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學(xué)術(shù)研討會(huì )方案

時(shí)間:2020-09-06 17:22:46 會(huì )議方案 我要投稿

學(xué)術(shù)研討會(huì )方案

  接待組成員名單(組長(cháng)、成員的姓名、聯(lián)系方式、具體負責事項等)

學(xué)術(shù)研討會(huì )方案

  一、會(huì )議舉辦前

  1、 月 日,根據會(huì )議要求和人數,預定參會(huì )代表會(huì )議期間的酒店。

  2、 月 日,匯總參會(huì )代表信息(包括姓名、性別、職務(wù)、聯(lián)系方式等),并確定參會(huì )代表到達酒店的交通方式及到站時(shí)間(機場(chǎng)、火車(chē))。根據前來(lái)的參會(huì )代表的實(shí)際情況,專(zhuān)人、專(zhuān)車(chē)分批分時(shí)段按預計計劃接站。

  3、 月 日,學(xué)術(shù)研討會(huì )會(huì )議室的選定(含會(huì )議室內燈光、音響、座位的布置、會(huì )議用品的準備等),通常根據不同要求設主會(huì )場(chǎng)和分會(huì )場(chǎng)。

  4、 月 日,確認用餐時(shí)間、菜單、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。

  5、 月 日,準備會(huì )議期間資料(含參會(huì )代表通訊錄,會(huì )議日程,會(huì )議期間天氣和溫度等溫馨指南,會(huì )議中所需文件資料)。在會(huì )期間做好會(huì )議安排的活動(dòng),每次活動(dòng)的.信息提前發(fā)送給參會(huì )代表提醒及溫馨指南。

  6、 月 日,確定會(huì )后參觀(guān)考查的路線(xiàn)及考察代表的食宿。

  二、會(huì )議舉辦中

  1、在酒店設立會(huì )議報到處,安排人員分別負責發(fā)放資料、協(xié)助酒店人員確認和分發(fā)房間,整理記錄有關(guān)信息。

  安排人員負責把參會(huì )代表的行李送到房間。

  2、做好領(lǐng)導和相關(guān)專(zhuān)家房間派送水果等會(huì )場(chǎng)的會(huì )務(wù)服務(wù)。在會(huì )場(chǎng)擺好濕巾、水果、礦泉水。

  3、告知該會(huì )議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、旅游導游等安排),同時(shí)做好旅游考察時(shí)攝像工作。

  6、確認并保障會(huì )議期間會(huì )場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì )代表的人、財、物等安全工作,最好能安排醫護人員處理突發(fā)病等緊急事件。

  7、協(xié)調會(huì )議期間的交通工具的安排

  (會(huì )議時(shí)間安排表及路線(xiàn))。出發(fā)前必須發(fā)送信息提醒。

  8、代辦會(huì )議代表返程及交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。按參會(huì )代表返程時(shí)間,分批分時(shí)段按計劃送站。

  9、會(huì )議結束后把制作好的參會(huì )代表的通訊錄及光盤(pán)發(fā)放給每個(gè)代表。

  議程安排:

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