電子公文管理系統的相關(guān)方案

　　1、 引言

　　公文是政府軍隊等各類(lèi)部門(mén)請示匯報、命令下達等工作中的重要部分。傳統的公文歸檔以紙質(zhì)原件為主，存放在檔案局等部門(mén)，當歸檔公文數目逐漸增多時(shí)，公文的查找就存在效率較低等缺點(diǎn)。尤其是當用戶(hù)記不清楚公文的具體年份、標題等內容時(shí)，在紙質(zhì)歸檔公文中進(jìn)行基于內容的模糊查詢(xún)幾乎無(wú)法實(shí)現。另外，紙質(zhì)公文的管理、維護、防腐等，也需要大量的人力物力支持。

　　隨著(zhù)計算機硬件、局域網(wǎng)設施的普及以及用戶(hù)計算機水平的不斷提高，當前公文的撰寫(xiě)基本都是先完成電子版本，然后再打印傳達。因此，將公文的電子版進(jìn)行歸檔成為可能[1-2]。實(shí)施電子公文的歸檔管理[3-4]，與傳統方法相結合，可以在幾乎不增加額外勞動(dòng)量的前提下，對公文的管理、查找、維護工作起到大大的改善效果。

　　2、 系統設計

　　《電子公文管理系統》就是在這樣的背景下產(chǎn)生的。其目的是在不改變用戶(hù)公文撰寫(xiě)流程的前提下，完成電子公文的歸檔、查詢(xún)等功能。此外，對歷史公文的充分借鑒，還可以提高用戶(hù)公文撰寫(xiě)格式的規范以及公文內容風(fēng)格的一致性等。

　　系統采用標準的客戶(hù)端-服務(wù)器模式（c-s模式），由oracle數據庫服務(wù)器[5]對電子公文的存儲、查詢(xún)提供支持�？蛻�(hù)端軟件由delphi實(shí)現，包括公文模板管理、公文歸檔、公文撰寫(xiě)、臨時(shí)公文管理、公文查詢(xún)和系統設置六大模塊，如圖1所示。

　　“公文模板管理”可以將常用的空白公文模板存儲到數據庫中，用戶(hù)可以據此撰寫(xiě)新的公文�！肮�文撰寫(xiě)”模塊可以依據公文模板或已經(jīng)歸檔的歷史公文，撰寫(xiě)新的公文。用戶(hù)只需修改其中的內容即可，而不用再過(guò)多關(guān)心其格式等內容，提高公文撰寫(xiě)的效率�！芭R時(shí)公文管理”對新撰寫(xiě)的公文以及尚未定稿的公文進(jìn)行管理，支持同一公文的多個(gè)不同版本，并可以將臨時(shí)公文及時(shí)上傳備份到服務(wù)器以防丟失，同時(shí)能夠方便地從其它機器閱讀修改公文�！肮�文歸檔”對于已經(jīng)完成的公文，可以歸檔錄入數據庫，以方便將來(lái)查閱。系統提供單個(gè)公文歸檔、批量歸檔等多種歸檔方式，并能夠通過(guò)“公文自動(dòng)分析”功能解析出公文中的項目，如標題、關(guān)鍵字等，減少公文歸檔的工作量，提高系統可用性和效率；同時(shí)還可以將領(lǐng)導簽字照片等附件一同錄入，以提高公文歸檔的完整性可用性�！肮�文查詢(xún)”模塊能夠對所有已歸檔的公文進(jìn)行高效查詢(xún)。除了支持靈活的按照各種項目自定義條件查詢(xún)外，還支持基于內容的查詢(xún)，即可以查找內容中包含指定文字的所有公文。最后，“系統設置”模塊包括不同部門(mén)、不同級別用戶(hù)的用戶(hù)管理及權限控制功能，靈活的數據庫連接參數配置功能等。 3 關(guān)鍵技術(shù) 系統實(shí)現的主要難點(diǎn)和創(chuàng )新包括以下幾個(gè)方面：

　　1）公文在oracle數據庫中的存取控制；

　　2）公文內容的自動(dòng)解析和批量歸檔；

　　3）基于公文內容的全文檢索查詢(xún)；

　　4）本地文檔與數據庫備份文檔的比較及版本控制。

　　3、公文在數據庫中的存取

　　一個(gè)公文由很多元素組成，如標題、發(fā)文機關(guān)、公文種類(lèi)、年份、主題詞、引發(fā)說(shuō)明、承辦說(shuō)明、正文等等[2]。在數據庫中的存取有兩個(gè)方案：一是將各種元素分開(kāi)存儲，用戶(hù)預覽全文時(shí)再按照公文格式要求合并成一個(gè)文檔。該方案的好處是分開(kāi)存儲便于用戶(hù)的查詢(xún)；不足是當合成新文檔是需要考慮公文的格式要求。因為公文類(lèi)型繁多，因此恢復新文檔的操作復雜，而且往往難以完全恢復原樣。第二個(gè)方案是將整個(gè)文檔采用二進(jìn)制方式存儲在數據庫中。這樣的好處是文檔的恢復比較簡(jiǎn)單，但是由于各個(gè)元素沒(méi)有分離，因此在公文的查詢(xún)方面存在不足，需要解析文檔內容并逐個(gè)分離出元素信息，效率較低，難以滿(mǎn)足快速、靈活的查詢(xún)需求。

　　通過(guò)分析比較，系統采用了一個(gè)折中方案：對于除正文以外的其它元素，如標題、發(fā)文機關(guān)、年份等，在數據庫中分別在不同字段中分離存儲，以方便用戶(hù)的查詢(xún)；同時(shí)又將文檔本身進(jìn)行存儲，以便于公文的恢復。該方案以一定的存儲開(kāi)銷(xiāo)為代價(jià)，較好地照顧了查詢(xún)操作和公文恢復操作。因為除正文以外的其它元素內容很少，通過(guò)數據庫中的日期型字段、 varchar字段等即可滿(mǎn)足要求，因此引入的額外開(kāi)銷(xiāo)非常校實(shí)驗部分證明了該方法的有效性。

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