函件格式模板

　　分類(lèi)　郵件按寄遞區域可分為國內郵件和國際郵件兩大類(lèi)。以下是小編為大家整理的函件格式模板，希望對大家有所幫助。

　　函的結構、內容和寫(xiě)法

　　由于函的類(lèi)別較多，從制作格式到內容表述均有一定靈活機動(dòng)性。主要介紹規范性公函的結構、內容和寫(xiě)法。

　　公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫(xiě)法要求如下：

　　(一)首部。主要包括標題、主送機關(guān)兩個(gè)項目?jì)热荨?/p>

　　1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

　　2、主送機關(guān)。即受文并辦理來(lái)函事項的機關(guān)單位，于文首頂格寫(xiě)明全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)，其后用冒號。

　　(二)正文。其結構一般由開(kāi)頭、主體、結尾、結語(yǔ)等部分組成。

　　1、開(kāi)頭。主要說(shuō)明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據、原因等內容，然后用“現將有關(guān)問(wèn)題說(shuō)明如下：”或“現將有關(guān)事項函復如下：”等過(guò)渡語(yǔ)轉入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來(lái)文的標題、發(fā)文字號，然后再交代根據，以說(shuō)明發(fā)文的緣由。

　　2、主體。這是函的核心內容部分，主要說(shuō)明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無(wú)論是商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題，還是向有關(guān)主管部門(mén)請求批準事項等，都要用簡(jiǎn)潔得體的語(yǔ)言把需要告訴對方的問(wèn)題、意見(jiàn)敘寫(xiě)清楚。如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性和明確性。

　　(三)結尾。一般用禮貌性語(yǔ)言向對方提出希望�；蛘垖Ψ絽f(xié)助解決某一問(wèn)題，或請對方及時(shí)復函，或請對方提出意見(jiàn)或請主管部門(mén)批準等。

　　(四)結語(yǔ)。通常應根據函詢(xún)、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結束語(yǔ)。如“特此函詢(xún)(商)”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語(yǔ)，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

　　(五)結尾落款。一般包括署名和成文時(shí)間兩項內容。

　　署名機關(guān)單位名稱(chēng)，寫(xiě)明成文時(shí)間年、月、日;并加蓋公章。

　　撰寫(xiě)函件應注意的問(wèn)題

　　函的寫(xiě)作，首先要注意行文簡(jiǎn)潔明確，用語(yǔ)把握分寸。無(wú)論是平行機關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語(yǔ)氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。

　　其次，函也有時(shí)效性的問(wèn)題，特別是復函更應該迅速、及時(shí)。像對待其他公文一樣，及時(shí)處理函件，以保證公務(wù)等活動(dòng)的正常進(jìn)行。

　　公文函的分類(lèi)

　　公文函可以從不同角度分類(lèi)：

　　(一)按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機關(guān)單位正式的公務(wù)活動(dòng)往來(lái);便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒(méi)有公文格式要求，甚至可以不要標題，不用發(fā)文字號，只需要在尾部署上機關(guān)單位名稱(chēng)、成文時(shí)間并加蓋公章即可。

　　(二)按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復函兩種。發(fā)函即主動(dòng)提出了公事事項所發(fā)出的函。復函則是為回復對方所發(fā)出的函。

　　(三)另外，從內容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復事宜函，轉辦函，催辦函，報送材料函等等。

　　拓展：商業(yè)函件格式

　　一、商業(yè)函件的種類(lèi)

　　商業(yè)函件的種類(lèi)較多，大致可劃分為如下幾類(lèi)：

　　從函件的性質(zhì)上分，有公函和便函兩種。公函屬于行政公文。便函即指企業(yè)間一般業(yè)務(wù)信件。這里著(zhù)重說(shuō)一說(shuō)便函，即商業(yè)業(yè)務(wù)函件。

　　從內容上看，有商洽信件、專(zhuān)用信件之分。從用途上說(shuō)，有一般業(yè)務(wù)信件及介紹信、證明信、邀請信、慰問(wèn)信、賀信、表?yè)P信、感謝信等。

　　商業(yè)函件寫(xiě)得好壞，從某種意義上看，反映出企業(yè)的形象，也直接表現寫(xiě)函人的水平。因此，了解并掌握各種信件的程式與寫(xiě)法，是很有必要的。

　　二、商洽類(lèi)函件寫(xiě)作特點(diǎn)

　　商洽函件是企業(yè)之間商洽工作、聯(lián)系業(yè)務(wù)時(shí)經(jīng)常使用的一種書(shū)信。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，為疏通購銷(xiāo)渠道，提高競爭能力和密切協(xié)作關(guān)系，要經(jīng)常與有關(guān)單位取得聯(lián)系，信函則是傳遞信息的一種主要手段。企業(yè)擴大自主權后成為相對獨立、自主經(jīng)營(yíng)的經(jīng)濟實(shí)體，橫向聯(lián)系日趨廣泛，商洽信的使用頻率越來(lái)越高。它對于增強企業(yè)之間的相互了解、多方獲取經(jīng)濟信息、促進(jìn)企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)的發(fā)展，均有重要的意義。

　�。ㄒ唬┥糖⑿诺奶攸c(diǎn)

　　商洽信與行政公文中的“函”，有許多相似的地方，但它又有明顯的特點(diǎn)。

　　1.商洽信一般稱(chēng)為便函，不屬于國家行政公文。

　　2.商洽信的書(shū)寫(xiě)格式近似一般書(shū)信，可以不加標題，不具有行政公文的嚴格程式。

　　3.商洽信的內容業(yè)務(wù)性極強，很少涉及重大社會(huì )問(wèn)題，寫(xiě)得也較為具體，目的在于解決實(shí)際問(wèn)題。

　　4.商洽信的署名可以是單位并加蓋公章，也可以是個(gè)人代表單位寫(xiě)信，不加蓋公章。

　�。ǘ�）商洽信的寫(xiě)法

　　商洽信的程式一般是：稱(chēng)謂、問(wèn)候、正文、結尾、署名、日期。

　　1.稱(chēng)謂。把收信人的稱(chēng)謂寫(xiě)在信箋的第一行，頂格橫寫(xiě)。稱(chēng)謂之后加冒號，表示下面有話(huà)要說(shuō)。寫(xiě)給單位的，要寫(xiě)全稱(chēng)；寫(xiě)給個(gè)人的，可用職務(wù)名稱(chēng)，如：“白經(jīng)理”、“張科長(cháng)”等，以示尊敬。

　　2.問(wèn)候。問(wèn)候，是一種禮貌行為。寫(xiě)在稱(chēng)謂的下一行，空兩格，是一種特殊分行。

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　　5.署名。在文尾右下方簽署發(fā)信單位或發(fā)信人姓名。如簽署單位，要寫(xiě)全稱(chēng)并加蓋公章。

　　6.日期。日期寫(xiě)在署名下面，年月日要寫(xiě)全，尤其是解決矛盾的信件，年月日不能漏寫(xiě)。

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