò)一個(gè)內容，如“時(shí)間，2016年×月×日;地點(diǎn)，主會(huì )場(chǎng)：第一會(huì )議室，分會(huì )場(chǎng)：第二會(huì )議室,”那分開(kāi)來(lái)寫(xiě)。如果時(shí)間地點(diǎn)分別只有一個(gè)，那合并寫(xiě)較為簡(jiǎn)練。
參會(huì )人員：分兩種情況，有領(lǐng)導參加和無(wú)領(lǐng)導參加。有領(lǐng)導參加，建議將領(lǐng)導單獨成行，以示尊重。這里需要注意部門(mén)順序，無(wú)論是部門(mén)名稱(chēng)或是部門(mén)負責人姓名，都需按照企業(yè)部門(mén)排序來(lái)分布。如“辦公室、人資部、發(fā)展部部門(mén)負責人”或者依次將姓名逐一列出。在羅列姓名時(shí)，需要仔細核對，避免出現錯別字或同音字錯誤。
會(huì )議議程：該部分須按照“1、2、3、4”，將會(huì )議流程逐一羅列。需要注意的是，由于議程會(huì )根據情況發(fā)生變化，在發(fā)布通知是要注意時(shí)效性，避免出現通知與實(shí)際內容不符的情況。同時(shí)在該環(huán)節要注明會(huì )議預計時(shí)長(cháng)，以便參會(huì )人員合理安排時(shí)間，提高會(huì )議效率。
輔助部分——充分條件
主送單位：涉及所有單位的，可以說(shuō)“×××各部門(mén)”“×××各單位”。涉及某一個(gè)既定群體的，可以說(shuō)“×××監管委員會(huì )”“××××迎審組”;只涉及某幾個(gè)部門(mén)，可以逐一列出，需要注意的是，不能過(guò)多，一般以一行以?xún)葹橐?如果涉及部門(mén)比全體部門(mén)少，又不宜列出，那可以為“相關(guān)部門(mén)”，但在參會(huì )人員中必須詳細說(shuō)明所涉及的人員。
會(huì )議目的：這部分是闡述為什么要召開(kāi)會(huì )議，語(yǔ)言要求準確、精煉。常用形式為“為了×××××”，“按照×××××”，說(shuō)完這些，以“經(jīng)研究”三個(gè)字作為轉折，接“決定召開(kāi)×××××會(huì )議，具體事宜通知如下”。需要注意的是“為了”“按照”等詞都屬于套話(huà)內容，不宜太多，因為下面介紹的才是最為主要的內容，不能喧賓奪主。
會(huì )議要求：該環(huán)節明確會(huì )議召開(kāi)的`要求等。如需要有關(guān)部門(mén)配合，如調試會(huì )議設備等，須提前與有關(guān)部門(mén)溝通確認，并在辦公系統中提出申請。同時(shí)要注明聯(lián)系人、電話(huà)等，對于需要報送材料的情況，要明確報送方式。
核心部分與輔助部分相互作用，缺一不可。通知起草規范、精煉，不僅能夠起到告知目的，更能夠展現出部門(mén)嚴謹的工作作風(fēng)和辦公態(tài)度。
會(huì )議通知范文
關(guān)于召開(kāi)全省軍隊轉業(yè)干部安置工作會(huì )議的通知
各市市委、市政府，省委各部委，省各委辦廳局，省各直屬單位，部屬各有關(guān)單位:
為貫徹中發(fā)〔xxx2〕3號和國轉聯(lián)〔xxx2〕3號文件，傳達全國軍隊轉業(yè)干部安置工作會(huì )議精神，部署xxx2年我省軍隊轉業(yè)干部安置工作，省委、省級政府決定，于6月18日在xx召開(kāi)全省軍隊轉業(yè)干部安置工作會(huì )議�，F將有關(guān)事項通知如下:
一、出席會(huì )議人員
各市分管軍隊轉業(yè)干部安置工作的副書(shū)記或副市長(cháng)1名，市委組織部、人事局、勞動(dòng)局負責同志和市委組織部綜合干部科(處)長(cháng)、軍轉辦主任各1名。
省委各部委，省各委辦廳局，省各直屬單位及部屬各有關(guān)單位負責同志和人事(干部)處長(cháng)各1名。
軍隊出席會(huì )議人員的通知由省軍轉辦另發(fā)。
二、會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)
會(huì )議定于6月18日在xx雙門(mén)樓賓館(xx市虎踞北路185號)召開(kāi)，會(huì )期1天。各市出席會(huì )議人員于6月17日下午到雙門(mén)樓賓館報到;省級機關(guān)各部門(mén)、單位和部屬各有關(guān)單位出席會(huì )議人員6月18日上午8:15直接到雙門(mén)樓賓館開(kāi)會(huì )。各市限帶車(chē)2輛。
三、其他事項
各市、省級機關(guān)各部門(mén)、單位和部屬各有關(guān)單位請于6月17日上午11時(shí)前將出席會(huì )議人員名單報省軍轉辦。 中共江蘇省委辦公廳
江蘇省級政府辦公廳
二○xx年六月十五日
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