學(xué)術(shù)研討會(huì )方案

　　接待組成員名單(組長(cháng)、成員的姓名、聯(lián)系方式、具體負責事項等)

　　一、會(huì )議舉辦前

　　1、 月 日，根據會(huì )議要求和人數，預定參會(huì )代表會(huì )議期間的酒店。

　　2、 月 日，匯總參會(huì )代表信息(包括姓名、性別、職務(wù)、聯(lián)系方式等)，并確定參會(huì )代表到達酒店的交通方式及到站時(shí)間(機場(chǎng)、火車(chē))。根據前來(lái)的參會(huì )代表的實(shí)際情況，專(zhuān)人、專(zhuān)車(chē)分批分時(shí)段按預計計劃接站。

　　3、 月 日，學(xué)術(shù)研討會(huì )會(huì )議室的選定(含會(huì )議室內燈光、音響、座位的布置、會(huì )議用品的準備等)，通常根據不同要求設主會(huì )場(chǎng)和分會(huì )場(chǎng)。

　　4、 月 日，確認用餐時(shí)間、菜單、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。

　　5、 月 日，準備會(huì )議期間資料(含參會(huì )代表通訊錄，會(huì )議日程，會(huì )議期間天氣和溫度等溫馨指南，會(huì )議中所需文件資料)。在會(huì )期間做好會(huì )議安排的活動(dòng)，每次活動(dòng)的.信息提前發(fā)送給參會(huì )代表提醒及溫馨指南。

　　6、 月 日，確定會(huì )后參觀(guān)考查的路線(xiàn)及考察代表的食宿。

　　二、會(huì )議舉辦中

　　1、在酒店設立會(huì )議報到處，安排人員分別負責發(fā)放資料、協(xié)助酒店人員確認和分發(fā)房間，整理記錄有關(guān)信息。

　　安排人員負責把參會(huì )代表的行李送到房間。

　　2、做好領(lǐng)導和相關(guān)專(zhuān)家房間派送水果等會(huì )場(chǎng)的會(huì )務(wù)服務(wù)。在會(huì )場(chǎng)擺好濕巾、水果、礦泉水。

　　3、告知該會(huì )議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、旅游導游等安排)，同時(shí)做好旅游考察時(shí)攝像工作。

　　6、確認并保障會(huì )議期間會(huì )場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì )代表的人、財、物等安全工作，最好能安排醫護人員處理突發(fā)病等緊急事件。

　　7、協(xié)調會(huì )議期間的交通工具的安排

　　(會(huì )議時(shí)間安排表及路線(xiàn))。出發(fā)前必須發(fā)送信息提醒。

　　8、代辦會(huì )議代表返程及交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。按參會(huì )代表返程時(shí)間，分批分時(shí)段按計劃送站。

　　9、會(huì )議結束后把制作好的參會(huì )代表的通訊錄及光盤(pán)發(fā)放給每個(gè)代表。

　　議程安排：

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